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标题: 在服务大局中体现作为　在平凡工作中彰显特色 [打印本页]

作者: 哈尔滨秘书 时间: 2012-6-6 21:22
标题: 在服务大局中体现作为　在平凡工作中彰显特色
综合管理办公室是联系内外，协调左右的“枢纽”。除具有管理的“计划、组织、指挥、协调和控制”五项基本职能外，还是一个将不同科室、不同单位组合在一起共同为实现一个目标而奋斗的平台。在日常工作中，综合管理办公室既要参与政务、处理政务，又要办理会务、优化服务。可以说任何成绩的取得都与办公室工作密不可分。
结合科技处综合办公室的工作情况，在总结和借鉴学校各办公室成功工作经验的基础上，试图从一线工作的角度阐明综合管理办公室究竟做什么，现在是怎么做的，应该如何做，也就是说综合管理办公室的定位、职能发挥和如何转型升级。
一、科技处综合管理办公室的定位
（一）综合管理办公室的地位和作用
1．枢纽地位：承上启下、联系内外、沟通左右的枢纽；
2．业务部：熟悉本单位的一切事务，并时刻关注兄弟单位的业务变化情况；
3．参谋部：为领导第一时间提供有针对性、实效性的决策依据；
4．后勤保障部：为本单位所有事务和工作人员无条件的提供一切保障服务。
（二）综合管理办公室人员素质的要求
办公室工作人员必须时刻保持“政务上用心、事务上细心、服务上尽心”，与时俱进，开拓创新。
1.“政务上用心”要求办公室工作人员要具有较强的洞察力，牢固树立大局观，时刻“围绕大局、谋划大局、服务大局”，多谋划，多思考，这也是成为办公室工作人员的必要条件。
2．“事务上细心”要求办公室工作人员时刻想着“凡事无大小，事事有落实”。由于办公室的事务可谓千头万绪，比较繁琐，因此事务上的细心是办公室工作人员的基本素质。
3．“服务上尽心”要求办公室工作人员要有高度的奉献精神，工作要有激情、有热情、有感情，有默默无闻的“孺子牛”精神，时刻以换位思考的方式增强服务的主动性，这点也是对办公室工作人员的基本要求。
总之，综合办可谓是对外交流的窗口，对内协调管理的中心，领导的参谋部和单位的后勤保障部。
二、科技处综合管理办公室的职能发挥
科技处综合管理办公室的事务包括信息化、行政审批、文件撰写、会议接待、数据报表、活动安排、保密工作、党支部工作、档案管理、工会工作、船大工程院管理、资产管理等等，这么多工作究竟如何干，怎么干呢？答案只有一个，要在理顺工作思路的基础上“有所多为、有所少为”。结合科技处综合管理办公室的定位和管理的五项基本职能，从以下几个方面进行阐述。
（一）中心枢纽地位
1．外来文件的审批：所有上级、兄弟单位、院系等单位的文件，交至综合办进行统一备案、审批，然后根据工作分工提请主管领导审批。该项工作的统一处理，为后续加强执行力奠定基础。
2．各类数据的报送：为切实维护数据的权威性和统一性，各科室所报任何数据到综合办审批、备案，由综合办统一报送，进而综合办将为本单位报出数据的第一责任科室，综合办主任为第一责任人，做到责任到位，数据权威。
3．文化氛围的建立：文化是一个单位的外部表象，是一个单位能否可持续发展的根基。近两年科技处在营造文化氛围上时刻坚持“低头拉车的同时，不忘路边风景”，做到“样样有参与，参与即用心”，现在科技处除参加学校组织的各项活动外，还尽一切可能组织有特色和针对培养团队合作能力的活动。
另外，为营造更舒心的办公环境，综合办用心设计了各种挂图悬挂于走廊，精心在办公区域布置了各种花草。
（二）内部协调管理中心
