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标题: 秘书工作无小事 [打印本页]

作者: wanga01 时间: 2012-8-22 17:21
标题: 秘书工作无小事
“，有时说错一句话，做错一件事，办错一个文件，往往会造成很严重的后果。”周恩来总理曾语重心长地告诫。相信秘书工作者都有这样的工作体会：小事办好了是小事，谁也不会去注意，但办砸了就是大事，给工作造成失误，就要被追究责任。
对党委办公厅（室）来说，许多具体工作都是小事，都是一个个细节。正因为如此，市委何立峰书记在市委办公厅第一支部换届会议上强调，“对工作不要以事小而不为，眼高手低。如果连小事都做不好，能做大事吗？”、“细节决定成败，……，要通过细节的落实来体现责任。”我最近读了汪中求先生写的《细节决定成败》一书，结合学习何书记在办公厅第一支部的讲话精神和多年的工作实践及生活经验，对细节有了一点粗浅的认识和感悟，现将其写出来，与大家进行交流探讨。
一、细节究竟是什么
“细节”一词，按照《新华字典》的释义有二：一是“细小的环节或情节”，二是“琐碎而不重要的小节”；按照《辞海》的定义，即“琐细的事情，无关紧要的行为。”在很多人的意识和观念里，细节就是一些细微的、琐碎的、不值一提的小事或小节。因为细节细小、琐碎，人们常常自觉不自觉地忽视它，或者因时间、精力有限而顾不上它。更有一些急功近利的人，认为细节无足轻重，不足以影响大局，更不足以成就大事，因而对细节不屑一顾。细节到底是什么？细节真的无关紧要、无足轻重吗？细读《细节决定成败》之后，我深深感到：细节需要用心才能看得见，细节非常重要，对细节切不可小看。
细节是成败之源。细节是事件的颗粒、链条的环节。世上的大事、大节都是由一件件的小事、一个一个的小节构成的。细节不是孤立的存在，而是系统的存在。细节之间是相互联系、互相作用、不断发展变化的。任何事件发生、发展的过程，都是由一个个细节的量变积累到质变的过程。细节再怎么细、再怎么小，都是事件链条上不可或缺的、重要的一个环节。“千里之行，始于足下”，“千里之堤，溃于蚁穴”。这些格言警句都说明了这样一个道理：看似“细”和“小”的东西，既足以“成大事”，也可以“乱大谋”。电话的发明人贝尔只是比前人多做了“转动四分之一周螺钉”这么一个小小的细节，把间歇电流转换成等幅电流，就成功发明了电话。而我国前些年澳星发射失败，就是因为在配电器上多了一点0.15毫米的铝。也许有人认为，是战略决定成败，所谓“运筹帷幄之中，决胜千里之外”。但是，战略都是从细节中来，再回到细节中去的。也就是说，一方面调研、抉择、权衡等工作做得越细，战略就制定得越科学、准确；另一方面再好的战略也要落实到每个细节的执行上。办公厅（室）犹如一台高速运转的精密机器,秘书工作者好比机器上的螺丝钉，其工作的好坏，直接影响到机器的运转。秘书工作头绪多、环节多，“错误”的种子无处不在、无时不在，稍不留神，稍微不慎，随时都会生根发芽，导致工作出现纰漏，甚至酿成大错。不少秘书人员大概都有这样的经历和体会，一个会议开得很顺利，就因为主席台座次没排好，有个领导的文件没送到位，惹来很大的麻烦；一篇讲话稿写得很好、很出色，就是因为出了几个错别字，就几乎功亏一篑。现实工作中，由于犯“低级错误”而导致严重影响的类似的深刻教训很多，不胜枚举。
