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标题: 几种主要机关公文的特点 [打印本页]

作者: 崇义秘书    时间: 2013-2-28 19:03
标题: 几种主要机关公文的特点
本帖最后由 崇义秘书 于 2013-2-28 19:05 编辑
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2 _) v" m6 g5 j7 l6 O⑴批复- }7 l9 ?" N) w! {' Y- e! Z
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批复是上级机关答复下级机关请示的一种下行文,它只针对请示而行文。它与通知、指示有所不同。通知、指示是上级机关主动下发的,批复是根据下级机关的请示而发的。其特点有:+ M$ C6 x+ R* N& I2 ~+ j! ]
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一是下行性。它只能由上级机关对下级机关使用。
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. F+ F. }# ]: t+ [二是针对性。批复是针对下级机关的请示而写的,下级请示什么,上级就批复什么,不能离开所请示的问题答非所问。也不能含糊其辞、模棱两可,同意就同意,不同意就不同意。请示是一事一请示,批复也应一请示一批复,不能搞“综合批复”。批复既要根据现行政策作答,又要照顾请示的问题,因此内容比较单纯,针对性极强。失去针对性,就不成为批复了。
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三是及时性。批复请示件应当十分及时,因为下级有问题解决不了或无权解决,才向上级请示,有时所请示的问题非常急迫,所以上级批复请示件要及时研究,否则就会误事。如果对请示的问题实在没有时间研究,应该先去函电告知,否则长期拖压,超过一定期限,下级就会认为默许了,这将会给工作带来被动局面。
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; r7 D4 p% m# \. n. |1 J# y四是制约性。这就是说上级对下级请示所作的批复有一定的制约力,下级必须照办,不允许顶着不办,这是民主集中制原则在公文处理中的反映。批复的权威性、制约性在所有文种中是比较突出的一种。
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! ^% Z$ f0 N' W3 l7 N/ C9 @五是实践性。批复的目的在于指导下级工作。要体现上级机关工作的领导与指导作用,必须在表明态度以后,概括地说明方针、政策以及执行中注意的事项。3 G5 F6 H, s  m8 j5 z' X, m

: z. S" i8 M; O  z⑵会议通知/ O5 {) H7 P' [9 c

# k7 f( r- j7 t2 G     一是结构要完整。会议通知一般应由标题、主送机关、正文、发文机关、发文时间、联系人及电话等部分组成,缺一不可。& b1 J' O- h+ D- {2 _

% n+ S4 c! V! k+ e5 H0 C4 s: q9 ~二是内容要全面。会议通知的内容一般应具备十个要素:①会名;②开会时间;③地点;④会议任务;⑤议程;⑥参加人员范围;⑦参加人数;⑧入场凭证(车证);⑨报到时间及地点(必要时附上简要地图);⑩与会人员须携带的文件材料或其他要求事项。这些内容必须无遗漏地写清楚,否则,就会使人产生疑问。
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三是事项要清楚。通知中所交代的每一事项,都应明确清楚、一目了然,切忌含糊不清。例如,开会时间不能只写某月某日,还要写明上午或下午某时某分。又如与会人员不能笼统写成“有关负责同志”,应写明出席对象、职务,人数等。# \* m' {* @$ Q, G3 K) j  J
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四是文字要简练。会议通知不是文艺作品,也不同于政论文章,它具有简明扼要、开门见山的特点。因此,拟写时必须用词准确、合乎语法、言简意明、意尽言止、切忌冗长累赘。
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. u9 ?2 a5 w9 j五是通知要及时。会议通知要适当地提前发文,以免临阵忙乱。如果事情严重,时间紧迫,可注明“紧急通知”,以提请到会单位和与会者的注意。如果因种种原因,会议通知要一发再发,就要注明根据什么原因要重新发通知,而且要写明上次通知的标题、文号是什么,这次通知修改了什么,并要明确指出除了修改部分,其余与上次通知相同不变。# V0 U* s1 J& b$ ], g/ d0 n
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⑶公函
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一是公函的称谓。即发文对象(收函单位)的名称,写全称或规范的简称。在标题之下,正文之前,顶格书写。
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* R/ M8 I+ w) T6 u) U- q1 C: a二是公函的正文。包括开头、主体、结尾三部分内容。     + l0 `. I2 M4 Z

" c' S3 n& A, e- B4 W/ ^8 |开头部分,如果是某机关主动发函给另一单位,就要说明去函的原因;如果是针对来函给予复函,就要首先引用对方来函的标题或发函编号,或概括来函提出的主要问题,然后写明对此经过研究后给予答复。
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主体部分,如果是主动去函,就要陈述自己的要求,写明请求对方协办什么事情,或者将有关信息告知对方;如果是答复对方来函,就要针对来函提出的问题,表明自己的态度,把自己的意见、办法、要求等叙述明白。如不同意对方的意见,或不能满足对方要求,还需写清理由,作出解释,望对方谅解。  |1 |3 }4 f! \( [- `/ V
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结尾部分,如果是去函,而且要求对方回复,可用“盼复”、“请研复”、“请复函”等语结束;如果回答对方来函,可用“此复”、“特此函告”、“特函复”等语结尾。
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- M. N1 L1 ]+ v9 O: n5 l+ Z8 s为了提高办文效率,一般应附上有关的复印件。) o" _' H7 i* v* Q) m
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三是公函的行文。公函行文时,要有完整的公文制作规格,有版头、版尾、编写年号。公函因为主要用于平行机关或不相隶属的机关之间,因此,在撰写时,要注意态度坦诚,语气平和,措辞严谨,切忌使用指示、命令语言。
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⑷报告+ _; n# U  m/ s6 J* G  S
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⑸请示0 R) k& W- V3 b4 `

& E5 U" f1 c( U要写好请示起码要做到两点:一是必须搞清楚请示问题的原由。这是提出请示的依据,也即必要性。这个问题写不清,请示就缺乏坚实的基础。写这部分内容容易出现的毛病是,“原由”往往写不准确、不充分。有的追溯时间过长,拉长了篇幅,显得累赘。二是努力提出恰当的意见供上级机关作出正确的判断和抉择。这部分写不好,就会影响上级机关对你请示问题的判断力。此外,写请示还要注意:第一,要一事一请示;第二,不要搞多头请示;第三,不能越级请示,必须越级的,应当抄报越过的机关;第四,联合请示要搞好会签,最好是有统一的意见和要求。如果有不同意见,必须将不同的意见以及本单位意见反映清楚,以供上级部门参考。+ Z1 z/ p  m- `% r& A7 q0 T

* w2 S8 j5 L3 ?2 c3 ]机关公文当然不只这五种,但这五种是我们最常用又经常发生错误的文种,希望大家多加注意。
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