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标题: 公文讲座，精辟！ [打印本页]

作者: 株洲秘书 时间: 2012-8-1 11:50
标题: 公文讲座，精辟！
用规范语言　写简明文章
――公文写作浅谈
王润涛

文章乃经国之大业，不朽之盛事。仓颉造字成功后，竟然惊动得“天雨粟，鬼夜哭”。邓小平同志说：笔杆子、枪杆子，革命要靠两杆子。宪生省长要求，建立定责、履责、问责制度，并提出能力建设分级目标要求：一般干部，所在岗位应知应会；处级干部，职责范围行家里手；厅级干部，分管领域专家权威。
领导讲话稿起草、调研报告写作问题，在公文写作书刊上大抵都是空白。自古文无定法，不同的领导有不同的讲话风格，但这并不排斥我们去进行一些带规律性的归纳总结。我今天给大家交流的一些认识和体会，可能是肤浅的，如果中间有一些经验型的东西可给大家启迪，就算达到目的了。
一、机关公文的写作特点
《国家行政机关公文处理办法》规定的行政机关的公文种类主要有：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等13种。
《中国共产党机关公文处理条例》规定的党的机关公文种类主要有决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要等14种。
几种常用文种的区别：
（一）请示与报告
“请示”和“报告”都是上行文，是行政机关公文使用频率较高且容易混淆的文种。
一是作用不同。“请示”是向上级机关请求指示、批准；“报告”是向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见和建议，答复上级讯问，报送文件、物品等。
二是内容不同。“请示”是本单位无力无权解决或按规定须上级批准之后才能实施的事项；“报告”是本单位职责范围内比较重大的工作或向上级机关建议，须上级机关知道的事项。
三是容量不同。“请示”应一文一事；“报告”可多事一报，但不得夹带请示的事项。
四是时间不同。“请示”应事前行文；“报告”可在事前、事中、事后行文。
五是范围不同。“请示”一般只主送一个上级机关，不得多头主送或越级主送；“报告”可以主送几个相关的上级机关，其他上级机关也可以抄送。
六是处理不同。上级机关收到下级的请示后，应及时批准、批复（答复），是办理件，下级应在收到上级批复（答复）后才能实施；上级机关收到下级的报告后，主要是了解情况，可以不答复，下级不用等待上级答复。
七是篇幅不同。“请示”的篇幅比较短，一般不超过1500字；“报告”的篇幅相对较长，但一般不超过3000字。
八是结束语不同。“请示”在结束时用“特此请示”、“特此请示，请批示”、“请审示”等；“报告”用“专此报告”、“特此报告”。
（二）请示与函
“函”是不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项的公文。“函”可分为商函、询答函、请批函（请求批准函、审批函）。“函”在公文往来中使用比较广泛，其主要作用有两个方面：一是不相隶属的同系统部门之间询问和答复工作；二是请求平行或不相隶属的职能部门批准有关事项，不能用“请示”或“报告”，应使用“请求批准函”。
在公文撰写中，容易出现“请求批准函”误认为就是“请示”或“报告”文种，在与平行或不相隶属的机关行文时使用“请示”或“报告”，是欠妥的。“请示”与“请求批准函”有严格的区别，主要有：
一是类型不同。“请示”是上行文；“请求批准函”是平行文。
二是主送机关不同。“请示”的主送机关是具有领导、指导关系的上级；“请求批准函”的主送机关是平行或不相隶属的职能单位。
三是内容范围不同。“请示”是请求批准、指示；“请求批准函”是请求批准某项职能事项。
四是行文语气不同。“请示”的用语应尊敬上级机关；“请求批准函”应互相尊重。
五是办复方式不同。“请示”的事项由上级机关批复下级机关；“请求批准函”的有关批准事项由受文单位复函（审批函）。
（三）报告与总结
“报告”是上行文，其主要作用是向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问等。“总结”不是公文文种，但在实际工作中，部分拟稿人将工作总结作为公文文种行文上报，这是不对的。其实，工作总结就是向上级机关汇报工作，可直接使用“报告”文种。
　　（四）意见与建议
“意见”是对重要的问题提出见解和处理办法的公文文种。可用于上行文、平行文和下行文。作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理；作为平行文，提出的意见供受文单位参考；作为下行文，对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行，无明确要求的，下级机关可参照执行。这里着重谈谈作为下行文的“意见”文种。在实际工作中，部分拟稿人往往将“工作打算”、“工作安排”和“工作计划”作为公文文种行文，如：“某某单位2010年XX工作打算”或“工作安排”、“工作计划”等，都是欠妥的。“工作打算”、“工作安排”和“工作计划”不是公文文种。可直接使用下行文的意见文种，规范的标题应为“某某单位关于2010年XX工作的意见”。
（五）通告与通知
“通告”是公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项的公文文种，其主送对象是不确定的。如：“某某单位关于XX的通告”。
“通知”是批转下级机关、转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项。
对上述问题的解决方案有二条：一是把《国家行政机关公文处理办法》、《中国共产党机关公文处理条例》认真学习，熟练掌握；二是把不同文种的范文全部存档，随时查用参考。
　　案例一：汇报工作。自己汇报工作，或为领导起草工作汇报，是我们经常要做的事。汇报工作的能力也是一种执政能力。人民网上有这样一篇文章《毛泽东谈怎样汇报工作：不要让人“强迫受训”》。1956年2月14日到4月24日，毛泽东连续听取国务院34个部门的工作汇报，加上国家计委关于第二个五年计划的汇报，连续听了34天的汇报。这次听汇报，毛泽东不仅在政治上形成了《论十大关系》这个重大成果，其间还对领导干部如何汇报工作提出了要求。包括要有情况、有观点，情况和观点要统一，要发议论；要准确、鲜明、生动，要让人懂，不忘记，不要让人“强迫受训”等。还有一个有趣的例子。1958年1月南宁会议期间，李锐和林一山两人被要求一起向毛泽东等领导人汇报关于三峡工程建设的意见。因为汇报工作的方法不同而效果也完全不同。林一山担任长江水利委员会主任，是三峡工程的“上马派”，担任水电部副部长的李锐是“反对派”。林一山先汇报，讲了两个多小时。时间太长，难免漫无边际。李锐汇报不到半小时，重点突出，要言不烦，让听者印象深刻。对这个重大问题，毛泽东没有轻易作出决断。他说：说了不算，再给三天时间，你们各人写一篇文章，第三天晚上再来开会。按此要求，两人各写了一篇文章，林一山写了两万字，李锐写了八千字（李锐在写作过程中得到胡乔木的指点）。到第三天晚上开会时，所有的领导人都已读过这两篇文章。毛泽东首先讲话，充分肯定了李锐的文章：意思清楚，内容具体，论点可以服人。其结果可想而知。

二、关于领导讲话稿的写作
办公室同志的参谋助手作用怎么体现?很重要是要写好领导讲话稿。因为领导讲话稿，不仅体现的是领导同志的领导水平、决策能力、工作思路和个人魅力，同时由于领导的特殊身份，领导讲话又不只代表个人，往往承担着阐释方针、部署工作、组织协调、指导实践等功能，关系着全盘工作的开展，意义重大。一个会议开得好不好，活动办得成功不成功，很大程度上取决于领导讲话讲得好不好。
领导讲话是机关各类公文中难度最大的一种文体，是一种特殊的“命题”作文。领导讲话稿大体分为三大类：一是会议类讲话稿；二是宣传类讲话稿；三是礼仪类讲话稿。那么，这些公务写作文体究竟有什么特点呢？我觉得它们最大的特点就是不同于文学创作，不同于一般的理论创作、研究文章，有以下几个具体的特点：
