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标题: 怎样当好一个文字秘书 [打印本页]

作者: 小范 时间: 2012-11-9 07:22
标题: 怎样当好一个文字秘书
为什么要专门说文字秘书？
秘书的种类很多，五花八门。文字秘书仅仅把持文字这块。一个好的文字秘书不一定就是个好的机要秘书或生活秘书。一个全才的秘书很少，培养起来也很难。
文字伴随一个人的一生。做的事，说的话转换为文字的艺术层次非常不一样。同样一件事情，一百个人用文字表述有一百个版本，这就是文字游戏的魅力所在。
平时比较少跟各口各部门的文秘一块交流，但我想都在一个大单位，在座的都是干着秘书这摊子事，从事着文字工作，都很敏感，许多道理不需要说得非常白，点到为止。我结合个人的心得谈点感受。
分几个部分一块讨论交流：
一、对文字工作的认识要适者生存，做到“三个适应”：
（一）适应网络。以前的文字传播非常局限，最多是广播和报纸，电视和杂志都很少。过去的英模人物基本上的报纸和广播宣传出来的。比如邱少云、焦裕录、雷锋，等等，离不开文字。现实历史里肯定有比邱少云、焦裕录、雷锋等更感人的人物，只不过没有通过文字传播“炒作”出来。（我用的“炒作”是加双引号的，没有贬义的意思）。
举例：只要是人都有两面性。邱少云如果不是被活活烧死，他在连队可能还是个“后进”战士。这家伙性格冲动，打架开小差，还敢跟连首长排首长顶嘴。从管理的角度上，不是一个听话的兵。潜伏的前一天，连长指导员还专门找他谈话，怕他守不住纪律，趴在离敌人居点仅几十米的地方时间长了受不了暴露目标。
事实上，副班长看着他被活活烧死，为了整个战局这么痛苦的死法。死了之后连队也不是很重视，因为那场战斗连队死了好几个战士，连里只向上级报请给他追记三等功。团机关的一个干事下来调查，形成一个事迹材料报上去，才宣传起来的。
人的思想意识好坏主流要看关键的时候。我从不认为十几二十岁的小年轻不冲动听话就是好兵，那叫没血性，没男人味。看一个人的好坏要看主流，尤其是现在这样的社会里，会说色段子的人骨子里头不一定就不好。我们看福建电影制片厂拍的电影《突发事件》，里面巫刚演的那个县长就是这样的人，县长都说段子，但他确实是一个想为这个县做点事情的；电视剧《忠诚》里面的那个秘书也是，看着稀里马达哈，后来到一个县里当书记，一心想为这县做事情，死在了抗洪一线，日记本上记满了工作和对一些现实的无奈。
看一个人的本质要看关键的时候。急难险重的时候不怕死冲在前的，本质不会差哪去。一个单位的领导班子也是这样，集体的凝聚力和战斗力在关键时候的必胜信念中，在关键时候的运筹帷幄中，在关键时候的高效协调上，在关键时候的尽职履责上是不是得以充分体现。
好象有点跑题了。
适应网络有两个问题：
1、要为自己写的东西负责。
先把好自己这一关。反映单位或个人事情的文字在挂网之前要认真推敲核对，看是不是不妥，是不是符合保密要求。网络上的东西客观点看，真真假假弄不清楚，有的东西看看笑笑，别太当真。前年的陕西周老虎事件，开始谁会认为是假的，如果不是网络，弄不好就弄假成真了。
2、要对网络大众传媒的威力要有足够的认识。举例：罗彩霞事件，不是网络发现不了；杭州70码，不是网络可能就私了；南京土管局周久耕会议桌上放烟和戴手表，不是网络他官当的好好的；还有一个问替党说话还是替老百姓说话的，不是网络还就是一句口头禅。当兵的人口头禅特多，很容易被记者抓住把柄。比如，一个领导随口说了句“妈的个B”，这种口头禅说者可能无心的，但如果被记者或者有心人听到，就会变成“xx领导开口骂人妈的个B”，把柄一抓网上一挂，就有可能叫他下台。
