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标题: 办公室人员如何成长为一个"多面手" [打印本页]

作者: 三明学习网 时间: 2011-12-26 08:54
标题: 办公室人员如何成长为一个"多面手"
由于人员编制所限，乡镇办公室正式在编人员较少。我所在的镇办公室以及周边乡镇的办公室一般只有2名正式编制。而乡镇办公室工作面广量大，必须要熟悉每个领导、每个条线的工作，承担起一些繁杂的任务。因为人手少，有的乡镇不得不从其他部门抽调或者从外单位借调，甚至雇佣临时人员到办公室工作，以解决人手少的难题。
乡镇办公室的事务比较杂，日常公文处理、来客接待、后勤安排、值班、调研、督查、各类文字材料的撰写包括宣传报道、会务的准备等等，这就需要办公室人员尤其是负责办公室工作的同志要成为一个多面手。笔者经常和一些办公室的同行交流，有不少的同志都是办公室的多面手，给我带来许多益处。但也有部分的同志对办公室的业务不很熟悉，如有的同志至今还是电脑盲，对电脑知识和网络知识一概不知，收发个材料都不知道如何操作电脑；办公软件连基本的操作也不懂，如WORD上的一些功能都不了解，课件也不会制作，其他像摄影方面的知识更是空白，遇到领导需要图片资料时，便找别人帮忙，甚至请社会上的一些照相馆去拍摄。还有的一些简单的问题便到处请人代劳，这样，不仅会误事，也影响工作的质量。
根据乡镇办公室的工作实际和人手少的情况，办公室人员要成为一个多面手，需要具备下列基本技能：
一、要有具备一个好的写作基本功。办公室人员要有好的文字功底，有了好的文字功底，然后学会撰写各类工作方案、工作意见、工作通知、领导的讲话、工作总结、工作汇报、新闻报道等材料的写作技巧，这是办公室工作最基本的素质。
二、要学会使用办公自动化设备。乡镇办公自动化主要有电脑、复印机、打印机、传真机、投影机、摄影、摄像机等几种基本设备，首先要学会在电脑上安装一些基本的应用软件，学会电脑打字特别是要学会五笔字型，以提高打字的速度，你在写材料的时候不需要再使用笔，写出的材料也不需要再要打字员给你重新打一遍；要学会办公软件的应用，尤其要熟悉WORD文档的排版功能，使做出的材料、文件符合规范，美观大方；要学会打印机和复印机的操作甚至简单故障的处理，这样延长机器的使用寿命，也可以大大节省开支。还有现在领导开会做报告或者是经验介绍以及接待来宾介绍情况等，许多场合都喜欢用幻灯片，因此，办公室人员要学会制作课件，为领导的工作增色。
三、要熟悉网络知识。起码学会如何上网发送接收材料。现在像一些材料和许多的新闻稿件都可以通过电子邮箱传送，方便快捷。目前，许多乡镇都有老秘网，办公室人员必须学会如何管理和维护老秘网，如何更新老秘网的新闻和其它信息。
四、学会使用影像设备。平时，办公室人员与领导最接近，对乡镇工作最了解，一些重要活动办公室人员一般都参加，对于积累资料有得天独厚的条件，因此，办公室人员要学会使用照相机或者是摄像机，最基本的是要熟悉照相机的使用，不一定要精，不一定要拍出艺术性的效果，只要是真实的记录下一些镜头，长期下来，便可以积累大量的资料，说不定，其中还有一些是好的新闻图片。当有一天领导或者是工作上需要图像资料时，你有备无患，也不需要去补拍一些镜头甚至去求别人帮忙了。在平时工作中，乡镇经常遇到一些展览或者是需要编印宣传画册，有了那些日积月累的照片，不仅是一种财富，还可以提高你摄影的兴趣，为你的生活增添一份乐趣。
五、要学习其他一些才艺。比如，要学会普通话，提高接待水平，特别是遇到外地来客接待、随领导外出招商等，使用规范的普通话。学会小型活动的主持，便于在一些社交活动中活跃气氛；要学会简单的平面设计（如PHOTOSHOP软件），因为乡镇办公室经常会遇到一些展览或者上报一些图像类的材料，还有老秘网的新闻图片，都需要处理图像，图像都需要处理才便于发送，同时，因为你对乡镇工作十分熟悉，自己设计起来会得心应手，如果掌握了平面设计的一些基本技能，不仅可以设计一些板面，对于图片的处理制作也不在话下。
当然，办公室工作特别忙，一个人的精力也有限，不可能专业学习或者全面掌握一些技能，这需要我们平时工作和生活中做个有心人，日积月累，你会发现你已经成为一个多面手，你一点也不会为办公室人手少而发愁了。
以上仅仅是本人根据工作中的一些实践而想，不妥之处请办公室同行们批评指正。欢迎大家多交流。

作者: 彩妍knx 时间: 2011-12-28 17:54
谢谢提供，继续努力！

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