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标题: 办公室工作规范与技巧培训班讲稿:加强办公室建设与管理 [打印本页]

作者: 大秘书    时间: 2012-4-12 13:55
标题: 办公室工作规范与技巧培训班讲稿:加强办公室建设与管理
第三专题3 I# e: n+ k3 p6 Z

' g( k" r# ?6 W1 L- d! b+ R% P加强办公室建设与管理
# m# Q' X' a! {0 t3 U* P& T3 D: M7 ?
一、办公室人员岗位认知与基本职责
, a: r2 b& P4 p0 H; \6 W+ d; v& t: v0 B) ?, X
二、加强办公室建设$ }) X' V: C. l8 [
" E. f# `- u+ J7 _9 h! g) D8 W9 {, r
三、办公室办会工作基本规范  }. r7 \0 S. y  i
! F4 Q. B4 Z% d2 Y
四、加强办公室的日常管理4 B, Q/ ?2 E" W$ _* ?' R
* y2 o+ L. ^" G2 Q3 M0 n" k. Q
一、办公室人员岗位认知与基本职责! ?( R9 Y; h2 z' [- e/ b

- O0 b! w3 x) l$ S0 P; Z% z(一)办公室的地位与职能重要地位:中心:管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽:联结决策层与执行层的纽带。
' k( k0 M. [) C9 N" O9 ~: Q9 }
1 ?7 b& k& @8 z0 ?; T. Q2 j联结各职能部门的纽带。窗口:经常与外界接触,办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌,在很大程度上代表社会组织的形象。( Y+ Q. e! u, e9 \

! \1 G0 d5 l4 P6 M7 `$ N职能定位:
8 M4 B! _$ e# i' r/ p  ?/ r5 y! Y  n( ^& c- E
行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。2 G# {8 O# @* a( R- }

' l/ h' K  k2 J4 u一、办公室人员岗位认知与基本职责
" K- P; r4 J7 ^! E+ @+ ?6 [' z$ y/ s2 N
(二)办公室工作内容与特点工作内容:
6 w5 j5 L' _7 |# ^7 u* u9 u- O$ _. k
按性质分:
, o! R3 G" s& D( Y6 h/ H) E* ^1 [- ?0 b/ Q9 w
程序性工作;智囊性工作;临时性工作。0 A, B4 Z/ r/ @2 K$ |
3 n5 S1 U" Q! ?6 @: j$ ~4 ?+ J; q" i
按内容分:( L$ ^( F. W  L9 B& M  n
7 ~3 N& F) w" _3 h9 h3 P, {; R
办文;办会;办事。(简称“三办”)工作特点:7 R* H/ x* [9 H$ L2 Z. r
7 X; ]& E2 s$ Q. B
综合性;服务性;程序性;被动性;机要性。+ x  Q4 B- C$ v) r8 y

  h0 J# n9 \! i6 g% _: c. L一、办公室人员岗位认知与基本职责(. X: y8 C( ~" X5 W; Q5 A* v6 }/ m
2 x' `) V# \% ?, q6 ~
三)办公室人员角色定位+ y% Q1 s& M: d
+ m* `. ^% P$ h( {9 i& |. C. ]0 H
办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊% J# G( n' D1 [  T
! O" t6 t: e# g; d# |! q! H, c
(四)办公室工作对人员的要求& S" a6 p9 e7 z0 A+ P5 R

4 ?( |/ ~  l0 M) g2003年2月6月在中央办公厅工作会议上,王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示:6 ~% y6 w9 E0 \& q9 ?9 ]) f
6 e1 {8 W0 k5 |: G+ U
一、要讲事业心和责任感;
' K$ x, Z: A, h0 I& K9 E, _" _9 Z2 B) N: }9 _& W
二、要认真细致;
  ^+ C9 \0 |$ ?  m3 o: `$ n* ?0 x. F- D: ~. _' Z
三、要讲究程序(不要打乱仗);
1 Z" P! |; i/ J8 y  X6 C
/ h0 k  n" W4 k1 [0 o* e' n四、要讲工作效率。& h6 [( |, ~( R; q! y$ H* o0 U