安徽小岗村的党支部书记沈浩，去年我去小岗村参观还到他办公室调侃。他是省财政厅下派的干部，四十多岁五十不到，年富力强，为号称中国第一村的小岗村做了好多事，全村人认可，胡锦涛都接见他，肯定他的成绩。前段时间突然去世了，死的不是地方，可以说死在酒桌上。他是头天晚上接待几批上级工作组，喝多了酒猝死。网络给曝一下，不先进掉了。如果他是死在办公室或者田边地头或者哪家个体经营店铺里，估计现在全国人民都在向他学习，亲友团全国作先进事迹报告，弄不好胡主席还给句类似“向沈浩同志学习”的题词。
这就是网络的威力。
（二）适应社会。这个社会很现实，可以说大多数人不喜欢听虚的东西。白驹过隙，变化很快，写什么一定要有新意，而且要不断创新，要不然很快被淹没掉。做文字工作的，尤其是在我们的这样一个层面做文字工作的，别跟大环境大社会拗劲，徒劳无益。
（三）适应文风。过去文言文，三字经，八股文。现在是直白文，大白话。尤其我们这一层面的，不是专门的理论研究者，一切从工作实际出发，在客观规律的前提下有效发挥。
举例：我们单位做的“每周一星”，“名星”都是些工作生活中的身边人，同样写“名星”，有的事迹看了很舒服，感觉生活化里的一个人，确实在平凡中看到灿烂的地方，炯炯有神的地方。但也有的写的过于“高度”，感觉脱离了生活和工作的本身，有点像文化大革命时的东西，反而使这个人没那么灿烂了。另外，写一个人物，一定不要把他写的面面俱到，这世上没有十全十美的人。
马勋骋写的《街面纪事》、《马爷爷进大福州》，社会化的文风；积一写的总经理工作部综合组的事迹也比较人性化、生活化。
二、对文字工作的认识要与时俱进，转变“三个观念”：
（一）变“被动做秘书”为“主动做秘书。做主宰文字的主人，不要被文字奴役。
现在的国有企业从事文秘工作的岗位，总体上讲，缺乏主动性，跟私有企业没得比，预见性和敏感性不太足。写“大道理”一套一套，写“市场预测”无奈无奈。
原因：
1、客观上，手头上都有事情。看起来每个单位和部门的杂事都很多，事务性工作多。所谓事务性是指日常工作，除开文字部分的工作占了很大一部分，每天都忙不完。事实上，这种工作连秘书基本功的最基本都算不上，没上过学的人都会干。加上各自的互补性不强，一岗几责不行，做土工的就是做土工，不会木工活油漆活。正事做不来，杂事又做得杂七杂八，怎么当好一个秘书？
这就有个“压力”与“能力”的问题。在处理“压力”与“能力”的关系上要客观分辩。前段时间我有参加系统基层单位调研，跟一百多个基层单位的中层干部和员工交流，几乎每个单位都有相当部分员工反映工作繁忙，压力大。
我个人感受：员工工作岗位中，有部分确实是因为职责内工作量大、人力资源配置不尽合理、交叉工作多等因素造成的繁忙和压力；但也确实存在着个人能力与岗位素质要求不匹配，承受压力能力与勇于承担压力的意志不足问题。在客观分析和处理造成“压力”原因的同时，要正确看待“压力”与“能力”的关系，能力好的秘书一天可以出个大报告，能力差的秘书一天写个看电影的通知都写不清楚，还整天叫忙忙忙累累累，忙个氇，累个驴。
你想追求事业的成功就要做好承受压力的准备。如果我们想站得更高，走得更远，就得不断提升自身的能力，积累更多的工作技巧，工作素质越高，压力就会越小。
读书也是这样，懂得学习的方法，事半功倍。有的临时抱佛脚一下，还考了好分。一样的道理。
2、主观上，动力源不够。主动介入不够，我们做点事写点东西，只有好坏的问题，没有会不会的问题。
举例：河南省委书记孟学农上台没多久因为安全问题撤销职务，他总不能说我刚上任的，不了解情况，这个责任我不能承担。
