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标题: 秘书与老板说话的技巧,你必须知道的。。。。 [打印本页]

作者: 学文    时间: 2012-4-1 21:07
标题: 秘书与老板说话的技巧,你必须知道的。。。。
“长期以来,从使用秘书的领导到秘书本人,受‘君子欲纳于言敏于行’,‘病从口入,祸从口出’等训诫的影响,重写而轻说。不少秘书把‘少说多做’作为自己的行为准则,处处‘谨言慎行’。”[1]显然,这种现象与新时期秘书应有的素质和形象是不相容的,它在很大程度上抑制了秘书人员个性的发挥和自身能力的全面提高。
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随着社会变革和国家开放政策的不断深入和发展,在国内外各项事务交往中,如接待来访、情况统统、通信联络等,秘书说话的技巧显得越来越重要。现代社会中,秘书说话是秘书人员顺利完成秘书工作的桥梁和枢纽。但是,秘书的说话不是日常生活中简单的说话、聊天,而是具有技巧性的说话。秘书的说话技巧主要包括以下四个方面:9 i- ?4 ?$ Z% {

( ?& i" @3 t- Z! a6 ]2 d2 m6 |一、去伪存真,敢言善言
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1 T) V2 i: F# o秘书为领导、部门、群众服务,应做到说老实话,办老实事,做老实人,事事以诚相见,不虚与应付。秘书人员作为领导的参谋和助手,作为单位的枢纽,无论是提供信息、协调人际关系,还是处理事务、解决矛盾,都应去伪存真。工作中,秘书人员语气要温和,与人友善,要以真挚的感情说话,态度诚恳,便于缩短与听者的距离,忠实倾听他人,给人感觉你是真诚、可信赖的。最重要的是,不论所要反映的情况是好是坏,是喜是忧,都应如实地向领导人和单位汇报。一般情况下,如实反映情况以及信息的真实与否对领导的决策尤为重要,它能帮助领导认清形势,“对症下药”,保证领导决策的正确。# G2 q/ f  k+ Q- W# t
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说老实话、办老实事、做老实人应有个限度,绝不意味着什么都可以说,什么事都可做,老实得头脑简单,丧失主见,给工作带来问题,甚至给单位造成不良的影响。秘书在与领导交往中,不要因为个人情绪的宣泄随意透露领导之间的意见分歧,以致损害领导之间的团结;在协调部门之间的关系时,不要客观主义的充当“传话筒”,沟通情况应有取舍,不致扩大相互关系的对立。三是上报情况须经核实,下达领导指示要忠实愿意,决不能似是而非,阳奉阴违。四是对外要做好单位的保密工作,做到莫谈公事,对涉密事宜守口如瓶。
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- \/ G: F9 r: a; ?: P# n秘书不仅要有“敢言”的决心,还应有“善言”的艺术。在对待领导的错误和缺点时,秘书应表达出真实的想法,而不是一味的阿谀奉承。但是在规劝领导时,秘书应注意自己的言语,说话不能过于直白。对领导的缺点直言不讳,可能有适得其反的作用,不仅让领导尴尬也,让自己有面临解雇的危险。因而,面对这种情况,秘书应该通过比较婉转的提示性话语话语,让领导自己注意到自己的不足,这样就可以避免不好的局面出现。
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二、把握分寸,谨言慎行! t9 z" a* l8 T. o- c

! I8 A* J4 t2 r8 v( B# _' s7 |  秘书是一种特殊的职业,因而其特殊的工作性质和工作环境,要求他们说话要慎。秘书说话一定要看对象,掌握好分寸,避免简单、片面、主观和武断。如当有人想要见领导时,秘书不能直接让他人进入领导的办公室,而是要征求领导的同意。如果秘书经常出现武断的行为,不但给领导带来困扰,也给自己带来麻烦。
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& G  u; B# b1 c: G' k说话有分寸,实际上是讲究表达艺术。秘书要时刻认清自己的身份,说话时注意切合身份,注意场合和环境,该说的说,不该说的不说。在有些情况下,不合时宜的话语会造成不佳的后果,而有时,不要别人问一句答一句,保持沉默也会给人不好的印象。当他人在参观公司是,秘书对参观者的问题始终保持沉默,这样的秘书室不称职的,而且也使得客户对公司留下不好的印象。而且说话时要让人乐于接受,听得顺耳。特别是对重要问题的说明,需要格外注意措辞。说话还得看准时机,该早讲的不能晚讲,该晚说的不能先捅出去。如果交谈中发生争执,秘书不可“火上浇油”,应抑制感情,“冷却降温”。同时,秘书不应将个人情绪带入工作中。说话的语调往往会泄露个人的情绪,因而秘书不能把生活中的不满表现在对领导或同时的言语中。
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为了使话说得有分寸,秘书有时还得借助委婉含蓄的表现手法。特别是对一些重大、敏感、不便直说但又不得不说的事情,采用商量询问的语气,能够避免被动。例如在对待领导的缺点和错误、群众的反映等方面,秘书都要学会掌握分寸。当接待来访的群众时,对于有些过于不便回答或无法回答的提问时,秘书应委婉地拒绝或者提出建议,而不能表现出不耐烦的说话语调。
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  三、长话短说,讲求效率7 J$ J+ }1 x  N- H6 @" |

