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标题: 办公室主任的“思、书、礼、艺” [打印本页]

作者: 稻草人 时间: 2012-7-18 11:44
标题: 办公室主任的“思、书、礼、艺”
——读宋彬《办公室主任的“勤、齐、书、话”有感
在我们的认识中，在基层单位，办公室是桥梁、是纽带、是窗口、是后勤保障；办公室工作是上传下达、是承上启下；办公室主任是参谋、是助手、是秘书、是管家，甚至还要扮演其余多重角色。在拜读了宋彬《办公室主任的“勤、齐、书、话”》这篇文章之后，受此启发，笔者试图以另外一种方式去解读。
一、思
（一）、思想
普遍的观点认为，办公室主任是领导的参谋助手。在对事物认知的基础上认真研究，合理分析、科学推理，积极为领导决策想办法、出主意，帮助领导制定正确决策，是办公室主任发挥自身参谋作用的体现。那么，最基本的一个要求就是办公室主任必须和上级、和领导的思想保持一致，使办公室的工作符合上级要求，符合领导意愿。
办公室主任虽然拥有“第二首长”的美称，还有“替天行令”的荣耀，是本级机关职能部门的“管家”。然而，无论是多大的主任，其职责都是辅助领导工作的。是“幕后参谋”，而不是“前台领导”；是“替天行令”，而不是发号施令。因此，工作中要摆正位置，对上要到位，对下不错位，对同级不越位。办公室主任作为领导的“外脑”，要想领导的事，尤其要想领导想不到的事。
（二）、思维
办公室主任担任的是领导的参谋助手角色，为使所参之谋符合实际，切中要害，发挥作用。这就要求办公室主任必须在日常的工作与生活中注重研究，勤思善谋，在工作中不仅需要储存信息，还需要处理分析信息，进而得出应对。
办公室主任办事不仅要符合领导的意图和思路，也要超越自我，跳出主任的圈子，站在领导的高度和单位大局的角度来构思立意，谋篇布局。要力求精耕细作，精雕细刻，精益求精。这样才能符合领导的要求，才能起到领导的参谋作用。
办公室主任要有强烈的事业心和责任感，充分发挥主观能动性，就完全可以变被动为主动。为此，平时要善于探索和总结工作中的一般规律，搞好预测，谋事于领导决策之前；抓好工作落实，督办于实施之中；总结得失，反馈于工作完成之后。工作中要善谋全局，出好主意，当好参谋，保持清醒头脑。对于可以预测的工作要想在前、干在先，主动请示、主动汇报、搞好超前服务，这样就可以化工作被动为主动。
（三）、思考
办公室主任工作的性质由于是辅助性、附属性的，是领导的“外脑”，因而决定了办公室主任的工作既要定位准确，又要换位思考。形象地说，长在自己脖子上的脑袋要随时听命于领导，根据领导和单位的工作需要来决定想什么、做什么。而不是自己想到什么，就可以做什么。这便要求办公室主任在工作中要有良好的思考习惯，不仅需要思考领导需要什么，单位需要什么，还要思考执行领导决定的方式方法，思考对单位管理的方式方法。
二、书
宋老师在文中详细阐述的：多读书、多书写、多“上书”、不唯书四种观点在我认为非常实用，非常值得学习。在此，我就不再赘述。从中，笔者学习到一些别的东西，那就是办公室需要建章立制，靠一套科学的、形成书面的制度管人、管事。
（一）、建立制度
中国有句俗话：没有规矩，不成方圆。其意思就是说，没有规则（即制度）的约束，人类的行为就会陷入混乱。这样一个朴素而重要的思想，可能没有人会认为它不正确，所以，对于建立一套科学的、适合本单位的制度的重要性不言而喻，在此就不过分多说。
（二）、执行制度
制度制订得再好、再完善，如果没有严格的执行，那也只是一纸空文，更何况内控制度的建立本身就是一个通过实践不断健全和完善的过程，所以内控制度贵在落实。笔者认为提高制度执行力应从以下方面着手。
1、倡导员工加强学习，提高自身素质。员工素质的提高对于加强执行力和风险压降具有积极的意义。首先应加强岗前和在职员工多层次多方位的定期培训，增强法纪观念，提高政治素质和业务素质；其次要加强思想政治工作教育和职业道德教育，引导员工敬业爱岗，自觉的遵纪守法，从思想层面上、道德层面上增强全员的防腐拒变能力，提高执行力。
2、提高制度制订的科学性、合理性。在制度制订前，要尽可能地对实际工作进行调研，认真征求广大员工的意见，并开展制度讨论。同时各部门之间要加强联系，做到所订制度具有统一性、互补性。制度出台后要相对稳定，对确实不适应形势发展要求的制度不能墨守成规，该及时修订、完善或废除的，要坚决取缔旧制度，确保制度不脱离实际。
3、建立有效的内部激励机制，奖罚分明。强化执行力的最普遍最有效的方法就是制订一系列的奖罚措施，形成一股强大的推动力。目前在内控制度的执行过程中奖惩不明现象比较普遍，这是导致规章制度执行不力的一个重要原因。可将员工的执行制度情况与奖金和职务等相挂钩。营造自觉遵守制度的氛围。执行制度时，要加强辅导和帮助，及时解决执行中出现的问题，并把制度作为一项重要的学习内容。同时还要将员工对制度的掌握程度作为对员工考核的重要内容，激励员工自觉学习制度。在加强制度学习时，可以运用发生的违规案例开展反面警示教育，使大家充分认识不执行制度对集体和个人所造成的危害，从而自觉遵守制度，营造良好的氛围。
4、加强制度执行情况的跟踪和反馈。要建立制度执行情况跟踪制度，在制度出台后，由各职能部门负责及时跟踪该制度的执行情况，并定期进行检查和监督，便于及时查漏补缺，充实完善，把不断强化、完善内控制度作为一项经常性的工作。另外，在执行制度过程中，还要建立部门之间、员工之间相互监督的制衡机制。
三、礼
办公室是单位的门面，办公室无论是工作礼仪还是接待礼仪，不仅反映了工作人员自身的素质，而且体现出单位严谨的管理水平。办公室工作人员的精神面貌和工作作风，代表着单位形象。这便要求办公室需要学习一套比较科学的礼仪制度。

作者: hnhsez 时间: 2012-7-19 09:38
办公室是单位的门面，办公室无论是工作礼仪还是接待礼仪，不仅反映了工作人员自身的素质，而且体现出单位严谨的管理水平。办公室工作人员的精神面貌和工作作风，代表着单位形象。

作者: ytht 时间: 2012-7-19 13:55
真是太好了，谢谢你，学习

作者: 四川-秘书 时间: 2012-8-7 22:38
办公室的礼貌值得重视。

作者: 鄂州秘书 时间: 2012-9-4 17:21
老秘网很好很好很好很好

作者: 夏重阳 时间: 2012-11-6 20:15
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作者: 石羊绿草 时间: 2013-12-23 13:18
独到、另类的解读方式，很受启发

作者: 北京东城秘书 时间: 2014-1-15 10:52
好好学习谢谢分享非常厉害

作者: toyota21553 时间: 2017-6-1 20:53
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作者: 肖委信 时间: 2019-5-23 10:40
从“勤、齐、书、话”到 “思、书、礼、艺” ，理解更深入、值得学习借鉴。

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