这是命，你只要进入了这个岗位了，你就得担起这个责任。
我们常听到一些单位和部门员工说一句话：啊呀，我们这里没有什么东西可写。真的没有新闻吗？肯定不是，而是主观上没有去动脑筋，没有从深层次去发现新闻，不会挖掘和总结。
你在一个地方工作生活，就得跟人打交道，要打交道就要交流，只要是交流就肯定有启发或感悟。这个启发或感悟就能变成新闻。所以说，不是没有“新闻”，是没有“记者”。
举例：我老家浙江的江山市，八几年我刚上初中的时候家家户户都只有广播，很少有电视。有一天县广播电台有个记者到我们村里来采访，住在我家里。我就觉得奇怪，这村里有什么新闻值得播颂呀？晚上记者找我们全家漫不经心地聊天，聊到我的堂叔跟堂婶两口子经常为一些小事情吵架。记者非常感兴趣，一听来劲了，问这问那的，有的问题问得我莫明其妙。第二天一大早这记者就去采访堂叔堂婶。两天后，一篇洋洋大观广播稿就播出来了《从夫妻吵架看新农村的变化》，说以前吵架围绕阶级斗争，再后来是家里穷围绕吃饱肚子，再后来是围绕别人家都买拖拉机电视机了我们怎么买不起，每次吵架的层次不一样，逐步递进，一个夫妻吵架史就是一个中国农村的社会发展史，内涵非常丰富。
吵架都有文章做，这个记者后来到浙江日报当记者。这事给我的感触很大。我那时把他当偶像看，会想将来能有他这么厉害就好了。我就感悟到：只要你用心体会和挖掘，真是到处都是新闻，随处都有东西写，你用心了，一把干玉米能变成一堆爆米花。
3、行动上，做时间的摆布品。秘书工作的性质跟其他工作不一样，没有严格的八小时工作制。单位和领导要个东西，你不能说我现在下班了，明天上班再说，这不行的，要有强烈的工作职业感和超前意识。
单位年中的总结年初就要开始思考，年终的总结年中就要开始思考。党和国家的大会要提前一年甚至几年来筹备，要有这种超前意识。
（二）变“他说了算”为“我说了算”。文字好就是秘书的金钢钻，你要站好位置，没有金钢钻，怎么做瓷器活？但即使有金钢钻，也有个技术问题。
1、不是搬别人的话而是整理别人的思路。你是胡锦涛的秘书你就得站在国家主席的层面上写东西。你是电力系统的秘书，你就得站在电力系统层面上写东西。三个感觉很重要：
（1）代言感。代他人说话的意识。古人写作家书，你要把人家的意思写明白。我们写材料按“自己”的意思写，这个“自己”不能等同成“小我”，弄不好有可能直接被领导否定掉，领导画大圈叫你删除，很难看。我在部队的时候亲眼看到一个干事给政委写讲话稿被政委直接给撕掉，难堪加难受，回到办公室说不想当这个破干事了，我宁愿去连队带兵踢正步。
所以说，一定要有你所在单位乃至整个集体这个“大我”。有这种代言感，就会增加你写作的激情。
（2）对象感。写作的时候，通常是一个人的劳动，关上门的脑力劳动。但不能只是“说自己的话”，要把你代言的人的思路整理成文字，或者把单位的整体状态表现出来。有这样的感觉，自然而然会“生”出一些技巧，这也很重要。
例子：领导讲话稿的写法。领导讲话稿难写原因：一“多” 二“新” 三“度”。有几招管用：
第一招:把自己“当领导”。要进入“忘我”境界，忘记自己的身份，闭门写材料就要从领导的角度去思考问题。
第二招：少来“大道理”。就像“烧菜”一样，必须有特点、讲口味，才能赢得“消费者”。
第三招:“秘书，秘书，秘密抄书”。理解:“秘密”就是要“暗暗地下功夫”，“抄书”就是学习和积累。
第四招:学会“照镜子”。就是看看别人文章再看看自己的文章，对照一下，但不要照搬照抄。