" T( e: L2 H" E* `1 W* p. A    现代社会生活的快节奏,更加注重秘书的概括能力,秘书要顺应时代潮流讲“短话”,对所说的内容要分清主次,确定详略,有点有面,努力提高说短话的能力。在工作中,秘书要确保自己讲出的话一语中的、逻辑严密,要学会用最少量的语词传递尽可能多有用的信息,使说话耗费的时间与说话效果成正比,提高效率。
3 K: \& D/ ]  ~, ]9 w& z$ k  秘书对领导讲话语言要简明扼要,思路要清晰,概念要准确,层次要分明,逻辑要严谨,主题要集中,重点要突出,不能浪费领导时间。当领导要求秘书汇报工作时,应提前打好腹稿,以最快的速度把重要的信息概括地输送给领导,如果简单一两句话可以讲明的问题,却不断地添词加句,显得累赘而冗长,不仅耽误领导的时间,有可能还将汇报的主旨掩盖,将不该省略的省略的了,贻误工作。秘书将领导的命令下达给各部门时,要将内容整理妥当,确保万无一失。例如,领导要秘书转告各部门开会的通知时,如果秘书打电话通知,往往比较简短,所以要将会议的时间、地点、人员等重要事项准确及时地通知到各部门。
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0 g5 b" g$ b% m, t为了提高说话的效率,从而提高工作效率,秘书应注意选词,在说话时少用修饰语、倒装句,不用隐晦、艰涩的词句,不要用口头禅,也不要随意使用新词语,多用基本词和常用词,做到通俗易懂,直抒胸臆,便于沟通感情,传递信息。否则,就会影响对方的理解,导致交谈兴趣减退,达不到交际的目的。
% k0 o1 j0 D% k' f' I" L! Y    四、随机应变,处变不惊* K8 w$ ~* Z4 H  O/ d
  秘书的地位及秘书工作的被动性,决定了秘书说话的语境千变万化。有些工作,在特殊的时间、地点、条件下,经常出现始料未及的情况,秘书人员要有遇急不慌、临危不惧、处事冷静的应变能力,针对突发事件随机应变,临场调整内容,改变方式,机敏、巧妙地应付意外,以避免尴尬和失误。当领导人之间产生分歧,彼此向秘书抱怨时,一旦说话不当,便会处在尴尬的境地。面对这种这种情况,秘书应从维护领导的团结出发,运用恰到好处的语言,促进领导之间矛盾的化解。
9 ~! A% {( t9 G) w  接待来访者是秘书人员的经常任务。在这些来访者中,不乏有修养差、偏激执拗,或有意刁难、出言不逊,或自以为是、以势压人,或观点不同、故意添乱的人。对于这些突然出现的情况,秘书应保持镇定、处变不惊,首先表现出宽容和大度,依旧礼貌地与来访者沟通,这表示秘书谅解别人冲动的情感和行为,切不可因为几句过头的话而同来访者“唇枪舌剑”,使别人对你的工作抱有成见。
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此外,幽默是消解尴尬的一剂良药,也是秘书随即应变的重要法宝。“秘书在交往活动中运用幽默,可以使人感到亲切轻松,易于沟通感情,取得理解,消除陌生和紧张,营造和睦的交际气氛。”[2]在有些交际场合中,领导会遇到尴尬的问题,而秘书就要学会运用幽默,化被动为主动,化尴尬为愉悦,调节气氛。但是,这种随即应变的能力并不是见风使舵,而是既要符合原则,既要有一定的机动性和灵活性。
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6 z  S# K8 A5 f  H5 C$ X; X* N: c在现代社会的秘书工作中,秘书说话成为秘书不可或缺的一项技能,秘书“善说”,有利于工作的开展,有利于协调关系,有利于树立单位的良好形象,也有利于信息的传递。因此,现代秘书要胜任工作,就必须重视说话,注意语言技巧,善于说话。% [- m' b" A: Z6 {
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下面举三个例子,具体说明:! [( c4 Z. [  @0 N$ Q8 Q

