随时向领导同志口头报告情况,答复查询、提出建议,是秘书的一项经常性工作。禀报,看起来很简单,似乎就是传递个信息,但真正要做好,却不容易。它反映了一名秘书思想作风、思辨能力和表达水平等综合素质,需要在长期工作实践中加以锻炼和培养。& x; |: B. O4 h( z- Z/ `
一、禀报的几种情况 S: I3 v- E4 E4 V) c6 S( N8 Y
秘书向领导同志报告情况,并不代表秘书个人。它是整个机关工作和领导工作的组成部分,是作为领导身边工作人员向领导和组织负责的具体形式,是领导同志实施科学领导的重要依据。根据禀报的内容和目的,通常有四种情况。1 \+ V. H& O. L) _7 I- q
1.知照性禀报,就是秘书或秘书部门报告需要领导同志知道和掌握的事项。一般有两种类型,一是常规性事务,如领导同志活动安排、综合或专题汇报、社会及系统内动态等;二是非常规性事务,如紧急重大情况、突发事变等。前者一般不需要领导作特殊处理,后者往往影响到总体管理格局上的调整,并要求秘书作实时报告。( }$ O: @* ?" U- ~8 S+ Y$ T5 V
2.请示性禀报,就是机关通过秘书部门转递的非文字性请示,以及办公厅(室)就重大问题向领导同志的口头请示。转递这些请示,一是时效性强,来不及行文辗转的;二是特异性强,不便行文呈批的,必须由秘书直接请示领导。. ^4 O: f. s: B( ?" C% h3 r
3.建议性禀报,就是秘书主动就一些重要问题向领导同志当面提出建议。它既包括秘书对某些报知的事务提出处理意见,更包括秘书对领导同志开展领导工作提出合理建议。如建议对一些重大任务作出指示,或引起关切;建议对领导所作的文件批示进行商榷和斟酌;建议对领导层在同一问题上不同意见进行协调等。这方面工作,实际上是秘书发挥参谋助手作用的体现。0 A! }4 u3 I$ N j4 W) Q
4.反馈性禀报,就是秘书对有关单位和部门执行领导同志批示或指示的情况,对领导同志临时交办事宜,以及领导同志现时关切问题,进行收集整理后,向领导的汇报。这实际上是信息反馈工作。2 E) i: q' H! ?* ~
二、禀报的材料准备
在向领导同志禀报之前,秘书应根据上述的禀报种类,作好适合要求的材料准备。你要报告什么事,首先自己要把这件事弄得清清楚楚。讲什么,怎么讲,估计会提出哪些问题,应当提出哪些建议等等,都尽量做到心里有数。为做到这一点,需要从三个渠道充实材料,以便形成完整的概念和正确的判断。
1.追溯信源。就是要向信源发出者摄取可靠材料,把问题搞准、搞明。例如动态性信息,就得抓住时间、地点、关连人、起因、进展、后果、基本数据等因素。如对这些因素若明若暗,似是而非,那就得进一步调查。
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