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标题: 浅谈秘书工作的三大职能与11项职责 [打印本页]
作者: 浙江秘书    时间: 2012-5-1 19:13
标题: 浅谈秘书工作的三大职能与11项职责
　职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题
$ p& X; B) z7 v! {2 U7 q4 N
4 K2 c" j% |2 Z3 I3 c! s) W  {: c　　职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。 9 D* U7 }/ ^( P* u/ X' n. u" H
) M, [0 e$ l- E; X, w! q0 R
　　一、秘书的职能* n% x* r8 P, K
　　1.辅助决策 9 ^: S# ~/ e7 V$ E8 Y( C. S. E
, r7 y( t4 U1 L0 N' B
　　（1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。
% e) D' K& m' J6 A2 U% c$ }2 {
0 w- n2 s* B  Z* d+ T　　（2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面： / }! ]& Q$ e" _+ K# `6 s' c

8 X6 O0 v/ P( G　　辅助内容的综合性 / b3 N5 E, o8 m& ~2 v
$ {$ f, P9 }: L, v  I& A6 I
　　辅助时间的经常性
; N2 S; G2 x- g! }- b
& l7 [) w) I  r- o* M/ P0 [　　辅助环节的全过程性
' o9 `" J) ?+ X# \6 V7 T7 X
& }3 g3 }, m) g: w0 b　　（3）、辅助决策的原则
4 x& w0 j: o) v
! {+ N( O) |% a( w　　超前原则 # h" A- Q! A! D" V* l' n
' [9 K2 _/ _, z% ?: |
　　定位原则 ; i) V- E) z& z( O% d2 J
  q, S+ z5 z, C9 ^0 o# B" c1 M$ l
　　信息原则
8 J0 [! e' d: _0 T8 h7 Y: T
$ Y. O2 m9 S. S2 b　　谏诤原则 $ A) v; f( r* p! T6 @- K' u

4 R8 m- z: ]3 f/ a& p　　（4）、辅助决策的过程 4 P  v& h1 I. Q

2 i; Y% @; z' a　　协助领导确定目标 $ ]. y1 {$ W4 m1 P2 L8 {' D

$ L7 q- O8 K9 r6 G3 F. A% i　　协助领导设计方案 9 \3 V2 k! r' k3 Q% ~) u0 b
* e6 V/ `# C* @# w  v8 @4 g
　　协助领导评优选优 3 Q8 B) C) ]9 ^$ V  Y2 u1 I+ R+ K, X
+ W5 Y  j4 o  R7 C+ d; e
　　协助领导实施反馈
# S- [  |0 e1 g" q* R
  [+ J$ M- x* A5 {　　2、协调关系 $ k: W: x' S; _2 a8 f$ S% f- ?  M

" u! p2 o& c& u- q, i& e7 V　　（1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。 ) Y* h, Z3 c/ W5 U

! }* @* Q8 m9 z( @. ?) x) ~　　（2）、协调关系的特征 + v) L6 q! m3 t5 V7 p! [1 O
- S1 F4 \  u1 v4 m% q
　　从属性
/ r( P" ~- a( ?' |
% d  C6 Y+ R0 d3 P. b　　广泛性 & }. _8 [7 A# m& @7 d3 M: h% _: ?. x
: J: s) j0 R) ~% v
　　间接性
3 o6 S! B' |2 x
3 x" X- C) J' H5 P+ {　　（3）、协调关系的原则 . L; A" M9 V( a1 |6 z+ ?
/ W  }6 r3 r3 S3 {" [. g7 a
　　政策指导 ! U# j3 x' p. m

9 T+ }, D- a& d　　客观公正 6 U  ]+ e+ A6 _
8 o2 m( O. {- S. \1 u+ w% C+ x
　　平等协商
2 b: a! d3 H7 ^. s
7 M8 G4 R7 j' N4 L! r) |9 ^/ D　　注重整体 " K" A8 h4 [) [3 f1 A0 _, _

: g- D5 ]2 P- T( |3 ?1 s/ Y# z3 y8 z　　灵活适度 - L' b, V0 b  m% M% E$ q9 Z

9 W: T3 g. D; c4 P/ x. p　　（4）、协调关系的过程 ( @+ M! K( X7 H7 e/ B1 H
* k' C  O2 e: M3 |2 T  y+ H" f7 G
　　摸清情况
) y# ?8 i* B. m$ b5 z3 u6 ^3 P+ }
　　找出症结
% L; _2 u: e' m  u  X
9 v* F! ^- N. P9 U/ v6 C6 @4 r9 [& N+ Z　　恰当协调
# v6 O- q: I- I* {  N0 i3 z3 {& t9 f+ H( N3 ?2 n
　　督促落实 ' j' B0 Z* {1 I' c, {& f4 Z8 [
$ z% x& l9 m' Y* y8 m" K4 a! D
　　检查反馈
1 v2 }& y4 z5 u% I, P, H7 ~
- p% v' p/ u$ t& s7 \, x7 E　　3、处理信息 * v) I" e+ y2 V/ _

+ w3 u& C3 y' E5 G: q: ?　　（1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。
: Z  f% q- o$ W3 P& o- V" u& b# W: G( s. P
　　（2）、处理信息的原则
  ^2 K) Y) S/ f7 P$ T/ w+ W! k* p: |( K) n- y: \
　　及时性原则
+ U: M' A/ O, x" |5 B, e1 P  [9 T- @7 C
　　保真性原则
% I* |9 o; M& M' @$ a% `* d* ~, K8 }5 j* |
　　适用性原则 * }2 o" K8 n' d9 J" ^