一是讲话起草的“作者”具有群体性。公务写作自始至终要遵从领导的意图和要求，有些全局性的报告等还要充分体现民主决策、科学决策的要求。讲话的基本思路，包括主要观点、意见和重大工作举措，原则上应该是领导提出来，或者应体现领导者的要求。一般地讲，大的报告，如政府工作报告、经济工作会议的报告，要由起草班子草拟，要经过自上而下的讨论，可以说是集体智慧的结晶。像这样一些大的报告，反映的是集体意志和看法，我们撰稿的人可以提出大家接受的观点和主张，但不能肆意发挥，把自己的观点和主张强加于人。也就是说，我们不能想写什么就写什么，想怎么写就怎么写，不是凭一人一己之见而为之。即使是一般的稿子，也要经过一定程序把关，不是个人行为。从这个意义上讲，公务写作的作者既没有也不应该要求有个人独立写作的动机和意志，不存在某一个体“作者”，而只能是非个人的群体性“撰制者”。
二是讲话起草的“目的”具有指导性。公务写作的目的跟文学创作、理论研究的目的完全不同。它既不是为了供人“鉴赏”，不是为了抒发个人的“情怀”，也不是提出个人的主张。与一般 “文章”的写作目的也不相同。记叙文在于向人们报告“事实”，议论文在于向人们讲明“道理”，说明文在于向人们传授知识，研究性、理论性的文章在于向人们宣传自己的观点等等。讲话起草的目的在于“指导”，这是由领导者的公权力身份决定的，就是通过领导的讲话、报告指导工作。这是我们现阶段组织和领导政府工作的一种重要方式。
三是讲话起草的“主题”具有鲜明性。主题是指文章的具体内容所表达的基本思想，是写作主要意图的体现。我们常说的“传达贯彻讲话精神”，所谓“文件精神”等，其实就是指的文件的主题。讲话稿的主题必须鲜明。所谓鲜明，就是提出的意见或观点一定要明确而肯定，提倡什么，反对什么，应该怎么做，不准怎么做，都要界限清楚，明明白白，不能含糊其词，模棱两可。讲话稿的主题鲜明，就是要求主题必须“单一”和“直陈”。所谓“单一”就是只有一个主题；所谓“直陈”，就是撰写讲话稿时要直截了当地点明主题，不隐瞒、不含蓄、不潜藏、不拐弯、不寓托、不象征，也不渲染，不夸张，更不允许有半点虚假，要说什么事、什么问题、如何解决，都要直截了当，观点鲜明。
四是讲话稿写作的“材料”具有真实性。讲话是与公务活动的具体工作相联系的。它对材料的要求跟文学创作的材料要求完全不同，跟一般文章对材料的处理也不尽相同。文学创作的材料是素材和题材，它可以经作者加工，甚至虚构，体现作者的主观意图、感情色彩、价值取向等。公务讲话要“写实”，坚持忠于事实的原则，一是一、二是二，有则有、无则无，如实地把客观实在的事实写出来，什么事，什么人，什么时间，什么地点，什么样子，什么原故，都要准确清楚地实录，不能对材料作任何的加工，不能想当然，不允许掺杂任何主观臆造的成分，否则就会带来严重的后果。
五是讲话稿写作的“角色”具有特殊性。我们所写的讲话，主要是为领导服务的，最终要通过领导的口讲出来，而不是为自己所用，所以必须尊重和体现领导的个性。每一位领导讲话都有自己的风格、特点和要求，有的领导讲话涉及古今中外，喜欢旁征博引、引经据典；有的领导讲话立意高远、气势恢弘，喜欢讲时势；有的领导讲话生动活泼、诙谐幽默，喜欢举例子；有的领导讲话朴实无华、通俗简洁、干净利落，喜欢用群众语言；有的领导讲话注重创新，喜欢讲新观点和新语言。同一篇稿子，可能这个领导欣赏，另一位领导不认可。因此，讲话稿在体现基本要求的同时，把领导的意图领会清楚、体现充分，否则领导讲起来拗口，下面听起来也别扭，起草人的辛苦也多半白费。这种写作的角色或者说特殊的“身份”就要求我们必须找准角色定位，以领导的思路、口吻，站在领导的高度来思考问题和从事写作。这就要求起草领导讲话时，要不在其“位”而谋其“政”，“小人物敢于说大话”（我们叫“自我提拔”，阿Q精神），时时处处站在领导者应有的水平和层次上来写作。写领导讲话要会“上天入地”、“顶天立地”，“上天”、“顶天”就是要不怕站得高，就怕站得低；不怕想得深，就怕想得浅。这种角色的特殊性，形象地讲，就是要忘记自我、记住领导，记住听众或对象。此外，讲话稿写作的语言要求也是有特点的，它要求准确、鲜明、简洁、严密、朴实。
从总体上讲，报告、讲话起草有其独特的写作规范和技巧，它有相对稳定的行文格式，但决不是人们所说的“八股文”。由于讲话、报告是我们指导工作的一个重要形式，在文章的谋篇布局上，一般都有无“三”不成文的规矩或者说是约定俗成的惯例。从工作部署的角度讲，它要提出问题、分析问题、解决问题。从贯彻落实的角度讲，它既要讲统一思想认识的问题，也要讲下一步的工作重点、目标、方向等，同时，还要有组织实施的保证。特别是综合性的讲话，在行文格式上，第一部分大都是讲认识问题，第二部分讲需要抓好的重点工作，第三部分讲组织领导保证。在文章每一部分内容的安排上，一般也要讲三条以上。在行文的技巧上，一般每一个段落的开头，都要有一句高度精炼概括的语言，然后细述；在讲某一项工作重要时，都要有一句或一小段高度概括的观点，以提升文章的理论性和思想性，作出我们对这个问题的认识和判断。一篇好的讲话，肯定是有一定思想深度、理论深度的，但这个深度的表现形式不是像理论文章那样，它是用最简洁的语言概括加上翔实的事实来证明的。一般讲话中引用的或概括的一些重要观点，都是理论上已经研究并成熟的观点，或者是对这些理论再升华的观点。它既体现理论上的最新研究成果，同时也有新的理论概括和创新。这样才能打造讲话的“亮点”。
2010年习近平同志在中央党校讲话中强调了改进文风问题。他提出，当前，在一些党政机关文件、一些领导干部讲话、一些理论文章中，文风上存在的问题仍然很突出，主要表现为长、空、假。
长，就是有意无意地将文章、讲话添枝加叶，短话长说，看似面面俱到，实则离题万里。群众形容说，这样的讲话有数量无质量，有长度无力度；这样的讲话汇集的书，有价格无价值，有厚度无深度。
空，就是空话、套话多。照抄照搬、移花接木，面孔大同小异，语言上下雷同，没有针对性，既不触及实际问题，也不回答群众关切，如同镜中之花，没味、没用。
假，就是夸大其词，言不由衷，虚与委蛇，文过饰非。不顾客观情况，刻意掩盖存在的问题，夸大其词，歌功颂德。堆砌辞藻，词语生涩，让人听不懂、看不懂。有些报告、讲话比较注意标题，四言八句很工整，很对仗，但由于过于追求对仗，往往与内容不太相符，词不达意。这也是写文章的一个大忌。我不是反对标题的对仗，但一定要确切地概括所表述的内容。最有名的是现代农业的解释（现代装备、现代理念等，空到空）。
这里，结合我们在实际工作中遇到的主要问题讲几句。
一是有些报告、讲话写的比较平淡。表面上该讲的事都讲到了，面面俱到，但给人的感觉就是提不起“神”来，这样的讲话一般来讲，就是缺少新的理论概括、新的理念、观点和思路，缺乏理论高度、思想深度或者对实际情况了解不够透彻，缺乏鲜明的观点和翔实的分析材料。修改这样的讲话，关键是要从理论上、思想上升华，给予更高的理论概括，补充大量有说服力的分析材料，把文章的气势讲出来，高度和深度讲出来。
二是有些报告立意较好，但逻辑不清晰，层次不分明，比较空洞，不够严谨，有些报告、讲话乍一看，写得很有气势，有观点，有创新，甚至还有不少新名词，但仔细一看，具体内容比较空泛，观点与观点之间、层次与层次之间缺乏必然的逻辑联系，有的有观点，但没有佐证观点的材料，或者观点与观点之间是矛盾的，观点和内容没有达到有机统一，融为一体。这是那些具有一定理论素养但初学公文写作的人容易犯的错误。修改这样的讲话，关键是要理清思路、严谨结构，严密逻辑，贯通文脉，补充与观点一致的内容，使文稿更有条理。
三是有些报告、讲话的内容较好，但观点缺乏提炼。修改这样的文稿，关键是要注重标题的概括提炼，达到标题与内容的统一，标题与整个文稿立意的统一，提升标题的准确性和新意。
四是有些报告、讲话文采很好，文字流畅、生动，气势也好，排比句一串串，很对仗、很工整，但像中央领导的讲话，联系实际不够，这些大都是简单抄袭的结果。我们不是反对借鉴别人好的东西，关键是要联系实际，融会贯通，把“北京话”、其它人的话变成“湖北话”。有些讲话，整段的抄别人的东西，不少美丽的空话、大话，但不接触实际就不能解决问题，“学会抄”是一种本领。还有的把过去的老报告拿来抄，缺乏创新。修改这样的文稿是很费劲的，有的可能要推倒重来，结合实际重新搭框架、调结构、加内容。