1．完善制度：制度是一个组织活动的规范，是保障一个组织正常运行的基础。因此，由综合办牵头制定了《科技处内部管理办法》、《科技处领导签字权限规定》、《科技处大事、要事决策办法》、《科技处外来文件审批制度》、《科技处发文处理办法》、《科技处会议纪要形成办法》、《科技处接待管理办法》、《科技处档案管理办法》、《科技处保密管理办法》、《科技处党支部管理办法》等等，现已基本形成事事有章可依，件件有规可循。即解决了管理乱的问题，又提高了办事效率，避免了扯皮现象。
如科技处有自己的发文、会议纪要、上级来文等处理单，有自己的文件编号；接待方面综合办为总协调，各科室上报综合办后由综合办负责吃、住、行等后勤一条龙保障服务。
2．综合事务：为尽量避免“三个和尚没水喝”的现象，科技处凡牵涉到两个及两个以上科室的事务均有综合办牵头完成相关事务。如工作中出现一些回答不了或解决不了的问题，均报至综合办进行统一处理。这样即确保了工作的顺利进行，也维护了综合办的中心地位。
3．监督落实：作为管理部门，执行力显得越来越重要，也是维护管理权威性的基础。因此“件件有落实，事事有回音”是综合办实现其监督执行能力的手段。
（三）领导的参谋部
1．吃透“上情”，把握“下情”，了解“外情”。吃透“上情”是正确领悟领导意图，将工作思路贯彻到全处工作中去的基本条件；而把握“下情”是将基层焦点的问题，客观真实的反馈给领导，作为领导决策依据的根本；了解“外情”借用一切可联络的手段，广泛收集先进经验和工作思路，进而开拓工作思路。
2．信息化：为充分掌握一切现有资源，由综合办牵头更新了《科研管理信息系统》、科技处老秘网、科技管理QQ群等信息化手段。《科研管理信息系统》的更新使得项目分类更加明确，为项目过程管理和二级科研管理体系的推进奠定了基础；科技处老秘网、科技管理QQ群等已成为科技处宣传科技工作重要手段；各类信息化的实现，首先确保了领导决策时所需的各类基本数据，也从各种渠道进一步反馈管理信息，加快科技发展转型升级，推进校院二级管理体系。
3．各类文稿的撰写：总结和计划是各项工作按照正确方向开展的必不可少的步骤。科技处综合办在年终总结和计划的基础上，又要求各科室上报每季度、半年的工作总结和计划，确保各科室在计划中深入工作，在反思中进步；为让领导更详尽的掌握一切科技信息，综合办还出版了《科技工作季报》（季刊）、《上周要闻与本周要事》（每周六汇稿，周日出版）、《电子档案归档情况报告》（月报）、《接待人员库汇总情况报告》（季报）等，各类资料的及时收集为领导和同事下一步工作提供了可供参考的依据。如现在科技处已基本形成写总结时翻看《科技工作季报》、《上周要闻与本周要事》的习惯，随时可想起某年的哪天做了哪些工作；当来人需要接待时，第一时间想起的是查看接待人员库，看是否接待过，客人有什么爱好等。
（四）后勤保障部
后勤保障是综合办的重要职能之一，也是确保各科室能够“安心工作不顾家”的重要保障。综合办既要发挥爱岗敬业、扎实工作，始终保持良好的精神状态自愿服务，又要确保在急难险重任务面前拉得出、用得上、干得好。
1．基本保障：科技处的工作特点是外来人员接待较多，各种易耗品消耗较快，针对这种情况，综合办按照精细化管理要求，制定了做好基本保障的各项具体要求。一是科技处承办的任何会议，只要告知综合办吃、住、行等一体化服务将由综合办负责；二是所有办公设备出现问题，一小时之内解决，如硒鼓墨盒之类的随时解决；三是以各科室满意为基本要求，如出现不满意，将在一天内整改。
2．学习保障：为切实提高处内人员的业务能力，由综合办组织每周五下午的定期学习制度。近两年，学习将分为两个阶段，一是处内业务学习阶段，各科室负责人针对自身所管业务，轮流进行至少每学期一次业务培训，处领导针对所分管业务情况每学期至少举行一次业务培训，通过该阶段的学习，预期目标为基本达到处内人员对所有业务熟悉，对自身业务精通，工作有思路；二是邀请校内领导或学者进行专题培训，预期目标为提高处内人员的业务能力和基本素质。如科技处邀请了张利君副主任进行公文写作培训、孙宏放副主任进行礼仪接待培训，邀请张铁男教授进行科技战略规划管理培训、郭韬副教授进行科研过程管理培训等等。
