标题: 分享做好会议记录的技巧和注意事项 [打印本页] 作者: 铜陵秘书 时间: 2012-11-22 10:52 标题: 分享做好会议记录的技巧和注意事项 操办会议事务，是秘书的本职工作。任何一次成功的会议，都缺少不了秘书的创造性和服务性劳动。仅围绕会议议题，秘书人员做好会议记录，就要付出许多的精力和汗水。因此，本文对秘书人员做好会议记录中的技巧和注意事项作一探讨，从一个侧面来认识秘书在会议中的职责。 3 Q" W+ r5 p( C- N$ A + _. O- o6 {% g: Y: i; \' G/ Z 一、会前记录准备 ) e: F1 ?$ q: I, J 8 p$ q$ r4 a. z' p1 V- @% `: Y 选好记录人员是做好记录的关键。记录人员需要有良好的素质，要有认真负责的态度，具备秘书工作知识，掌握基本技能，如果能学会速记就更好。同时也需要实际训练，提高记录速度。会议一般要有相对固定的记录人员。专人负责，可以熟悉出席人员，了解会议有关内容，熟练掌握记录基本方法。如果是临时指派的人员，会务工作负责人就必须向其交代清楚记录要求，必要时会前做些适当的辅导。' i L7 Q6 R( O& C" m
/ x. {7 ^& D' a" A1 l- q) ] 记录人员要准备好记录工具。一要准备足够的钢笔、铅笔、笔记本和用于会议记录的纸张。会议记录可采用统一制发的会议记录本或记录纸，使用灌注有黑色、蓝黑色墨水的钢笔。若用圆珠笔，也必须是经国家档案局鉴定的，这种圆珠笔芯上标有“DA”（档案的拼音字头）标记。二要准备录音机等现代记录工具作为手工记录的补充。使用录音机时要备有足够的磁带，重要的会议要有录音，从而使整理会议记录时“有据可依”，定期召开的会议一般不录音。但记录人员不能迷信录音机，不能凡会录音，而当场不手工记录，指望会议结束后根据录音来整理。其实会后根据录音整理，往往要花费会上好几倍的时间，记录速度慢，不易把握重点。要提倡会后将书面会议记录对照录音校对，保证记录准确无误。还可选择笔记本电脑、电子记事本等工具来记录会议信息。 & q3 b" y, p, y1 t N7 S: [. u0 M2 H9 @ 记录人员在开会前要提前到达会场，并落实好用作会议记录的位置。安排记录席位时要注意尽可能靠近主持人和发言人，或扩音设备旁，便于准确清晰地聆听他们讲话内容。从某种程序上谈，记录人员比一般与会人员更为重要，安排记录席位要充分考虑其工作的便利性。 & Q/ l6 L$ B4 L X" d& r; h- ] ~/ h$ Y 二、会间记录服务 * P. E7 V! e n4 ]) g0 E' R" R+ V9 U9 |, i" Q) g$ d
会议记录是会议内容和过程的真实凭证。一份完整、简洁、条理清楚的会议记录可以作为今后回顾已讨论过的事务查阅参考的凭证。记录必须体现会议的实际进程、会议的主要情况、发言的主要内容和意见，必须记录完整，不能遗漏。要清楚而简洁地记载会议进程，不要与详细报告或载录混淆起来。记录应做到条理清楚，内容表述要准确真实，不要含糊，更不能有任何内容错误。记录人员应当有高度的责任心，以严肃认真的态度忠实记录发言人的原意，重要的意思应记原话，不得任意取舍增删。 3 `1 h Q/ ^, T2 {" M: t I# a! c 会议记录一般使用统一标准的记录本，应该记录的内容大体有：会议名称，包括会议的全称及届次；时间，会议起止的具体时间；会议地点；到会人，包括出席人、列席人、主持人；缺席人，包括缺席人姓名及缺席原因；记录人；会议议题；讨论经过；议决事项等。记录一般采用笔录方式，或用录音等会后整理的方式。从记录的详细程度来看，记录可采用详录和摘录两种方式。重要会议需要详细记录，要求做到“有言必录”，包括发言中的插话。这种记录除了要用速记方法外，还可借助录音器材。日常会议通常采用摘要记录的方法，选择那些与会议主题相关的内容进行记录。这种方法要舍弃一些内容，记录主要精神。详录和摘录这两种方法有时需要结合起来运用，即使摘录，重要发言、议决事项也需要详录。1 ]. Q# i! G, y6 L8 j& X- ~, O
- T1 ^: i% \# P% j& m 记录人员的笔记要流畅，易于理解，同时不失真，就得掌握记录的技巧。一“快”，书写运笔要快。字要写得小一些、轻一点，多写连笔字。二“要”，择要而记。就记录一次会议来说，要围绕议题，主持人和主要领导同志发言的中心思想，与会者的不同意见或有争议的问题，结论性意见、决定或决议等作记录。就记录一个人的发言来说，要记其发言要点、主要论据和结论，可以不记论证过程。就记一句话来说，要记这句话的中心词，修饰语一般可以不记。三“省”，在记录中正确使用省略法。使用简称、简化词语和统称，省略词语和句中的附加成分。四“代”，较为简便的写法代替复杂的写法。如用姓代替全名，笔画少易写的同音字代替笔画多难写的字，数字和国际通用符号代替文字，汉语拼音代替生词难字，外语符号代替某些词汇等。 X0 B* S- v1 [ d' |
9 J) A0 q% T1 C7 j8 o7 c' b 三、会后整理完善 $ R0 b$ M1 n" r' L* r# m6 j2 b5 E X0 \" p$ g
会议纪要内容的来源是会议记录。因此，会后及时整理好会议记录很重要。由于现场记录十分紧张，字迹不可能很清晰，而且每个人都有一套适合自己的现场记录法，有些常用术语，当场记录时往往简化了，不及时整理，隔时一久，有些问题就搞不清楚了。" q4 u o+ [/ l; D& w& f, E 作者: 铜陵秘书 时间: 2012-11-22 10:53
