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标题: 企业办公室如何应对四类具体工作 [打印本页]

作者: 子山 时间: 2013-3-4 09:04
标题: 企业办公室如何应对四类具体工作
　　在企业日常运营工作中，办公室可以通过积极、主动地参与和帮助企业领导处理日常事务，收集和反馈各类有价值的信息，发挥好参谋、助手等作用，协助领导决策；可以通过管理好企业日常事务，积极、主动地起到承上启下、联系内外、沟通和协调好本企业各部门之间及与相关兄弟单位之间的关系，确保企业得以正常、高效运转；可以通过搞好基础服务，做好诸如文书处理、会议准备、档案管理、环境卫生绿化、办公用品购置、车辆管理和访客接待等方面的事务性工作，为整个企业的经营活动顺利进行创造良好的基本条件。换而言之，如果细分下来，这些任务又可具体为一般性常规工作、综合协调工作、辅助决策督查工作和领导临时交办工作四个大类。

　　一、一般性常规工作

　　企业办公室的一般性常规工作，也称为格式化的工作，它主要有以下七个大项：即会议组织、信息处理、事务管理、公文处理、文书档案保密工作、公关接待、印章管理。以上日常性的工作，是办公室的基础工作，也是企业赖以正常运转、顺利进行的重要一环。
　　办公室人员在日常的工作中应努力做到“一实”“一快”“一博” “两勤”“三心”。“一实”，即求实。办公室工作，无论是办文，还是办事，都要从实际出发，实事求是，对症下药。工作作风一定要踏实，不弄虚作假，不可无中生有，不能搞形式主义，不做表面文章，实事求是。“一快”，即办事要快捷，好中求快，快中求好，努力提高工作效率。办事拖拉，作风疲沓，时间观念不强，是影响工作效率的主要因素。办公室工作人员必须牢固树立时间观念、效率观念，增强只争朝夕的紧迫感和责任感。切实做到当日事当日毕，急事急办，特事特办。“一博”，即博学。办公室工作千头万绪，涉及面广，标准高，要求严，这就需要办公室人员必须具备广博的综合性知识和社会常识。要做到这一点，没有捷径可走，必须勤学苦练，博采众长，使自己成为“杂家”，成为复合型人才。只有知识积累多了，知识面宽了，理论功底厚了，才能提高层次和质量。“两勤”，即腿勤、口勤。办公室人员应经常到各部门走走，遇事多问问，有用的资料多记记，别人的意见多听听，做到心中有数，这样做起工作来才能得心应手。“三心”，即耐心、专心、细心。工作一定要耐心，接人待物要有礼貌，热情周到，不摆架子，尽量让人满意。做工作时要专心，不能三心二意，要仔细研究，能够深入进去。平时工作中还要细心，多观察，多思考，自觉找工作中的漏洞和不足，以不断改进。

　　二、综合协调工作

　　企业办公室的综合协调工作，从内容上看，有计划、制度、信息、事务等多种协调工作之分；从总体上看，有内外或上下左右协调之别。为方便起见，下面主要谈工作任务的协调、管理事务的协调和班子成员的协调三个方面。就其特点而论，前者主要是工作任务的性质，而后两者则往往表现为关系的调整、疏通以及信息的交流、沟通。
　　（一）工作任务性的协调。办公室及其工作人员都是通过参与或牵头组织的方式，组织有关部门来完成各项工作或任务的。办公室要主动地出面进行协调。发挥自己的枢纽作用，组织有关部门完成这些工作或任务。办公室及其工作人员在进行工作任务性的协调时，可视工作任务的内容或具体情况，或参与其中的部分工作，或不具体参与而只负责牵头、组织。但不论采取哪种方式，办公室及其工作人员都应起到组织者的穿针引线作用。
　　（二）管理事务的协调。它是办公室及其工作人员通过联系、沟通、调解、协商等方式，以解决上下级单位之间，企业内部各部门之间的矛盾、冲突的一种管理工作。在一个企业中，厂务会、董事会、总经理办公会做决策，各部门则履行着执行的职责。它们的关系如何，是否理顺了，在某种意义上决定了这个企业的工作成效。因此，办公室工作、办公室工作人员在管理事务协调上，较之其他方面的协调，都显得重要得多、复杂得多。这方面工作做好了，领导班子与各部门的关系理顺了，各部门之间的关系顺畅了，上下一心，群策群力，事情也就好办了。
　　（三）协调班子内部的关系。我国目前仍有不少企业的管理体制，还是一把手分工负责制。任何一个企业的领导者，都有相应的职责权力。他们的工作做得如何，对所在企业的经营管理工作至为重要。但是，或由于领导者的阅历、经验、作风、气质不同，或由于他们认识、观察事物的角度或出发点不同，或由于他们彼此之间沟通不够，致使在处理具体问题或对某项工作的决策时，出现这样或那样的偏差，甚至相互矛盾的情况。俗话说，解铃还须系铃人。这些矛盾、问题的解决，主要还有待企业领导本身本着团结的精神，统一思想，加强联系，求同存异，达成一致。但是，办公室工作人员，特别是办公室的负责人，通过一系列的协调工作，沟通他们之间的关系，消除他们之间的误会或隔阂，也是解决上述问题和矛盾的一条重要途径。办公室和办公室工作人员协调班子成员的关系，目的是要解决领导班子成员之间的矛盾问题，促进班子成员与一把手的思想一致。因此，这方面工作做好，就能维护一把手领导的威信，这对领导者本身，对于整个企业工作，无疑都是十分重要的。

　　三、辅助决策、督查工作

　　这是办公室的一项重要工作，也是办公室工作人员充当领导参谋助手的首要任务。办公室工作人员辅助领导决策，包含四方面主要内容。
　　（一）为决策做好准备工作。领导的决策，是在了解情况的基础上进行的。因此，办公室及其工作人员协助领导工作，首先应该协助他们了解情况，帮助他们掌握信息。办公室的地位，决定了它是所在单位的信息收集、交流、反馈的枢纽，也是对信息进行综合处理的中心。如果不能对领导的决策提供各种各样的全面的准确的信息，将是一种失职行为。反之，这方面工作做好了，领导的决策就有了依据，作出的指示、决定就能符合企业的客观情况而行之有效。
　　（二）提出决策方案，供领导决策时参考、选择。决策是由领导作出的，但它又是一个民主过程。办公室工作人员应具有做好领导参谋助手的强烈意识和相应的能力，在辅助领导进行决策的过程中，充分发挥主观能动性，积极、主动地想办法、出主意。办公室工作人员应提供多种方案，便于领导进行比较，使决策更加符合所在企业客观情况，更加合理，切实可行。

作者: aliao 时间: 2014-8-18 21:19
写得非常好，不错不错

作者: 大河 时间: 2014-8-20 11:03
这个内容非常好，有理论有实际基础写出来的，受用。

作者: 花满楼 时间: 2014-8-21 16:34
写得很好，对办公室有全面的介绍

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