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标题: 老秘谈商务文书怎么写? [打印本页]

作者: 老猫    时间: 2011-10-12 22:47
标题: 老秘谈商务文书怎么写?
 商务文书是指在经济领域里,用来处理经济事务、传播经济信息、协调经济活动的具有惯用格式的各种文体的总称。在商务文书的写作中,一直以来写作者都是秉承固定的结构模式、规定的语言规范进行写作,这样久而久之商务文书就变成了结构千篇一律、语言缺乏灵性、叙述方式僵硬的八股文。
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1 s  @' y  ^/ g6 \( K  写作既是品位和风格的体现,又是习惯成自然的行为。然而人们只在文学创作上贯穿了这一精神,而在商务写作上恰恰相反,往往依从于形式,在初学商务写作时,要么模仿现成的旧书稿,要么按照教科书上的写作程序,这种情况无异于盲人给盲人领路。正是这样一个盲目的过程导致了或过于正式或古板做作的写作风格。
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  要想使商务文书具有可读性,在商务往来中起到更好的桥梁作用,商务文书必须从宏观上摈弃传统的写作思维模式,研究解决文章究竟应当“怎么写”的思维规律、具体操作技术等问题,从微观上研究决定文章个性问题的诸多细节,如:语言风格、图表展示、插图设计等问题。基于此,本文试图以探索商务文书写作语言的个性风格为宗旨,力求做到“授人以渔”、“举一反三”,从而达到提高商务文书写作质量的效果。$ L% K9 I- t+ z: l& I9 |) X
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  一、 语言的个性风格
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  语言的力量在于确切地描述事物,运用何种方法直接关系到人们对事物的理解,进而又直接关系到一篇商务文书是否成功地达到目的。如何塑造一种个性化的语言风格呢?我想,应该尽量以目标读者对商务文书的意见和期望为出发点。2 n6 b- C6 t4 X. X9 j6 Y

3 S1 e" W+ J3 k  下面是美国《CC日间托儿所经营企划书》项目申请理由部分:
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  ● 该市对优良托儿所需求甚殷。目前市面上尚未有任何托儿所。托儿所的市场规模十分可观(儿童人口为87570人),预料未来两三年内,每年将增长20%。: X; a( }0 y$ `) R6 E' c
  ● 刚开始锁定的目标市场仅占整体市场的2%,且无任何同业竞争。这对CC来说是轻而易举的进军方式。% O* m! M6 M3 [3 }6 r5 H7 c: D
  ● 位于高级社区精华地段的肯尼山(Kenny  Hills)社区,是最理想的开业场所,当地居民不吝惜花钱来购买我们的服务。& M7 ]) r, O: b3 g
  ● CC有能力达成目标,成为市场中的领先者,因为它具备了专业知识和管理能力,可敏锐嗅出需求,紧紧抓住投资机会。CC为托儿品质设立的高门槛标准,将使得素质不良的竞争对手很难跨入这个市场。优胜劣败的结果,也将使得市场上只剩下像CC这样能提供一流服务又能获利的托儿所。) t/ K$ w9 g) x# T. g