! n4 [! l6 w' M8 W! C' i 说话谁都会,但把话说得动听,通过说话给别人留下良好印象,却未必是每个人的专长。在和老板相处的过程中,懂得说话的艺术极其重要。老板在公司里掌握着生杀予夺的大权,一不留神说错了话,后果你就好好掂量吧!前往上海卡耐基培训学校旁听了一堂人际关系课,学员在课堂上纷纷提出:如何正确把握和老板说话的分寸?他们大多有过在老板面前说错话的惨痛经历,对这个问题深感苦恼。专家们当场予以指点,归纳下来,不外乎以下几个关键,相信对有着同样困惑的职场中人也会有所启发。" [, ~5 d$ m  b

- p' ^& d9 {3 c; `  关键一:不要代替老板做决定,要引导老板说出你的决定8 A. m$ f7 t, l9 m6 L7 e

* }. N2 g& Q, |7 u/ M. ^  佩佩年轻干练、活泼开朗,入行不几年,职位“噌噌”地往上升,很快成为单位里的主力干将。几天前,新老板走马上任,下车伊始,就把佩佩叫了过去:“佩佩,你经验丰富,能力又强,这里有个新项目,你就多费心盯一盯吧!”
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  受到新老板的重用,佩佩欢欣鼓舞。恰好这天要去上海某周边城市谈判,佩佩一合计,一行好几个人,坐公交车不方便,人也受累,会影响谈判效果;打车吧,一辆坐不下,两辆费用又太高;还是包一辆车好,经济又实惠。4 q9 _% F- |; a; k
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  主意定了,佩佩却没有直接去办理。几年的职场生涯让她懂得,遇事向老板汇报一声是绝对必要的。于是,佩佩来到老板跟前。
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  “老板,您看,我们今天要出去,”佩佩把几种方案的利弊分析了一番,接着说:“所以呢,我决定包一辆车去!”汇报完毕,佩佩发现老板的脸不知道什么时候黑了下来。他生硬地说:“是吗?可是我认为这个方案不太好,你们还是买票坐长途车去吧!”佩佩愣住了,她万万没想到,一个如此合情合理的建议竟然被打了“回票”。  y6 b" o+ U/ ?, X1 S! ~( C

8 Q) B: ~! ^* j; _! D5 p1 e$ o  “没道理呀,傻瓜都能看出来我的方案是最佳的?”佩佩大惑不解。
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  专家提示
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8 b) n6 B7 q% S/ \( @  佩佩凡事多向老板汇报的意识是很可贵的,错就错在措辞不当。注意,佩佩说的是:“我决定包一辆车!”在老板面前,说“我决定如何如何”是最犯忌讳的。0 _/ L; m1 \5 G4 U

6 y2 H; b+ d& W2 c4 M( e  如果佩佩能这样说:老板,现在我们有三个选择,各有利弊。我个人认为包车比较可行,但我做不了主,您经验丰富,帮我做个决定行吗?老板听到这样的话,绝对会做个顺水人情,答应你的请求,这样岂不两全其美?
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2 A& E0 X1 G$ B. h5 L% x  关键二:不要和老板开黑色玩笑,虽然它只是玩笑; d7 x3 o8 @! V3 k* v2 K

/ M! I" m5 O; t7 B, _& ^  青青是个报关员,更是个聪明的女孩。她脑子快、言辞犀利,还有丰富的幽默细胞,是公司的一颗“开心果”。但如此可爱的青青,却得不到老板的青睐。
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/ f3 v' C6 ^! }( S0 w6 |0 T  青青工作非常努力,有时为了赶时间,一大清早就要赶到海关报关。满身疲惫回到办公室,老板不仅不体谅,还不分青红皂白地说她迟到、旷工,怎么解释都不行。青青委屈极了,向专家求教。专家启发她,“你平时有没有在言词上对老板不敬啊?”
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  这么一问,青青想起来了,。
作者: 哥只是个传说    时间: 2012-4-2 16:54
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作者: 山青水秀    时间: 2012-4-2 21:19
此篇文章针对性很强,无论对于职场老手和职场新手都有学习借鉴意义
作者: zmrcg    时间: 2012-4-2 22:55
受教了,多谢。启发性很大
作者: 呱呱密友    时间: 2012-4-2 23:03
日常工作中,“说”是重要学问,该如何说呢?
作者: ipiak    时间: 2012-4-3 02:10
好东西哦,大家不要光看不顶
作者: lzzboy123    时间: 2012-4-3 10:07
此篇文章针对性很强,无论对于职场老手和职场新手都有学习借鉴意义,要好好学习
作者: 1qq1    时间: 2012-4-3 10:58
不错的帖子{:soso_e100:}
作者: LAOLIN    时间: 2012-4-3 11:40
值得借鉴!{:soso_e179:}
作者: 携笔从戎    时间: 2012-4-3 12:35
学习了!于老板交流,很重要!!!!!!!!!!!
作者: lj9076    时间: 2012-4-3 13:23