* G# E% o' m: q# G  ](四)办公室工作对人员的要求" c( R3 d2 a; [3 j8 Q
2 w4 o% U4 j$ X, r: f
1、思想素养4 U- q; G9 }2 t0 _0 a, R! B0 o

5 u6 V' s4 V' M* x热爱本职。干一行,爱一行,专一行。
8 r; l7 w( D) R& R( l( r; H4 Z- f. e- a: I1 F5 Z$ ^& E0 c
政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题,处理办公室工作,听招呼,能自律,严保密。
; p* n3 {  Z0 I& C/ c  H$ ]% I6 k0 U) a) c" j4 q) X
责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。+ i7 W" w5 r6 C7 \
/ ^: T  M  H) m8 \4 s
踏实肯干。舍得为工作投入。
) n1 |: i1 y9 D5 H  Y
" f$ e% C" v+ Y+ |# M(四)办公室工作对人员的要求
7 \! Y5 ~3 `6 O% Z0 p4 P& b* [. |8 @' d$ P- t- V/ p/ q. u
2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。* |, m- |3 f' i) Q

# R: T* w$ g3 }+ l1 \调研能力。善于通过调研掌握大量情况。4 H/ h( K/ O3 v# y. C" `! O. }

0 |7 u; g/ f9 L$ C' ~思维能力。善于思考问题,抓住关键。
% f9 i* @* V$ c9 J4 i' v( C( q( ]" I* T! @+ F
表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。
5 \4 j; {9 ?4 G" Q9 |/ B
9 M2 e, G9 y6 ^' n/ n9 t(四)办公室工作对人员的要求
5 l( `0 V- r0 R* G- l! e/ l
. p+ O8 F* ]" k. ?1 u7 f( {# h& q3、心理素养0 N+ s4 J; u1 W

( z8 y. v* ~! f$ Y4 y心理素养,指人对环境及其相互关系的适应能力。& I1 D( f) y2 L2 |

7 T, q; e, J. d- y) |7 @7 {9 ?, I注意力。由于办公室工作的特殊性,要求对事物具有职业的注意力。& N5 w  j* D1 r* ^

" @9 I; }/ f' A+ t  r5 C调控力(控制情绪的能力)。
! Q8 q  F- P1 q! m
% `/ O1 Q6 e2 ]6 o7 \意志力。
' }- b2 [3 q9 i; ~6 e' V4 B3 A7 g  x8 i& J( l2 i
(四)办公室工作对人员的要求# X- m$ t2 |1 u

; A& U! e, S  {) M, m: c4、角色意识
9 y% R* H8 P) B( u
6 z; Q5 k, D4 L; N: M做好办公室工作,必须强化以下角色意识:服从意识# h- Y, C1 B6 M% c! Q

! N  T4 e( a% k% a5 I全局意识3 |- \# F2 `+ }# g9 u

2 l, e4 e1 V9 x  H& a( I/ o责任意识
& e  I: |8 _9 m: }( ]* ?' F% i% @- H/ I9 c7 x  v( o
创新意识
8 {+ |* m' u! U+ Q5 W+ O5 }: o3 p9 \) c0 B
奉献意识
- d7 S2 P! u9 {2 _  }% Z0 P8 |, s! [  I$ F  D! W
信息意识
: _$ V. W1 F: i+ Q
7 p# v$ P  ?1 r. R程序意识/ K9 m5 p. w7 O0 D1 L$ R+ |8 a8 [

9 S! T+ p9 g* v: _8 H学习意识
" I; m+ C8 }9 v2 F" u5 b
# n# |  F2 O- z; h(五)领导对办公室人员的期待6 O: W" I7 i( Q* Q
& f$ c4 ]1 t* p
领导测评办公室人员的20道题目/ T2 n! J6 V0 q% R6 Y, u( w

; F6 \9 [8 U/ w# G3 p1.他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?- T, P6 X# N: {+ |8 }/ \