五是我们有些报告、讲话分工作业，有的同志写的部分，单个看很精彩，甚至可以独立成篇，但组装的时候就要大动干戈了。（1）内容缺乏概括提炼，从来龙去脉讲到措施，没必要；（2）在文章布局中不协调，有的占用了别的方面的观点和内容。这种情况，可能是在讨论提纲时列得不够细。这在统稿时是要费点周折的，要把这样的章节放在整个文稿中去定位，去概括、去提炼，以体现前后呼应、一气呵成的效果。
六是有些部门提供的稿件，站的层次比较低，跳不出部门思维的局限，文稿的立意也好，观点也好，内容也好，工作举措也好，达不到领导讲话的要求。或者行文的内容过于具体、琐碎、微观。修改这样的文稿，主要是要调角度、提升观点的高度和深度，善于在全局中去定位，去谋划具体的措施和观点。
七是有些文稿不看对象，都是对下布置工作的写法，千篇一律，或者在向上汇报时讲大道理，写一些具体琐碎的工作，把工作讲话的内容往上生搬硬套，或者对基层下级讲一些深奥的道理、生僻名词等。这种不看对象的写作，就是对除工作类文稿外，缺少对其它文体写作技巧的掌握。修改这类缺陷的文稿也要调角度。
这些都是我们在把关中要注意纠正的。
习近平同志给我们开的药方是：提倡短、实、新。
一是短。就是要力求简短精炼、直截了当，要言不烦、意尽言止，观点鲜明、重点突出。能够三言两语说清楚的事绝不拖泥带水，能够用短小篇幅阐明的道理绝不绕弯子。古人说“删繁就简三秋树”，讲的就是这个意思。毛泽东同志为人民英雄纪念碑起草的碑文，只有114个字，却反映了一部中国近代史。1975年，邓小平同志负责起草周恩来总理在四届全国人大一次会议上的报告，只用了五千字。后来谈到这件事的时候，邓小平同志说：“毛主席指定我负责起草，要求不得超过五千字，我完成了任务。五千字，不是也很管用吗？”鲁迅先生说过，文章写完至少看两遍，竭力将可有可无的字、句、段删去，毫不可惜。现在，不少地方和部门按照中央改进文风会风的要求，提出以“能少则少、能短则短、能精则精、能简则简”为原则，尽可能开短会、讲短话、发短文。这“三短”，是我们应当大力倡导的风气。
当然，也不是说长文章一概不好。有内容、有见解的长文章，人们也是喜欢读的。文章长短要视具体情况而定，宜短则短，宜长则长。要坚持内容决定形式，有些非长不可、篇幅短说不明白的事情则可以长些。《庄子》上有这样几句话：“长者不为有余，短者不为不足。是故凫胫虽短，续之则忧；鹤胫虽长，断之则悲。”意思是说，野鸭子的腿虽然很短，给它接上一截它就要发愁；仙鹤的腿虽然很长，给它截去一段它就要悲伤。这个道理同样适用于写文章。就今天来说，把“野鸭子的腿加长”的文章太多了，提倡短文章、短讲话、短文件是当前改进文风的主要任务。
二是实。就是要讲符合实际的话不讲脱离实际的话，讲管用的话不讲虚话，讲有感而发的话不讲无病呻吟的话，讲反映自己判断的话不讲照本宣科的话，讲明白通俗的话不讲故作高深的话。这就要求我们的文件、讲话和文章，力求反映事物的本来面目，分析问题要客观、全面，既要指出现象，更要弄清本质；阐述对策要具体、实在，要有针对性和可操作性。要实事求是，有一说一、有二说二，是则是、非则非，不夸大成绩，不掩饰问题。要深入浅出，用朴实的语言阐述深刻的理论。要有感而发，情真意切。毛泽东同志笔下的愚公、白求恩、张思德，我们今天记忆犹新，就是因为这些人在他的心灵深处产生过激烈震荡，所以讲出的话饱含深情、富于哲理，能深深植入人民心里，引起共鸣。
　　三是新。就是力求思想深刻、富有新意，正所谓“领异标新二月花”。如果一个文件、一篇讲话毫无新意，那么制定这样的文件、作这样的讲话还有多少意义呢？可以说，能不能讲出新意，反映一个领导干部的思想水平、理论水平、经验水平以及语言表达能力。这里所说的新意，既包括在探索规律、认识真理上有新发现、前人没有讲过的话，又包括把中央精神和上级要求与本地区本部门本单位实际结合起来，在解决问题上有新理念、新思路、新举措的话；既包括角度新、材料新、语言表达新的话，又包括富有个性、特色鲜明、生动活泼的话。需要指出的是，讲出新意，并不是要去刻意求新，甚至搞文字游戏。更不能背离马克思主义立场观点方法，背离党的路线方针政策去标新立异。《政府工作报告》必须坚持六个两手抓：一是一手抓壮大规模，一手抓调整结构。二是一手抓扩大内需，一手抓拓展外需。三是一手抓应急，一手抓谋远。四是一手抓政府调控，一手抓市场调节。五是一手抓硬资源的投入建设，一手抓软资源的开发利用。六是一手抓经济发展，一手抓民生改善。
案例二：《李鸿忠省长在全省投资工作会上的讲话》起草
文稿起草背景：投资工作是拉动经济增长的三驾马车之一，在扩大内需保增长的背景下，她更成为第一驾马车，是驾辕的马。从国家到省里再到基层，上上下下都极为关注。全省投资工作会是省委、省政府在关键时刻召开的一次极其重要的会议，省委罗清泉书记、省长李鸿忠、常务副省长李宪生都将出席会议，并作重要讲话。会议规格之高是从未有过的。从接到任务开始，我们就组织全处力量，全身心投入起草工作。
文稿起草过程：该文稿起草大致分为三个阶段：一是起草准备，二是撰写修改，三是领导审定。
文稿的准备阶段主要包括三个方面的工作：一是学习有关投资理论知识和扩大内需的政策措施。二是加强资料收集与整理工作。我们收集了李鸿忠省长所有关于投资工作的观点和阐述，密切跟踪统计局与发改委两部门的最新数据和信息，充分了解省内外的发展动态，建立了投资工作信息资料库，形成电子文档，全处人员共同学习借鉴。三是充分讨论并形成写作提纲。处内同志在充分消化和吸收资料的基础上，分头准备了写作提纲，处长组织全处同志展开讨论。大家就讲话稿的观点、框架、内容进行了充分的讨论与交流，各抒己见，发言踊跃。通过这次讨论使每一位同志对文稿的写作意图都有了充分了解。最后处长在讨论的基础上初步理出一个写作提纲。初步写作提纲如下：
一、摆上特别位置，充分发动投资引擎
二、采取特别举措，推动投资工作迈上新台阶
（一）狠抓项目建设“牛鼻子”
（二）多渠道筹措建设资金
（三）提高用地保障能力
（四）下大力气改善投资环境
（五）不断深化部省合作
三、发扬特别作风，以饱满的精神状态做好今年的投资工作
（一）强化争分夺秒的时间观念，狠抓项目的争取和对接。
（二）强化克难攻坚的拼搏精神，狠抓项目的建设进度。
（三）强化周到细致的服务理念，狠抓执行能力建设。
（四）强化廉洁奉公的自律意识，加强项目监督和管理。
提纲经室领导通过后，进入文稿的撰写修改阶段。我们进行具体分工，由一位副处长和两位年轻同志承担写作任务，各分工一部分独立撰写。各执笔人分别就自己承担部分进行了深入分析和更进一步的资料收集，充实材料和数据，并形成初稿，由副处长初步统稿。副处长根据总体情况的把握，对逻辑结构进行了调整，对语言风格进行了修改，使全文形成有机整体。副处长将初统稿交处长把关。处长着重从观念提炼、语言概括以及贴近省长讲话风格方面进行修改、完善，形成送审稿。
文稿的审改阶段主要有两个环节，一是分管主任审改，二是室（中心）主要领导审定。分管领导在审阅完文稿后，召集参与文稿写作的同志开会，就文章还需进一步调整和深入分析的地方进行指导，执笔人再次对领导提出的审改意见进行完善、充实，形成修改稿。分管领导又重点对个别观点的把握和最新发展动态做了一些补充。如强调将扩大投资与优化结构紧密结合，充实了中国证监会发布的《首次公开发行股票并在创业板上市管理办法》、地方债券发行等最新情况。在经过多次反复修改后，室主要领导又亲自作了重要审改。整个文稿起草过程环环相扣，一步一个台阶，渐上层次，渐上水平。

三、调研报告的写作
从实践的角度讲，作为参谋助手，我们搞文字工作的起码有三项职责：一是向领导反映情况，提供信息。二是给领导当好参谋出点子。三是起草领导讲话和文件。我们在履行这些职责的时候，都离不开调查研究。从个人的角度讲，调查研究，对培养工作能力、增长才干的效果十分明显。通过调研，为领导决策服务。要站在领导的角度分析问题。所谓站得高、看得远，培养统揽全局的意识和战略思维能力。由于调查研究需要及时了解上级的各项方针政策和领导意图，通过研究、制定政策，为领导决策提供可靠的依据、建议，能够培养较高的政治水平。由于经常开展调查研究，不断发现问题、寻找问题，探求解决问题的办法，并且要将结果落实到文字上，所以能够掌握多方面的支持，培养出较强的综合分析能力和文字表达能力；由于调查研究需要与方方面面打交道，可以培养出较强的沟通、协调能力，可以说调查研究是增长才干的必由之路。
（一）如何选准调研课题？
