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标题:
谈公文写作的一些体会
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作者:
安徽老秘
时间:
2013-2-8 11:35
标题:
谈公文写作的一些体会
公文写作是机关公务员的一项基本工作,而初学者在公文写作中常常会遇到许多问题。笔者将长期写作实践过程中的一些体会和观点提出来探讨,希望对初学者有一点启发。
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一、公文的要求
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公文的总体要求是内容简明、重点突出、逻辑严密、实事求是、体例格式规范,达到思想性、政策性、规范性和可操作性的统一。
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其具体要求:一是内容符合党和国家的路线、方针、政策、法律、法规及规章,符合实际情况,所提措施和办法切实可行。二是行文关系、行文规则,行文程序符合规范要求。三是体例得当,符合规范。四是文种使用正确,标题简明、规范。五是正文结构严谨,层次清楚,表述正确。六是论证有理有据,观点明确,重点突出。七是语言符合语法逻辑,严谨、精练、准确。八是主题词标引准确,抄送机关无误。九是标点符号、数字、附件等标注准确无误。十是文稿工整、字迹清楚,印刷规范美观。
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公文坚持“一事一议”的原则。公文写作就是为了清楚表述一件事情,所以,在一个公文中谈两个甚至更多的问题往往会出现层次不清,叙述混乱的现象,给受文单位不知所云的印象。
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二、公文的结构
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公文的结构是公文写作中需要特别关注的东西,所以要熟练掌握公文的各类结构,并做到了然于胸。决定公文结构的是公文的内容,这就像裁缝量体裁衣,什么样的体型,什么样的身材就选择什么样式,使这种样式能更好的展现穿着者身体的优势。
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公文的结构一般有以下几种:
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(一)逻辑关系,即按公文所叙述事情的逻辑关系写作,这类公文较多。
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(二)并列关系,公文所叙述的事情往往有多个方面的内容,需要从不同的方面把事情叙述清楚。这类公文比较常见。
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(三)正反关系,这类公文体式较少,其写作目的一般以写“反”为主,而“反”又是为了提出建议、要求或下一步工作打算,如通报、调查报告等。
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三、写好公文的关键
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公文是一个广义的概念,它有其狭义的方面。每个单位、每个部门、每个人都只是承担工作中某一方面、某一个环节的职能,而这些职能又都具有其专业要求。一篇好的公文就是一个系统,它具有非常专业的内容,并采取了与内容相适应的好的结构,与实践的紧密结合,与内容表述相融的专业用语,具有很强的指导性和可操作性。亦即内容决定形式。所以要写好公文的关键是打好中文基础,学习掌握公文格式,认真钻研业务工作,深入基层搞调查研究,发现不断变化的新事物、新现象。脱离业务专业要求的公文绝非好公文。有的人想求变,想哗众取宠,殊不知在专业内容中无任何变革,无新的工作思路,只一味在结构、语言上追求新、奇、怪,都是失败的表现。所以没有思想的公文只能是公文格式的架子,没有骨肉,没有实践意义,没有可操作性,这个公文是没有意义的。
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一个部门的公文往往经过长期的发展已固定成一种格式,这种固化包括表述角度、专业用词和叙述语言等,具有很强的部门特色。往往初学者自认为写得不错、在体式和语言上都符合要求的公文,结果受到单位领导的否定,这就是因为他的文章不符合这个专业的表述要求,与固化的格式不相符。纵观公文写作的初学者,一般都有两种分化,一种是抱守原来在学校学习的写作理论,而不深入钻研学习专业理论,得不到专业知识的浸润,往往写出来的东西受到单位领导的否定,感觉到郁郁不得志,对前途倍感渺茫,对自己也没有了信心。另一种是向前辈虚心学习,尽快熟悉业务,深入基层搞调查研究,将专业知识与自身已经具备的理论相结合,提出符合专业要求的工作建议和方法,得到单位领导的认可,这是成功的方法。
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四、公文如何出“新”
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如上所述,一篇好的公文要有新观点、新的工作思路,而这里的“新”不是脱离专业常识的新,而是更科学、更具有指导性的新,是对工作深入思考的结果。要出新的东西,就必须依靠长期的工作实践,与实际情况紧密联系,从实践中提炼真实的、科学的东西。在实践中如何去提炼好的经验呢?这就需要先具备较高的专业理论知识,有了这一点,就可以深入基层去发现可行性的方法,有启发性的工作思路,或者通过对实践中存在的问题进行思考和批判,探索出变革之路。