! [( n  |* n* e! A. x. z他是否了解你的目标和意向?) g0 I* x; S3 T& I6 @

) k# A+ Z( A. o* s! d- W. Q* e他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?
' o7 r4 z% m6 ]- i5 W
/ P3 p+ D/ j/ Q5 r5 ^+ i2.你外出2~3周,是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?' Y7 D3 y; }3 e: `/ A; l' K* Q; _" u
5 }* i) F# ~. k2 j" k$ n: W
3.他是否帮你安排活动日程、协调约会,使你如期践约,一切不用你催促?
' a8 @  b, N; s# o; P) |% V3 \
$ ^; ^/ N8 u# Q; y他是否很会安排时间?/ @3 b" \( r, l$ i
2 n8 u* N. \7 o  ~
4.别人不提醒,他能否主动完成你交给的任务?. D# E8 w* L! X0 Z7 r1 K

. b; A1 T2 \. S( a6 {0 t% `$ E领导测评办公室人员的20道题目
" U1 e2 T& [. A7 \% Z! f9 @* h$ a0 h/ {
5.他对待你的同事、来访者是否有礼貌?& P0 D- {# r# n& O% P; D

( {, v9 F4 }( y( Z& q# _* [- ]能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?
  R0 c; f" C0 |3 U4 V* `$ N* C3 ^* ?" n& b6 G. g; j
6.他是一个富有想象力和创造力的人吗?
6 E9 |, q9 E! U2 x* f* h& v& m- F: v2 ]7 u: T3 K
能否提出一些新的设想和建议供你参考,能否经常采用新方法改进工作?. f2 O& X/ k& i$ R% k. J  J! R

- i* K0 b) [0 L0 J; O能否制订新的工作制度或工作程序?( g" C9 w: m' `8 v! c( T) y; Q
4 i) M) b: b, K- g5 l6 o1 z
他的工作有条理吗?! ]) U# ^- G0 O& N' U$ E. n
. N9 T/ ?5 ]  z! a; t: o! O5 h4 j
7.他是一个机智的人吗?
8 X6 U. ?5 I* @5 B' Z
! d3 h3 x% u% A& _& ?能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?7 c, ^( D/ T0 x3 r/ H( E) H/ [

$ z$ J- l$ i1 s8.他能否提高文件运转效率?% @  p0 z, q. L4 L% _! Z1 @2 _

% F+ B6 ^2 H; D, e0 N) d0 S能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?
6 V4 d/ |' D2 H5 y6 z' k" ^8 [' F+ |8 m$ ~. \/ f
能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?+ W: I: M3 `5 S8 k$ ^
' F5 Z6 v0 z7 m  }- E1 p
领导测评办公室人员的20道题目1 G) B( M  @) j$ i

. _; P' G+ S# z/ u5 R, h/ J5 R9.他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?
/ b' H2 d: w) Z! {2 y: A5 e+ [+ E! I  e, r9 \- `# S
10.他在危急关头是否沉着冷静?: h) f+ c$ y0 j* Q3 X& T
$ U: @- t$ @4 I) D) n
当你承受压力而沉不住气或发脾气时,他是否仍能平静地继续工作?& |7 p; r5 |/ f; A

, @5 @+ u7 x, u: ?0 n) }# N# d; L- Y' F11.他对你的忠诚值得信赖吗?
/ e' e- E  Y  P5 ~( m( p+ t2 l0 V" v# T/ a. ~1 }( L
你能把一些机密信息资料委托给他吗?
$ X: ^* x" h2 O+ ^8 K
+ U& T3 Q: o, j/ U* v6 C12.他是否有较广的阅读面和知识面?* O, ^5 r7 o* m" H& }- u/ E

# @3 \  e  {8 n5 e4 a$ G" a是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?
+ s$ M5 x, E5 ~6 m$ b1 x8 k! o: u) P- ?, R# _3 \% p, r$ s3 n8 {
领导测评办公室人员的20道题目
. x+ N" @  k: r3 B% `* t& c% S+ |9 |7 s8 s4 T7 Q
13.他是否成为本单位有价值的信息来源?
, R: d0 |4 {: Q' \' a5 }
6 z+ a* @) T# d" M( W" B+ [8 \6 ^而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?7 u; z$ F1 e* R* _
. I- k+ S  E4 u5 C$ @6 r
14.他是否有个人学习计划?
& N8 m+ @: `- S. R' q: C2 ~+ U, {5 e  k
; H0 Y, e1 G1 i( Z7 f1 t$ K( W是否学习管理方面的知识或参与管理活动?  `# S/ \) N0 L3 ~+ |: A1 y