综上所述，通过以具体业务为依托，将办公室定位贯穿始终，实现了管理的计划、组织、指挥、协调和控制等五项基本职能，营造了积极向上的和谐氛围。
三、综合办如何“转型升级”的思考
为了更好地分析问题，先引用人们常提及的三句话：“综合办人员基本为老弱病残”、“综合办是懒人干不了，聪明的人不想干”和“综合办不犯错就是最大的成功”。
（一）思考一：综合办人员是基本为“老弱病残”吗？
先来看一些数据，数据来源为“2010年《办公室工作简报》第二期全校办公室系统人员名单”。
1．总的情况：全校有52个综合办，共152人，其中在编人员133人。男女比例为：女64人，占48.12%。
2．人员配备情况：52个综合办中，其中1人的4个，占7.69%；2人的14个，占26.92%；3人的22个，占42.31%；4人的7个，占13.46%；5人及以上的5个，占9.62%。可以看出2人和3人所占比重较大，占69.32%。
3．学位情况：133位在编人员中，其中4人具有博士学位，占2.26%； 64人具有硕士学位，占48.12%； 43人具有学士学位，占32.33%； 23人具有其他学位，占17.29%。本科以上学历占82.71%。
4．年龄分布情况：年龄小于45周岁的占61.66%；年龄在35岁和45岁之间的占51.89%，具体见下表（略）。
由以上数据可以看出，综合办人员不论在年龄上、学历上都非常合理，并具有高学历，高素质，因此“综合办人员基本为老弱病残”的论断是不正确的，综合办系统人员安全具有做好各单位核心枢纽工作的基础。
（二）思考二：综合办是“懒人干不了，聪明的人不想干”吗？
由综合办的定位、职能及对工作人员的要求可以看出，除要求综合办人员具有奉献精神、服务精神等外，还需要具有较强的沟通协调、文字写作、业务等能力，因此可以说“综合办的事务是一般人干不了的，而不是一般人不想干的”。
（三）思考三：综合办不犯错就是最大的成功吗？
先来分析一下这句话的具体含义，不犯错的结果是什么？是大家对综合办没意见，而没意见等于满意吗，等于成功吗？显然不可能。这与综合办的地位，综合办工作人员的素质和综合办的业务工作、辛勤付出显然是不平等的。因此，综合办人员不是去评价这句话的对与错，而是要主动服务，及时改变形象，树立中心地位。
（四）思考四：综合办能否落实学校三次党代会转型升级的精神？怎么落实？如何转型？
以下结合具体工作，从一线具体工作的角度谈一下如何转型。
1．转型一：树立中心地位
综合分析各综合办现在的工作情况可以看出，如果用拉车来比喻工作的话，现在是单位领导在前面拉车，各科室或四办在后面推车，大家都很努力，但领导疲于奔命，陷入繁忙的日常事务中，造成很多事务循规蹈矩，领导没时间思考。如果做个假设，综合办人员都有较强的素质和工作能力，再加上综合办的地位，综合办能否成为拉车的那个人，而其他科室或三办在后面推车，把领导解放出来在旁边指挥，是否可达到事半功倍的效果。由我校综合办系统人员素质可以看出，是完全有能力做到的。
因此，综合办的第一个转型应该充分发挥综合办的中心地位，树立充分的威信，成为单位的“领头羊”。
2．转型二：由“没意见”向“满意”转型

由“没意见”产生的源头可以看出，其他人员认为不管什么事是综合办应该做的，做好了是应该，做不好是犯错。究其最根本原因，是综合办各项业务没有创新，没有开拓思路，没有值得宣扬的成绩和能说服别人的工作，因此综合办要转型，思想应先行，应转变被动接受工作的思路，切实做到主动出击。也就是说对待工作的态度应转变为“把工作当事业”的态度，变被动为主动，主动出击，主动策划。

