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标题: 如何当好企业办公室主任 [打印本页]

作者: 广东老秘 时间: 2012-5-1 07:27
标题: 如何当好企业办公室主任
企业办公室在企业中处于承上启下的地位，是联结领导和一线的桥梁，是协调各部门的纽带，保持企业工作正常运转的中枢，有着十分重要的作用。办公室主任的主要职能就是服务，为领导的科学决策和决策的正确执行服务。因此，我以为要当好一名合格的办公室主任，主要应具备四种素质、树立三种意识。

四种素质为政治素质、品德素质、心理素质、知识素质等四个方面。第一，政治素质是办公室主任的首要素质。就是政治上绝对可靠，具有坚定的共产主义理想信念，牢固树立科学发展观，忠实实践三个代表重要思想。第二，在品德素质上要求做到光明磊落，忠诚老实；服从组织，顾全大局；关心他人，助人为乐；公道正派，谦虚谨慎；严以律己，廉洁奉公。第三，心理素质主要包括稳定的情绪、良好的性格、广泛的兴趣和坚强的意志。要求做到：急而不躁，怒而不形，喜而不亢；随和而不盲从，自信而不固执，忍让而不献媚，直率而不粗暴，多思而不多疑，谨慎而不圆滑。同时，还要从本职工作出发，不以个人爱好为取舍，培养广泛的兴趣，以适应工作需要。此外，在工作中不仅要有雷厉风行的作风，还要有善始善终的毅力；不仅在取得成绩的时候保持清醒的头脑，也要为顾全大局而忍辱负重。第四是知识素质主要包括三个方面。一是深厚的理论功底。要求熟知马列主义、毛泽东思想和邓小平理论的基本理论和基本知识，掌握其思想体系，特别是三个代表重要思想的基本内涵。二是专业知识。不仅要具有人事办公室工作的基本知识，还要熟知交通管理的各项法律法规等专业知识，努力成为一个多面手。三是广博的基础知识，如历史知识、自然科学知识等辅助知识，力争使自己成为一个知识渊博的人。

三种意识主要是指敬业意识、公仆意识、奉献意识。一是要树立敬业意识。敬业意识，也就是人们平常所说的干一行、爱一行、专一行，这是做好工作的前提。首先是要爱这一行，喜欢这一行，要有浓厚的兴趣，带着感情去做这项工作。办公室主任的工作，既辛苦又枯燥，没有一定的爱心，没有浓厚的兴趣，没有诚挚的感情，是做不好的。要怀着强烈的事业心和高度的责任感，全身心投入进去，努力把工作干好。其次要钻这一行，专这一行。没有一定的专业知识，尽管有良好的愿望，工作也是干不好的。例如，客运法规、知识，公文写作的各项知识，电子公文的处理知识、计算机知识等，这些都是一个办公室主任应该了解、熟悉和掌握的。而要做到这一点，就必须认真学习，刻苦钻研，不断提高工作能力。

二是要树立公仆意识。当好公仆要做到三心、四勤。三心是热心、诚心、耐心，四勤是脑勤、嘴勤、手勤、腿勤。热心，就是要有一付热心肠，满腔热情地服务，自觉自愿地服务，尽心尽力地服务。当办公室主任，不是为了应付差事，不能敷衍了事，得过且过，当一天和尚撞一天钟，而是要认真负责、积极努力、克己奉公、埋头苦干，以浓厚的兴趣、高度的热情、负责的精神，去干好每一项工作。诚心，就是要有一颗真诚的心，真心实意、实实在在地干事情，不弄虚作假，不懈怠，不自满。耐心，就是不怕麻烦，不辞辛苦。要有毅力，有韧性，有忍辱负重的精神。接受任务、听取意见、汇报情况、开展工作，都必须有耐心，不可急躁冒进，不可粗枝大叶，更不可三天打鱼两天晒网。脑勤，就是要勤于动脑，善于思考。如何使我们的工作适应铁路形势发展需要，体现时代特征，更有针对性和实效性；怎样才能为领导、为职工服好务，这些问题都是我们应该经常思考的。嘴勤，就是要多请示汇报，及时得到领导的指示、支持和帮助。手勤，就是要勤于动手动笔写文章，这是办公室主任的一项基本功。工作总结、情况汇报、调研文章、领导讲话、典型经验等等，都要勤于动手撰写，不能懒惰。腿勤，就是要迈开双腿，不辞辛苦在上跑下跑。上跑就是往领导那里跑，及时请示工作、汇报情况、征求意见；下跑就是深入职工中搞好调查研究，了解情况、发现典型、总结经验，掌握第一手材料；左跑右跑就是和兄弟单位勤联系、多沟通，学习优秀经验，取长补短，不断改进自身工作。