& C5 O9 _. k  c0 A) `% S; s　　预测性原则 5 j" g# q7 j( V
' P9 a: q5 t$ f$ @
　　（3）、处理信息的内容 # R7 Q$ e0 c. M

9 Z- U# V+ z  P" f　　历史信息 # }- L4 V( `+ J, C
% A1 X0 x" ^- c0 E0 N4 S, ?/ i
　　上级信息
1 B# v( p) V: J# d1 u& S" v* Q
　　内部信息 ; y" a* W1 {# |6 Q6 W8 V, ?9 Q

& i! }1 J) p0 `$ @* `' p　　公众信息
& x. Q7 o* ?- B4 G  M, j7 G* V' \( g' B. Q0 X6 P; s' S
　　社会信息 1 O: v* U# i5 \( R% P, X

7 }0 x5 a' ]0 K7 }# I　　（4）、处理信息的过程
( e9 s0 n( r7 s5 T1 S
4 o8 m' h7 l8 h2 s　　信息的收集
  O; R- s  U& Y/ f+ A5 T! R: k! b, |0 x1 C+ [
　　信息的加工 % b; c8 H4 N, C6 y; V

3 n' F+ R3 s% _) m3 L5 M' j　　信息的传递
+ E/ T. \, B9 s. d/ |( P' A5 l% P  Z- l
　　信息的反馈
; q+ j+ u6 h0 i; b$ l7 |, g% |: n. h# N" Q& S& I$ @  S
　　信息的储存 . C" x9 w3 B# G3 }8 [
9 W& Z' m5 [2 Q
　　4、办理事务
, Q) x0 q4 L5 |6 N( K" s( ^5 y
　　（1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。 : g9 v( m8 g9 i( B2 h  s
- s: {" p2 \4 N- o4 e: Y. c
　　（2）、办理事务的特征
9 s  Q# u9 P8 z) V" U- r
0 g" Z. A. B" I$ r: N0 t% L　　综合性
: u! D% X$ u' L+ j. g- Z, A& H+ r# p; J; X1 j5 _) P
　　服务性 / \! v) P# \: d- S% `

8 I# v. z: s3 \9 i7 j　　繁琐性
3 I  {) n1 N* x, }5 o# l, F' t8 W9 Y2 P0 U# [4 r9 `
　　突击性
1 s# c/ F1 J6 A5 J- {' @7 o+ q7 a; {0 ?% {6 Z/ c6 F
　　（3）、办理事务的原则 0 l$ k0 t1 Z# j

" D" e- z0 m' C5 _& C5 @　　被动中求主动 4 I0 ?: k3 C7 D

1 H4 t' }" w' M9 m8 l　　原则中求灵活
5 a; ~6 }2 ^; f5 S2 [) o' D0 w% n* w4 L& w
　　繁杂中求规范
5 w9 C& B+ |! S' j- w. h
! S  Y7 f; ?( B3 D; K　　（4）、办理事务的程序 $ d" H! `0 D* B! D) F! Q
# B: v: ~# s* `0 B' Y9 r/ b
　　自然程序
4 p( v5 T2 J( a7 M+ R8 k2 G6 M* c1 A& z; g- G
　　理论程序
& n/ j" O0 V. a1 |/ U$ V" K" v9 D9 ^. C& v' W& i* d, u  l- {% C
　　指令程序
5 x8 B0 M3 ?: C- `) a7 h3 ?6 S9 Q
' L0 w2 G* ]& M8 K# ^$ G　　法定程序 2 k- L- b: v7 s' v
: B, V: b* J4 g
　　技术程序   b* v2 B3 C# @# C6 g2 R  D& N
8 M" O6 y  G) _4 y
　　习惯程序 * J3 t/ L5 w9 v# ~+ b* b4 k$ c

0 r! d$ Y8 t4 {　　二、秘书的职责
: ^- g: G3 ]2 v7 c* Y  Q　　大致也有以下11个方面： # t; K( ?; `! g" @  O% }

( d! m- R3 X- X5 p: A- p/ ~% M9 {　　日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理） : n: B! Q! T. _" j& q& s0 J$ l& T8 V

! @8 L# z9 \: U5 E9 e　　接待事务（来访接待、安排服务等） 0 y: f: b# z) q1 b$ x5 g- K

( W. z* v2 Q- o$ Y9 A! z4 f　　会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等）
8 g/ n' I3 j/ _6 Y# Y8 O/ W- z  A7 P
　　行政事务 . n" d5 m2 x- p/ k' Y
, e( E% T( x2 d9 D- q) o& k
　　信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等）
% e+ g! Z$ i9 O( N4 b. h( I! ]% F4 \. i
9 a' o: {, A0 Q! n　　调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）
" x4 X- _2 i- C: O/ U; |' ~! }% N. z/ m0 ^9 q
　　文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）
5 \6 ~* o3 C. L  j2 d1 j! e
, N: ^, M3 K5 J' ~# \& o/ W0 D　　写作事务（各种文体的写作）
2 i4 D& q) a. H/ U. j
" g: V3 r% b2 P: V  Z　　协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)
% {9 f9 \( x' Y" t
0 b8 q2 ~) ^2 E; [　　督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）
4 k- j# k( K" X# o5 S9 A) D7 }0 i8 i) r/ a) r
　　其他领导临时交办的任务



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