! T; d8 H7 \$ Q) X6 H6 z是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客,你的行业?
1 O" \! i, @  i! Y$ J# X$ P5 h' a# Y/ ]+ z
15.他语言表达是否清晰?
% J- J) `) u$ {+ W  f* W! E
( I, b8 Y  f% C1 z* E- N, T! {; u能否以书面或口头方式简要汇报情况?" l! D! a6 z! P  R
. y: B* K  [2 y* Y% N6 O5 h
能否准确地传达你的指示?
; M- ]1 y% X4 Z& w5 F
0 h6 N7 f0 l3 _/ g6 t能否了解你关于某项政策和行动的想法,并把它准确地传达给别人?
5 b8 ]$ H  ]2 A! A; y# H( _" c+ b( N1 Y: k0 I6 d" d9 d2 H8 b& F
16.他是否按时完成每天的工作?. \7 X9 }( t3 [$ s+ x4 o: ^
" _) z& l. Q! K' ~% a1 L" T
是否根据需要自愿在休息时间加班?$ x( P" w; u2 G, Y+ B

/ O2 F% x8 e! t% G领导测评办公室人员的20道题目- s8 x( r# j% F. n
' M8 x, r" L, U. i7 p' S
17.他能否像管理者那样,必要时将未做完的工作委托他人,并督促他人完成?
+ F# H& e3 p' C$ c" G* o" J( h$ R+ T. Y% M, @: ?
18.在你不插手的情况下,他能否替你处理好每日的例行公事?7 n4 S: d: y# }: s( U* B3 F! R
$ k8 v# Z/ B- C6 O" t( F
19.在调研工作中他是否称职?6 \$ m8 c- ^2 u

5 Q/ \8 j0 p! J9 v2 T& W能否收集资料、调查事情经过,并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?4 O! V2 F5 k: o6 `

) o6 O7 k) W; t- _2 d# c. k20.他是一个细心的人吗?能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等),代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?, x% q4 ^& E: j$ @/ `

# X/ H1 I7 a9 f9 i. V启示……
+ z$ [! A* E7 f: v! p1 V. |" ?) N9 s( P2 _
二、加强办公室建设, Y/ |/ T4 U4 H9 V9 p

6 A  i3 Z1 ?2 @5 R9 D" W$ w' N(一)办公室建设方向, |+ c0 f4 p$ D) g, b
3 z* H- t- B' I. t5 S$ l* C
1、不断优化硬件和工作环境% ^; V; I/ i& |0 J8 \; d

$ b4 Q( m& e8 [; K& Q2、积极推进建章立制工作
, w# V1 c6 G+ E2 G* I& P1 Q. m7 k3 |4 E# k( @3 s# V$ Q8 Y: u
3、努力营造和谐人文氛围
* K2 E8 E$ _, B( }; M4 n
3 `) \6 C4 L. G- U1 v4、大力倡导团队精神6 B/ _% f, y, {

: S* z0 M% f4 {" r& q, _  w, k5 ~7 b(二)建设“形象工程”——办公室礼仪常规
! n1 N" R/ r9 f3 X: a1 ^. M! b
良好的礼仪形象
+ j6 u& m* @% P7 q- S0 C
. X% ]! }8 F, h& {' H. i% {$ R良好的电话形象
* v9 t# n' ^- c) a/ P$ T
' ?7 u1 ?( b5 u; t( M良好的文字形象! k2 L9 G3 E& K8 }