" q5 y( K5 l& D- H( A$ j# ~( ~  以上这段话娓娓道来,使一个项目申请的理由毫不费力地“流进”读者心里,我想它做到了以下几点:
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; p- `4 O$ H- G3 y) |6 U* J7 q  1.语言表达清楚、准确
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  `! W* C& s* c" S/ q% F$ n8 q  我们现在读到的商务公文,几乎没有什么形容词,这不奇怪,因为书店里无以计数的商务文书写作教材都是这样要求的:恰当准确、简朴庄重。然而语言的首要作用之一就是描述,请比较这两个短句:“像丝绸一样光滑”、“有点光滑”。前者勾画出一幅清晰、准确的图画。后者则可以形容很多东西,甚至湿淋淋的死鱼也是有点光滑的,但触摸死鱼的感觉无法与丝绸的感觉相比。在一定程度上,文件的篇幅无关紧要,只要文件内容清晰易懂,读者就会倍加欣赏。如果文件既有描述性,又通俗易懂,读者就会倍加赏识。描述能力固然重要,但有时候我们还需要更多的其他能力,既富描述性又令人难忘,它可以通过两种方法实现:首先通过既富描述性而又不同寻常的语言;其次通过既富描述性而又出乎预料的语言。一名会议主管在解释会议室的U形布局时作了这样的描述:这样做能“使每个人都坐在第一排”,这样描述不但表达清楚,而且又与众不同。
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  这种描述方法表现出作者的素质。有些短语和词句之所以有吸引力,是因为读者觉得新奇。这一点给我们重要的启示,就是不要把自己的选词范围局限于“商务语言”所规定的范畴内。不必担心措辞不当的风险,能够使用关键性的描述语言,使全文栩栩如生,才是最大的成功。
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$ N6 R5 _& \7 O; m# b9 X% t, f  词语使用准确也很重要。如例文中高级社区的“精华地段”、“购买服务”、“嗅出需求”等词运用得非常准确,因为该社区已经是高档社区了,说明托儿所的选址是相当具备优势的;我们习惯于在“购买”后面接“商品”,在“服务”后面接“质量”,但“购买服务”却直接说明了托儿所的营销本质;“嗅”一般用来描述动物的嗅觉,在这里描述一个管理团队对市场的洞察力,无疑说明该团队的管理经验与能力是毋庸置疑的。& N* Z+ j7 t  B) y0 i8 `! C

% D$ W! T. z; i! ~! C  在写作时,我们会有一些习惯性的表述错误,如“中午十二点”这个表达方式,其中“中午”就已经告诉了你所知道的全部信息。还有“ATM机”,实际上这里的“M”已代表了“机器”的意思了。所以,在商务写作中,语言表达清楚只是基本要求,更高的要求是用词需要严密、准确。   
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  2.易懂、易读、直接、自然) I( d/ Y$ J7 s: @2 E& t' d
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  易懂。例文中用“轻而易举”一词描述进入该市场的难易度,明显表明这是竞争不激烈的市场,好过我们所习惯使用的“可以进入”、“能够进入”,后两个词在表达上僵硬,更无法预示成功率的大小,所以一定要避免使用一些平淡无味、不能够明确表达写作意图的语言,因为这样写很难给你的文章在语言上增添力度。
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  易读。这在某种程度上是很难界定的,但是我们都能体会出来。你写的东西要流畅,必须一个观点引领另一个观点,语气要恰如其分,手法略施变化。最重要的是,必须有一个合理的、清晰的结构来承载内容。除此之外,用醒目的“路标”简单标明下文,也能帮助读者明白内容何去何从,吸引读者继续往下读。上面例文中用了“●”符号作为阅读引领,能够使读者轻松区分阅读层次。) |& F' Z. D- Q% f; W0 m

, \2 Q! o: Y6 U" W/ O+ U% d' V- B2 W  直接。表现在句式适中、段落简短。过多地使用长句往往是商务文书的显著特征。短句子可取,但也要和较长的句子结合起来,否则,读起来就好像在放机关枪。好多文书中的句子过长主要是由于句子中包含两种截然不同的观点,把这样的句子分成两句话来说,就能够提高文书整体的可读性。如果商务文书中频繁出现标题和小符号,则读者就不太容易将内容搞错,但是在写作时,对这些标题和小符号要多加注意。随着文中信息量的增加,适当而有规则地分段有助于受文者的阅读。阅读上面例文,不难发现段落小,在每一段文字叙述中,句子长短错落有致,阅读起来很流畅。* P% D" N3 L5 D+ c" ^+ n+ Q

