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标题: 总裁秘书的心语 [打印本页]

作者: 湘潭秘书 时间: 2013-1-7 13:51
标题: 总裁秘书的心语
　为世界第一CEO杰克-韦尔奇当了15年高级副手的罗塞娜-博得斯基评论自己扮演的角色：“14年来我已成为一个人工答录机、自动拨号机、文字处理器、过滤系统和事实调查员；已经成为一个发声板、搬运工、伙伴以及好事和坏事的承受者；作为一个批评者、外交官、修理工、啦啦队长和说不的人……给最强硬的老板当助手的滋味不错，如果你不想被一人承担十几种角色的工作负荷拖垮，你必须学会做管理者，管理你的下属和同僚、管理一张繁复的时间表，也管理你威严而急躁的老板。”

　　首先，你是老板的时间管理者

任何一名总裁都没有办法避免收到垃圾邮件，尤其是总裁登上过“XX年度风云人物榜”或者“全行业之最有影响人物之TOP10”，你看吧，如果你不帮他挡驾这些毛遂自荐者，游说投资者以及编撰“千载难逢的好机会”来要钱的人，那么，你的总裁将淹没在电子邮件的滔滔洪水中。

“我会帮我的总裁起草并回复90%的电子邮件”，32岁的章澜，在10个月前被任命为这家IT公司总裁助理后，她一直坚持每天至少花三分之一的时间，处理发给总裁的电子邮件。“表面上看我好像挺越俎代庖的，对于大多数发给他的信，我会以他的‘书信风格’起草一封回信附在后面，如果他同意这个草稿，只要加上他的签名就可以打印；如果他想补充，那么再加两行也就成稿了……成为合格副手的首要任务，就是为你的上司节省时间，并帮助他们分清轻重缓急。”

　　其他帮助总裁节约时间的方略：

1.一支黄色荧光笔，用黄色荧光笔划出重点段落，让总裁在90秒内就领会他要不要就这份文件仔细思量并提出一个“备忘录”。

2.旁听电话。总裁在里间与他的商业伙伴打长途电话时，你应该至少竖起一只耳朵参与旁听，这样，一方面是节约他向你解释的时间(解释为何要筹备会议或开始商务旅行)，另一方面也是方便你马上排定一个新的日程表(马上在日历上做记号，通知订机票或给对方公司发传真。)

3.筛选信件，保证只有5%最重要的信到达总裁的办公桌。虽然，大半总裁都不喜欢匿名信，但某些直指真相的匿名信，有必要让他在第一时间看到。

4.及时替他整理办公桌面，尤其在总裁出差时，替他扔掉那些没有什么价值的文件，应该一天三次，而不是三天一次。

5.在与新闻媒体见面时，替你的总裁准备一个录音机，以免第二天报刊上的报道出现曲解和断章取义时，总裁还要为记不起他当时的原话苦恼半天。按一下录音机上的倒退键和放音键即可。

　　你是老板的新闻发言人、资料提供站、会议组织者

每一个高级副手都逃不过为总裁准备三类会议，第一类是跟重要客户、广告代理和供应商会面，所有这些人，都与我们在同一条“生存食物链”上共存；第二类会议是年度股东会议，一年开一次或两次，总裁必须解释所有的营销数据和利润曲线，说服大小股东们“站在同一条船上”，并为这个共同的事业追加投资；第三类会议就是媒体发布会，这几乎是“最好的消息和最坏的消息的曝光点”，任你如何骄傲的发言者也逃不过几十只话筒的穷追猛打，这个时候，预防总裁失态或发怒，就成为副手的第一任务。

做为焦点人物，总裁很可能在上述三类会议上成为尖锐问题的靶子，做为副手一旦意识到场面可能对总裁不利，他(或她)必须留下来为总裁挡驾，“他得去处理紧急公务，否则要迟到了……只准再提一个问题。剩下的问题我来负责解答。”副手在这节骨眼上，必须像掩护明星撤退的经纪人。

　　如何协助老总成功召开一个重要会议：

1.与总裁在媒体见面会前充分预演，一方面提供有说服力的数据，另一方面要在太冷淡和太急于讨好媒体间寻求一条中庸之道。

2.每一次媒体发布之后的第一个早晨，要睁大眼睛竖起耳朵，把媒体的反应送达总裁办公桌，一旦出现负面报道，应立刻与总裁和公关部门沟通，讨论后续的媒体应对方法。

3.也可能你会为总裁的决策错误承担过错，以维护他的权威和形象。这样做的理由起码应该有两点：其一，总裁是一个可信赖的人，决不会在公司董事会议上推卸他的责任；其二，你确认公司不会辜负曾为它忍辱负重的人，你的一切委屈将受到最终的回报。

　　当他是空中飞人时，你是驻守的高效协调员

31岁的张虹刚刚被提拔为这间奶业公司的总裁助理时，对跟老板一同出差怀有热切的期待和浓厚的兴趣，“老板喜欢到早点摊子上和超市柜台里，去熟悉落脚的城市里牛奶的销售现状，他的市民化的工作方式打破了数据和报告设置的壁垒，可以一针见血地发现更新最根本的问题。跟他一同出差，可以近距离目睹他工作中更直接更简洁一面，这实在令人兴奋。当然，我带着最新款的索尼电脑跟他一同出门，可以通过网络随时与总部联络，一路上调出送呈他的文件和报告给他，让他及时批复，这样，在我们持续一周或十天的调研结束后，回到办公室，老板就不会发现他的办公桌被文件或报告淹没。”

然而，作为奶业巨头的总裁，每年要去奶源产地、加工基地和销售主战场进行调研和公干的时间、加上去国外研修和学习的机会，他有至少三分之一的时间是在天上飞，张虹很快精疲力竭：“我后来意识到，跟老板出门也是有利有弊的，至少，我没办法有效利用自己的时间——每次一回去，必然发现我的办公桌被未处理的事务堆爆了。”

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