细节是效率之基。效率，简单地说就是正确地做事。做一件事情做一次就成功，要比做二次才成功的效率高一倍，而要保证一件事情做一次成功，就必须确保把构成该事情的每一个细节都能正确地做，且一次性做成功。现代标准化的大生产管理，就是将可能预见的细节都实行标准化，让员工按标准执行，尽可能避免误差，从而保证每一个细节都能正确地做。这种做法的客观效果就是既保证了工作完成的质量，也大大提高了工作效率。要提高工作效率，就必须提高工作中每个环节的效率。假如一件工作由5个环节组成，假定每个环节完成的效率都是90%，那么完成这件工作的效率就只有（90%）5=59.05%。该事例确切地说明了细节具有累积的、甚至是按几何级的缩小或放大效应。正因为如此，著名的质量管理专家克劳斯比说：一个由数以百万计的个人行动所构成的组织经不起其中1%或2%的行动偏离正轨。试想，当一个文件下发后，当几十、几百甚至几千双眼睛盯着一个错别字特别是关键内容的错别字时，其负面影响是可想而知的。管理大师德鲁克曾说过：“管理好的企业，总是单调无味，没有任何激动人心的事件。那是因为凡是可能发生的危机早已被预见，并已将它们转化为例行作业了。”秘书工作要避免各种纰漏从而提高效率，就必须充分敏锐地预见各种细节，并全力以赴地把细节做好做细，避免返工，避免意外。试想，当一份有几十页且要印几百份的文件材料，由于校核时的疏忽，等全部印出来以后，才发现有错页或错别字，需要重新付印。这样的效率能高吗？姑且不论成本，有时还会因为效率低，赶不及时而误了大事。可见，细节是效率的基础，做好细节是提高效率的前提。
细节是质量之本。细节是构成事物的基础，是对事物情节最丰富的表现。对每一个细节精雕细琢、精益求精，是铸造一切精品的根本。所谓的高质量，就是用近乎完美的细节有机组合而成的，没有细节,也就没有质量。很多事情，一个人能做，别的人也能做，只是做出来的效果不一样，究其原因往往是一些细节上的功夫，决定着完成的质量。20世纪世界最伟大的建筑师之一的密斯??凡??德罗在要求用一句最概括的话来描述他成功的原因时，他只说了5个字：“魔鬼在细节”。他反复强调，“不管你的建筑设计方案如何恢弘大气，如果对细节的把握不到位，就不能称之为一件高质量的好作品，细节的准确、生动可以成就一件伟大的作品，细节的疏忽也可造成一个宏伟规划的失败。”世界建材巨头百安居内部执行的质量保证程序中，单是对商品包装、说明书、条码就有近50条细则要求。以条码在包装箱上的位置问题为例，就会有多达5个具体规定。比如，条码符号空白区外边缘距包装边缘应保持至少5厘米的距离……百安居取胜的关键就是通过无数的细节来对产品的质量层层把关，为消费者提供可信赖的商品。艺术精品需要每一个细微的地方都精耕细作、精雕细刻，以达到近乎完美的境界。工作也是同样,只有把每一个细节、每一个环节都做精做细，才能造就出高质量的精品之作。
二、为什么要重视细节
二千多年前的老子就认识到：“天下大事，必作于细；天下难事，必成于易”。“千里之堤，溃于蚁穴”，古人对细节重要性的强调不可谓不郑重。汪中求先生在《细节决定成败》一书中更是一针见血地指出，“对细节的重要性认识不足、了解不够，是不可能做好细节的。”党委办公厅（室）是党委重要的工作机构，其工作人员的一言一行等细节都体现着党委的形象，都连着工作的大局。正如省委办公厅张广敏主任所说的：“小事之中有民心，细节里面有政治；小事之中连大局，细节里面连形象；小事之中藏学问，细微之处见精神；做好小事强基础，抓实细节出作风。”
