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标题: 秘书的悟性重在积累 [打印本页]

作者: 浙江老秘    时间: 2012-6-28 21:02
标题: 秘书的悟性重在积累
  要想成为一个优秀的职业秘书,没有什么诀窍,也没有什么捷径,除了向别人请教,就是自己多留心,多积累;积累多了,悟性也就高了。
8 r2 v" _/ ?9 g5 X( @" Q; J# K5 ~. ~& y  今天是一个非常有纪念意义的日子。两年前的今天,我被公司聘用,正式成为一名外企的秘书。似乎有意安排,今天要对我进行一次测验,以考核我是否已成为一名合格的职业秘书。
7 A6 V; O- T4 c) e' p7 h   下午一上班,电话铃就响了。- _; ^$ C! b! A& Z' L+ m
   “是东岩公司吗?我是宁夏的马致远。”
) h: ]. f( e) i% a) t- {; V& i   “马总,您好!我是东岩公司的秘书于雪。”
' Q. H2 D' ~; f( s, k   马总是宁夏西域科贸公司的副经理,我们在宁夏的代理商之一。2 N) a# P% A$ B; T0 L
   “是这样的,我昨天到的北京。我今天上午在清华大学办了点事,下午想到你们公司拜访姜总和孙总。几年没到北京来了,变化挺大的。我现在不知道坐什么车过来,你能告诉我一下吗?”* ?# W1 |6 G" l' H: ?4 w4 q1 x
   电话里那边很嘈杂,马总好像用的是公用电话。% \* @0 f: V6 B  |  U
   “马总,您现在是在清华南门,是吧?”
5 E+ W1 ~# B" h   我在思考着,因为我很少去清华园那边,对那边的公交车情况不是很清楚。$ J; h! H' B4 Q% v/ J* K) s" _
   “您先坐718路公交车到人民大学站,下车后换乘332路到动物园,到了动物园再换……”% p6 P  Z5 R; n  O8 X
   再坐什么车,我也不太清楚了。不止我一个人,似乎有很多女性都不记路;记得有本书上说过,女人的方位感只有男人的二分之一;我平时只注意自己上下班的几条公交车线路,与自己关系不大的公交车和交通情况,很少注意。4 T( s! E2 M- l$ ~& v1 a
   “你让他打个出租车过来不就得了。”玛丽见我这么费劲,便在旁边小声提醒我。
7 Q3 R7 u2 F; B- b% g# \  这时,欧阳科长示意我把话筒给他。6 r1 _8 z7 W- c% {
   “马总您好!”科长的嗓音洪亮,显得热情亲切。
2 y# @. a6 m+ F, [. H" k) p3 R5 m7 l   “我是欧阳军,好久不见了,这几天出差挺累的,是吧?这样,您在清华南门坐375路到西直门;在西直门换乘地铁,挺方便的;地铁在建国门站下来,换一线地铁,坐到国贸站;在国贸站的东北出口上来,就能看到我们某某大厦了。我们在18层办公。我们等着您。
* x9 K$ t! ^5 |9 O5 u6 z3 A" o* D" ^0 p   欧阳科长放下电话,看着我和玛丽。
0 D$ r4 @% U  P/ S+ J6 ]“科长,实在对不起。”我明知道自己失职了,但还是不由自主地给自己找借口:“因为我们家一直住城南,我很少去清华园那边,所以对那边的公交车情况不是很了解。”2 ]3 @, I( U( F
   “玛丽,如果马总打出租车方便,他还会打电话来问你怎么坐车吗?”7 b* F8 H* v, T6 e5 S
   科长接着又非常不满意地对我说:“还有你小于,你们都是有几年工作经验的秘书了,应该熟悉北京市的交通情况。你们对北京市的交通情况的了解,就应该像熟悉自己的掌纹一样。”
5 m4 D0 a2 f7 Q$ p   说着,科长伸出自己像蒲扇一样的手掌。
$ S8 R* K( p$ s  A   “有这个必要吗?”玛丽小声嘟囔着,“像马总这样的客人,一年能碰上几个?”1 I7 P1 }' u' E8 A; v) F- C' s# E
   “玛丽,我要求你们熟悉交通情况,并不单纯是为了客人指路。”科长的神情本来缓和下来了,听玛丽这么一嘀咕,又变得严肃起来。4 V9 ?; W& f( a* h
   “给公司领导安排日程,是秘书一项很重要的工作;领导乘车外出办事,你不熟悉交通情况,不知道什么地方容易堵车,不知道在哪个地方是单行线,你怎么计算领导在路上所花的时间?你安排路上的时间多了,是浪费领导的时间;你安排的时间不够,把领导搞得像去机场赶飞机似的,还有可能因堵车而误事。这样行吗?”
