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标题: “四能”与“四忌”让办公室工作更加出色 [打印本页]

作者: 西峡秘书 时间: 2013-3-7 08:39
标题: “四能”与“四忌”让办公室工作更加出色
办公室工作的重要性、涉及面的广泛性、内容的复杂多样性要求工作人员具备良好的综合素质，尤其对年轻人来说，这是一个颇具挑战性且能全方位锻炼、塑造人的岗位。如何在最短时间内胜任和出色地做好办公室工作，需要做到“四能”和“四忌”。

　　一是提笔“能写”。写作一直被许多人认为是工作的“拦路虎”，往往是能躲则躲，避而远之，即使在高校，也普遍存在着这一现象。办公室工作人员一定要克服畏难情绪，平时加强练习，拿下这头“拦路虎”，不仅要会写，还要写得又快又好。笔者有好几次遇到文稿的紧急任务，如在半小时内起草好一篇领导讲话稿，等你接完电话打开材料已经过去了十分钟；一个晚上要拿出一个成熟的可在校内推行的活动方案，为校领导起草分管线的工作汇报；活动尚未结束要在截稿时间前向报社提供一篇通讯稿……诸如此类，时间紧、任务重、时效性强，还要保证文稿质量，需要办公室工作人员抢时间，还要为被服务者省时间，如果你拿出的文稿文不对题或者最终被领导改得面目全非，那么，你的工作能力便大打折扣。所以，办公室工作人员一定不能图省事、要扎实练好基本功，平时强学习多储备，做好调查和研究，拿到文稿任务则要做到文风务实不抄袭、言之有物不浮夸、文笔流畅不拖沓、语句通顺不疙瘩、用词准确无错字、格式正确标点对、排版美观一致，使文稿从成形到成文一气呵成、水到渠成。

　　二是开口“能说”。办公室工作人员的能说不仅仅体现在口才好和能言善辩，更多的是个人对事件的把握能力、对话题的掌控能力、逻辑思辨能力、快速应变能力与语言组织水平的综合体现。

　　实际工作中，办公室人员经常会被派去参与各种形式的协调会，许多问题非常棘手，问题非常“呛人”，尤其是涉及到利益问题时，很多都是针锋相对、锱铢必较，上层领导也会因此而问责。即使是一些轻松场合的交流会，也会冷不防地被“鸡蛋里挑骨头”，尤其是涉及到具体的人、事，如果平时没有熟悉规律、摸透情况，仅凭三寸不烂之舌，也很难招架得住。通常，很多事情没有容你第二次解释的机会，处理得好，则化险为夷，如果没有应对好，就容易陷入被动，甚至使矛盾升级。对此，办公室工作人员一定要沉得住气、静得下心，要知道“拷问在一时，评价在平时”。只有平时多思考、多观察、多学习，吃透文件、摸清规律，注重搜集老秘网意见和反馈信息，及时向专家和知情人请教，才能做到胸有成竹，处变不惊。对有利于改进工作的意见或工作中确有虑事不周之处，要虚心接受，做好解释性工作；对于不了解的情况，要及时进行说明；如果是原则性的问题，则要顶得住压力，讲事实、摆道理，注意语气、态度和方式方法、要让人心服口服。

　　三是遇事“能办”。办公室很多工作都要落实到具体的事上，事情能否办得成，直接反映了工作人员的能力和业绩。办公室工作人员要谨记“不以事小而不为，不以事杂而乱为，不以事急而盲为，不以事难而怕为”。遇事不但要愿意办、办得成，还要办得好。

　　对于千头万绪、纷繁复杂的日常事务，工作人员要善于理清头绪，分清主次和轻重缓急，合理统筹和安排好时间，尽力做到“大事不轻率、抓得住，小事不马虎、办得好”。尤其是遇到一些领导，在安排工作时随意性较大、工作要求又高，工作人员必须及时作出调整，配合领导的节奏，把手上事情先放一放，按照领导的要求做好交办的事情。工作人员要有随时被打断、随时能工作的准备，及时平复心绪，保证原计划安排的工作按时、保质、保量完成。

　　除了一些日常性的事务，还有许多突发情况和临时任务存在一定的难度，需要采取超常的措施、付出超常的努力才能办成，这又需要工作人员善于借力、借智和借梯，积极调动人脉、善于整合资源，灵活处事。

　　四是一点“能通”。这指的是一种会意能力，如果说上述“三能”是考验办公室工作人员基本功的话，能否随机应变、善于察言观色，准确理解话语和正确读取别人的肢体语言则是一个锦上添花的加分项目。这就需要办公室工作人员用心、细心，做一个处处留心的有心人。

　　比如开会，尤其是接待贵宾、外宾时召开的见面、座谈会，工作人员要随时留意客人的需求，当来宾遇到困难时，能及时读懂求助信息，马上进行沟通和解决，这既是一种待客之道，也是工作人员接待能力的体现。要记住，话语并不是交流的唯一通道，尤其是一些高层领导，很多时候他们的指令只是一个眼神或者手势，而且点到即止，需要工作人员快速读取，及时响应。又或者，有些同志到办公室反映情况，会情绪激动，陈述杂乱无章，在对话时还有可能东拉西扯，工作人员就要在有限的时间内抓住来访者意图，既要抓住重点又要了解事情的全貌和来龙去脉，同时给出一个满意的回复。因此，办公室工作人员不仅要具有较高的智商，还要有较高的情商，同时，配合做到眼勤、手勤、嘴勤、腿勤和脑勤，最好还有较高的逆商，具备一定抗压能力。当涉及到多头管理，边界不清、职责不明的事件，办公室总是前沿阵地，冲锋在前，面对上级领导、师生员工的不理解和无名指责，办公室不仅要挡驾，甚至还可能背黑锅，工作人员一定要禁得起批评、受得了委屈、抗得住打击，在高压情境中迅速领会来访人员的意图，从来访人员激烈的情绪喷发中找到出口和制衡点，提出相应的对策，做好疏导和应对。