细节关乎政治。政治无处不在、无时不在。秘书工作做对了,都是小事，都是份内的事，做得再出色，在领导和外人看来都是理所当然的，但万一出了纰漏，有时那怕是一个错别字，都可能酿成笑话，在特定的情景下甚至成为原则性、政治性的大事情。曾有一位在某党报供职的首席记者，因工作疏忽，在新闻报道中将“泰国总理”写成了“泰国总经理”，一字之差不仅让他丢掉了“无冕之王”这个金饭碗，而且影响到泰国政府对该报的看法，这就成了一个严重的政治问题。一般而言，人们常关注大事、注重大节，易轻视小事、忽视细节，殊不知小事与细节是群众观察、评价党员干部的一个重要方面，是领导衡量、评价一个人、一个部门的重要依据。秘书人员的言行举止、待人接物等工作生活的细节，都能见证其人格、品行，都连着民心，都关乎政治。
细节体现水平。同一项工作任务，不同的人完成的水平往往不一样，究其原因就是在一些细节上下的功夫不同。坐过上海地铁的人都知道，上海地铁一号线是由德国人设计的，看上去并没有什么特别，直到中国的设计师设计的二号线投入运营，才发现一号线中的很多细节如设计相应的站台门等都被忽略了，结果二号线运营成本远远高于一号线，至今尚未实现收支平衡。难道是中国的设计师没有德国人聪明？我想未必。关键在于对待细节的认真和细致的态度。秘书工作也是一样，有时一句话、一杯水、几行字，就能体现出服务的水平。
细节连着责任。管理学有一条“不值得定律”，说的是：不值得做的事情，就不值得做好，结果也就做不好。该定律反映出人们的一种心理，一个人如果从事的是一份自认为不值得做的事情，往往会保持冷嘲热讽，敷衍了事的态度。这样不仅成功的概率小，而且即使成功，也不会觉得有多大的成就感。秘书工作具有辅助性、服务性、幕后性等特点，决定了秘书的角色应该是助手、是配角，其工作都是具体事、琐碎事。但是，秘书工作又具有很强的特殊性，它是服务领导、服务全局的工作，可以说，其每一件事情、每一个环节都连着大局，都连着责任。无数事实表明，秘书工作无小事，小事办好了是小事，但办砸了就是大事，就要负相应的责任。接个电话不是什么大事吧？可不少人就是因为接不好而捅了娄子。接电话，事虽小，但能检验你的为人处事，检验你的随机应变，检验你的责任感。值班接电话时，对群众来说，你代表的是党委的形象；对上级来说，你代表的是本级机关的水平；对领导来说，你代表的是干部队伍的素质。
细节反映作风。一滴水可以反射出太阳的光辉。一个细节同样可以反映出一个人、一个单位的作风。对细节是否用心，不仅是一个人责任心强弱的“分水岭”，而且是一个人作风是否严谨细致的“试金石”。因为细节小，总容易为人所忽视，所以往往最能反映一个人的真实状态，因而也最能体现一个人的作风。严谨细致的作风不是一时一事形成的，需要从主观上努力，从客观上锻造，说到底是对细节的长期持续的重视。在党委办公厅（室），可以说，一个电话、一件事情、一张办公桌，都可以反映出一个秘书工作者的作风。比如，领导给你交办某事，你也尽心尽力去完成了。但你认为办完就完了，没给领导汇报。没有回音领导心里就不踏实，不知事情办得怎么样，是否办完了。就这么一个细节，就可以反映出一个秘书人员有始无终、办事不牢的工作作风。
三、怎样才能做好细节
关于如何把细节做好，汪中求先生在《细节决定成败》一书中认为，最重要的，第一就是认识，即从改变观念着手，从摆正心态入手，提高对细节的重视程度；第二就是训练，即从小事做起，从自我做起，严格训练，严格要求，通过“勉强成习惯，习惯成自然”，从而把重视细节、将小事做细培养成一种习惯。本人认为，江中求先生可谓是切中了问题的关键，并给出了解决问题的“良方”。顺着汪中求先生的思路，我觉得做好细节应从以下几个方面努力。