+ c4 k9 s  a7 h3 U, l; @9 ^学习了!于老板交流,很重要!!!!!!!!!!!
作者: jamie    时间: 2012-4-3 15:41
用时方知奥妙   楼主辛苦了6 n& O4 V. \* u; Z) M

作者: 苏俊亮    时间: 2012-4-3 17:03
呵呵  学习了  0 [, x* ^  |( G9 t' P
做人、办事、说话
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作者: qazxswqazxsw    时间: 2012-4-3 21:43
yhhhhhhhhh ggggggggggggggggggggg
作者: overyahoo    时间: 2012-4-3 22:01
指导具体,操作性强,很好的文章,学习了
作者: hcb137    时间: 2012-4-5 11:58
政府机关部门就是这么混的,搞技术的就不是这样了吧
作者: chutianshu    时间: 2012-4-5 22:33
与老板的人际关系很重要啊
作者: xdl1013    时间: 2012-4-6 09:07
sdgasfascasfwre1312eawdasd
作者: 石头希迁    时间: 2012-4-6 21:50

! W/ b  W, X( `2 Y3 G" K( I3 L. ?有理论 有实际  指导性很强
作者: 风雨之酷    时间: 2012-4-8 18:09
oihkljlkjkljlkjlkjlkjlkjlk;jkljkljlk
作者: aqiang    时间: 2012-4-8 20:43
很好要看看看看卡就那块
作者: sunwu728    时间: 2012-5-24 16:53
恩恩  额额为奇偶平稳健康的破位空间跌破网卡的排污口【
作者: 思密达    时间: 2012-5-31 18:28
会说话是一门精神的学问。。。。。。。。。。。。。。。。。。
作者: ┖甜的┌    时间: 2012-6-3 20:53
秘书与老板说话的技巧,你
作者: sugerabc    时间: 2012-7-1 23:12
好文章就是要学习的嘛 好文章
作者: 403989957    时间: 2012-7-5 19:27
写的很到位,受益匪浅
作者: 笑面佛    时间: 2012-9-19 11:52
提示: 作者被禁止或删除 内容自动屏蔽
作者: clover    时间: 2012-9-20 13:28
很有帮助啊!!都是经验!!
作者: musiclover831    时间: 2012-9-23 13:45
写的好,有理论,有实践经验,多多学习.
作者: 飞翔111    时间: 2012-10-9 15:55
哈哈哈哈哈哈哈哈哈哈哈哈哈哈哈哈哈哈哈哈哈哈哈哈
作者: 维丫头    时间: 2012-10-17 14:45
秘书与老板说话的技巧,你必须知道的
作者: qyzhouqing    时间: 2012-10-23 21:08
l楼主威武,好好学习,天天向上
作者: wuhui222    时间: 2012-11-1 10:29
111111111111111111111111111111111
作者: 莲花盛开    时间: 2012-11-28 22:37
哎呀,太及时了能看到这篇文章,太需要了呀
作者: 爱吃包子    时间: 2012-12-6 22:16
写的很具体,学习啦!
作者: 明年今日    时间: 2012-12-24 11:15
此篇文章针对性很强,无论对于职场老手和职场新手都有学习借鉴意义,要好好学习
作者: sd3322935    时间: 2012-12-24 19:21
henhao ,学学学习了
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作者: hjt    时间: 2013-10-11 16:28
学习学习再学习,在学习中提高,在实践中学习。
作者: hjt    时间: 2013-10-11 16:29
此篇文章针对性很强,无论对于职场老手和职场新手都有学习借鉴意义
作者: 肆线叁格    时间: 2013-10-13 08:01
好好好…对新职人员来说太受用了?
作者: Jillzoe    时间: 2014-3-24 21:57
  ~) o0 z" J" Q% v: C& i; H
就是说的我感觉到很实际,不管官大官小,得一步一步按规矩来,无论做什么事都要用心去想,去体会,不要对领导一个样,东身边的同事一个样,这对自己很不好,做工作要实在,对待工作更要踏实,不要忽视你身边的一切!, Y4 k' d# ]) f# x( o

作者: 南通小秘    时间: 2017-4-21 15:18
学会说话技巧,终生受益,妙不可言!
作者: 零度线    时间: 2017-5-3 17:20
从小失误中汲取教训,见证成长




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