一、会议记录格式 : T$ U. }; n. ]6 U 一般会议记录的格式包括两部分：一部分是会议的组织情况，要求写明会议名称、时间、地点、出席人数、缺席人数、列席人数、主持人、记录人等。另一部分是会议的内容，要求写明发言、决议、问题。这是会议记录的核心部分。 i0 ?; F5 W/ R( M
对于发言的内容，一是详细具体地记录，尽量记录原话，主要用于比较重要的会议和重要的发言。二是摘要性记录，只记录会议要点和中心内容，多用于一般性会议。$ ^ U+ a: a9 Z* r: O% Y2 ]: D
会议结束，记录完毕，要另起一行写"散会"二字，如中途休会，要写明"休会"字样。' m1 K6 l) C! c. s n1 R
# ]; C. ~6 C0 Y1 a I 例文一：$ Z+ q% l, _3 |' o4 H8 w% g
会议名称 会议时间 $ h% Q" T/ B H& q6 N3 J* c# V; e 会议地点 记录人$ g: G% p3 y6 l- l( A
出席与列席会议人员 ) C2 l7 U3 u- J; q 缺席人员 o& `3 Z9 M. } \0 K# ]
会议主持人 审阅 签字 ; C& B, x8 f, `. H 主要议题 ( z5 \3 L+ F8 t* Q4 z0 y# W 发言记录：! ~9 A2 R& r+ U- @+ o
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例文二： . j/ b. N6 u9 W' v# A3 { ××公司办公会议记录 9 a0 v+ g- f! C/ a& \ $ ^/ N" M" C4 D& O 时间：一九××年×月×日×时1 l; [( X7 k, q7 J# C
地点：公司办公楼五楼大会议室4 `% \4 e7 ^) B; T' A# C1 q! m
出席人：××× ××× ××× ××× ××× …… / s8 J5 X5 T- z7 ~6 g6 h; V 缺席人：××× ××× ××× ……, {' g8 _/ n" z3 n2 E' e* R
主持人：公司总经理+ S% ]5 t# `' ^* U
记录人：办公室主任刘×× 6 M; B7 \4 d9 g 主持人发言：(略). }% e8 m4 X; _2 J
与会者发言：××× ………………………………………………………………/ {, V. A- f4 r$ e
××× ……………………………………………………………… ! c. \4 j) k$ F* Q& A5 U, k$ Q 散会 2 d/ ^9 J! p. @! {- u% g 主持人：×××(签名) + k$ P$ d4 z" a4 T- ]! `& q 记录人：×××(签名) g' {# d/ T( G( ~9 M8 @
(本会议记录共×页)/ O& ^1 S, X3 `0 G
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$ j( _! ^9 `& o+ H" d 二、会议记录的基本要求% Z* Z) \- R; Z! h3 L( ?$ o
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一、准确写明会议名称（要写全称），开会时间、地点，会议性质。 0 \; D* F9 d8 ~/ q* P9 Y4 H1 O" {4 H) O& l7 I
二、详细记下会议主持人、出席会议应到和实到人数，缺席、迟到或早退人数及其姓名、职务，记录者姓名。如果是群众性大会，只要记参加的对象和总人数，以及出席会议的较重要的领导成员即可。如果某些重要的会议，出席对象来自不同单位，应设置签名簿，请出席者签署姓名、单位、职务等。 1 h K* n9 C: o7 C, u" I 6 h7 y9 Q9 w( Q' Y6 z4 G 三、忠实记录会议上的发言和有关动态。会议发言的内容是记录的重点。其他会议动态，如发言中插话、笑声、掌声，临时中断以及别的重要的会场情况等，也应予以记录。3 N3 {7 \* W" B$ Y
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记录发言可分摘要与全文两种。多数会议只要记录发言要点，即把发言者讲了哪几个问题，每一个问题的基本观点与主要事实、结论，对别人发言的态度等，作摘要式的记录，不必“有闻必录”。某些特别重要的会议或特别重要人物的发言，需要记下全部内容。有录音机的，可先录音，会后再整理出全文；没有录音条件，应由速记人员担任记录；没有速记人员，可以多配几个记得快的人担任记录，以便会后互相校对补充。 % O$ Y6 S' F/ D& e4 d 0 s( [6 f# s4 Q7 h 四、记录会议的结果，如会议的决定、决议或表决等情况。 ' l( a2 y/ f" o q' F( c/ \, N' |' Q+ z: `1 o: K% \* v
会议记录要求忠于事实，不能夹杂记录者的任何个人情感，更不允许有意增删发言内容。会议记录一般不宜公开发表，如需发表，应征得发言者的审阅同意。 0 r' V) Y5 Y/ A0 a& d# ]0 N! I* f% R( q; }9 U. \6 Z( E2 Z
* B9 d0 Q+ a) r" t% ~. B 三、会议记录的重点 ) z- t- m! P" E' V0 K3 j; s' W, U: H' s