选好题目是做好调研工作的基础，选题除了遵循大的原则。如：围绕中心、切合实际，领导关注、群众期盼，目的明确、解决问题，等等，还要注意以下几点：
一是前瞻性。领导的许多决策与未来的发展趋势密切相关，特别是一些重大决策，更是如此。俞正声同志说过，调查研究应该回答领导不知道的事情，不要去讲领导已经知道的事情。因此，调查研究必须有战略眼光，既立足当前又面向未来，注意瞻前顾后。只有把视野放得更宽一些，眼界看得更远一些，能够预见潮流所在和大势所趋，看到苗头性、倾向性的问题，不断接受和发现新生事物，才有可能提出领导感兴趣的题目。如名牌研究，如动漫产业研究。
二是时效性。时效性和前瞻性是相关的，但是也有区别。“文当其实，一字千金”。我们选题必须往前赶，在领导决策之前，要送到领导手上。如果是时过境迁、工作中心转移才慢吞吞的拿出调研成果，即使写的正确、全面、深刻，也为时已晚，成了马后炮，难有大用。事实上，对多数调研成果而言，“身逢其时才能谋当其用”。前几年，我们搞了一个棉花产业化的调研。这个调研，我们花了很大的精力，包括到省外新疆、山东和省内的很多地方，搞了调研。拿出来的报告，应该说还是很有分量的。但是，我们的报告送出去之前，一位省直的退休老领导给俞正声书记写了一封2000字的信，提出要加快我省棉花产业化，书记已经做了批示。我们这个报告送到书记那里后，报告没有得到书记的批示。我们晚了一段时间。虽然报告费了很大的力气，但是没有进入决策。这就是没有时效性。
三是有针对性。李瑞环同志有一句名言“不清楚领导意图的调研是瞎调研，不解决具体问题的调研是白调研”。要增强课题的针对性，一定要把握三个方面：第一，弄清楚领导的意图。有时候领导就是提出一个想法、甚至是一句话，但是，为什么会提出这个想法？真正的意图是什么？就要靠我们自己去揣摩。真正的了解领导所思、所想、掌握领导在关注些什么、在抓什么工作，知道领导想通过调研，了解什么情况，从中得到哪些信息和结论，想要解决什么问题。只有这样，我们才能及时确定选题、开展调研，提高命中率。如果脱离中心工作，远离决策需要，其效果就会大打折扣。第二，在一线工作中发现调研题目。群众是智慧的源泉，他们中间藏龙卧虎，有很多高人；基层干部长期工作在第一线，对群众的疾苦和要求比较了解，同时，大多数基层干部素质比较高，经常研究思考一些问题，摸索一些办法。只要我们放下架子、扑下身子、深入田间地头和厂矿车间，问问家长里短事，听听鸡毛蒜皮言，就可以从中发现一些需要研究的问题，发掘值得总结的经验。我们不少选题，是在与基层的干部群众接触的时候发现的。今年，我们正在做无照经营的调查。起先我们想做一个比较全面的调查。在武汉调研时，我们了解到桥口有一个很好的典型：通过社区来管理，而且做得非常好。所以，我们就放弃了前面说的要做全面系统的调查，就调查这么一个典型。另外，很多专家长期研究某一方面、某一领域，在研究的深度上是我们不能比拟的。我们在选题的时候，要听听专家的理性分析和指导，往往能起到“一语点醒梦中人”的作用，对我们科学合理选题很有帮助。第三，针对具体问题选题。毛泽东同志说过“调查就是解决问题”，为我们指明了调查的宗旨和目的。除了特殊要求以外，调研报告必须针对实际问题，提出解决的办法。要参在点子上，谋在关键处。关于调研针对性的问题，俞正声书记还有一段话“调查研究要集中两个方面的东西：一种是素材性的，比如，基层的状况。另一种是思路性、方法性的东西。素材性的东西，领导在指导工作时可以引用，思路性、方法性的东西，对改进工作更有帮助。什么叫做新思路？就是解决具体问题，不是随便提个大战略，关键是找出解决具体问题的办法。”我觉得一般情况下，选题不要选的太大，要把口子开的合适一点，易小则小，易大则大。
（二）如何吸引领导眼球？
搞过调查研究的人，也许都有过这样的经历：辛辛苦苦写的调查报告，没有引起领导的注意，甚至进了废纸篓。我想，除了个别领导不重视调查研究，或者有些问题不好批示以外，主要原因还是调查报告未能抓住领导，没有吸引领导的注意力。
标题醒目。题好一半文。通常情况下，领导同志由于工作忙，看调研材料往往先看看大小标题和文章的开头，如果标题或开头引起他的兴趣，吸引住了他，他就会接着往下看。做文章要先给人良好的“第一感觉”，好的标题和开头能一下子抓住人，使阅读者欲罢不能，才能收到好的效果。如果局限于固定的模式和套路，千人一面，千题一腔，就缺乏吸引力。标题的形式通常有以下几种：
介词句式。即“关于——的调查报告”。这种句式直奔主题，点明调研的内容、范围、对象等，简洁明了，干脆利落。如果题目所点的主题比较重大新颖，能够引起注意。但主题一般或比较常见，可能会受到忽视。像“关于××单位党建工作的调查报告”，就显得比较呆板，没有什么特色。这种形式的标题多用于综合性、专业性较强的调查报告。
判断句式。用一定判断或评价作标题，既揭示了主题，也表明了作者的态度，让读者一眼就能看出文章肯定或否定什么，能够起到先声夺人的效果。这种形式的标题多用于总结经验、工作研究等类型的文章。
设问句式。这种形式的标题，比较尖锐、鲜明，而且有较强的吸引力，—般用于揭露问题的调查报告。
采取双标题的形式。如《亟待培育的一支建设新农村的重要力量——湖北省农村专业经济协会发展情况调查》，正标题旗帜鲜明地亮出了自己的观点，能引起读者注意，副标题说明调研的内容，对正标题作了必要的限制和补充。这类标题综合了以上几种标题的优点，是应用性、专题性乃至学术性等调查报告用得较多的一种形式。还有一些用新闻句式甚至文学句式，像“民营企业党旗红”、“为有源头活水来”等，形象生动。这类标题多用于总结经验、推荐典型，一般应配上副标题，加以说明主题。
标题的写法灵活多样，无论采取哪种标题形式，都要求概括、简明、新颖、对称。也就是说，标题要能总括调查报告全篇的内容；要用最简洁的文字说明调查报告的主题；要有新鲜感，富有吸引力和感染力；还要与调查报告的内容相对称，既不能“帽大于头”，也不能“帽小于头”。要根据调研内容的需要，适当搞点创新，变换一下句式和表达方式，使标题起到画龙点睛的作用。比如我们有份调查报告，开始拟的标题是“××镇引进民营资本建设集中供水工程的做法与启示”，平铺直叙，不了解情况的看到是一个镇建个水厂，没什么了不起。后来见省领导讲话中提到过“引进民营机制，是搞好水厂建设的一个大问题”，就直接引用后面一句话“搞好水厂建设的一个大问题”作为正标题，把原先拟的标题作为副标题，一下子把文章的立意提高了许多，也比较简洁、醒目，能够吸引人的注意。同样，利用二、三级标题的一些变化，也有助于增强文章的吸引力。在不哗众取宠、故弄玄虚的前提下，适当采用“新闻句式”、“文学句式”等做标题，换换胃口，可能会收到意想不到的效果。
写好开头。文章的开头也很重要，一般要概述为什么对这个问题进行调查，交待调查的时间、地点、对象、范围、经过及采用什么方法，以及简要的结论等。这些方面的侧重
点应根据具体情况而定，不必面面俱到。但必须点出报告的主题，让阅读者开宗明义，了解作者的意图。开头部分常见的写法有：
主旨直述法。即在开头中着重说明调查的主要目的和宗旨。这种写法，有利于读者准确地把握调查报告的主要宗旨和基本精神。因此，它是一种常见的开头写作方法。
情况交待法。即在开头中着重说明调查工作具体情况，如时间、地点、对象等。多用于比较大型的、综合的报告。
结论前置法。即在开头中先将调查结论写出来，然后再在调查报告的主体部分中去论证。这种写法开门见山，使读者对调查报告的基本观点一目了然，也是一种较为常见的前言写法。
提问设悬法。即在开头提出问题，给人设下悬念，可以增强调查报告的吸引力。
开头部分的写作方法非常灵活，没有固定不变的模式。究竟采用哪种写法，要视调查报告的种类、目的、主体部分所使用的材料，以及调查报告的篇幅等情况，作适当选择。但一般应点出主题、交待背景、明确目的，力求简明扼要，只有比较大型的调查报告，才应写得详细一些。
突出亮点。写调研报告像厨师做菜，要把最得意的主菜突出出来，有的还要作专门的介绍，充分调动食客的胃口。当然，其前提是菜要做得好，也就是亮点要“亮”，有独到见解，能发人深省，给人启迪。在此基础上，用适当的形式突出自己想要突出的东西。常用的有：
开头提示。采用按语、提要、简介等，置于文首。简明扼要地说明文章的主旨、重要观点、结论等，便于读者阅读理解，甚至起到先声夺人的作用。