一是要提高对细节的重视度。认识的程度往往决定工作推进的程度。对办公厅（室）工作来说，关键时候关键地方出现1%的错误，就可能会导致100%的失败。因此，对待细节特别是关键性细节切不可小看轻视，对细节要时刻保持一种如履薄冰、如临深渊的精神状态，要正确看待和处理好大和小的关系、量变与质变的关系、部分和整体的关系、宏观与微观的关系，既要从大局着眼，又要从小处着手，既要关注大事，又不能忽略细节，既要有做成大事的志向，又要有甘为小事的心态，既要在战略上举重若轻，又要在战术上举轻若重，做到大事细办、轻事重办，从而把每个工作细节做细做好、做精做出色。
二是要增强对细节的预见性。细节，需要用心才能看得见。汪中求先生注意到：“注意细节其实是一种功夫，这种对事物洞察入微的功夫不是一朝一夕能够练就的，需要长年累月的积累，需要在对每一个细节的仔细观察中不断训练和提高”。办公室的任何一项工作都包含许许多多的细节，在开展的过程中也可以分解出大大小小的环节来，办公室工作就是由点点滴滴、琐琐碎碎的细节串成的。比如，举办一次庆祝大会，就可以分出几百个细节来。看不到细节，或者不把细节当回事的人，对工作缺乏认真的态度，敷衍了事，就只能永远做别人分配给他们做的工作，甚至即使这样也不能把工作做好，而善于预见细节、考虑细节、注重细节的人，不仅认真对待工作，将小事做细，而且注重在工作的细节中锻炼自己、提高自己、寻找机会，从而使自己在工作上牢牢把握主动权，做到游刃有余。因此，秘书工作要从被动中寻求主动，要从按部就班到适当超前，就要充分发挥主观能动性与责任心，努力培养对细节的洞察力，善于预见细节、分解细节、把握细节，善于从细节入手，应尽一切努力，想尽一切办法把细节做好，以细节制胜。
三是要强化对细节的执行力。执行是目标与结果之间“不可缺失的一环”，有什么样的执行力，就有什么样的进度、效果和质量。怎样才能提高对细节的执行力？除了增强责任心和加大奖惩力度等措施外，我的体会就是：注重工作细节，强化过程管理和质量管理，因为“过程可控，质量可控，结果就一定可控”。为此，要建立健全两种工作管理机制:一是业务流程管理机制。统称为“5W3H”工作方法,即工作任务（what）——工作内容与工作量，以及工作要求与目标；做事的目的（why）——这件事情是否有必要去做，或做这件事情的意图是什么；组织分工（who）——这件事由谁或哪些人去做，他们分别承担什么工作任务；工作切入点（where）——从哪里开始入手，按什么程序步骤开展下去，到哪里终止；工作进度（when）——工作程序步骤对应的工作日程与安排；方法工具（how）——完成工作所需用到的工具及关键环节策划布置；工作资源（how much）——完成工作需哪些资源与条件，分别需要多少；工作结果（how do you feel）——工作结果预测，及对别人的影响与别人的评价。这套管理机制是按“目标（活动所需达到的指标或结果）→政策（可以怎样做，又不可怎样做）→程序（行事方法及其时间顺序与行为规划）”三位一体来对工作任务实施过程管理的。二是全面质量管理机制。即“PDCA”工作方式,就是按照计划（plan）→执行(do)→检查(check)→处理(act)等四个阶段，周而复始、循环往复进行工作，每次循环都有新的内容，工作质量也就达到一个新的高度。