会议记录应该突出的重点有：2 H @+ ]8 n3 [* \
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（1）会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动； . t6 Z: f0 V/ d: ?3 s8 R4 m' {- G2 d$ ~ - O; ^: ]+ v+ v+ W) j3 L' W% }- J （2）会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解； / `4 A! ?4 _; C$ Q" t! x; p& H . k+ W1 o0 |6 ?( a1 f' f3 c/ ^5 H （3）权威人士或代表人物的言论；: A6 Y: D1 v2 J% i
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（4）会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论； : _2 k. D6 r1 Y1 p4 V6 e: U) l+ G x0 o. T" v) w( q3 C! c
（5）会议已议决的或议而未决的事项； $ n/ {$ v3 |7 c1 p$ R: O- P/ z# u$ j# P
（6）对会议产生较大影响的其他言论或活动。 3 l: {+ s# p0 s% K$ C& ]# n1 r: Z% L' O2 C
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四、会议记录的写作技巧 + U' |! G V8 N/ T" i " ?2 X9 q/ V: V3 y n+ e 一般说来，有四条：一快、二要、三省、四代。* A9 ?/ | _( d. |
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一快，即记得快。字要写得小一些、轻一点，多写连笔字。要顺着肘、手的自然去势，斜一点写。 9 M, o# ?! y3 Z 2 I9 Q. I9 S' \& v+ X& I7 ?8 }' v 二要，即择要而记。就记录一次会议来说，要围绕会议议题、会议主持人和主要领导同志发言的中心思想，与会者的不同意见或有争议的问题、结论性意见、决定或决议等作记录，就记录一个人的发言来说，要记其发言要点、主要论据和结论，论证过程可以不记。就记一句话来说，要记这句话的中心词，修饰语一般可以不记。要注意上下句子的连贯性、可讯性，一篇好的记录应当独立成篇。' Z6 ]! e1 X5 w' B( p1 \
7 D8 L$ z( ?, U0 p 三省，即在记录中正确使用省略法。如使用简称、简化词语和统称。省略词语和句子中的附加成分，比如"但是"只记"但"，省略较长的成语、俗语、熟悉的词组，句子的后半部分，画一曲线代替，省略引文，记下起止句或起止词即可，会后查补。% S. ?( [( R, I" W: B
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四代，即用较为简便的写法代替复杂的写法。一可用姓代替全名，二可用笔画少易写的同音字代替笔画多难写的字；三可用一些数字和国际上通用的符号代替文字；四可用汉语拼音代替生词难字；五可用外语符号代替某些词汇，等等。但在整理和印发会议记录时，均应按规范要求办理。 ( g! r; D0 W) x* f4 O. c # u' P/ K5 ~9 E. E 五、会议记录与会议纪要的区别3 H- h; W/ A$ v' a$ _- ^
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会议纪要有别于会议记录。二者的主要区别是：第一，性质不同：会议记录是讨论发言的实录，属事务文书。会议纪要只记要点，是法定行政公文。第二，功能不同：会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档；会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。作者: 铜陵秘书 时间: 2012-11-22 10:56
会议纪要作为一种反映会议基本情况和精神的纪实性公文，有着传达会议议定事项和重要精神的作用。一份好的会议纪要，对提高工作效率、确保工作顺利进行有着十分重要的作用。由于笔者经常撰写会议纪要，时间久了，总结出几点经验现笔录于下以资交流。7 \# n6 c" F+ Q* p
, y) O+ T' p6 ^ O- N" c 笔者认为，写好会议纪要关键注意以下几点：: [% G9 b* U q7 ?
- D8 d" C* k# d' V 一、吃透精神，领会实质，把握基调 ' u! N) {1 g; L% G3 [8 I1 X# O2 h
撰写会议纪要前一定要仔细研析会议记录，分析每一位发言者的发言，归纳会议决议，全面吃透会议精神，领会好精神实质，把握住会议基调。这样在落笔行文时才能够“统筹全局驾驭全篇”，体现“要旨”！才能够确保所要传达的会议精神和部署的事项不“失真”不“跑调”。0 c. @ o3 D' P/ g; w$ T
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二、删繁就简- H. C8 O8 G6 ~: c. W