变体强调。为避免重要情况、观点或结论淹没文中被忽略，可以将希望引起读者注意和重视的文字变个字体，或者打下划线加以强调，吸引读者的目光。
标题概括。用一小段话概括主要观点、结论等，用来做二、三级标题，提纲挈领，承上启下，提起读者的兴趣，节省读者琢磨思考的时间。
（三）如何提高调研报告的质量？
衡量一篇调研报告写得怎么样，我认为有这么几条依次递进的标准。
观点鲜明。撰写调查报告是将大量材料进行转化加工、提炼升华的过程，是从感性认识到理性认识的飞跃过程。在写调查报告的时候，面对大量的素材，如何取舍，如何梳理、归堆，如何串起来形成一个有机的整体?首先是确定报告的基调(或者叫立意)。大多数调查报告都有起草者的主观倾向，也就是你对所调查事项的判断，做到心中有数。当然这种判断必须基于事实，在调查过程中形成，同时也要根据党和国家的方针政策，根据事物发展的规律。这样才能立意高远，让人信服。定下基调后，就定下了报告的主线，报告就有了基础。
提炼观点。观点是从素材中提炼出来的精华，是报告的筋骨。观点一般通过二、三级标题和分析、结论、对策建议等体现出来，观点应从大处着眼，站在全局的角度考虑问题，既符合实际，又有一定的深度；既准确抓住事物的本质，通俗点说是站得住脚，又要鲜明，直言赞成什么反对什么。观点立起来，报告也就立起来了。三是充实素材。观点为骨架，素材为血肉，观点源于素材而高于素材，是对素材的高度概括。素材是为了说明观点，是观点的事实依据。要想文章显得丰满耐读，合理分配素材也很重要。必须量体裁衣，作好取舍。素材应紧扣主题和观点，能够说明问题，贴切自然。避免先人为主，拿着观点找素材。
准确明白。即素材真实、数据准确、议论恰如其分，把要说的事、要讲的理，说准确、讲明白，做到条理清楚，逻辑严密，语言通畅，让读者一看就懂，尽量避免字词孤僻
而难认、句子太长而难读、语意杂糅而难懂的现象。准确明白是文章的基本境界，也是起码要求。常言道，真理是朴素的，语言的明确源于思想的明确，思想的明确必然要求表达的明确。问题在于作者是否有这样的追求，是否肯下工夫。
简洁凝练。陈述事实开门见山，议论一针见血，对策管用可行，论题集中，不蔓不枝，篇无闲句，句无闲字，干净利索。简洁凝练其实更是一种功力。倘若没有较高的思想水平和较强的文字能力，就很难做到提纲挈领，高度概括，避免芜杂，一语破的。当今信息化时代对短文的期待更迫切，无论是大事情还是大道理，都应写得短些、实些、精些，用最简洁的语言表述最精彩的内容。当然，那些题材重大、内容丰富的报告，该长还得长。但是，即使是非长不可的报告也要力避冗章、冗句、冗字。
质朴自然。即尽量使用通俗易懂的语言，文从字顺，朴实无华。不矫揉造作，不故弄玄虚，不诘屈聱牙。有的调研报告片面追求排比、对仗，牵强附会、生拉硬凑做文章，比如说硬凑几个化、几个力做标题，提建议时拼凑一个指导思想、两大目标、三大战略、四大原则、五大重点、六大举措等等，尽管费劲费时，但雕琢痕迹太明显，可能吃力不讨好。质朴自然并非拒绝雕饰，而是雕饰之后又不露痕迹，是饱经历练而臻于炉火纯青，是“百炼钢”化为“绕指柔”。质朴自然的关键在于形式服从内容需要，不可因文害义，尽量不使用生僻术语和华而不实的词藻，不随便运用夸张的手法和奇特的比喻。
生动活泼。调研报告主要是用逻辑思维，但又不同于纯粹的理论文章，应该尽量写活一些，力避呆板、老套、枯燥、模式化、概念化。要用鲜活动感的表现形式，不仅把事与理说得准确明白，而且让人读起来有兴致。这一点后面还要专门讲讲。
创新出彩。文贵适用，文贵创新，“言前人所未言，发前人所未发”，创新是最高境界。创新出彩可表现在各个方面，如观点、方法、结构、词句、体裁、风格，等等，但重点是观点创新。文以意为主，意为文之魂。李渔认为：“意新为上，语新次之，字句之新又次之”。一篇文章创新出彩、形成亮点之处，可能就一两个独到的观点，几十个字。有了它，就能使文章亮起来。如《岳阳楼记》中的“先天下之忧而忧，后天下之乐而乐”等等。观点创新的前提是解放思想，实事求是。
（四）如何把报告写得活一点？
一是布局结构合理。行政机关的调查报告很多采用三段论式的结构，像成绩、问题、对策，或做法、经验、启示等。调查报告的主体结构变化不多，只是典型调查、经验总结等可以灵活一些。但其内部结构没有固定的模式，从形式上难以分出优劣，关键在与内容是否协调统一。常见的内部结构形式有：纵式结构、横式结构、纵横交错式结构等。
纵式结构。就是按照事物发展的时间顺序或空间顺序来叙述事实，阐明观点。层次分明，事实有头有尾，过程清清楚楚，便于做到历史和现实、宏观和微观的统一，而且便于读者了解事物发展的全部过程。
横式结构。就是把调查的事实和形成的观点，按其性质或类别分成几个部分，并列排放，分别叙述，从不同的方面综合说明调查报告的主题。这种横式结构的优点是，问题展得开，论述较集中，而且观点明确，条理清楚、有较强的说服力。
纵横交错式结构。就是纵式结构和横式结构的结合使用方式。但一般要以一种形式为主，另一种形式为辅。这种形式用起来不太好把握，搞不好就会显得杂乱无章。
逻辑结构。即从事物的内在联系人手，按逻辑顺序来进行排列组合。从表面看，可能缺少必然联系，互不相干，但内在逻辑联系紧密。不论采用什么形式都应该注意逻辑性，避免概念交叉、重复。
二是妙用图表。图表具有简明、直观、醒目的特点。调查报告中，适当地采用图表，结合文字分析概括，形成观点或结论，图文并茂，可以使读者一目了然地把握事物的总体特征，理解作者的意图，也可以使文章显得丰富、活泼，增强调查报告的吸引力和说服力。
三是语言运用得当。调查报告是一种以叙事为主的说明性、议论性文体，其语言风格也会受到这种文体的限制。我们在写作时，应学会“戴着脚镣跳舞”，尽可能把语言用得活一点。毛泽东是运用语言的高手，他的调查报告有很强的可读性。读过《湖南农民运动考察报告》等文章的可能都有这个体会。
调查报告的行文方法主要有：
夹叙夹议。很多调查报告往往是先摆事实，再讲道理。其实有时把叙述事实和分析议论结合起来，自然贴切地穿插一些提神醒目的观点，可以避免单纯摆数据资料的枯燥乏味，也比长篇大论谈看法、发议论耐看一些。
灵活运用对比方法。我们用得较多的是数据(定量)对比，概念(定性)对比，有时不妨用一些形象对比(如描写变化)、典型事例、人物和细节对比。
细节烘托。调查报告很少用细节，我觉得要看具体情况。细节用得好，可以起到一语传神、烘托主题的作用。
借鸡生蛋。意思是借别人的东西为自己的文章增光添彩。主要有引用(自己人微言轻，说一篓子，不如引用一句权威性的话管用。引访谈对话，增强真实性)、借用(指借用别人特别是专家的研究成果，包括数据资料、结论等，可以少走弯路，增加说服力)、套用(把大家熟悉的名人名言稍加改造，为我所用)。
（六）如何掌握好“度”？
写调研文章，“度”最难把握。其中有：深度。是指在深入细致调查的基础上，对素材的挖掘和对问题对策思考的深度，是一个由表及里，探求事物本质的过程。能见人所未见，想人所未想，挖到真金实银。高度。是指文章的立意和观点是否站得高，看得远，既符合实际，又举一反三，有助于解决普遍性、倾向性的问题，有助于推动面上的工作。还有一个关键是掌握好分寸，既不说过头话，人为拔高，又要从大处着眼，见微知著，使文章不显得肤浅琐碎。我想，掌握尺度可以归纳这么几条：一是政治标准。搞机关调研工作应有政治头脑，不踩红线。二是实践标准。看数据资料是否符合实际，对策是否具有可行性；三是政策标准。看点是否符合党的方针政策、国家的法律法规。在地方、部门政策措施与党和国家政策法规相矛盾时，应小政策服从大政策。四是科学标准。看看是否符合事物发展的客观规律和趋势，是否符合科学常识，在一定时间和空间范围内是否行得通。可能还有地方和部门标准，乃至领导的喜好等，那就靠自己体会了。
案例三：关于把汉南区建设成为武汉城市圈“两型”农业示范区的建议
建设“两型”农业，既是武汉城市圈综合配套改革试验的重要内容，也是我省农业自身发展的迫切需要。按照试验先行，摸索经验，典型引导，全面推广的工作思路，经过对全省各县（市、区）农业发展情况的综合比较分析，我们建议把武汉市汉南区作为武汉城市圈和全省“两型”农业建设示范区，率先进行试点试验。主要理由可以概括为“四有”：
一、有良好支撑条件
(一)农业资源富集。
(二)产业集中度高。
(三)组织化程度高。
(四)生态环境优良。
(五)区位优势明显。
二、有扎实探索实践
