" c' S3 n& A, e- B4 W/ ^8 |开头部分,如果是某机关主动发函给另一单位,就要说明去函的原因;如果是针对来函给予复函,就要首先引用对方来函的标题或发函编号,或概括来函提出的主要问题,然后写明对此经过研究后给予答复。 " e7 ]* O+ K3 H% e. }! j6 X: D' @$ E3 Q; y
主体部分,如果是主动去函,就要陈述自己的要求,写明请求对方协办什么事情,或者将有关信息告知对方;如果是答复对方来函,就要针对来函提出的问题,表明自己的态度,把自己的意见、办法、要求等叙述明白。如不同意对方的意见,或不能满足对方要求,还需写清理由,作出解释,望对方谅解。 |1 |3 }4 f! \( [- `/ V
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结尾部分,如果是去函,而且要求对方回复,可用“盼复”、“请研复”、“请复函”等语结束;如果回答对方来函,可用“此复”、“特此函告”、“特函复”等语结尾。 * ~2 O" P8 w) I+ _9 D' m7 w; j - M. N1 L1 ]+ v9 O: n5 l+ Z8 s为了提高办文效率,一般应附上有关的复印件。) o" _' H7 i* v* Q) m
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三是公函的行文。公函行文时,要有完整的公文制作规格,有版头、版尾、编写年号。公函因为主要用于平行机关或不相隶属的机关之间,因此,在撰写时,要注意态度坦诚,语气平和,措辞严谨,切忌使用指示、命令语言。 7 a% E8 t* H4 Z- w/ d) o" k5 v8 A2 s, d. P h( `5 L. a+ {
⑷报告+ _; n# U m/ s6 J* G S
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⑸请示0 R) k& W- V3 b4 `
& E5 U" f1 c( U要写好请示起码要做到两点:一是必须搞清楚请示问题的原由。这是提出请示的依据,也即必要性。这个问题写不清,请示就缺乏坚实的基础。写这部分内容容易出现的毛病是,“原由”往往写不准确、不充分。有的追溯时间过长,拉长了篇幅,显得累赘。二是努力提出恰当的意见供上级机关作出正确的判断和抉择。这部分写不好,就会影响上级机关对你请示问题的判断力。此外,写请示还要注意:第一,要一事一请示;第二,不要搞多头请示;第三,不能越级请示,必须越级的,应当抄报越过的机关;第四,联合请示要搞好会签,最好是有统一的意见和要求。如果有不同意见,必须将不同的意见以及本单位意见反映清楚,以供上级部门参考。+ Z1 z/ p m- `% r& A7 q0 T
* w2 S8 j5 L3 ?2 c3 ]机关公文当然不只这五种,但这五种是我们最常用又经常发生错误的文种,希望大家多加注意。 & ^; p. c7 c7 z8 L# h9 O$ i ) w ~/ X# g3 K: d+ I2 `, T