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标题: 老秘谈会议服务指南怎么编写 [打印本页]

作者: 广东老秘 时间: 2011-11-15 08:23
标题: 老秘谈会议服务指南怎么编写
会议服务指南是会议主办方告知参会人员服务事项的文书，是会议承办方与参会人员进行交流的第一道程序，告知如何服务于整个会议全过程，要求参会人员在会议期间如何去做，让参会人非常清楚地了解整个会议的日程安排、注意事项、考察等事项。现在各种大小型会议均不可缺少会议服务指南，使用频率较高，它在会议中的位置非常重要，一定程度上反映了会议主办方的办会质量与水平，同时也是展示会议承办方服务形象的有效平台。会议服务指南作为一种非正式文件，在实际工作中被广泛运用，而在正式公文中难以找到它的制作要求，实际制作时也不尽一致，但是，会议服务指南仍有其自身特点。笔者结合参加各类会议及具体承办多次大小型会议的体会，以行政机关的会议为例，谈谈会议服务指南的特点及写作。
　　－、会议服务指南的特点
　　（—）时间性强
　会议服务指南是服务于整个会议的，所有的安排都必须根据会议时间确定，其时间性很强，主要表现在：从形式上看，会议服务指南是以会议为中心，整个服务指南的撰写必须围绕会议的时间安排来撰写，不能独立于会议的安排之外。从内容上看，会议服务指南对时同要求非常强，精确度非常高，不仅要求告知与会人员某日做什么，而且要精确到某时某分，如参观考察部分，8：10分出发，8：20分到达，8：30分离开。所以在起草会议服务指南时，要特别注意时间的安排，突出时间在整个指南中的作用。
　　（二）阶段性强
　　会议服务指南具有很强的阶段性，这主要是受会议安排决定的，其内容大致分为三个阶段：会前、会中、会后，而会前阶段又可以再分为会前须知、会议报到等阶段，会中阶段又可以再分为会议阶段、合影留念、参观考察；而参观考察又可分为第一天上午、下午考察什么，第二天上午、下午考察什么，等等。每个阶段做什么，都必须写得清楚、明确，否则到时参会人员就会不知所措，引起整个会议的混乱。
　　（三）语言简洁
　　会议服务指南不同于其他文体，它主要是告知参会人员一些服务事项，主要是让人知晓，所以在语言上不必过多修饰，辞藻不必华丽，语言务求平实、简洁、明了，让人一看就懂。
　　二、会议服务捂南的写作方法
　　会议服务指南根据会议安排的不同而有不同的成部分，笔者拟按常规性会议的安排谈谈各部分的方法及注煮事项：
　　（一）会议须知
　　会议须知主要是告知参会人员一些必须注意的事项及其他一些重要事项，虽包含事项各有不同，但主要部分相差无几。如“请与会人员按照会议安排的时间、地点作息”、“请注意会议期间的人身安全、个人贵重物品交宾馆寄存”、“与会人员退房后请直接将钥匙（房卡）退交总台”、“会务组设于宾馆201房”、“联系人：×××电话：×××××××。”
　　（二）食宿安排
　　1.住宿。
　　（三〉会议日程
　会议日程是整个会议服务指南中的重头戏，整个会议就根据日程进行，因此，会议日程的编写十分重要，许多文章已对此作了阐述，笔者需说明的是，会议服务指南中的会议日程与一般的会议日程有共性，也有不同之处，现就编写会议服务指南中的日程应注意的地方简略谈谈：一般会议指南中的日程是以时间为段，条理状排列，同时穿插有会议议程，其中对于部分议程，还需说明，如参观考察部分，其日程的每一项由时间、事项、地点三部分组成，但必须写清什么时间地点，什么地方什么人做什么。如“10月16日（星期一〉19：00 召开预备会议，请省××厅有关领导同志和市×局负责同志参加（地点：××宾馆五楼会议室）”、“20：00 文娱晚会请与会全体人员参加（地点：××宾馆附三楼××歌舞厅）节目单参见第×页”、“8：00 举行×××会议主持人：××市××局常务副局长”、“议程：1.×××；2.×××；3，……”。
　（四）其他事项
　1.参观路线、时间及车辆的安排。这项工作的安排是为具体落实前面的会议日程中的参观考察而作的补充、说明。安排该项目时必须注意时间安排合理，在一个参观考察点不能停留过久，也不能走马观花，因此要比较精确地计算出各处的停留时间。如“××宾馆门口集合上车（8：00出发）——忠烈祠（8：20到，8：40离开）——梳妆台（8：55到，9：25离开）”，让人一看就明白何时到，何时离开，第一个目的地需要多长时间，停留参观考察多长时间。在确定时同时要考虑到意外情况的出现，同时结合参观考察地的实际情况，需停留时间是多久，这里的时同安排要合理，安排时要根据参观考察的地点来确定，事先必须经过调查，不可任意估摸，一定要结合实际溺算出大致时间，不能过长也不能过短。另一方面对于参会人员的乘车安排，只需按车位计算出人员，车座数与人员数一致就行了，在会议指南中一一注明，同时要对车辆进行编号，如“l号车：××省××厅人员。2号车：××市××局负责人”。
　2.主要参观考察点简介及节目单的制作。这是为了对会议日程中的参观做进一步具体说明的，事先让参会人员了解参观考察点的大致情况，做到心中有数，实地考察是加深印象，简介的撰写各个参观考察点都有写好的，在此不再重复。关于节目单的制作，由节目的演出单位提供，按演出顺序排列就行了，另外，值得一提的是，有地方特色的节目可以在节目单里做出一些说明，让与会人员观看前有个大致了解，便于加深印象。

作者: zhouyczhou 时间: 2011-11-15 14:22
太有启发意义了，十分感谢你的辛勤劳动！

作者: chongdong0 时间: 2011-11-15 14:40
非常感谢，很有实用性

作者: lvchx0227 时间: 2011-11-21 21:15
太有启发意义了太有启发意义了

作者: xjc0789 时间: 2011-11-22 10:08
好东西。学习学习！！！

作者: 随缘自牧 时间: 2011-11-29 20:16
好材料　　　　　　　　　　　　　　　　　

作者: wsxmwpscat 时间: 2011-12-9 10:22
{:soso_e103:} 重在学习！！

作者: 十有九美 时间: 2012-1-20 10:05
受教了！！！！受教了！！！！受教了！！！！受教了！！！！

作者: 笨笨球 时间: 2012-2-27 23:55
好东西。学习学习！！！

作者: 未知 时间: 2012-5-2 10:54
谢谢提供这么好的材料

作者: 787573242 时间: 2012-5-2 11:06
写的很又道理，谢谢啦。

作者: 太极八卦与 时间: 2012-8-27 20:53
谢谢谢谢谢谢谢谢谢谢谢谢！

作者: persist1989 时间: 2015-12-23 11:34
写的很详细，很有用，不知道有没有关于整体设计的建议？

作者: 若雨 时间: 2016-2-17 11:58
刚好派上用场，谢谢分享！！！

作者: 发热的金子 时间: 2021-11-28 20:59
会议服务指南根据会议安排的不同而有不同的成部分，笔者拟按常规性会议的安排谈谈各部分的方法及注煮事项

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