四是要加强对执行的纠偏力。计划、方案是死的，客观情况是不断变化的，无论计划方案准备得多么认真仔细、科学周全，都难以预见到执行过程中不断冒出来的意外、偏离。要保证计划方案得到贯彻落实，及时发现、纠正计划执行过程中的种种偏差就显得不可缺少。对办公厅（室）工作来说，加强纠错能力，首先要强化对执行的跟踪和控制。要把每一项工作加以细分，找出工作中每一个需要完成的活动（任务），构建能够反映活动次序和重要性的网络图，确定活动的关键路线和节点时限要求，进而有的放矢地进行跟踪、监督和控制，让问题在执行过程中能够及时暴露。其次，要寻求持续改进工作。要建立健全差错纠正制度，不放过任何不良现象和苗头，发现问题及时通报，及时从主客观方面查找原因，及时采取有效措施加以整改、落实，避免类似问题再次发生。
五是要保持对工作的平常心。态度不端正，做什么事情都很难做好。汪中求先生在《细节决定成败》一书中说道：“总觉得当今时代四处热气腾腾，一派欣欣向荣；但细心观察又觉得不少人心浮气躁，不少事浅尝辄止。”这句话像一根银针扎在现阶段国人浮躁的穴位上。接着他又指出：“芸芸众生能做大事的实在太少，多数人的多数情况总还只能做一些具体的事、琐碎的事、单调的事，也许过于平淡，也许鸡毛蒜皮，但这就是工作，是生活，是成就大事的不可缺少的基础。”作为秘书工作者，一方面做的常常是一些具体的、琐碎的事情，另一方面常在领导身边，对单位人事调整、奖惩分配等涉及利益的事情，难免听得多、看得多、想得多一些，因此更要摆正心态，正确看待自己、正确看待组织、正确看待他人，看淡名利地位，善于解剖自我，加强自我调适，克服不正当攀比，克服心浮气躁、马虎粗心的心态，树立严谨些再严谨些，细致些再细致些的工作作风，以精益求精的精神把小事做细，把细节做精。
《细节决定成败》出版以来，受到社会各界的广泛关注。中国奥林匹克组委会领导亦认为该书是一本好书，对组织好奥运这一庞大的系统工程有一定的借鉴意义。“治大国若烹小鲜”，公共管理无小事。作为一名秘书工作者，我每读一篇《细节决定成败》，就从内心深处对书中的观点多一分赞同，多一分收获，多一分感想，多一分警醒。愿广大秘书工作者都来读一读《细节决定成败》，都来关注细节、重视细节、做好细节

登高必自卑，行远必自迩

细节的重要性勿庸置疑，但如何做好细节是一门大学问。我在《细节决定成败（2）》一书中找到了答案。
一、要做好细节，必须要有好心态
传统教育、中国文化、现实社会，都要求我们要立大志、做大事、建大功、成大业，似乎只有这样人生才有价值、才能赢得尊重。在这种指导思想下，很多人只想做大事、不愿做小事，不注重细节，反映出来的是一种心浮气躁、急于求成的风气。
殊不知，芸芸众生能做大事的实在太少，多数的人在多数情况下只能做一些具体、琐碎、单调的事，也许平淡，也许鸡毛蒜皮，但这就是工作，是生活，是成就大事不可缺少的基础。
我们要认识到，土地督察干部只是芸芸众生里的多数人中的一个，是一个极其平凡的普通人而已。只有这样，我们才能摆正心态，才有做好细节的思想基础。
其实，要想做大事，必须从小事做起。现在人的智商差距愈来愈小，人与人之间在智力和体力上的差异也没有想象中的那么大，很多事情你能做，别人也能做，成功者与失败者之间的差别往往就在于对细节的关注上。看不到细节，或者不把细节当回事的人，往往对工作缺乏认真的态度，对事情只能是敷衍了事。这种人无法把工作中的小事当作一种乐趣，而只是当作一种不得不受的苦役，工作缺乏热情，结果大事没得做，小事做不好。而对敬业者来说，凡事无小事，简单不等于容易，他们考虑到细节、注重细节，不仅认真对待工作，将小事做细，而且注重在做事的细节中找到机会，从而使自己走上成功之路。
二、要做好细节，必须要有强烈的责任感