（3）创造感。例行公事的劳动，往往是呆板的劳动，呆板的劳动不可能有激情。结婚后的人都有这样的感觉：夫妻时间久了没激情了，平淡如水。
举例：《蜗居》里的宋思明想跟老婆亲热一下，正在兴头上，老婆突然说明天女儿上学的什么忘记了，爬下床铺去找东西。没劲了吧。夫妻之间如果善于创造，激情可能还会回来，这就是生活情趣问题。
写材料也这样。写作中，可能要想获得自己的一篇得意之作很难。但是一篇文章中，得意的一个题目、得意的一段、得意的一句乃至得意的一个词，是可以的。
前些日子，上级来考核我们单位领导班子，汇报材料的标题和框架稍改了一下，感觉就不一样。原标题《锐意改革进取，提升创建成效，为全面推动公司科学发展努力拼搏》，这种标题新意不够，而且显得虚缥。把标题直接改为《创建一个“四心级”的经营班子》，围绕“政治素质好的班子心明眼亮、经营业绩好的班子心勤手勤、作风形象好的班子心底无私、团结协作好的班子心怀大局”四个主架来写。强调经营班子以“四心”为标尺，尽忠尽职，矢志建设一个“能谋善战、力争上游、出类拔萃、众志成城”的坚强集体。
细心的人会发现：“能谋善战、力争上游、出类拔萃、众志成城”四个成语的头一个字连起来就是“能力出众”。
这样，文字的特色就出来了。
年初的保密工作检查报告也是，在整改措施前面加上一句“几事预则立，不预则废”。整篇报告就有了生机。
所谓的创造，就是突破自己，自己写的东西不仅要跟别人不一样，自己跟自己也要不一样，上一篇与下一篇也要不一样。有句话：取法乎上，得乎其中；取法乎中，得乎其下。
我们有的秘书在工作中会出现照搬各部门的材料的情况，不怎么推敲，导致后期许多问题冒出来。比如我们单位，有的部门就是有这样的想法，反正有你总经理秘书把关，我随便把东西给你。一不注意就会出错。
举例：报社的编辑也这样。我有个战友加老乡在《福建海都报》当记者，他的文字能力一般，但他摄影技术好，市民提供新闻线索，他把素材给弄回来，大概是这样件事，过程内容、时间、地点人物弄齐，图片拍好，全扔给编辑。编辑的工作就是把这些素材整理上层面，说看图说话也可以。我们秘书要做的就是这种“编辑”工作。
所以，在文字材料要有这种意识：“我是这个单位的秘书，文字上我说了算；我是这个部门的文书，部门文字上我说了算”。事实上做不到，但得有这种意识。
具体要做到写作技巧的多元化：
一是写作思维的优化。辩证思维、逆向思维、推断思维，从微观思维走向宏观思维，从直觉经验走向理性思维，从保守向存同求异，从单一向立体，都是优化的手段。
二是写作手法故事化。这个故事不单是故事，有参照的实例。也不要通篇的高度概括，理论与实际脱离得太远。
举例：今年的管理论文有几十篇，大概看了一下，有部分单纯是就理论说理论，这是中央党政研究室的工作，高度高到天上去了，对我们基层单位一点实际意义都没有。企业的论文就一定要按照企业的特点和实用来写。换句话说，论文搬下来可以直接使用。
三是写作角度平民化。不要打官腔，哼哼哈哈的没人爱看。我们面对的大多不是马列主义理论研讨者，一切从工作出发。再说了，真正的马列主义毛泽东思想也是强调理论联系实际的，要在客观实在的前提下把文字升华了。
四是写作语言通俗化。不要太深奥，好象你最有文化最有水平，弄个材料大多数人雾里看花，什么深奥的词语和异僻字，这没意思，看文章的人有他的思维和鉴别力。
2、文字要有内涵。同样一件事，不同的人写出来的东西不一样。
举例：同样是“请省纪检的人来上一堂课”。如果就事论事，还就是请人上了一堂课。深层一点写，是开展勤政廉政教育，是请党和政府权威部门指导我们搞好勤政廉政建设，提高了一个层面。再提高一点，就是双方建立了防腐倡廉合作机制。谁能说不是呢。