已经成功探索出了四种具有自身特色的循环农业发展模式：一是“猪-沼-电－瓜菜”模式。以生猪养殖产生的粪尿为原料发酵生产沼气，沼气发电直接用于生活或生产加工，沼液沼渣则以真空吸污车运送到瓜菜基地用作有机肥，瓜菜的边皮叶又再次循环用于喂猪。二是“猪—沼—鲜食玉米”模式。以猪场粪尿生产沼气，沼液、沼渣和发酵后的猪粪用于种植甜玉米，玉米秸秆经微贮后又用作牛羊的饲料。三是“猪—虫—渔”模式。利用沼渣和猪粪养殖水蚯蚓，建成养殖基地1000亩，再用水蚯蚓养鱼。四是“猪—沼—电—新特菜”模式。利用猪粪便制沼气、沼气发电、供暖、沼渣沼液通过管道输送到菜地，种植有机蔬菜。通过种养方式的改变，全区农业呈现出生产发展、收入增加、生态改善三大效益同步提高的良好态势。
三、有坚定信心决心
在中央批准武汉城市圈“两型”社会综合配套改革试验方案后，汉南区又瞄准发展“两型”农业的目标，自我加压，自费改革，开始进行新一轮的创新实践。先后制定了《“两型”农业发展规划》和《城乡一体化农业发展规划》，加强政策引导和资金扶持力度，对循环农业发展、农业规模化经营予以专项补助，先后立项实施水产生态养殖基地、新特菜基地、快生菜基地等“两型”农业项目近20项，投入项目扶持资金3000多万元，初步建立了政府引导、企业带动、社会参与的多元化农业投入新机制。同时，着手建立“两型”农业技术支撑和质量监管体系。
汉南区委、区政府提出了“短期有起色，长远有根本改变，在全省和全国能起到示范作用”的“两型”农业发展目标。
在工作推进上，汉南提出重点建设十大项目，构建三大板块，形成四大体系的措施。
四、有重要示范意义
近年来，我省在深化农业结构调整，推进集约化种养、发展农业循环经济等方面做了大量工作，取得了一定成效，但从总体上看，农业生产方式依然粗放，资源利用效率依然偏低，农业农村面源污染问题依然较为严重，迫切要求建设“两型”农业。多年来，汉南区农业一直是我省农业战线的一面旗帜，在农业改革发展方面，为我省创造了许多可贵的经验。他们的创新精神值得赞扬，他们的探索实践值得肯定，他们的改革构想和发展理念更需要得到省委、省政府的关心和支持。
在汉南区建设“两型”农业示范区，可以充分发挥汉南区农业发展的现有优势，促进汉南现代农业提档升级，进一步创新农业发展的体制机制，探索新的发展模式，进而在武汉城市圈“两型”社会综合配套改革中打造亮点，为全省农业农村经济发展创造经验。
我们建议:按照《2008-2010年武汉城市圈综合配套改革试验三年行动计划》中提出的对改革任务开展试点的要求，将汉南区作为建设“两型”农业的试点区，鼓励和引导汉南区在建设“两型”农业方面先行先试，为全省发展循环农业、生态农业、现代农业摸索经验，探索路子，作出示范。省委、省政府和武汉市在资金、项目上给予一定的支持，城市圈综改办对其改革试验工作进行统筹、协调、指导、督导和考评，并将试点情况及时总结推广。

案例四：治理规范无照经营。当前治理规范无照经营应该做到“四个转变”：认识上，由“百无一利”向“利弊共存”转变；原则上，由“严肃查处、坚决取缔”向“疏堵结合、分类处置”转变；机制上，由“头痛医头、脚痛医脚”向“长效管理、齐抓共管”转变；目标上，由“无序的隐患”向“有序的监管”转变。

四、语言规范问题
　　几种容易出现的不规范、不简明的表述方法
（一）词语的使用。一是双音节词拆开来用。汉语的一大特点是讲音韵，双音节，便于吟诵，读起来朗朗上口。讲话稿是书面语与口头语的结合，尤其要注意。比如全省GDP达到11300亿元，有的写成“达11300亿”，有的写成“为11300亿元”，从简明角度讲，最好是“达到”、“达”、“为”都不要。二是模糊性用语。比如，说民营经济占到全省经济的“半壁江山”，到底什么比重，是49%还是52%？这种描写性语言写通讯可以，写领导讲话尽可能少用。三是用词不妥。
病例：特大地震灾害为锻炼提高我们的应急反应能力提供了良好机遇。
这句话在语法上没有毛病。但遭遇任何灾害都是一种不幸，把特大灾害说成“良好机遇”，听众在思想感情上难以接受。“海霞”事件。
　　（二）年份的表述。年份要写完整，不要写成06年、07年。
　　（三）分号的使用。有的在分号中夹用句号。分号是一个复句内部并列分句之间的停顿符号。句号是一个完整句子后面的停顿符号。分号只能放在句号里面用，而不是相反。起草讲话稿，一要注意每句话不要写得太长，念的时候没法换气。二要注意少用分号，遇到复杂的并列内容，一层意思一个句号，简单明了，不易弄混。
（四）表达不准
人民日报今年2月18日报导农业部为农民办实事。下面两个标题，哪个更准确？
“为1.5亿农户测土配方--免费”
“为1.5亿农户测土配方施肥--免费”
前一个标题是报导的标题。后一个标题是改造过的标题。从语义上讲，后一个语义完整。从表达上讲，前一个表达准确。测土配方的目的是为了根据土壤养分和作物需要施肥。全国农作物播种面积有几十亿亩，一茬作物100元肥料开支，就得几千亿元。农业部能做到的只是提供测土配方服务。同时，标题要高度概括，只需点明事情，测土配方与施肥的关系可以在正文中说清楚。
（五）数量模糊
病例1：增长5－6%左右。
病例2：单产增加50－60斤上下。
5－6%，50－60斤，表示的是一定的数量幅度，不能再用表示数量幅度的上下、左右。在上下、左右这些表示幅度的词语前面，应有确定的数量，如：5%左右，60斤上下。
还有概数的书写方法问题。国家技术监督局1996年发布的《出版物上数字用法的规定》要求，相邻的两个数字并列连用表示概数，必须用汉字，连用的两个数字之间不得用顿号“、”隔开。比如“三五天，一二十种，一千二三百元”。不能写成“三、五天，一、二十种，一千二、三百元”。也不能写成“3、5天，1、20种，1千2、3百元”。
表示“减少、下降、缩小”等的相对数，不能超过100%、或超过1倍。不能说：价格下降了2倍；粮食减产了120%。从统计分析的计算方法来看，也不会出现超过100%、超过1倍的情况。看下面的计算公式：
价格下降的百分比＝(1－报告期价格÷基期价格) ×100%
（六）滥用排比
排比是一种重要的修辞方法。句子中的各个成分都可以用排比。句群 (句群是由几个意义上前后衔接连贯的句子，按一定规则组成的，表示一个明晰的中心意思的语法单位) 也可以用排比。比如今年《政府工作报告》在辩证分析国际金融危机带来的影响时，在句群中连续用了4个“我们可以利用……”这样的排比表述。排比运用得当，可以增强语句节奏感，加大语言感染力，深化语义表达。但不能单纯追求形式，硬凑排比，因辞害义。
2009年《政府工作报告》在形势分析的最后，我写了这么一句归结性的话：“只要我们坚定信心和决心，不为任何风险所惧，不为任何干扰所惑，就能在应对挑战中把握机遇，在战胜困难中赢得主动，在开拓进取中增创优势。”这个排比用得很有气势，归结很贴切。如果再加一句“在改革发展中再创辉煌”，是不是更有气势？不是，而且多余。一是不贴切。前面主要分析“困难”、“机遇”，没讲怎么改革、发展，还归结不到结果展望上去。二是没把握。当前严峻形势下，不宜轻易下结论。三是无新意。“再创辉煌”这些字眼使用太频、太一般化。
（七）滥用长句
我看过的文稿，有的一个分句就有两行半长。这里从别处抄来一句话。
病例：纺织局批准了厂长免除他因被诬告违反操作规程而被取消由于一年来工作成绩突出被给予晋升一级工资的奖励的处罚的请示。
这句话内容完整，就是过于冗长，看了不得要领。我提出少用长句，至少有四条理由：一是短句好让讲话人换气；二是长句结构复杂，联合成分多，附加成分多，运用中不好掌握，容易出现语病；三是短句符合汉语表达习惯，符合多数人的认知心理；四是凡能让人记住、流传久远，起到良好表达效果的名言警句，都是短语短句。
（八）滥用介词、连词
很多语病是由介词滥用引起的。前面已经讲过“通过专家的精彩演讲”，“使我们深受教益”的例子。
还有一种情况，就是在文稿的导言部分，尤其在一两页纸的致辞中，经常出现介词“扎堆”现象。
病例：我代表省委、省政府，向在为湖北发展建设中给予关心支持和做出贡献的各位企业家及各界朋友表示衷心感谢！
“向、为、在……中”放在一起用，念起来很别扭。

　　五、写好文稿“五字诀”：勤、悟、简、新、细