　　除了在综合能力上具备“四能”以外，高校行政机关的办公室工作人员还要具备较高的政治素养、科学的管理水平和良好的心理素质，拥有大局意识、服务意识、责任意识、团队精神，还要在工作中做到“四忌”。

作者: 寒雨残阳 时间: 2013-3-7 12:46
不错的文章，学习了。。。。。。。

作者: 231057748 时间: 2013-3-7 16:36
学习了学习了学习了学习了学习了学习了学习了学习了学习了学习了学习了学习了学习了

作者: seasunsoul 时间: 2013-3-8 18:00
学习了学习了学习了学习了学习了学习了学习了学习了学习了学习了学习了

作者: seasunsoul 时间: 2013-3-8 18:03
学习了学习了学习了学习了学习了学习了学习了学习了学习了学习了学习了

作者: shilaosan 时间: 2013-3-8 19:57
提示: 作者被禁止或删除内容自动屏蔽

作者: 沙漏 时间: 2013-3-8 20:08
真不错受教啦太好了。。。。。。

作者: 清啸 时间: 2013-3-8 20:40
不错的文章，学习了。。。。。。。

作者: 秘书菜鸟 时间: 2013-3-9 00:08
{:soso_e112:} {:soso_e113:} {:soso_e116:} {:soso_e120:}

作者: csuchenliang 时间: 2013-3-9 08:58
在工作中做到“四忌”。

作者: bigcartelo 时间: 2013-3-9 09:23
办公室工作关键在于将这些“能”与“忌”内化为习惯，则轻松自如了

作者: duyulong 时间: 2013-3-9 12:48
写说办通四能
文会事

作者: 广州妙笔 时间: 2013-3-9 13:50
很不错的文章，好好学习一下。

作者: QQ_03C250 时间: 2013-3-9 19:51
这是一篇好的文章一定要看的

作者: QQ_25F38F 时间: 2013-3-9 20:26
本人刚从事办公室工作不久，看了之后很受用。

作者: 小小鱼 时间: 2013-3-9 20:45
前辈的正能量啊。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。

作者: 肖后根 时间: 2013-3-10 13:11
好好学习，天天向上。

作者: 淡淡烟味 时间: 2013-9-25 17:27
这指的是一种会意能力，如果说上述“三能”是考验办公室工作人员基本功的话，能否随机应变、善于察言观色，准确理解话语和正确读取别人的肢体语言则是一

作者: 笨笨/aiq 时间: 2013-10-27 22:26
一要忌嘴，办公室由于是单位的核心部门，又是领导的参谋部，会优先知道很多信息，此时切忌四处乱说，特别是领导尚未发布的人事变动。二要忌抄，目前抄袭之风成盛行，不能因时间紧、任务重，便随意抄袭，小做更改。长此以往，提高不了自己的写作水平，如被领导发现，可能再不得重用。三要忌仇，有人的地方便会有矛盾，办公室在枢纽作用必然接触的人很多，为此千万不可因一时的气愤发生争吵，理盥可

作者: 西域秘书 时间: 2013-10-27 23:33
值得好好学习，真的是一片好文

作者: 玉林小秘 时间: 2013-10-28 07:45
忌说话随意,办事随心?

作者: 凤舞九天 时间: 2013-10-28 08:25
四忌是哪四忌呢？想继续看下去，所以回复。

作者: 狂奔的蚂蚁 时间: 2013-10-28 08:30
觉得自己四能都无一能，应该着重加强哪一能呢？

作者: huangqing51 时间: 2013-10-28 08:30
为了学习下文，新手受用了

作者: 南京秘书一 时间: 2013-10-28 09:32
“工作人员要有随时被打断、随时能工作的准备，及时平复心绪，保证原计划安排的工作按时、保质、保量完成。”平时工作被随时打断的次数太多，尤其是写材料时，能把心始终放在腔子里，着实是门功夫

作者: 惜途 时间: 2013-10-28 10:08
四能：能写、能说、能办、能通；四提是什么，回复继续。。。

作者: 赵思宇 时间: 2013-10-28 11:00
少说话，多办事，踏踏实实工作20个字够没。

作者: 赵思宇 时间: 2013-10-28 11:02
少说话，多办事，踏踏实实工作20个字够没。

作者: 老油子的哥 时间: 2013-10-28 14:57
不错，真要能达到这样的水平，也是个中好手了。

作者: 15272738373 时间: 2013-10-28 15:39
很有针对性，不豁出去是很难在办公室混的

作者: 山西阳泉张海 时间: 2013-10-28 16:47
加强实践操作，通过多读书、多写作，不断提高素质和能力。

作者: 世间本无事 时间: 2013-10-29 21:58
感觉自己竟然没有“一能”，简直是无能，该好好学习。

作者: 一一秘书 时间: 2014-1-9 11:25
提笔能写，张嘴能说，遇事能办，一点能通，争做“四能干部”

作者: 蓝森林 时间: 2017-10-8 21:12
感谢分享，多多学习。

作者: 中威 时间: 2017-10-24 09:51
办公室人员素质要求相当高，基层多年深有体会

作者: gsxd 时间: 2021-9-5 17:35
了在综合能力上具备“四能”以外，高校行政机关的办公室工作人员还要具备较高的政治素养、科学的管理水平和良好的心理素质，拥有大局意识、服务意识、责任意识、团队精神，还要在工作中做到“四忌”。

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