什么叫内涵？不同的人也不同理解，但大多数人都有个共性的理解。除非是非常专业的东西，一般材料好坏一看就知道。有句话：我不会盖房子，但我会数几间，房子质量好不好、美观不美观知道的。
同一内涵也不能一直用。为什么这么说，一件事情写成文字后大家接受了，但你反复用，人家看了就有点不舒服了。
有的单位把几年前的总结年号改一下，就发到总经理部来了。我们好几个单位都这样干，我一看就知道，只不过没吭气。
内涵有时是“捡”来的。要从自然心态中抓到技巧。如：
写材料有内涵要掌握三个方法：
（1）标题架构法。未成稿时题为梁，成稿之后题为眼。现在盖房子都是框架结构，钢筋混凝土框架就是结构，结构就是内涵，一样的道理。写材料有框架不会来回犹豫，空耗精力，可以尽早进入构思和写作过程，胸有成竹，事半功倍。
当然，搭框架要花掉许多时间和精力。写大的报告必须走这一步。
例子：总结性文章的架构（总经理报告为例）
基本要求：一是完整连贯。二是疏密相间；三是有变化。
基本结构：包括内部结构和外部结构两种：
内部结构。就是文章内在逻辑结构，称之为“脉络”。
外部结构。就是文章的形式。包括层次和段落、过渡、开头结尾。
学会打腹稿。就是列提纲。
有充足的准备材料。巧妇难为无米之炊。十步九回头，写了撕、撕了写;对整个集团公司情况的了解.各单位的总结材料等。
最后是文字的修饰。
（2）即兴抓捕法。抓住即兴的一瞬即逝的感觉。直感，第一感觉最鲜明，立即记下来，要不过后就忘记了，怎么也想不起来。
例如：老总讲的自己的安全存在的不足自己看不到，别人来检查或其他单位的人来一看就看出来了。为什么有的人久居一地反而写不好这个地方。
（3）记忆筛选法。过去写过的东西可以拿来再提炼，经常会有惊喜的发现。
　举例：大才女张黎莉写的《HELLO，一本留在世界银行总部的刊物》。把记忆里的东西从一本杂志的角度展开来说，整个世界银行贷款的情景展现出来了。该文章获省电力系统庆祝国庆60周年征文比赛一等奖。
3、自己不能先失信心。领导交待写个东西，写了，但不一定采用或完全采用。投稿也是，一次感觉没什么，两次就有失落感了，三次就没信心了。慢慢地，就有点泄气了，反正我弄的东西不行。不是换一种思维，不行就要多写，多写了不就行了吗。
举例：福建师大教授朱以撒，在福建省文学界重量级教授，我当他偶像级的人物，书法、散文独领风骚。但他曾经连续五年投稿，一篇都没采用，坚持投稿。
我的第一次上稿是《人民前线》骑缝里面的几十个字《32360部队某营组织干部微机等级考核》，欣喜若狂，夹在影集里面好久。
没有那种底气和信心，怎么可能做好秘书？时间长了，不但没信心，甚至于脑袋一团酱糊掉。
是不是一个好秘书跟文凭高低有关系，但不是必然的关系。写材料是一种特殊的“技术活”。这种技术活没有最好，只有更好。但是，你如果有文学文艺方面的专业资历，再加上工作实践的煅炼，比别人好是应该的。
举例：水工部王智写在信息网上的文章《工作本身就是培训》，我引用一下：
日前，在尾水门槽水下检查的作业现场，发现潜水员身着潜水服背负气瓶，从船头一跃入水，很是诧异，觉得这是一种违章作业。本人参加了国家电网安全规程修编，在国网安规中，对潜水工作有具体的描述，但没有潜水员入水可以跳跃的说法。于是，要求施工单位提交安全作业规程。施工单位——青岛太平洋工程公司，不敢懈怠，不远千里从公司本部发来传真，该单位的安全作业规程（作业指导书），赫然写道，轻装潜水一般情况下应沿水绳下水，高度2米以下也可直接入水。于是乎，船头跳水可以算作一种合规合矩的作业行为。
我个人的一点认识，不对之处请批评，感谢大家！

