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秘书作为领导的助手和参谋,一是记录和抄写;二是文稿起草。记录,有领导的口授记录,有接待来访者的记录,还有会议记录和电话记录等等;抄写,即对字迹潦草或因在起草过程中经反复推敲、多次修改和勾划的文稿进行誉写以便于继续修改或交付打印。而起草文稿,是秘书工作的主要部分。文稿的起草过程中,常常是由领导和秘书合作进行。有时是领导亲自动手,秘书帮助誉写以及做一些收集、补充和核实;有时是领导口授主要内容,秘书记下后负责文字的加工整理;还有时则是领导只口授一个要点,或者同秘书一起在讨论中形成一个要点,然后由秘书据此去收集材料、推敲观点,形成文字。这最后一种,领导只是出题目,而从拟定提纲、收集材料、起草文稿到讨论修改,则都由秘书单独负责。特别需要指出的是,在起草文稿的时候,秘书不但可以在酝酿和讨论文稿的时候提出自己的意见供领导参考,而且可以在起草时直接把自己的想法写上去,形成初稿,让领导人去决断。这样形成的文稿才能真实、全面、生动地反映传达领导的决策、方针、意图等,并使之成为群众性的行动。而以上这些工作都必须有赖于文秘人员具备扎实的文字功底。+ |+ L) i$ f' z2 K; ]( f! e
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二、找出问题所在
6 k0 P9 c6 ]2 E" v# V: Y M % P, f, {+ m2 F但在实际工作中,文秘人员往往会犯一些文字上的错误,这主要体现在语序和文风两方面。语序既词语组合的次序,它既反映了一定的语言习惯,又反映了事物间的逻辑关系。语序有时可以决定语义,变更语序后语义会产生很大的变化;有时语序变更后虽不改变语义但却可改变语言的表达效果。因此,无论从语法的、逻辑的,还是修辞的角度看,语序的正确安排都是重要的,如:“这样的活动乐于使广大农民群众接受”正确的用法应该是“乐于”应移至“接受”之前;又比如“我院已于9月30日召开了表彰先进个人先进集体大会,××院长和其他学院的领导同志出席了这次会议”,正确的用法应该是“其他”应移至“学院的”之后,否则将有歧义产生,如此种种。而公文文风不仅仅是语言文字问题,而且是一定时代潮流和社会风尚在文章中的集中反映,更是一定的世界观、思想路线在公文中的综合表现。目前,在公文制作方面一般会犯以下三种毛病:第一种叫“摆长蛇阵”:如某机关收到44份下级单位的年终工作总结,最长的15000字,最短的7400字,平均每份超过万字。三位分管领导每人平均要看十几万字,合300多页,这对上级领导来讲是一个不小的负担。第二种叫“作假失真”:准确性是公文写作的基本原则。但由于受“假大空”作风的影响,公文中弄虚作假的现象屡见不鲜。第三种叫“虚张声势”:实用性是公文的精髓所在,公文不是为了欣赏,而是为了实用,能解决问题。公文的实用性决定了公文必须言及其实、言及其义、朴素无华、实实在在,来不得半点华而不实、虚情假意等等。 ' b, M6 ^: d7 h b: [% c {5 g l$ k 2 g4 a' e9 ~$ X7 w
三、加强学习 注重实践
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针对以上这些问题,文秘人员要想全面掌握并不断提高文字工作水平,必须加强学习,并注重实践:7 L/ z# h# G! w8 _5 H4 Z
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(一)打牢文字功底基础。思考的过程就是学习过程的继续和深化。勤于思考、善于思考有助于我们把平时所听、所看、所学转化为知识和能力,促进文字功底的升华。 _) k! y8 ^2 _$ P1 K+ t( g . W6 U& D: r, J4 g (二)注重平时的写作训练。要掌握并熟悉各种文体的写作知识,平时还要在案头放一本日常应用文类写作教程或类似的教材,随时备查备用。9 S) Q# W6 B6 f# \& h" ^& F
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(三)是注重平时素材的积累,厚积薄发。企业文秘人员要十分注重广泛收集素材,注重平时大量写作材料的积累。只有平时大量积累素材、吸收素材,才能做到丰富词汇量、拓宽知识面、突出思想新颖性,起草的材料才会得心应手、文笔生动、言之有物,不至于文稿空洞、单调枯燥、陈旧老套。当然,学习也是一种收集、积累,但仅仅靠学习来积累还远远不够,我们还要采取集腋成裘的方法,点滴收集,广采博取。 1 T- z) k. l! G' U6 ^6 e! P' t2 h3 D" S
(四)注重知识结构的更新。一般来说,办公室处理的多数文字材料都政策性较强,具有相当的广度和深度:加上有的材料还是临时交办,要求几天甚至数小时内就得交稿。这时候,如果企业文秘人员没有一定的文字功底和练达的素材,将难以胜任,难以满足工作需要。不断接受新知识、新理论、新观念,不断强化自我学习能力,不断更新自己的知识结构,是企业文秘人员提高工作水平的基础和保障。因此,企业文秘人员要十分注重知识结构的更新。 - m6 Q; L& o- R$ M/ n( b* V' q8 D, z6 A + O0 c+ G0 S& r2 S; E7 K/ y0 v$ c(五)重在实践真知的把握。企业办公室工作是为领导服务的,文秘工作也概莫能外。面对行业不断出现的新情况、新问题、新矛盾,企业文秘人员仅仅靠翻阅资料、闭门思考是远远不够的,还必须深入基层,深入生产一线,勤于实践,调查研究,详细地掌握第一手资料。3 ^" P! H! r1 d