( \; \9 n% r |3 D& h6 R. K3. 搞好生活服务 # p2 Y# h. c. @3 R- q; ^0 E. [; I d+ | T5 {
会中的生活服务除了吃、住、行要善始善终外,会场上还要保证茶水供应,要照顾好老弱病残,要准备必要的纸张、铅笔、墨水等,以备临时取用。会议期间的参观、游览、娱乐、合影等活动也要精心组织好。针对本次座谈会而言,来宾大都是新闻报刊界的知名人物。因此可安排一些高档次的活动,如参观报史陈列馆和举办酒会。外地与会人员的返程车票、机票要在散会前送到订票人手中。对与会者提出的合理要求也应尽可能给予满足。此外,还须特别注意不同宗教信仰、不同民族的与会人员的特殊饮食习惯与生活习惯,并给予特别照顾。如在订制菜单时,要与饭店一起确定;饮食要卫生、可口、品种多、特色突出;有饮食禁忌的人可单独安排菜单。" L7 j1 i A; m
! w7 l. ^3 z z( m( y6 a8 s! m: Y (三)会后总结工作) a. ~6 x! C+ A' L6 w% q
) }/ j% }: k C6 d会议日程的主要内容进行完毕后,标志着会议基本结束。但会务组织工作并不意味着就此结束,而是由会中服务阶段转入会后总结阶段。该阶段秘书的工作任务仍很繁重,需认真地完成,做到“有始有终”。 ; H j0 }9 I5 l: n ; ]- p* ]3 ~) h- H" P) K9 t2 H会后总结工作主要包括送别会议代表,会场的善后工作,整理会议文件以及会务总结反馈。 3 Y/ `& K1 e5 N: h4 ` 4 \& P: U6 C3 I9 Z. g. n! Q5 r- O6 Q1. 送别会议代表与会场的善后% ?' p' g% P V' K3 \
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与会人员的车票或机票已事先订好,秘书人员此时需要做的就是安排好送站车辆,确保与会人员安全到达车站或机场。之后,要做好会场善后。对于报庆座谈会而言,会场的善后包括及时清退客房和会议用房;归还借用的物品;清理会场;结算帐目并向财务部门报销等。其中,秘书部门要考虑到嘉宾返程途中可能碰到的特殊情况,如恶劣天气或自然灾害等而导致嘉宾滞留。此时秘书部门要做好滞留人员的临时住宿安排,并做好登记。 / ?% j( Q9 `& z* j9 k' _$ n& v8 Z$ U6 z8 l1 q+ q
2. 整理会议文件 : X1 W7 e- }6 o0 R% |/ d ) j, H. w- i2 c! u; \- h整理会议文件的首要工作是收集文件。会前准备并分发的文件,会议期间产生的文件和会后产生的文件都是需要收集的文件。在本次报庆座谈会中需要收集的文件主要有:宣传交流性文件;会议记录;会议简报;会议纪要;会议新闻报道等。收集文件要及时,并注意履行一定的登记手续。完成收集工作后,就要对会议文件进行立卷归档。归档后应交由有关人员保管,不要保留在个人手中。 5 _- C/ ~' y' k! V" t3 a* `5 v : V0 v- f& V- U) Q. V! h4 J3. 会务总结反馈 . y9 h( @) C2 J; o7 d: q: _7 |6 e; g _" b
会后总结工作的重点是会务总结反馈。会议结束时,要对本次会议工作进行一次认真的总结如本次座谈会的在总结时,可主要针对肯定成绩,分析不足,表扬有功人员,向支持会议工作的有关部门表示感谢,布置会议精神贯彻执行情况的检查、反馈工作等方面。对于会中产生的各种决定以及建设性的意见或建议要及时反馈至相关部门。通过会议工作总结,可积累秘书人员的会务组织工作经验,提高秘书人员综合能力,培养互相配合,协同合作的良好作风。+ ?9 U8 Z' T( D4 l- T& y K
2 h4 }- P0 ?( k/ N) z0 ^+ e以上就是秘书在会务组织中的工作。简单概括就是:在遵守准备充分,组织严密,服务周到,节俭高效和确保安全的原则下,做好会前筹备,会中服务以及会后总结工作。这其中有相当多的细节需要秘书部门注意。那么,应该如何获得做好会务组织工作的能力呢?! P7 U0 i" U2 f% w P& i- ]1 B3 Z
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