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标题: 公文处理中需要把握好的几个细节问题 [打印本页]

作者: 贵州老秘 时间: 2012-7-23 07:16
标题: 公文处理中需要把握好的几个细节问题
　公文，即公务文书，是社会集团在公务活动中按照一定程序和格式形成使用的文书材料。是上下级之间、部门与部门之间、行业与行业之间相互传递信息、勾通协调的纽带和桥梁，是整个办公室工作的重要组成部分。公文处理是秘书工作的基础，其主要内容包括公文撰写、公文办理与公文立卷归档三大部分，这几乎是办公室文秘工作的全部。下面笔者就围绕这三个方面内容，对公文处理中的几个细节问题，谈谈几点肤浅的体会。
　　一、公文撰写需要把握的几个问题
　　（一）内容要精炼。努力提高公文起草质量，争取做到领导少修改和不修改，这本身是对文秘工作人员（即作者）内在素质的要求。文秘人员要做到这一点，一是要提高个人的思想修养，通过不断地学习和锻炼，树立正确的世界观、政治观、道德观、艺术观、美学观、历史观、文化观，这对作者的文风、作品的质量至关重要。正所谓“志高者意必远”。写作者只有树立了正确、远大的理想，写作时才能正确地“言志”，做到文意深远；二是要有广阔的知识储备，做到博览群书，对各方面的知识才能融会贯通、运用自如。同时，公文写作要求的学识既要博，也要专。比如写一些专业性比较强的材料，没有专业的理论知识作基础，那是写不出好材料的。所以，平时我们既要强化自己的思想修养，又要增进自己多方面的文化科学知识的素养。
　　（二）把握领导意图要准确。所谓“领导意图”，就是领导对撰写某一公文的目的和打算。领导意图的根源是来自党的路线、方针、政策和上级的工作部署。作为文秘人员，平时就得在这方面加强学习，还要主动了解领导近期的工作重点，工作要求及措施等，这些都是领导意图的具体表现形式。最后还要善于揣摸领导的思维方式、语言风格，并尽量把他们用书面化的语言反映到公文中去，这样比较容易得到领导的认可和接受。如果在起草公文前，不了解领导的意图，只能是自作主张地瞎写一气。当然领导意图不可能谈得那么具体，那么透彻，这要靠公文写作人员平时对领导近期工作重点及意向的了解和对领导讲话风格及习惯的掌握。有了领导意图，写作就有了“尚方宝剑”，就知道该写什么，该怎样写了。
　　（三）要注重语言的锤炼。准确、简明、鲜明、易懂是公文语言的基本要求。准确。公文代表着领导机关或领导集体的声音和意见，不准确，含糊不清，摸棱两可，执行的标准就不好把握，就不好执行；简明。毛泽东同志说过：“文字要简短，使他们倾刻间能看完；要精警，使他们一看起一个印象。”公文必须简短扼要，特别是领导讲话一定要注意多用短句，忌用长句子，不要用过多修饰，把意思讲明白就可以；鲜明。公文，不能像文学作品那样，含蓄隐晦，深藏不露，更不能含糊不清，意向不明，它要求清楚、明白，无论赞成或反对什么、提倡或禁止什么、肯定或否定什么，都要非常确切地表述和说明，使人心领神会，一目了然；易懂。公文既要简洁又要易懂，简短而缺意，就只能使人看不懂。所以，写公文不能哗众取宠，不能用那些华丽而不易懂的辞藻，不能用那些自己生造的语言，不能有“学生腔”、“文学腔”，不讲空泛的“官话”，多讲实实在在的“地方话”，多用群众语言。
　　（四）要规范统一。公文的体例、格式要规范，文秘人员要时刻保持兢兢业业、一丝不苟的作风，对经手的每一份文件，都要精刻细雕、精益求精。特别是在一些技术性的细枝末节上，切不可大意放过。比如公文中的“引文”、标点符号、数字、计量单位和层次序号等等，都要仔细核对，力争做到规范统一和表达的意思准确无误。
　　二、把握好办理公文的基本特性
　　作为在文秘工作中占有重要位置的公文办理，最基本的要求就是要做到办理的准确性和注重办理的时效性，这也是标志公文　运行是否正常和办公室工作成败的决定因素。在当前全面落实贯彻科学发展观，积极推进社会主义新农村建设的新形势下，办文工作如何适应新形势的发展要求，进一步改进工作，为领导提供优质服务显提尤为重要。笔者认为关键是要抓住以下三个环节：