责任感是一种优秀的品质，一种积极的工作态度。在工作中，责任感强烈的人，都会视本职岗位为实现自我价值和社会价值的人生舞台，从而以饱满的工作热情、积极的敬业精神、严谨细致的作风，做好每一件事情。责任感强的人，工作生活中一个微小的误差也逃不过他的眼神。
要培养强烈的责任感，就要从我们工作生活中的每时每刻、点点滴滴做起，从小事做起，从细节做起，从现在做起，从本职岗位做起。要多问自己“我做的如何”，在工作中出现问题时，要主动承担责任，不可强调客观，推卸责任。要用更高的职业道德标准约束自己的行为，严于率己，低调做人，不浮躁，不敷衍，不推卸，踏踏实实，尽职尽责。
只要我们真正做到将责任感根植于内心，并让它成为我们思想中一种强烈意识，成为我们工作生活中一种积极态度，我们的细节就会做得更好，我们的工作就会更加出色。
三、要做好细节，必须要有扎实的知识积累
谁都能看到、知道苹果一定会掉到地上，但并不是每个人都能研究出万有引力定律一样。做好细节不仅要有好的心态、强烈的责任感，还需要扎实的知识积累，没有一定的功力是发现不了细节上存在的问题。我想大家都曾经有过这样的体会，一件自己百思不解、怎么也解决不了的事情，经朋友一点拨，突然豁然开朗，迎刃而解。出现这种情况的根本原因是自己的知识水平还不够深，功力还不够。
所有的大事都是小事组成的，如果一个人能把小事不断地完成，不断创造性地完成，那么，他就是一个能成就大事的人。让我们以强烈的责任感、良好的心态、认真细致的工作态度做好本职工作，增强执行能力，为国家土地督察事业贡献一份力量，共同走向成功。
责任让人坚强，责任让人勇敢，责任也让人知道关怀和理解。因为当我们对别人负有责任的同时，别人也在为我们承担责任。
责任就是对自己所负使命的忠诚和信守，责任就是对自己工作出色的完成，责任就是忘我的坚守，责任就是人性的升华。
一个有责任感的员工，当他面临挑战和困难时，他会迸发出比以往强大若干倍的能力和勇气，因为他知道，很可能因为他的懦弱而让企业承受巨大的损失，只有勇敢地面对，才有可能真正担当起责任，不让企业遭受损失。
一个逃避困难、不敢面对挑战的员工，很难让人相信他会真正为企业担当什么责任，作为企业的领导，有谁敢赋予他更大的使命呢？
在一个团队里，最需要的就是成员们的协作和彼此的责任感，只有这样，团队的目标才能最终实现。团队的成功靠的是成员对团队的责任感，成员的成功靠的是彼此的责任感。
责任感会让我们在工作和生活之中表现得优秀且卓越。
责任能激发人的潜能，也能唤醒人的良知。有了责任，也就有了尊严和使命。
认真做事只能把事情做对，用心做事才能把事情做好
态度决定一切
一、管理者要注重细节化管理，确保不疏漏每一个环节
古话说：一着不慎，满盘皆输。说的是对弈中棋盘上的拼杀，其实现实中也莫不如此。我曾在网上看过有关美国总统特卫队的纪录片，感觉很受震撼。片中介绍布什总统要去参加一个大学的开学典礼，特工人员提前五天就进驻会场，把一个可容纳三万人的会场的每一个出口、每一个角落甚至每一个座位都进行了详细的勘察，并经过多次论证，最终制订出切实可行的方案进行警力布置。这只是布什总统一个很平常的社会活动，他们就如临大敌一般严密监控，形成了强有力的泡泡安全保护网。也正是因为他们这种周到缜密、万无一失的安全防卫部署，才确保了深受恐怖分子憎恨的布什总统执政多年来的人身安全。我们的基建工作也应该吸取经验，基建工作无小事，每一位员工乃至中层干部都应该事无巨细，层层把关，确保不出现任何纰漏，确保工程质量和工期符合任何一个细节上的规定。
二、关注细节是敬业的态度

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