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标题: 明确公文写作要求，看似简单实则不凡 [打印本页]

作者: 当代秘书 时间: 2012-7-6 07:07
标题: 明确公文写作要求，看似简单实则不凡
　　公文写作要做到明确无疑,清晰可鉴,让人一目了然,这是一条最基本的要求,也是顺利实现行文目的、确保公文质量和效用的前提条件。关于这一点,著名教育家叶圣陶先生在《公文写得含糊草率的现象应当改变》一文中曾经说过:“公文不一定要好文章,可是必须写得一清二楚,十分明确,句稳词妥,通体通顺,让人家不折不扣地了解你说的是什么。”这就把公文写作的明确性问题提到了一个很高的地位来认识。大量的公文写作实践告诉我们,离开明确这一基础和前提,就会让受文对象难以理解和把握公文的内容,并给执行环节造成障碍。对此,必须给予足够的重视。

公文写作要做到明确,其基本的要求就是要直来直去,把行文的目的、依据、内容明白无疑地传输给受文对象,不使之产生理解和执行上的偏差。而要做到这一点,看似简单实则不凡。就总体而言,公文写作中的明确主要应当包括如下几个方面的内容:

一是观点要明确。即在公文写作过程中要注意明确提出问题,然后靠深刻有力的分析,揭示事物的本质和内在联系,经过分析、综合使问题得到鲜明的解决或回答。毛泽东同志在《反对党八股》一文中,批评“甲乙丙丁,开**铺”的写作方法,就是指文章写作中存在的只罗列现象,而不提出、分析和解决问题的不良文风,属于观点不鲜明。公文写作的明确性程度如何,是体现公文质量与水平的重要标志。它要求一篇公文中所提出的观点和主张必须旗帜鲜明,毫不隐讳。赞成什么,反对什么;提倡什么,禁止什么;同意什么,否定什么,都必须直陈己见,让人一目了然。特别是决定、通知、批复等诸多下行文,更需如此。即便是报告、请示等上行文,如提出几种可供选择的建议、办法或措施,也要明确提出发文单位的倾向性意见,这样做有利于信息的传递以及问题的研究和解决。切忌吞吞吐吐,模棱两可,更不能八面玲珑,回避矛盾。

二是叙事要明确。叙述是公文写作中运用最广泛的一种表达方式。除计划体、法规体公文一般不采用叙事和指令性文体较少使用叙事外,其他如通知、通报、报告、请示、会议纪要、调查报告、讲话稿、典型材料等都必须以叙事为基础。而公文叙事的最基本要求就是要“实叙其事,从某年月日而来,从何人何地何证据。一一叙明,语语确凿,不得一辞娇艳,毋庸半句虚浮”(太平天国《戒浮文巧言谕》)。如果叙事失之明确,过于简略,就会令人莫明究竟,难得要领。例如有一篇关于省政府机关贯彻中纪委《公开信》解决建房分房中的不正之风进展情况的通报,其中只写了检查验收的情况,而对省直机关存在的问题和查处的情况却一笔带过,未加明确详尽的叙述,显然与此类通报的写作要求不相符合。

三是逻辑要明确。公文写作中所运用的概念、判断和推理必须合乎逻辑规则,让人明确所指。在公文写作实践中,因违反逻辑而导致表意不明的问题时有所见,例如有一份《中共××县委政法委关于政法部门加强联合,共同搞好社会治安秩序整顿工作的通知》,其中对“政法部门”就使用了诸如“政法单位”、“政法机关”、“政法各部门”、“公检法司”、“政法治安管理部门”、“政法、公安机关”等各种不同的称谓,前后不一,造成混乱。因此,当同一概念在一篇公文中不止一次出现时,必须做到前后一致,明确无误。同时,所运用的判断和推理也都要遵循明确性的原则。

四是结构要明确。由于公文的内容、社会功用以及受文对象不同于一般文章,因而就决定了其结构上的特殊性,既要明确反映每篇公文的策见内容,又要着眼于为实际应用服务。这就要求在谋篇布局上必须注意讲究艺术,突出表现为要普遍使用标题显旨、篇前撮要、分设小标题、提炼段旨句、标示序码等手段,甚至在法规性文件中要专门采用章条款分列的形式等,以使公文结构视觉化,条分缕析,眉目清楚,明确无疑。在具体行文过程中,还要顾及层次段落的划分、过渡照应的安排、背景情况的交待甚至句子结构的设置等等,都要处理得恰切得体,它们是确保公文写作臻于明确所不可缺少的重要因素。

实际上,关于公文写作的明确性问题,中央早就有过明确的规定。1951年 2月中共中央颁发的《关于纠正电报、报告、指示、决定等文字缺点的指示》一文中对诸多文电在文字上所存在的严重缺点,列举出滥用省略、句法不全、交代不明、眉目不清、篇幅冗长等五大类,而这些都是直接导致公文失之明确的重要原因和主要表现。值得注意的是,这篇《指示》中不仅提出了“问题”,更重要的是给出了解决“问题”的具体办法,尤其是针对“眉目不清”的现象所做出的开门见山、篇前撮要、段前明旨的规定,意义十分重大,影响深远,对公文写作如何做到明确具有极强的针对性和指导意义。因此,在公文写作过程中,要使之符合明确性的要求,必须依循《指示》中的诸项规定去做,真正将其落到实处。因此,这篇《指示》应成为每个公文写作人员的必读文件。文/张菁月

作者: sunny-y 时间: 2012-7-11 15:19
学习很重要，感谢楼主无私奉献！！

作者: 江苏小菜鸟 时间: 2013-3-4 10:32
好好学习先，现在真是书到用时方恨少啊。

作者: 时间飞鸟 时间: 2013-3-16 13:39
{:soso_e100:}

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