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公文可用的格式不多,且又十分严谨,但并不是说写作者就没有施展自己才华的空间。只要牢记公文格式的基本要求,不断突破这一专业已经固化的叙述方式、改变照抄照搬的写作作风,为公文注入思想,注入个人的、对工作具有指导性、可操作性的构想,就可以出新,可以带有自己的风格。但这也不是一蹴而就的,作为个人的思想来说,也要经历变革、发展、再变革的过程。因为你的写作方法和思想也可能固化,也需要不断突破自己日益形成的固化格式。而要真正做到求新,就只有在实践中发现、在思考中提炼,再在实践中检验,才能不断找出新的东西,正是在这个过程中,你才有可能逐渐成长为一个成熟的公务员,才有条件写出好的公文。
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五、写好公文应该注意的问题
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一是公文忌论理。公文的写作依据是政策、法规、上级文件要求和领导批示,而不是论文中惯常使用的论证,说明一个论点为什么正确,为什么成立,这点是初学者最容易犯的毛病。公文写作就是要说明一个事情,不需要理论的帽子,只要写明有什么实际情况、要求如何做、需要解决什么问题就行了。
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二是公文忌形容修辞。公文用词要求严谨,对事物不用修辞去描述,不夸大其辞,避免给人含混不清的印象。公文写作的依据大多数是事实,而对事实的描述最忌形容修辞。一篇好的公文不是靠通过修辞去调动阅读者的情绪,而是对一件事的清楚表述。有的初学者认为学中文这么久、这么深了,要表述清楚一件事情还不容易?其实不然,公文要表述的是业务工作,这就有较高的专业要求,要做到从专业角度去表述清楚,就有一个无限广阔的空间。
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作者:
哈尔滨秘书
时间:
2013-2-14 12:05
公文处理是秘书工作的一项重要内容,它既有与其他秘书工作相似的地方,也有自己特有的性质和要求。无论是共性还是个性,就其本身而言,有以下几个突出的特点。
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1.政治性强。公文是颁布党的方针政策和国家的法律法令的重要载体,是各级机关实施领导的重要工具和手段,不言而喻,公文处理工作具有很强的政治性,不讲政治,可以说这项工作根本无从做起。因此,从事公文处理的同志,必须具有较高的政治素养,特别是要有一定的马克思主义理论水平和政策法律水平,有较强的政治敏锐性、政治辨别力和组织纪律观念。
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2.涉及的领域广。在我们国家,党的工作涉及到各行各业、各条战线,自然,党的机关的公文也就要涉及方方面面,组织人事、宣传教育、科技文化、体育卫生、民族宗教等等,无所不及。这就要求从事公文处理的同志具有较宽的知识面,不断地学习各种新知识,熟悉各方面的情况。懂的知识越多,掌握的情况越多,办文时就会应付自如。反之,懂得的东西太少,涉足的领域太窄,对很多问题就会束手无策。
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3.规范化要求高。公文处理是一项很讲究规范化的工作,不但“产品”质量标准很高,“工艺流程”要求也很严。如拟制公文,不但要从思想内容、政策法律上把好关,还要在格式体式上把好关,一字一句,一个标点符号都不能错。办文程序必须严格遵守,事情再急,该过的环节还得过,不能图省事走“捷径”。这就要求公文处理人员必须具有严谨的工作态度,做任何一件事情都要高度负责,认真细致、一丝不苟。
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4.被动性大。公文处理是一种典型的被动服务工作。一年要发多少文收多少文、什么时候发什么文收什么文,事先无法估计,甚至上午不能预料下午的事,白天不知晚上有不有任务,而一旦任务下来,又须限时限刻完成。总之,临时任务多,处理急件多,加班加点多,工作上自主安排的余地很小,不能完全由自己来掌握工作节奏,调剂忙闲,一年到头,有事无事都处于一种紧张状态。这种特点,要求工作人员不仅要有很强的时间观念,办事利索、雷厉风行,努力从被动中争取主动,而且要有一种“全天候”服务意识,每天上班不能局限于8小时,工作日和休息日不能截然划分,不管什么时候,任务来了,家事就得抛在一边,个人的休息、娱乐必须无条件舍弃。
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5.默默无闻。从总体上来讲,秘书部门的各项工作都是服务性的,都具有默默无闻的特点,而公文处理,这个特点尤为突出。为什么会这样,主要有两方面的原因。一是公文处理比较繁杂,头绪多,工作很具体。比如发一个文件,除了要经过起草、校核、签批这些环节外,还要打印、校对、盖章、装文件袋、打文件包等等。这些工作很琐碎很平凡,不引人注目。一年忙到头,数不出几件叫得响的事情;工作干得再出色,也产生不了较大的社会反响。二是公文处理是一种“流水作业”,工序多,参与的人也多。一件公文从起草到发给受文单位,要过很多人的手,整个任务的完成融合了许多人的劳动,作为单个的参与者来说,他究竟完成了多大的工作量,在其中起了多大的作用,很难算得清,道得明。公文处理这种默默无闻的特点,决定了从事这项工作的同志绝大多数都当不了先进,更当不了名人。这就要求他们必须有一种不图名不图利、埋头苦干、甘当无名英雄的敬业精神。
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