我国古代对文书撰制人员的要求很高，为皇帝起草公文的，大都由御史、尚书、中书令、内阁大学士、军机大臣等官员承办。地方官起草公文，也都由相当一级的官员承办。汉代光武帝曾下诏，要丞相考核官吏，凡不熟悉吏治业务，书疏不端正的，要连同推荐人一起办罪。唐代行文上下区别甚严，对不符合行文要求的各种情况都规定了一定的处罚条例。我们党对公务文书工作的要求十分严格，曾多次以“文件“的方式对文书撰制工作提出过严格要求。毛主席在《反对党八股》、《合作社的政治工作》一文按语、《工作方法16条》等著作中，对文书写作都提过严格要求。
我们面对的形势是四个深刻：经济体制深刻变化，社会结构深刻变动，利益格局深刻调整，思想观念深刻变化。湖北的发展环境是三个复合：阶段复合，层次复合，类型符合。我们所处的社会是两种社会：实体社会，虚拟社会。我们服务的领导可以说是三超：观念超前，能力超常，精力超强。
对写文章的人有几种形容：一是文抄公，二是百衲衣（和尚的袈裟应该用人们遗弃的陈旧杂碎布片缝缀而成，以示苦修，所以僧人自称老衲），三是鸡尾酒（勾兑），四是泥瓦匠――设计师。
政府研究室的工作涉及方方面面，工农财文计、党政商学兵各方面内容都有。要承担起繁重的工作任务，提高自身的写作能力，关键是要在夯实理论基础、掌握中央的大政方针和湖北的实际情况、了解领导意图、加强调研上狠下功夫，努力做到多读书、多思考、多写作、多领悟，这样，熟能生巧，定会日进有功。
一是要勤――良工不怠勤勉励。加强学习，善于积累。
俗话说，“台上一分钟，台下十年功。”我们的要求是：干事要写到黔驴技穷才出手，处长要弄到江郎才尽才放行，主任要改到山穷水尽才上报，每篇稿子几乎都是搜肠刮肚、苦思冥想，保证了文稿质量的提升。“字字心血、句句汗水”。一篇好稿子是起草人理论政策水平、实践工作经验和文字驾驭能力的综合体现，不是一天两天的功夫，也不是一年两年就能做得到的事情，必须有一个“厚积薄发、游刃有余”的过程。这就要求从事文稿起草的同志必须打好基本功，刻苦学习，长期积累，持之以恒，锲而不舍。加强学习，提高自身的业务素养。书到用时方恨少。我们有些讲话，之所以高度和深度上不去，就是因为缺乏必要的理论概括，理论高度不够。读书的重要性大家都是知道的，用不着多说。关键是学什么，要讲究方法。一是阅读范围要广。从事政府研究工作，除了经济学专业的书籍要读之外，别的书也应涉猎。特别是哲学、历史、文学著作，要挤时间读一点。学哲学有助于打通思想方法，读历史可以增强历史感，看文学作品能提高文字的表达能力，这些都是写好文稿所需要的。此外，现代科学管理方面的知识也要尽可能掌握。现在读书方便，电脑上可以看。二是要讲究方法。哪些书要精读，哪些要浏览，要有重点的读，最好读一些名著名作，尤其是精读深研诸如党代会报告、人代会报告以及历史上一些有名的演讲，通过读这些书，细心揣摩作者研究问题的方法和写作技巧，从中掌握分析问题、解决问题的方法，增强悟性。在研究室工作，从要求上讲应该是“通才”，但一下子要达到这种境界是很难的。我觉得首先要成为“专才”、成为某个方面的专家，结合各自工作分工，把你那个行业的书读好，情况掌握清楚。同时，再加上广泛涉猎其它方面的知识，逐步做到学贯中外，融会贯通，成为通才。省里将今年定为能力建设年，将结合机构改革，定岗、履职、问责，对不同层次的公务员提出不同的履职要求。一般公务员要应知应会，处级干部要成为行家里手，厅级干部要成为专家权威，我们应按照这样的要求，加强不同层次干部的业务能力培养训练。
要注意平时收集和积累资料。领导讲话有轻重之别，也有缓急之分。一般来说，起草领导讲话稿有较充分的准备时间，但有时又是“火线救急”，也叫“急就章”，从布置到完成仅有一两天的时间，甚至只有几个小时，时间紧任务重。而讲话稿需要的材料又是多方面的，也不会因为时间紧迫而降格以求。这要求我们平时必须注意收集和积累有关资料，写今天想明天，“吃在碗里、看在锅里、买回来放在菜篮子里”，避免书到用时方恨少，文到写中无词急。当然，收集资料不能依赖资料、照搬照抄，满足于报上抄一点，网上下一点，自己编一点，例子加一点，而必须在占有材料的基础上吃透材料，从中提炼出观点，写出有份量的稿子。
比如信息和资料收集。我们要及时地为领导收集提供信息和资料，同时我们的工作也需要利用大量信息和资料。所以，收集、整理信息和资料是我们一项重要工作。《国际先驱导报》刊登过一篇文章：《日本如何“公开”研究中国》。其中讲到中央电视台的新闻联播成为日本驻华使馆官员的必修课，每天坚持看，从中分析中国政府和媒体动向。除新闻报道外，使馆官员对中国的大政方针也是“了如指掌”。一位中方人士介绍说，在和日本大使馆的一位官员交流时，发现对方总是拿着一个小本子翻看，小本子上记满了中国的方针政策。一次，那位官员还在中方官员面前滔滔不绝地背起了“八荣八耻”的具体内容。由此可见日方对中国政策研究的细腻程度。外国人研究中国能做到如此程度，我们研究自己应有更高要求。还有大庆油田选址的例子。
二是要悟――心有灵犀一点通。悟上级精神，悟领导思路，悟听众心理。
熟练掌握中央的大政方针和湖北的实际情况，把握领导意图。仅有理论素养是远远不够的，从某种意义上讲，掌握实际情况更为重要，包括中央的一些文件，要反复的研读，准确把握，这样写文章才有依据，不至于出“轨”。对省情的掌握，更是要加强积累，对湖北各方面的情况，都要全面了解把握，对自己分工那一块的情况，更是要了解清楚，烂熟于心，而且是动态的了解。罗书记原来就讲：研究室农业处的处长要比农业厅的办公室主任强，工业处的处长要比发改委的综合处长强。这是对我们的高要求，是掌握情况对搞好研究工作重要性的强调。我们有些文章之所以缺乏翔实的资料，还是对实际情况了解的不深、不透。同时，要善于揣摩领导的意图，快速反应。领导关注什么，我们就要迅速掌握那个方面的情况，不论是省内的、省外的、国内的、国外的都要掌握。领导是一个什么样的个性风格，我们就要适应领导要求，写出体现领导个性化风格的文稿。这样，知己知彼，写讲话时才能灵活自如，应对自如。这方面，我们更应深入研究揣摩。
学习文件，掌握上情，是搞好中心工作服务的前提，也是我们熟悉中心工作的重要方法。中央、省委省政府的重要决策、重大思路、工作部署、具体要求等，都集中储存在党委、政府的文件中。一些我们熟悉，但不一定记得住的专用术语、行政工作语言，都可以从文件中查找。所以，学好文件，熟悉上情，是服务中心工作的第一基本功。
古谚云：涉浅水者观虾蟹，涉中水者捉鱼鳖，涉深水者擒蛟龙。如果不付出时间和精力深入搜集挖掘，是很难获得有价值的材料的。一般来讲，领导讲话稿所需要的材料应该包括三个方面：一是“上情”材料，主要是上级文件、会议材料、调研报告等。要通过对这些材料的细心研读，从中深刻领悟、准确把握上级精神的要点和实质，看有哪些新精神、新要求、新提法，对起草领导讲话稿有什么借鉴意义，在起草中如何吸收和体现。二是“外情”材料。外情材料包括国内外相关方面的发展趋势、研究动态、最新观点，各地一些好的经验做法和政策举措等，主要从各种报刊、广播电视、信息网络和其他渠道上获取。三是“下情”材料。领导讲话一般都是为了解决问题，把当地主要情况和存在问题搞得越清楚，讲话稿就越有针对性，就越能击中靶心。更为重要的是，只有深入挖掘下情，研究新鲜的例证、总结新鲜的观点，采撷新鲜的语言，才能远离书生气，解决东拼西凑的毛病，讲出自己的话，充满时间气息，讲话稿的味道才能出来。
例如，我室就编了一个小册子《鸿忠省长语录》。
三是要简――简为文章之尽境。清新文风，精炼内容。
2005年央视春晚小品《汇报咏叹调》：一位办公室主任喜欢溜会，一天，他没有去参加解决饲料生产质量会议，而去听男高音讲座。领导知道他有溜会恶习，会毕检查“功课”，让这位办公室主任汇报会议精神，办公室主任急中生智，概括为“提高认识、强化责任”等五条会议精神。领导致电另一位参会者核实真假，结果发现这五条概括丝毫不差。
千会一面，其背后则是千人一面，暴露出的是领导话语形象中“官话重、套话多”的共性。问卷调查中，在回答“您所见的官员讲话中，最让您感到不能忍受的是哪一种情况”时，冗长、口号多、老生常谈、念稿成为“官话四恶”，其中21.8%的人认为“冗长”最令人难以忍受。言词滔滔，官话凶猛，2007年5月18日，在河北省科技活动周开幕式上，相关领导一个接着一个念着开幕词，队列中一名小学生终于耐不住烈日炙烤，栽倒在广场水泥地上。温总理在接受《科学》杂志主编艾伯茨的专访中，有一段话至今读来仍震耳欲聋。温总理说，“多一点科学语言，少一点外交辞令，这个世界可能会更加美好”。