* V3 [' G0 k! ]5 [: o& |   科长说着,指着我,玛丽,还有珍妮说:" F/ g0 p; p- K% m! a  X! }
   “你们几个年轻的,都要好好熟悉北京市的公共汽车情况,过一阵子,我要考考你们。”, ~4 B; M4 v# q$ a. C+ k
   “哇!”玛丽夸张地叫了起来,“除了我家门口的几条公交线,我只知道坐长安街上的大一路,大四路。像中关村那边,我很少去,即使去,也是打出租车去,谁还坐公共汽车?”" J" ]2 g. ^1 y9 `$ F7 \3 s
   “是啊,我们怎么去了解?”平时话不是很多的珍妮,也插话进来,“北京有几百条公共汽车线路,而且现在几乎每天都还在增加线路,原有的线路也都在变。听说从动物园到颐和园的老332路就改线了。”
9 G! m. |1 A" }- f   “科长,我如果能背下这几百条公交汽车线路,我早就考托福和GRE去了。”玛丽说,“我要是考上托福和GRE,还不跟你拜拜了吗?”
* u: U. \9 _6 G& N科长自己也笑了。科长虽然身高超过一米八,肤色偏黑,看上去应该属于严厉型的上司;可能是在这个以女性为主的秘书科里时间呆长的原因,很难严肃起来,有时甚至让人觉得有些婆婆妈妈。8 s  H6 M& Z$ d, P, K& k
   “我让你们熟悉北京市的公交情况,并不是要你们像准备考托福和GRE那样,搞突击死记硬背;秘书的知识和经验,不能靠突出的死记硬背,只有靠你们平时的积累。比方你们坐在出租车里,就应该留心哪个路口容易堵车,什么时候容易堵车,这样,在工作中就心里有数。要想成为一个优秀的职业秘书,没有什么诀窍,也没有什么捷径,除了向别人请教,就是自己多留心,多积累;积累多了,悟性也就高了。”
$ h; v! F' \6 |* _. f8 |7 a   科长似乎余兴未尽,接着说:“我们做秘书的,不仅要了解本市的交通情况,对全国的交通情况也应有相当的了解,比方,从北京到上海,到广州,到昆明,到乌鲁木齐,到哈尔滨,乘飞机一般要多长时间,坐火车又要多长时间,这些都要心里有数。”/ X  M7 r* @# J" k1 y2 F% r$ @
   说完,科长起身要走。
5 `+ _" D0 s) ]   “科长,按您的意思,我们是不是还要了解全世界的交通情况?”玛丽似乎有意跟科长抬杠。1 ^; @& q7 f! D6 t" R; y
   “那当然。”科长一本正经地说,“比方,从北京到美国东海岸的纽约,乘飞机一般要多长时间;你到奥地利的维也纳,如果没有直飞航班,在哪里转机比较合适,等等。作为秘书,在为领导安排时间日程的时候,脑子里都要有个大概。”& N! {' {  v, v; L
   科长索性拿了一把椅子,在玛丽的对面坐了下来。, o2 t& u( ^9 ]9 M( R
   “秘书的工作具体而繁杂,从待人接物到给领导安排工作日程,如何做到恰到好处,很大程度取决于秘书的经验;而这种经验又很难从教科书上得到,因此,除了年纪大的同事言传身教,只有靠你们自己在实际工作中去摸索和积累。
; D3 J* L1 o# D   秘书的工作不仅面宽,而且接触的人多,从各科室到公司领导,从公司内部到外来客人,因此,这也就给你们这些年轻的秘书积累经验创造了条件。在我们的日常工作中,只要处处做个有心人,学会观察周围的事,就会有收获。”5 `: M3 n% \2 Z, Z- l0 K# N
   像科长讲的这些道理,要是在平时,大家会觉得是老生常谈,但今天却感到非常受启发。
( V. Y/ J. E/ U. q: L1 R) d   “因此,你们每做一件事,每接触一个人之后,都要细想想,哪些把握好了分寸,哪些还有待改进;保持像海绵一样的心态,通过这种日积月累,你们的能力就会在无形中提高。你们秘书大多年轻,在工作中容易出差错。但只要你们每次出差后认真反思,吸取教训,学到的东西反而会更多。只要你们能够坚持留心,你们的进步肯定会很快。”- u: w0 V8 N9 M7 A
   没人插话。
8 X( ~  F& f" u( d3 r9 F   “总而言之,要想成为一个优秀的秘书,必须具备良好的自我学习和积累的能力。你们听说过古人‘处处留心皆学问’这句话吗?留心皆学问,就是要你们平时多留心。留心是什么意思?留心就是眼勤、耳勤和嘴勤,也就是多看、多听、多问,最后多想。”
0 N" B& z8 f9 S/ ~: v! K   一看手表,科长想起什么事似的,马上起身要出门。
! g  K, y5 I1 r   “明白了‘处处留心皆学问’的道理,就一定能成为一个优秀的秘书吗?”玛丽问,那神情看不出她是认真的还是在开玩笑。6 S8 i, I. P; ~7 F* |& u  D
   “不!仅仅明白了这个道理还是不行,必须坚持,持之以恒。玛丽,我告诉你,万里长城不是一个白天砌成的。”% {( c; M) e& H( E
   “知道了,科长大人。万里长城是黑夜砌成的。”9 C$ B  v/ K& M5 Q0 H
   玛丽说着,朝科长扮了个鬼脸。
, o, f% z3 w$ A, y: A   听着玛丽和科长的调侃,我脸上开始有些发热。0 u4 x, [' |& y$ |1 L$ x5 n4 X5 `
   如果说今天这是对我一次秘书工作能力的测试的话,按一个职业秘书的标准来衡量,我最多只能得60分。
6 ~. z2 Y  y; v: X& e   努力!加油!