" c* I& L2 H% k# U! y* Z4 H  自然。人们习惯于用公文式的语言写作商务文书,这种风格老套或是充满公文术语,更有甚者自负或夸大其辞则是雪上加霜。以上文字寥寥数语却改变商务文书写作的语气,如“竞争对手很难跨入这个市场”、“市场只剩下像CC这样提供一流服务的幼儿园”。诚然,商务文书写作应遵循一定的写作形式,但因其毕竟也是与人交流的一种方式,所以应尽量合理地贴近口头语,这并不等于口语化。应该把握的度是比口述稍微再严谨一些,这样的效果比你一开始就把商务文书写成“正式商务文件”要好很多。/ c3 F9 k! Z5 j: x; c: V5 c

/ |; I0 k. s4 M4 g  二、应注意的几个问题
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  1.避免平淡、套话/ D9 F4 R5 v4 z8 @1 t

* z8 v' V* o& m; Y  b# R! y2 |  有些语言因素会削弱商务文书的力量,这些语言从技术层面来说不一定是错误的,但它们最终会削弱商务文书的影响力,甚至会妨碍你实现目标。. \" ~8 e2 y$ m
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  第一, 平淡无奇,这是商务写作常见的一个缺憾。这不是由于你的题材错了,而是由于你写作时依赖了“自动导航系统”,不经过大脑对细节进行思考,因而没有做出有意识的选择。使用的词汇或短语往往都只给出平常的或模糊的印象,以致不能最大限度地吸引你的阅读对象。所以写作时,应先问自己究竟要表达什么意思,然后再挑选最合适的语言。
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  第二, 办公套话,这是商务写作中又一常见的现象。大多数套话被人们抄来抄去,没有任何改变。这些话虽然很少引起困惑,但也不能为文章增色。如:“随送附件请拜读。”其实只用“随送附件”就足矣。“我们收到……不胜感谢。”为什么不说“谢谢你的……”。“非常快速地运作。”不如用“快捷”或者解释一些到底有多快。要避免这种“瘟疫”般陈旧老套的写作方法,努力改变这些“受宠”的套话习惯,因为这种话用起来太容易,用得太多,且不得体。
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7 V3 \# N5 _* U6 l  2.时尚用语的正确使用
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& V: W5 J/ s3 C7 n& T0 u  语言随时都在变化,差不多每天都有新的词汇和短语出现,我们应该关心这些词语,因为你要跟上时代的步伐,但用法上一定注意时间的把握。
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' H/ j& v5 F0 }1 d4 T6 p, K7 R  第一种,为时过早——处于这一阶段的新词不能用,因为很少有人看得懂,往往会成为追逐时尚的败笔。第二种,正当时——正是使用新词的时候,恰到好处。如现在的“大众文化”、“草根阶层”在社会上很流行,词义新鲜,描述贴切。第三种,为时过晚——这些词已经过时,而且听上去有误或者显得不伦不类。
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  3.数字的处理技巧
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  商务文书常常包含一些财务数字,数字令人困惑但也能澄清事实。商务文书一个重要任务就是确保数字能有助于对文字的理解,但在使用的过程中由于有的作者认为没必要,因此不重视使用数字;有的因不能掌握数字说明的方法,因此害怕使用数字或使用较混乱。下面是恰当使用数字的方法,可供参考:。
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% O& @& B( B7 j& I7 w  综上所述,要想突出商务文书的个性写作风格,就要从细节处下功夫,在这一点上商务文书写作应遵循写作的一般规律和思考原则。众所周知,决定文学作品个性风格的是语言特色、叙述方式等细节,那么,决定商务文书写作个性的同样离不开这些细节。( x9 a; O2 }# ?1 ]
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  要想改变商务文书写作的文风,首先应改变学风。现在书店遍布的商业文书写作教材,里面教给我们固定的结构、现成的模板,而这些只能作为我们写作的参考,事物随时间的不同、环境的不同、对象的不同,都是千变万化的,我们只有在细节上下功夫,才能真正体现出商务文书的个性写作风格。4 k1 U9 T7 o5 b3 J* _3 ]! ^/ J3 \3 D
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  (作者单位:广州城市职业学院都晓虹 杨青松 )
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