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标题: 文秘资料员处理日常事务的方法和技巧 [打印本页]

作者: 云南老秘 时间: 2012-1-19 08:33
标题: 文秘资料员处理日常事务的方法和技巧
很多人都认为，办公事务处理是婆婆妈妈、鸡毛蒜皮的小事，充其量只是“保姆式”的配角。然而世事洞明皆学问，人情练达皆文章。如何在繁忙的工作中不漏事、不误事，恰如其分地处理各类事务，特别是一些棘手事务，需要文秘资料员具有冷静的头脑、科学的处理方法、一定的协调能力和社交技巧。因此，日常事务处理也是一门学问和艺术。下面，本人从这项工作的特点并且结合自身工作实际，作些具体的分析，浅探文秘资料员日常事务处理的技巧。
一、文秘资料员事务性工作的主要特点
（一）指派性。文秘资料员工作的核心就是为领导服务，这决定了文秘资料员工作必须紧跟领导的需要，除了要高质量地完成岗位职责规定的各项任务外，还必须处理好领导交办的其他事务，即便是领导的个人私事也应认真办理。
（二）随机性。有的人员可以按照既定的计划和步骤推进日常工作。但是，对文秘资料员来说，即使将计划制定得再完整，考虑得再细致，也常常会因临时事件的出现，打破整个工作部署。
（三）琐碎性。从接听电话、接待来访、会议安排、文件处理、资料档案管理，到承办领导交办的各类问题。这些事务具体琐碎，很容易出错，处理好了一切正常运转，人们往往觉察不到；处理不好，则可能会使领导甚至整个单位的运行受到影响，事务的弊端就立刻显露出来。
(四）保密性。文秘资料员的工作性质，决定了文秘资料员在处理各类事务性工作时，必须严守秘密，知而不言，做而不说，守口如瓶，慎之又慎。
二、事务性工作常用的处理方法和技巧
(一）借助微机法。运用现成的办公自动化手段，分门别类建立人事、档案、工资等多种台账，借助微机来管理通讯录、日常安排等信息，使工作从杂乱无序走向规范有序，以增加处理日常事务工作的计划性和条理性，提高工作效率。比如，要通知300多家网吧业主参加全市网吧管理工作大会，如果用电话通知，约需一天半的时间。现在，借助微机已存的通讯录和短信发送交换器，只需几分钟的时间就可以完成。这样就显得更加方便、快捷、高效。
（二）触类旁通法。文秘资料员在工作中不仅要完成好事务性工作的处理，不出错、不添乱，而且要通过具体琐碎事务的处理，见微知著，举一反三，为领导提供更高层次的服务。比如，通过对来信、来访处理的综合分析，发现工作中存在的不足和薄弱环节，及时向领导提出了建设性的意见。
（三）综合处理法。将事务性工作按照轻重缓急的原则进行排列，优先处理重要的急事，将一些不重要、不紧急但又必须办的事务，采取合并同类项的方法，有计划地进行批量处理。比如，在处理日常文件时，可暂缓处理一般性传阅文件，待紧急文件来时一并送给领
导，既节省了来回送文的时间，又避免了因琐事而频繁地打搅领导。
(四）备忘提醒法。这是进行事务性工作时常用的一种方法，这种方法可以具体到以下几个方面：一是记事法。把要办的事情记在台历上，随时翻看台历，以免遗忘。或在办公室显眼位置悬挂一块记事板，随时把要办理的事项记在上面，办完后及时擦掉。平时，身上还要带个小本本，无论是领导交办的，上级通知的，都随时记在小本本上，随时检查，定时汇报。二是卡片法。制作工作卡片和盛放卡片的“待办”“已办”两个小盒。把要办的事记在卡片上，办完的放在“已办”的盒子里，没办的放在“待办”的盒子里。随时检查“待办”盒子里的卡片，及时办理未了事宜。对已经办完的卡片，要定期或不定期收集在一起，存放一定时间，可以为阶段工作总结提供依据，也可以留作对某些情况的参考。三是提醒法。有时接到的通知是需要几天后办理的，或者当时给领导汇报不太方便，这时可以告诉身边的其他人员，到时再提醒一下，以起到“双保险”的作用。
以上是本人在处理文秘资料员事务性工作中总结的一些方法，实际工作中的处理方法还远不止这些。只要在平时工作中多积累、善总结，遇事沉着冷静、胆大心细，就能不断提高处理事务性工作的科学性和艺术性，履行好文秘资料员职责，赢得领导和同事们的认可。作者：王建英办公室业务

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