当前，在一些人那里，文章越写越长，不需写长的也千方百计拉长，尽说一些“正确的废话，没用的空话，好听的套话”。这不能不说是文风的问题。不可否认，一些基础性理论性的课题，需要大篇幅来系统论述。比如马克思的《资本论》，从人们习以为常的商品入手，系统深入地分析了资本主义生产的全过程，创立了剩余价值学说，揭示了资本主义发展的基本规律，为科学社会主义奠定了坚实的基础。但是我们也应该看到，古今中外用短文章讲清大道理的例子也俯拾皆是。比如秦朝李斯的《谏逐客书》，不过二三百字，却起到了改变秦国国策、使秦不断发展强盛的重大作用。1941年苏联卫国战争期间，面临德军兵临城下、莫斯科处在生死存亡的历史关头，斯大林在纪念十月革命24周年大会上发表了具有历史意义的讲话，非常简短，但高屋建瓴，给危难中的苏联人民注入了强大的精神动力，起到了鼓舞士气、激励民族精神的巨大作用，赢得了莫斯科战役的伟大胜利。毛泽东的《为人民服务》，阐明了我党我军全心全意为人民服务的宗旨，《纪念白求恩》深刻揭示了人生观和价值观的重大问题，《愚公移山》阐发了坚忍不拔的民族精神。这三篇文章都不过千字，但内容深厚，影响深远，教育了几代人，直至今天对人们树立科学的世界观、人生观和价值观仍发挥着重大作用。胡锦涛的《牢固树立社会主义荣辱观》，不过千把字，却讲清了一个重大问题，教育了全党全国人民。这些说明，只要抓住事物的本质，小文章也能讲清大道理。
那么，怎样看待文章的长短呢？篇幅属于形式的范畴。形式为内容服务。应当量体裁衣，当长则长，当短则短。如果是一副小身材，却偏要穿一件大褂，那就不伦不类，必然贻笑于众人。当今我们看到的一些长文章，很多都属于这种情形。我们党历来提倡写短文，但为什么长文之风屡煞不绝呢？原因主要有三：一是形式主义作祟，某些人错误地认为只有长文章才能显示水平，于是千方百计将文章拉长。为此，有的甚至找到报刊编辑部，要求将文章至少保留到多少字数。二是分析概括能力不强，抓不住重点，抓不住本质，觉得什么都重要，什么都舍不得丢，不善于进行提炼概括归纳。三是低估了读者的理解力，生怕讲短讲少了读者不能理解领会。至此，形式便向内容转化。读长而空的文章，读者会产生厌烦之感，云山雾罩之感，不被尊重之感。
当今社会已进入信息化时代，简明、快捷、高效、务实是时代的特征，那种一味追求长篇大论的文风早就陈旧过时了。要改进文风，首先要弄清写文章的目的。早在延安整风时期，毛泽东就在《反对党八股》中要求“采取生动活泼、新鲜有力的马克思列宁主义的文风”，“使大家学会应用马克思主义的方法去观察问题、提出问题、分析问题和解决问题”。总之，写文章要以解决问题为目的。短文章也能解决大问题，因此更能看出水平。古人云：“简为文章之尽境”。
　　怎样使文章更简练呢？
避免重复。文稿中容易重复的有四种情况。第一种情况，标题与内容的重复。写了一个标题是关于什么什么的问题，紧接着正文的起句又是关于什么什么的问题。第二种情况，起句与内容的重复。造成标题、起句、接着起句的文字都一样。第三种情况，前面与后面的重复。同一词语字句，在一篇很短的文稿里面，前后多次出现。汉语的丰富性，在世界各种语言中都是很突出的，可以用这句话说，也可以换句话说，为什么总盯住那几个词句不放呢？第四种情况，句子跟句子、词跟词之间的重复。要注意运用承前省略或承后省略来避免。
　　要炼句。“吟安一个字，掐断数经须。”自古及今，博学鸿儒、文学大师们酌字炼句的佳话不胜枚举。这里要强调的是文稿每段内容第一句话的提炼问题。首句、起句具有标题性质，应起总体概括作用，有了这样的“段旨句”，一段文字要说什么事情，有什么样的结论，一目了然，就能减少很多交待性、说明性的文字，文稿自然就精炼了。
四是要新――语不惊人死不休。新思路、新观念、新结构
出新，就是坚持好的文风，在结合实际上出新，作出新的概括，总结出新的思路、新的观点、新的方法。一篇好的讲话稿，能够有一两个观点、一两句话让人受到启发、受到震撼、印象深刻、流传久远，那就是很高水平了。毛泽东同志的“八大”开幕词，开始由陈伯达起草，毛主席不满意，说太长，扯得太远。弃之不用。毛主席自己写，起草了两个开头，都没有写完。后找到田家英，对他说，不要写得太长，有个稿子带在口袋里就放心了。田家英起草了一个2000字的开幕词。毛主席在讲时，被34次掌声打断，有5次长时间的热烈鼓掌。谁都以为这篇充满“毛泽东风格”开幕词是他的手笔，发出由衷的赞许。毛主席说：“开幕词是谁写的？是个年轻的秀才写的，他叫田家英。”开幕词中有两个名句长久流传：虚心使人进步，骄傲使人落后。领导我们事业的核心力量是中国共产党，指导我们思想的理论基础是马克思列宁主义。
　　打造亮点，使讲话有点晴之笔、留下痕迹。名人、伟人之所以名扬千古，除了他们有睿智的思想和超人的智慧外，就是他们的语言往往是名言至理。在这方面，毛泽东、邓小平同志堪称楷模。读过毛选四卷的人，至今过去几十年了，还能大段大段背出毛主席语录。为什么，因为毛主席的话是革命的真理、共产党人行动的准则。邓小平同志讲“改革是解放生产力”、“发展是硬道理”，短短几个字，可以写出几千篇文章，从某种意义上说是“一句顶一万句”。政治家是这样，文人也是。文天祥的“人生自古谁无死，留取丹心照汗青”，李清照的“生当作人杰，死亦为鬼雄”，龚自珍的“我劝天公重抖擞，不拘一格降人才”，都是千古绝唱的妙语。
　　邓小平同志说过，当干部就是用“笔杆子来领导”。这里的“笔杆子”指的是讲话和写文章。所以，要写出有影响的稿子，很重要的是必须有点晴之笔，有突出的亮点和闪光点。“千羊之皮，不如一狐之腋”就是这个道理。近几年，我们在文稿起草中十分注意培育闪光点，挖掘出一些最精彩的东西，把它突出和烘托出来，这样讲话稿才能有深度、出思想，而不是平平的流水账，既让听的人容易记住文稿的中心思想，又在某一领域内叫响了一些提法。比如，弯道超越的提出。我们感到，长文章好写，点晴之笔难求。只有对情况熟悉了、把道理想透了、将认识深化了，并作出凝练的概括、通俗的表达，才能写出有影响的讲话，才能留下“痕迹”。
　　推陈出新，使讲话不弹老调、常讲常新。对于长期从事文稿起草的人来说，最难写的稿子莫过于份量很重又要常讲的文稿。因为这类文稿要么是常规性的、惯例性的，框架、风格、内容都比较稳定，要么是同一个主题，要在不同地方、不同场合反复讲的。这类文稿如果没有新的思路和写法，很容易老腔老调老面孔，落入俗套，味同嚼蜡，讲一堆正确的废话。我们感到，对于这类文稿，一定要解放思想、敢于突破，在主题思想一脉相承的前提下，尽可能用新概括、新材料、新语言，使人耳目一新。
五是要细――处处留心看究竟。缜密办事，注重细节
有一本书叫《细节决定成败》。有两个成语：举重若轻、举轻若重。我们的职业决定了我们不可能举重若轻，只能举轻若重。这就要缜密办事，注重细节。
严谨细致是决定事业成效的关键要素，在某种程度上甚至决定一个国家的兴衰。《政策》杂志曾刊登过省委秘书长李明波同志的一篇文章，题目是《办公室工作要严而又严细而又细》。其中引述了这样的事例：西方流传着这样一首民谣，少了一个铁钉，丢了一只马掌；少了一个马掌，丢了一匹战马；少了一匹战马，丢了一位统帅；少了一位统帅，败了一个战争；败了一场战争，丢了一个国家。讲的是1815年，拿破仑领导的法军在滑铁卢失败后仓皇撤退，俄军士兵乘胜追击，法军骑兵只好迎战。在试图越过一条冰河时，法军的战马突然跌倒，慌乱中拿破仑下令炮兵向敌人开炮，但拉炮的悍马一踏上冰面也跌倒在地。俄军乘机向拿破仑杀过来，法军打败，拿破仑因此丢掉了王位。拿破仑战败的一个主要原因是粗心大意的士兵忘了给马的脚掌钉上防滑的冰钉。一件疏忽的小事酿成无法挽回的大祸，真是“一马失社稷”！
在对外交往中，细节不仅关系到礼仪，而且关系国与国之间的关系，甚至会震动世界。1989年前苏联领导人戈尔巴乔夫访华，中苏两国领导人见面时是拥抱还是握手，邓小平同志指示外事小组开一次会专门讨论一下。是称同志还是称先生，也费思量。最后定下来的是，只握手，不拥抱；称同志，不称先生。礼仪形式是为政治关系服务的，稍有不慎就会产生重大影响。
在我们的日常工作中，因疏忽大意产生的小的差错不少，如给领导报送的材料缺页、文稿掉字等。不仅文字工作有差错，管理工作也有差错。应当引起高度重视，下大力加以解决。

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