三是要树立奉献意识。当好一名办公室主任不是一件容易的事情。上传下达、联络协调、调查研究、撰写文稿、谋划工作、制订计划、总结经验、请示汇报、后勤服务，工作平凡而枯燥。为赶写一篇文稿往往要加班熬夜甚至通宵达旦，为了组织好一次会议等不知要付出多少辛劳。所以，作为主任就必须树立无私奉献的意识，不计名利，不讲报酬，任劳任怨，甘于奉献，在办公室主任这个平凡的岗位上做出不平凡的成绩。

作者: 广东老秘 时间: 2012-5-1 07:27
浅议如何当好办公室主任

　办公室主任肩负着当好领导参谋助手，沟通、协调内外、上下左右等方面工作以及承担相应工作的组织指挥，承办公司交办的各项工作，履行公司赋予的管理职责等工作任务。工作量大，往往事无巨细，都要亲力亲为，稍有疏忽轻则对办公室工作造成被动，重则对企业形象乃至经济效益造成不可挽回的损失。因此，办公室主任必须具有较高文化程度，热爱本企业，有较强的工作能力和综合应变能力，勤奋刻苦，有较强的工作责任感和事业心。除此之外，还必须要明确岗位职责、工作重点，并要有好的工作方法才能保证工作忙而不乱、条理分明、卓有成效。
　　一、努力提高个人业务能力，当好领导参谋助手
　　科学发展观要求各级领导决策民主化、科学化，要求领导干部具备高素质，同时也需要办公室主任为首的参谋助手积极主动地辅助领导决策。办公室主任参谋助手作用的好坏，有时直接影响领导决策，这是因为办公室主任因工作需要接触面往往较大，信息畅通，对外对上级及下级部门联系广泛，往往掌握实际工作中的真实情况，可为领导决策提供便利的咨询服务。同时，办公室主任与领导决策层经常接触，又为其当好参谋提供了便利条件，但在工作中应注意以下几点：
　　１、平时要注意收集各方面真实信息，并善于归纳总结，掌握企业各个发展时期的主要问题、主要矛盾，并进行综合分析，去粗取精、去伪存真，从而提出完成各项工作和领导决策的利弊因素，及时向领导反馈，协助领导实施科学决策和有的放矢的指挥，保证工作圆满完成。
　　２、敢于说真话，唯唯诺诺当不好参谋助手。办公室主任向领导提供参谋意见，必须建立在客观真实的调查研究基础上，能够提出符合客观情况和客观规律的真知灼见是评价其助手工作好坏的根本标准，唯领导意志是从，明知领导决策不符合客观真实和企业发展需要，不敢发表意见，是不合格的办公室主任。
　　３、保障决策事项得到高效率的执行。决策层一旦决策，办公室主任应通过调查研究掌握工作进展态势和执行中的客观形势，协助领导做好跟踪反馈，保证决策顺利的贯彻落实。
　　二、承上启下，协调各方紧密配合、步调一致的工作
　　办公室是企业信息沟通的中枢，领导层的决策、指示通过其向下级传达，下级单位反馈回来的情况，要通过办公室上传到领导层。办公室主任必须做好承上启下，协调各方面的工作，致力于上下级、企业内外的关系沟通，以便各方目标明确，紧密配合，步调一致，推动工作顺利完成。为此，应该做到上级指令及时准确下到下级，并对上级决定作出必要的解释说明，以帮助下级准确理解，正确执行。同时，下级对上级的指令有不同意见或建议时也要及时准确向上级汇报以利于上下沟通，步调一致。
　　三、做好各项基础管理工作
　　１、文书管理，文书工作是企业日常工作的组成部分，是实现企业正常运转的重要手段之一。文书管理即指围绕公文的拟制、处理与保管工作而需要进行的由撰稿、审稿、签发、印刷、收发、登记、拟办、立卷、归档等环节所构成的一个运转流程。办公室作为单位综合办事机构的枢纽机构，承担文书工作是其主要任务之一，一般来说，办公室内部设有秘书室、资料室、机要室、文印室、收发接待室等，分别负责办理公文工作各个环节的
　　具体事宜。做好文书管理工作就是要按照规范的处理办法，结合本单位具体情况，建立健全各项有关制度，指导督促各文书处理部门的工作，确保公文拟制的适用、准确、周密，确保文书处理的及时、准确、迅速，避免拖拉、积压而贻误工作。
　　２、信息管理，办公室主任辅佐领导决策，发挥参谋职能，主要是通过向领导提供适用信息和依据信息出谋献策而实现的，做好信息管理工作要从以下两方面着手：
　　１）加强对信息网络的管理，形成以公司办公室为中心建立上下级各办公室在内的信息网络体系。办公室主任应当使办公室在信息网络内发挥带头促进作用；其次，还要注意对整个网络的管理，如健全制度，对下级或同级其他信息机构进行业务指导，组织共同行动等。
　　２）重点关注反映事物发展趋势的信息和决策实施中的信息。为使工作顺利推进，要在领导决策之前，向领导提供能够反映该决策的基础、趋向及效应的“资料信息”或某个较重要的问题发生之前反映其迹象的“信号性信息”，供领导参谋决策。
　　四、做好公司交办的其它各项工作
　　办公室主任除应做好上述各项工作外，还要做好领导决策的贯彻、实施工作，做好公司其它部门甚至下级单位、基层群众转办事项等。具体应从以下几个方面开展工作。
　　１、做好领导集体决策的贯彻，落实领导个人交办的事项，办公室主任对决策层的交办事项及领导个人交办的事项负有直接承办责任，包括领导及其它同志办理的工作，办公室主任也应积极协助办理。某些管理权限不明确，其它部门不好管不宜管的工作，办公室应积极主动的予以承办和落实。
　　２、做好同级职能部门和下级单位转办的工作。同级职能部门、下级单位向领导层请示汇报工作，往往先找办公室主任，办公室主任应当及时向领导汇报，安排相关汇报并处理同级职能部门、下级单位转办的事项。办公室主任必须清楚，转办同级或下级单位工作的及时有效，对相关单位同志的工作积极性影响很大，切不可拖延推诿，必须以高度的责任心，热情的态度，高效的运转来推动此项工作。
　　要真正做好工作，还需要在工作实践中锻炼自身的全局观、敏感性、分析判断能力，包括对企业整体全面熟悉等，要在工作中不断训练眼快、手快、腿快的三快功夫，逐步成长为业务能力强、工作效率高、领导满意、群众信服的合格的办公室主任。　□王丽君