作者: 浙江老秘    时间: 2012-6-28 21:03
总裁的秘书悟性最重要7 U6 v' V/ E$ F; E6 E5 l$ K: R

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  做秘书,尤其是总裁的秘书,悟性最重要。什么是悟性?首先得聪明,有足够的沟通能力、应变能力和协调能力;但是太聪明、太有心计了也不行,秘书对于自己的工作定位要有明确的认识。" T: q7 y: \9 V
     
% K# a. i% C) I# V  三年前,祝建新大学毕业一年多,当她准备加入联想,成为高层领导身边的一名秘书时,她对于自己的目的有着十分清醒的认识:她需要在大公司里积累工作的经验,联想应该是一个不错的选择;秘书的工作经常有机会接触到公司高层和方方面面的业务,可以学到很多东西,会是一个很高的职业“起点”。三年过去了,她发现,所有的一切都如同她当初的认识一样,她学到了很多,成长得很快。与此同时,她爱上了联想,爱上了秘书的工作。
  O6 t6 m  W2 W9 x0 A/ m& {  现在,祝建新在公司的高级秘书当中是工作时间最长、资格最老的一个。由于职业秘书的概念在国内企业中还并未获得广泛认可,许多人在秘书的岗位上顶多做两年左右就纷纷离开了,有的跳槽,有的出国,有的转到公司的其他部门。秘书并不被认为是一个有长期发展前途的工作,而仅仅是晋升的台阶或一块弹性很好的“跳板”。
. j1 P/ ?% [; p  祝建新做过公司高级秘书中几乎一半人的指导人,同时她还负责招聘新秘书时的面试。她认为,做秘书,尤其是总裁的秘书,悟性最重要。什么是悟性?首先得聪明,有足够的沟通能力、应变能力和协调能力;但是太聪明、太有心计了也不行,秘书对于自己的工作定位要有明确的认识。用她自己总结出来的一句“格言”说,就是“秘书是没有角色的角色”,你不能有出格的表演。; U: W! x  T" Y& Y1 U
  作为联想的秘书,祝建新们是被要求二十四小时开着手机的。“但事实上,老板会尽量避免在休息时间找你,除非事情特别急。”祝建新说。紧接着她还是讲了这样一个小故事:有一年的圣诞节前夜,她和朋友们一起在饭店里吃烛光晚餐,男朋友兴致勃勃地拿出送给她的节日礼物,就在这样浪漫的时刻,老板的电话来了,让她取消第二天一早的会议。于是她打了若干个电话,将事先约好的方方面面的人一一通知到,等所有的事情都安排妥当时,半个小时已经过去了,朋友们毫不客气地把圣诞大餐吃了个精光。' K: @4 |/ y6 ~; C, f* }; |
  当她说起这些的时候,从她脸上看不出一点觉得委屈的样子。即使对于很平常的加班,也没有太多怨言。难道联想的秘书都是“工作狂”吗?祝建新说了这样一番话:“联想的总裁都是非常优秀的领导者,他们的工作能力和人格魅力都让人十分尊敬他们爱戴他们。我觉得我的老板太有水平了,我十分愿意为他工作,哪怕再辛苦也愿意。”0 k2 Y- _$ j0 G/ q# j6 A
  当然,工作热情还不仅仅出于对老板的钦佩之情,祝建新说她是一个特别容易受到感染的人,联想的某些情怀常常让她热血沸腾。“每次公司开大会,全体员工一起高唱‘联想之歌’的时候,每次在公司发布会之前,大屏幕上放出反映联想发展历程的DV的时候,我都会特别激动,甚至想流泪。




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