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标题: 机要秘书工作几点思考 [打印本页]

作者: 老秘书 时间: 2012-12-30 14:04
标题: 机要秘书工作几点思考
从事机要秘书工作已经十一个年头了，办公室纷杂细碎且至关重要的工作，让我从一个刚走出校门踏上工作岗位的新人，成长为一个积累了较为丰富经验的机要秘书。如果做好机要秘书，下面是我对机要秘书工作的几点思考。

一、具有高度的责任心是做好机要工作的前提。

机要秘书岗位主要工作内容包括当年文件的登记、流转、跟踪、查询、分发和保管；定期做好文件的清退、销毁工作，并按有关规定做好年度归档、上缴工作；对外发文编号、印制、下发、存档工作；各类会议通知的送签、流转和跟踪；密级文件的清退；营业执照、机构代码证的年检；协助领导做好各种日常会议及专题会议的会务准备；以及所有领导交办的其他日常事务。这些看似简单的工作内容，其实每一件都要经过好几个流程才能办结。而我们手上的日常工作常常纷繁交错，往往一件还没处理完，另一件又接踵而来。这就要求我们在工作中具有强烈的责任意识，严格要求自己，合理安排好每件事情，做到忙而不乱，对工作中的一点一滴都要力求做得更好，结束后还要及时总结经验教训，考虑有无疏漏之处，确保工作的正确率。

当我们每天面对着各类文件、资料，日复一日地重复着单调的程序时，如果没有高度的责任心，就很容易在工作中出现失误，给部门和单位造成不好的负面影响。为此，我们必须时刻牢记自己的责任，保持良好的工作习惯，越是工作繁忙越要分清轻重缓急，做到忙而不乱、忙而有序。

二、遵章守纪是做好机要工作的必要条件

办公室机要室涉及的密级文件较多，是重点涉密部门。同时，机要室又是公司文件信息传输的中心枢纽。因此，机要秘书要有很强的保密意识，不但嘴要严，还要对自己从事的每一项工作进行认真分析，自觉遵守保密法规，严格遵守各项保密制度。

做好涉密文件的管理工作是机要秘书的重要工作之一，其中机要文件的传阅、办理都是有严格规定的。所以，机要秘书务必保守机密，做到不该透露的绝不透露，不该说的绝对不说。同时，还必须注意时效性。收到文件后，首先要注意传递文件的时间，避免发生文件传递不及时的错误。这就要求我们熟悉公司领导之间的分工，了解各部门及其分管领导的工作规律和时间安排，准确领会领导指示精神，掌握文件的急缓程度，机动灵活，掌握时机。因此，机要秘书在这种情况下更要注意做好文件的传阅管理登记工作，及时将传阅完的文件收回，按顺序分类，确保文件安全。

三、加强服务意思是做好机要工作的关键

机要秘书岗，是每天与各处室、各单位打交道最频繁、最一线接触的岗位。因此，机要秘书必须具备主动服务的意识，为领导服务、为公司服务、为基层服务，在不影响正常工作的情况下，只要能做到的，不分份内份外，都要竭尽所能将事情办好。

机要室是公司各类文件的中心集结地，无论是上级来文、外单位来文、内部请示，还是公司发文，都要经过机要室。如何充分利用这一资源为公司各部门工作服务，必须对文件进行分步跟踪、系统管理；对重要文件如领导批示、上级部门批复、关系公司人事及业务等重要的文件都做好登记备注，方便公司领导及其他部门的同事随时查询调阅；根据部门需求及时进行电话跟踪提醒，督促上级部门加快办理速度。在不违反保密规定的情况下。要热心、热情、热忱为大家服务，及时查找调阅文件内容，及时跟踪协调办理进度，真正做到真心、用心、贴心，为确保公司正常有序运转提供切实保障。

四、具有不计得失、无私奉献精神是做好机要工作的“秘诀”。

公司办公室承担的各项上传下达、内外协调的工作任务。企业的内勤部门，人员要求精简高效，力争一人多岗、一专多能。经常会因工作加班加点，甚至满负荷、超负荷的工作，这就需要大家不计报酬和个人得失，全力以赴，无私奉献，任劳任怨，爱岗如家。

五、勤于思考、善于调节是做好机要工作的动力。

机要岗位有一套较为固定的工作程式,机要人员长期按这一固定程式工作,干得越久,角色强化作用就越趋明显,在不自觉的情况下,潜移默化的促使人趋向于因循守旧。脑子里懒得想事,得过且过,不愿意多角度、多层次思考工作方法、手段、技术的革新,工作出现简单化、机械化倾向。想改变这一局面，就需要机要人员养成定期总结工作、补充学习新知识新理念的习惯，从工作中总结经验教训，思考出新的工作方法，再用于实践。

工作环境相对独立封闭,活动空间比较狭小,工作对象较为单一,岗位流动较为缓慢,心理压力大,不可避免的给处于这一特定角色的机要人员带来一些负面的影响。机要人员要正确认识、自觉警惕、积极转化和彻底消除这种影响，使自己每天都带着平和的心境、敏锐的头脑投入机要工作。

“干一行爱一行”，在机要工作这个岗位上，我迷茫过、努力过、付出过、被肯定过，今后我会更加全身心的投入机要工作，让自己跟随集团公司一起更好更快的成长。

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