作者: 哈尔滨秘书 时间: 2012-6-6 21:23
深化认识增强素质提高水平
——办公室工作和学习培训体会
　　自到党委宣传部工作至今已近一年，通过一年工作实践和学校办公室系统培训学习，自己的思想认识有了进一步提高、思路视野得到进一步开阔、知识领域得到进一步丰富。通过工作和学习，自己体会到，要做好办公室工作，需要坚持“四个理念”，深化思想认识；需要抓好“三种学习”，增强自身素质；需要把握“三个重点”，提高工作水平。
　　一、深化思想认识，坚持“四个理念”
　　一是坚持“小棋子大格局”理念。即要立足本职工作，充分发挥“小棋子”作用。自己的岗位虽仅仅是学校一个部门的一部分，但是必须坚持自己的工作要始终紧紧围绕学校中心工作，服务学校改革发展稳定大局，成为学校这个大棋盘中必不可少的“小棋子”。
　　二是坚持“角色即为人格”理念。工作目标和任务决定了工作的角色和态度，因此要以“一种扮演好自己的角色、完成好自己的工作就如同维护自己人格一样”的精神开展工作，务实不浮躁，做事不作秀。
　　三是坚持“跳出工作看工作”理念。“当局者迷，旁观者清”，工作当中自己要适时“停下来，慢思考”，跳出工作范畴，站在学校创建高水平研究型大学、构建社会主义和谐校园的高度，站在学校党的宣传和思想政治工作的角度，认真看待自己从事的工作，静心思考，努力深入中心工作、服务中心工作，做到　　“迈小步不停步，少走弯路回头路”。
　　四是坚持“以德为本，先人后己”理念。作为部门办公室的工作人员，日常工作中经常会与部内外的部门和人员协调各类工作，此时唯有坚持“心底无私天地宽”，方能“走遍天涯海角路”。事务处理中，就要做到大事讲原则，小事讲风格；关系协调中，就要做到将心比心，换位思考。

　　二、增强自身素质，抓好“三种学习”
　　作为一名年轻同志，不学习，思想就会有局限性；不学习，工作就会缺乏创新性。因此我们要加强学习，尽量坚持做到“勤奋好学，学以致用”。
　　一是理论学习，突出“三个重点”。既要认真学习领会党的十七届五中全会精神、全国教育工作会议精神等党和国家的各项方针政策；更要认真学习学校二次党代会、历届教代会、学校人才工作会以及学校历次寒暑假工作会议精神等；同时，还要认真学习学校校史等重要内容。
　　二是实践学习，认准“三个老师”。唯有亲身实践，在实践中学之思之，方能不断学以致用。为此，既要工作交流中向部内领导、同事学习，学习熟知本职业务知识；更要工作协调中向部外兄弟机关、院系领导同事学习，学习了解各类相关知识；同时，还要在对外交往中向各高校同行学习，学习借鉴先进工作经验。
　　三是综合学习，找好“三个内容”。以“多读书、读好书、善读书”为重要途径，既要学习启迪思想的知识，多读多学哲学、历史学等方面的书籍和资料；也要学习研究方法论的知识，多读多学管理、行政、科技、法律方面的书籍和资料；同时，还要学习“诸子百家”等各类综合知识，多读多学经济、文学、社会学等方面的书籍和资料。
　　三、提高工作水平，把握“三个重点”。
　　办公室人员作为一个部门工作的助手，应不断研究工作内容和方法，做到尽心尽力，守土有责。
　　一是提高情商水平，定好位。积极协调好与部内外其他部门的关系，主动配合好其他部门工作，想他人之所想，急他人之所急，办他人之所难，做到到位不越位，帮忙不添乱。
　　二是加强时间管理，抓好点。凡事“预则立，不预则废”。自己在今后的工作中要进一步做好规划，保证“何时干何事，时间有规定”，找准工作重点，明确工作目标，做到“有所为有所不为”。