作者: 浙江秘书 时间: 2012-5-1 18:37
办公室主任是各企事业单位所设置的直接为本单位领导工作服务的综合办事机构的负责人。

其主要作用有以下几个方面：（1）承上启下、沟通信息的枢纽作用。（2）领导工作的助手作用。（3）领导机关的信息传递和耳目作用。（4）领导机关的门面作用。

办公室主任的领导艺术：

1坚持实事求是的原则：这就要求办公室主任在提供信息、综合情况，调查研究工作中遵循客观规律，准确反映客观事物的本来面貌，要求办公室主任在上呈下达，联系内外，协调左右等项工作中不夹杂个人意见，说老实话，办老实事，做老实人，切忌圆滑，虚伪。

2准确：办公室主任的任何工作都关联着领导机关的工作。可以说，办公室的工作的准确性，相当程度地保证了领导工作的准确性，保证了机关领导工作的正常运转。办公室主任工作的准确性，涉及的方面很多，简单地说，就是：办公要准，办事要稳，情况要实，主意要慎。总之是办事要准确无误，就可事半功倍。

3迅速：一切要办的事，欲达目的，都有两个要素，一是准确，二是时限。二者任何一条失误，事情就办不成。时限就是尽可能缩短周期，简化过程。中国有句谚语，叫“一寸光阴一寸金。”深圳特区一个路口有一个大标语牌，写着“时间就是金钱，效率就是生命”几个大字。上述谚语和标语，都强调了时效的重要性。

例如，公元前四百九十年，希腊与波斯在马拉松镇激战，如果有迅捷的交通和通信手段，也不至于乃向雅典报送胜利消息跑死通信战士菲力克比斯。但是从中也可看出这位勇士是为了追求传达消息的实效而拼命跑完四十二公里的。

4保密：汉语中的“秘书”一词，构词成分中已包含“秘密”的意思英语中的"secretary"（秘书）的词于“secret",它们的意义都是“秘密”，这种惊人的相似，不是偶然的巧合，恰恰反映各国的办公室主任工作都具有机要性。

5不失职、不越权：比知，有的人借办公室主任工作的特殊地位，借用领导的权力，写条子，打电话，为自己谋取私利。失职是不负责任的表现。而且是一种违反纪律的行为。这是办公室工作绝对不允许的。

办公室是总经理的秘书处。

“秘书”最基本的职业素质应是：（1）保密（2）没有权力欲，只为上级服务

（3）不试图影响上级的决策。领导也不要养成向秘书要主意的习惯。

有人问：秘书如果有这个水平呢？回答：你别让他当秘书。原困：秘书不负总经理的责任。

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