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标题: 谈谈企业公文写作中应注意的几个问题 [打印本页]

作者: 大连秘书 时间: 2012-7-18 06:36
标题: 谈谈企业公文写作中应注意的几个问题
企业公文，是企业单位在公务活动中，为行使法定职权所制作的文件。党和国家的方针、政策，上级的指示、工作部署，下级的请示和意见反馈，机关或兄弟单位之间工作的协调、联系等大多是通过文件来传达的，因此，企业公文所特有的性质和作用，对行政公文本身质量提出了很高的要求。若企业公文质量不高，甚至出现差错，所造成不良后果的严重性，将远远超过其他文字材料失误所带来的不良影响。现结合工作实际，就企业公文写作中应注意的问题作一粗浅的探讨，以进一步提高企业公文的质量。

一、选用文种要得当。

企业公文常用的主要文种有“决定”、“决议”、“通知”、“请示”、“报告”、“批复”、“指示”、“函”、“会议纪要”、“通告”、“条例”、“制度”、“规定”、“办法”等。常见的文种使用不当主要是，应当使用“函”的文件，却使用了“报告”。如：我们与建设单位、监理单位等联系工作时，由于是平等的或不相隶属的单位之间商洽工作，询问或答复问题，应当用“函”，而不能用“报告”。

二、文件格式要得体。

企业公文格式一般包括：公文编号、标题、主送机关、正文、附件、发文机关、单位印章、发文日期、主题词、注释、抄报（抄送）机关、签发人等要素。常见的主要问题有：

（一）标题没有准确、简要地概括公文的主要内容，并标明公文种类。有的仅“报告”、“通知”两字，使阅读公文与收文登记者要看了内容后才能了解公文的主题。有的公文标题排列不当，将词组在上下两行中断开，或上行全满或很长而下行仅几个字，如：“歌山建设集团有限公司关于尽快支付×××工程款的函”，将“款的函”放在了第二行就不够妥当，可改为上一行“歌山建设集团有限公司”，下一行“关于尽快支付×××工程款的函”，并用小二号字体加粗居中。

（二）文件主送多个单位或机关。例如：有的文件，是发给建设单位而需要监理单位监督或知晓的，监理单位就不能列在主送单位中，而应用抄报形式。有的文件是报送给政府主管部门请求解决问题的，如果将其他相关主管部门也列在主送机关中，由于主送了多个机关，收文机关就会因为文件格式不对予以退回，或有多个主送机关而不予以解决。因此，凡相关的单位或机关，均应在文件的最后写上抄送的单位，以便及时、有效地解决所反映的问题。

（三）公文的附件未作注明。公文如有附件的应当附注在正文之后，发文单位名称之前，并注明附件的名称和件数，且名称应全称并与附件名称一致。

三、公文写作要合规。

（一）公文写作要符合逻辑。毛泽东同志曾指出“写文章要讲逻辑，就是要注意整篇文章整篇讲话的结构”，就很鲜明的提出了文章结构的逻辑问题。篇章结构包括段落与层次、开头与结尾、过渡与照应，这一系列都要相互照应，结构统一，符合人们思维的逻辑性。篇章的逻辑性不仅仅包括其结构要符合逻辑，其内容也要有逻辑性。一般来说，宜用顺序加标题的形式，如：一、指导思想，二、工作目标，三、具体措施，四、几点要求，以及每一点下面采用（一）等序号再加上小标题，进行依次展开、层层深入的布局，就能达到层次分明，条理清楚，结构完整的要求，也就能使文章更符合逻辑。同一个标题下面或同一自然段中，内容不能相互交叉或重复阐述。如：将市场经营、工程质量、安全生产、工程技术、企业管理、财务管理等方面，并各列一个小标题，然后按内容分开写，这样就能使条理更清楚，便于阅读与理解。

（二）公文写作要分清主次。公文篇章要求有主次之分，以避免下级在执行过程中出现“眉毛胡子一把抓”的现象。公文篇章分主次，首先应对获取的公务信息进行有目的地筛选、加工和排列组合。即将公文的材料、观点等内容要素，有步骤、有主次的加以组织安排。我们可以按顺序把主要内容放在前面，次要内容放在后面；利用大标题和小标题区分一些内容。如：在做好安全生产工作的通知中，可分预防坍塌、物体打击、火灾、触电、食物中毒等方面，而在这些内容中又可以提出更具体、更细化的要求，这样先主后次，逐步深入，就能使公文更具条理性，更容易使人接受、理解和执行。此外还可以在语气、语言上加以强调主要内容，如使用“必须”、“切实”等，以引起阅读者的注意。

（三）公文结构要篇章完整。

1、版面的完整。主要是指眉首、主体、版记的完整，在这三项中缺一不可。在平常的工作中，不少单位时常缺少公文要素或混淆行政公文各要素秩序和位置。如：有的文件缺少发文号；有的文件没有红色下划线；有的附件项被置于版记部分，或被置于生效标识之后；有的附注项则置于生效标识之前，或置于版记的范围内；有的甚至就没有使用页码，等等，这些错误导致公文的执行过程中产生了许多不必要的麻烦。

2、内容的完整。主要是指公文的主体部分要阐述明白、清晰，前后呼应，上下连贯，表述完整。例如，在下发会议通知时，必须将会议的时间（会期）、地点、参加人员、内容和具体要求等表达完整和准确，才能使执行者不会误解。此外，日期不完整或汉字与阿拉伯数字混用（如：0九年3月6日）、单位名称不全或错误（如：歌山集团公司、歌山建筑集团公司、歌山建设集团有限责任公司，或仍用浙江歌山建设集团有限公司，或仅为歌山建设集团）等问题也应予以避免。

3、全篇的完整。主要是追求整体的形式美，使整篇行政公文体现出对称美与和谐美，给人一种视觉享受。公文篇章是否规范化直接影响到工作效率、企业效益乃至整个社会的工作节奏。然而，在一些公文中，却不够注意整体美感。例如：有的证明，“证明”两字用的是一号或小初的字体，正文用的是一号字体，看起来与小字报一样不舒服。有的公文，没有对文字进行两边对齐，各行的最后参差不齐；有的序号采用自动格式，数字与文字相差几个空格；有的各个段落的单元格不一致，或单元格过大（如使用1.5倍行距等）；有些公文中的标题部分未作加粗及用黑体字使之醒目：有的正文与落款相距十几行，且全靠在右边，等等，此类问题不同程度地影响了公文的美观、整齐与清晰，也应引起注意。

四、语言表达要规范。

此外，我们还应多利用业余时间学习有关写作方面的文章，以进一步提高公文写作水平。同时，在写作公文时，也可参照上级行政机关印发的文件或媒体中的有关文章，以不断促进企业公文写作的规范化，为企业发展起到更积极的作用。◎ 葛飞勇

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