　　（一）收文办理要做到准确无误。收文办理要坚持适当、合理分流的方法，按照机构设置部门的职能进行合理的分发处理。办公室人员要充分发挥能动作用，切忌不论事件的大小都是一句“拟：请领导批示”就完事，对上级安排部署比较明确具体的文电，直接送有关业务部门办理，由部门根据情况提出办理意见后再向领导进行确切地汇报。对下一级的一般性请示文件材料，直接送有关业务部门提出初步意见后送领导审阅。这要求办文的人员要充分掌握机构职能和各部门的分工职责，根据收文内容进行准确分发，切忌张冠李戴，把应有甲部门办理的文件分给乙部门处理。必须做到准确无误，才能有效提高办公室的工作效率。
　　（二）发文办理要切忌“事事一纸红文”。要做到可发不可发的文件坚决不发，尤其是那些一般性号召部署多，可操作性强的具体措施意见少，内容空泛，没有多少普遍指导意义的文件，坚决不发。对由部门自行研究确定解决的比较具体的事务，由部门直接办理，减少分流一部分公文。同时，要充分利用现有的办公自动化网络，对能在网上发布的领导讲话和一些简单的会议通知等，不再发文，再减少一部分文件，以免冲淡需要严肃贯彻落实的主题，有效保证重要决策事项及具有普遍指导意义的文件的严肃性，同时也减少领导同志阅批文件的负担，以达到提高整体工作效率的目的。
　　（三）要注重办文的时效性。要注意摸索办文工作的规律，对各类办文的急缓程度做到心中有数，处理起来做到举重若轻，运用自如。
　　1.对一般性的、不牵动大局或工作量较小的公文如：“会议通知”、“会议纪要”、“函”等，工作量不大，工作难度比较低的，应坚持速来速办、来则即办，抓紧完成。
　　2.对时间要求比较紧的公文，也应快办速办，不要延误时间。但应把握好两个问题，一是切不可因为时间要求比较急就粗枝大叶、疲于应付；二是处理好急和“静”的关系。在急中应当保持冷静，切忌忙中出错。
　　3.对一些借鉴的东西尽量加以借鉴，不做无效劳动。比如有的公文的主题词标注，可以参考以往类似公文的标注用词；转发类的公文，可参考上级机关标注用词，不必自己再翻查主题词表。
　　三、公文处理的立卷归档需要克服的两个常见错误
　　公文立卷归档，是公文处理工作的最后阶段，也是公文内部运转处理的最终归宿。公文立卷归档，是指把一年内已办理完毕的具有查考、保存价值的公文，在平时归卷的基础上，加以系统整理，组成一个个案卷，转化为档案保存，这既是公文处理工作的重要内容，又是做好档案工作的前提和基础。在这个处理环节上，文秘人员最容易犯的两个错误：一个是“有文无档”，另一个是“有文必档”。
“有文无档”顾名思义就是没有对公文进行立卷归档。既然公文立卷归档，是公文处理工作的最后阶段，也是公文内部运转处理的最终归宿。没有从事这一环节的工作，说明我们的公文办理程序尚未结束，办理工作是不完整的，这和农民种庄稼只种不收没什么两样。我们在办理公文当中往往忽视了这个环节的工作，平时不注意对形成文件资料的收集保管，导致档案管理工作的资料不全和重要的活动得不到真实记录，更谈不上查考和利用。这也是文秘工作所不允许的。
　　所谓“有文必档”，就是无论重要还是次要，甚至可以不要的文件、材料统统归档立卷，造成形成档案后的保存价值下降和不便于利用。要避免类似的错误发生，必须把握好立卷归档的基本原则，就是要遵循公文形成的规律，保持公文之间的历史联系，把握重点，区分公文的保存价值，便于保管利用。首先，公文立卷决不是人为拼凑、随意组合，而是要遵循公文材料形成的客观规律，保持公文形成的历史联系，才能真正地反映出机关、单位职能活动的历史面貌。其次，公文立卷的目的是为了便于保管和利用，在公文立卷时，要根据不同的保存价值来确定永久、长期、短期的保管期限，把握立卷的重点和价值的区分，按照保管期限来分别立卷，使卷内公文具有更紧密的联系，方便检索和利用。

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