# h% ]9 i- B) v9 B+ `+ B0 Y良好的语言形象
3 q2 x$ [* D2 R* A! b; L, A; Q) Q4 [4 r8 d
二、加强办公室建设6 }4 h. c, u2 K% h/ a. H1 N3 @8 J  T
+ p- K( s0 n6 q( ^6 n* P9 C0 q5 H
(三)人人争作办公室受欢迎的人员# |! s( b. q0 k3 B

: D/ e9 R+ P* j+ y. v; b; [1、分内工作决不推托,并主动协助同事工作;
; P) A9 N. k; e4 M, [
- P7 Y) ?2 X. w$ h7 v% v2、掌握自己的情绪,做情绪的主人;
  C/ D' z) |6 f+ j8 s- N
; |; l0 y; D* Z& e; L; B3、把同事当作客人,尽力做到同事满意;0 H, l3 `2 m* X7 H' ~* j8 u

0 u+ q5 Q7 R" Z9 P" ]4、懂得鼓励他人,用赞扬代替批评;
) S7 N* m/ ~( b
9 f& t7 k1 ^. d) B5、随时让同事知道你对他的感激;
1 ~3 ~( d% B( a. D/ G* ]2 N" x: Y5 b" p0 g3 r: I
6、尊重个人隐私,公私之间分明;% `4 M; i, S% G( S% y6 e0 j7 A' Z
1 ]6 ]0 t: W  W
7、乐于向同事提供资讯与经验,分享成功快乐;
- n% @$ l1 h. I3 v( A1 b/ t! @& }/ e
8、不居功自傲,有容人雅量。
7 z  o, R8 M+ C. i, }6 x6 w, d  b" s9 g# j
三、办公室办会工作基本规范
% k! |6 R7 I0 l( |" t: }1 |7 |7 S' i" w3 r4 g. Y4 j/ p
(一)会议服务的基本内容会前准备工作# G3 U1 N( g' `' A1 `

7 X9 a( O% U8 e1 {1、设立会议承办部门和服务机构
) o; X' N0 u* c, f4 r" V+ H
8 ]: @5 u# f$ `& r2、协助领导确定会议目标和议题
4 f# B; z, u: u# H) s* S  i( h  `# N' u- G; P' V+ S
(1)确定会议目标
. U: F$ z/ J) ^  X0 j2 I, R6 L# ^8 w4 o
(2)拟订会议议题4 W5 X' Z" }2 N, l

+ g" B' o6 m' F  G4 n3、拟订会议财务预算和会议方案
* u! u8 {; {% Z& v8 t7 s" D0 }% o! p; D7 u6 W
(1)拟订会议财务预算
8 E% E" r( v. [6 @# f, B: j+ m: J' D! B$ G- u
(2)拟定办会方案- H9 h( v; w/ N5 o, T8 H% K

& W8 A  w- X* A0 E(一)会议服务的基本内容
4 R: F2 r1 R  L* m8 q) R
/ {2 g  `& O. m, Z. E7 `会前准备工作% l9 x: J) B5 [# i1 E+ ~* ]3 J
, O. _: D7 ~" j1 q) R
4、确定会议的议程、日程和程序
8 I  \: {+ u; t
- y6 w' S4 w/ A; }2 h' T5、分工撰写会议文件
/ ]; K2 y3 U9 M0 O' w6 K( j, ]! [
- W$ x$ E( m! N4 U! g# t6、确定与会人员名单以及会议编组方案/ F4 G$ v( l4 a

  T8 R) D% M" v2 }* `6 B6 X7、会场的布置工作
2 M$ l! w( }, {. H  i" u* d# x6 i* M: {
衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。
% F; T2 e! U8 Z& @  r' m) A; X" B5 y/ u/ {9 b. o. W
主讲:姬瑞环
8 V+ m1 p5 `; T8 M
作者: 游曳    时间: 2012-4-13 15:47
{:soso_e100:}{:soso_e100:}
作者: 鹅毛笔    时间: 2014-9-29 20:21
办公室管理!!!!!!!!!
作者: qcs456zlx123    时间: 2014-9-30 13:22
办公室工作这么复杂,原来如此,又学一招,感谢小编的文章
作者: 潘正明    时间: 2016-1-15 17:52
学习了~~~~~~~~~~~~~~~




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