作者: 娱记 时间: 2013-2-13 22:53
秘书是党政机关运转的枢纽，起着承上启下、综合协调、参谋助手的作用，它的效率、质量和水平，对党政办能否高效地服务和保障经济社会更好更快发展起着举足轻重的作用。
下面，就如何做好党政秘书质谈几点自己的感受。
一、多听,多记,增加自己对所在单位背景材料的掌握。一个
单位有很多的部门和人员构成，了解他们的工作内容，并一一记录下来，随时查阅，做到心中有数。这样你才能更好的做好协调，使各项工作有序的进行下去。
二、准确地领会领导意图。多站在领导的角度考虑问题，一则这是你进一步做好今后工作的经验积累,另则也是你对领导负责任的表现.做好受委屈的心理准备。如果对领导意图理解不透，把握不准，体现不好，就很难按照旨意完成任务。在实践中，可通过以下几种方法去理解和把握领导意图。一是从平时言谈中捕捉。领导的思想、主张，大都是通过言谈阐发出来的。平时，无论是跟随领导下基层调研、参加会议，还是在处理日常办公事务中的一些事情，对领导的发言以及主要观点和主张，要准确记录下来。对领导口头交待的内容，也要注意反复领会。尤其是领导在各种非正式场合的谈话，平时比较零碎的看法、意见等，一定要“善闻其言”，细心收集。这些思想虽然可能一时用不上，但它往往是形成决策的重要过程和内容。二是从日常行为中发掘。行为是思想的客观反映，领导的意图必然要通过一定的行为方式表现出来。因此，对领导不仅要善于“听其言”，还要善于“观其行”，注意从行为表现中发现其思想和主张。三是从阅文批示中揣摩。无论是领导阅读各种文件、报刊的批示，还是对秘书人员草拟材料提出的修改意见，常常是针对某一问题的思想和观点的反映。
三、做好协调工作。党政办从某种意义上来说就是协调部门，协调方法的质量如何，直接关系到工作的成效和机构的高效运转。我认为，概括起来，主要是把握好三个环节。一是注意身份，不以势压人。党政秘书在机关工作中，要接触各种各样的人。每个人都有自己的性格特点。这就要求秘书必须具有能与不同性格人打交道的能力，在协调矛盾与问题时要注意把原则性和灵活性结合起来，做到谦逊而不失原则，任劳而不积怨气，委婉协商而不以势压人。二是要诚实为本，不欺骗他人。协调时要光明磊落、实实在在，一是一，二是二，不耍小聪明，不玩弄权术。否则，最终会将协调的后路堵死。三是要公正处事，不偏心偏爱。在日常工作中，上级与下级，部门与部门之间出现意见或分歧是难免的。秘书在协调这类问题时，应依据分歧的客观情况，从维护大局、有利于工作出发，客观公正地协调，决不能从个人好恶出发，厚此薄彼，偏心偏向。
四、学习写作。一是学习公文写作的基本知识。公文在取材利益、布局格式都有很严格的要求，这些规定和要求需要熟读公文写作书籍来掌握和了解。二是学习范文。模仿也是学习写作的一种很重要形式，根据自己所要写的内容，选择上级文件、单位档案、领导讲话、新闻报刊的一些好文章进行精心研读，用心揣摩其思路及语言风格，细心体会其谋篇布局、形式特征。三是向同事学习公文写作。俗话说“姜还是老的辣”，在较为长期的写作实践中，那些老秘书往往有着异常丰富的公文写作经验和高超的写作技能，要以积极主动的姿态、诚恳谦虚的态度不断向他们请教，对他们帮助修改过的文章要反复阅读，要细细体会改动的妙处，不懂之处还要多问，直到弄懂为止。
五、工作上的失误。工作上难免有错误,做错了事情（与工作有关的事情）要主动同领导承认.不要等领导发现、找你。摆正自己的位置，不要借领导的影响干一些不属自己干的事情，尽管你是为了领导。对外要维护你所在的这个组织和领导的威信。贬损组织形象和领导威信，别人也会瞧不起你。

作者: 陈璐 时间: 2013-3-16 16:20
感谢分享

作者: 峰海之路 时间: 2013-3-23 16:32
文字伴随一个人的一生

作者: 总是想太多 时间: 2013-12-5 17:23
正在看着，找到类似有帮助的材料少之又少

作者: 云岭老秘 时间: 2014-1-18 16:24
好好好好好好好好好好好好好好好好好好好好好好好好好好好好好好

作者: 个个 时间: 2014-1-19 11:38
看了还是挺有收获的！

作者: canghai003 时间: 2015-2-25 16:49
秘书的种类很多，五花八门。文字秘书仅仅把持文字这块。一个好的文字秘书不一定就是个好的机要秘书或生活秘书。一个全才的秘书很少，培养起来也很难。 :

作者: lx_10651 时间: 2015-11-2 16:45
不错，是一篇好文章，对我这样一个刚参与写作的人来说，值得学习。

作者: 野马笑西风 时间: 2016-4-24 07:19
这个人说得很实在，细细品味。管用。

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