　　三是增强解码能力，干好活。自己在今后的工作中要通过各种努力，进一步提高悟性，认真领会吃透上级的各种指示和工作要求，紧抓实干，优而更优，圆满完成上级交办的各项任务，做到全面领会上级精神有深度、认真执行各级指示有力度、合理协调不同工作有尺度、圆满完成各项任务有速度。
　　脚下是崭新的征程，肩上是厚重的责任。作为一名年轻同志，工作阅历还较浅，对新岗位的认识还不深，从事这一岗位对自己既是挑战，更是动力。但作为年轻同志就应在挑战中成长，在历练中进步，做到持之以恒学习，认真踏实工作，努力取得新成绩。

作者: 哈尔滨秘书 时间: 2012-6-6 21:24
关于办公室外事工作的几点体会
　2010年核科学与技术学院共举办1次国际会议及5次核国际研讨会，来访外宾共计58人次。在此期间，综合办公室人员全程参加了接待工作，包括制定接待计划、协助课程开展和会谈翻译等。外事工作表面光鲜，陪着外宾讲话、宴饮、参观，实际上一点不轻松。简单的说，是说话加衣食住行都要管。
　　第一，说话，包括三方面主要内容：课程翻译、会谈翻译和参观讲解。首先，在专家抵达前要做好功课，了解对方的专业背景、此行目的等，能搜到简历和相关言论、新闻及文章等最好，做到知彼，心中有数，了解其学术背景和主张及学校背景尤其对做课程翻译很有帮助，不至于对专家提出的东西很陌生。Peddicord教授抵达前即在网上搜到其详细简历，得知其担任过美国德克萨斯A&M大学前总副校长（该校属于十一个分校的联盟），现为美国多个国家实验室和能源部的顾问专家，并为IAEA提供专家服务。还查到美国《核能新闻》对他的一篇专访，他领导的核能研究院是德克萨斯州几个主要大学联合建立起来的，主要为非核专业提供核工程专业课程，帮助其进入核领域行业，与我校开展的岗前培训有异曲同工之妙。其次，了解了背景情况，报告给学校，这样校领导接见时也可有的放矢，直接交流最感兴趣的话题。最后，参观讲解，Peddicord教授参观了校史馆、陈赓馆、船舶博物馆、文庙、省博物馆、索菲亚教堂和太阳岛等。这就要求陪同人员对学校的发展历程、陈赓大将的生平、哈尔滨的历史、风俗乃至中国传统文化都要有了解。举例来说，文庙两个楹门各刻有“德配天地”和“道冠古今”四字，要向其解释孔子的理论、影响和中国人对其的尊崇等，非三言两语能够说清。
　　第二，衣。在专家出发前，一般要提前通知对方哈尔滨的天气，并简要介绍在学校期间的安排以及哈尔滨的景点，请对方根据行程准备好衣物。
　　第三，食。吃饭要考虑到外宾的用餐习惯。在中国吃饭对好多外国人来说是个大问题，一是言语不通，二是什么东西能吃，什么不吃有好多讲究。一般而言，英美等西方国家的人不吃动物内脏、血等，还有一些他们认为是非常友好的动物也不能吃，例如狗、鸽子、青蛙等。还有一些人有特殊禁忌。例如，5月来访的一位英国专家只吃素，且不吃鸡蛋、茄子等，这种时候必须接待人员提前征求其意见，并一一解释所吃的菜是什么食材，专家方下箸。好多外宾不习惯用筷子，刀叉是必须准备的。
　　第四，住。学校附近的宾馆老秘网服务员无法用英语交流，每次都要接待人员提前到达，并带专家入住，并现场沟通解决其提出的问题。有一次一位重要嘉宾对花粉过敏，要求撤去房间所有地毯，所到之处不能出现有花粉的绿植，只好现场协调服务人员解决。
　　第五，行。专家到达，提前核对航班信息，并派人和车接到。提前做好行程接待表，征求对方意见并随时调整。专家离开赴机场一定陪同前往，往往在机场会碰到各种意外情况，Peddicord教授离开时美联航机票因故无法验证，只好临时购买一张机票方登机。
　　外事工作无小事，需要时时处处细心和认真。其实，只要办公室人员齐心协力，以己推人，用真心和责任心认真对待，外事工作就一定能做好。

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