机关公文作为党政机关、人民团体、企事业单位表达意志、传递信息、办理公务时使用的书面文字工具，是实现党和国家管理与发展的重要载体。同时，机关公文还是衡量一个时代、一个国家、一个地方、一个部门的机关整体文化水平和工作能力高低的尺度，也是党、政、群和企事业单位的机关形象、文化素养与美学修养的一个重要缩影。因此，机关公文既要在讲究实用性的前提下讲究可读性，又要在注重思想感情表达的同时追求文采，以美的语言体现机关公文深刻的思想，构造机关公文美的意象。基于此，笔者认为机关公文（以下简称公文）在追求文采，以美的语言表达方面要把握以下几点：
一、公文语言要以“庄重”为美。公文庄重严肃，一字千斤，必须字斟句酌，用词贴切，分寸感极强。我们起草的文件、领导讲话稿等各种公文，涉及党和国家的大政方针，关系经济社会的发展进步，体现不同阶段的决策部署，指导广大干部群众的思想行为，绝非个人情感、个人文字、个人作为。理应慎而又慎地以庄重的语言，反映这一理论与实践的历史留存，反映不同时期经济社会发展的真实足迹，反映广大干部群众思想解放、崇尚文明的深化进程，反映贯彻落实党和国家方针政策、决策部署的具体措施，从而以公文语言的掷地有声体现公文内在的庄重，以公文内容的威严公正要求于民、取信于民、服务于民。
二、公文语言要以“朴素”为美。语言要质朴自然，给人以一种美的享受。愈是真理的愈是朴素的。遣词造句注重通俗浅显，字斟句酌体现朴实无华。公文融论理和说明为一体，富有直接操作性和指导性，它不容许华丽玄虚的词句，看重的是以准确、鲜明、精炼的词句达到返朴归真的境地，达到清水出芙蓉、天然去雕饰的意境。正如巴尔扎克所说：“文采是来自思想而不是来自词藻”。朴素的语言表达真实的内容、反映丰富的内涵，也体现深刻的思想，朴素的语言说理清晰明畅，读来朗朗上口，在情真意切中自然而然达到浅中见深、表中见里、平中见奇的效果。所以，华丽的语言词藻固然可以使公文增添文采，朴实的俗言哩语也能使公文熠熠生辉。
三、公文语言要以“真实”为美。公文以真实为灵魂。无论是何种公文都要以实为本，而不可娇柔做作，言之无物，华而不实，更不能因文造情，因事遣词，只有实才能体现真。一份好公文要有深入的调查研究，有翔实的论据说明，有准确的分析论证，有深刻的理性思考，坚持实事求是，做到重实际，写实事，讲实情，说实话，求实效。还要因新形势新任务的要求而写出真实，从而更贴近群众，更贴近实际，更贴近生活。其语言就一定要准确无误，经得起仔细的推敲，经得起实践的检验，经得起历史的评判，坚决反对假、大、空。只能用实实在在的语言体现公文的厚重和真实，反映决策者的务实与真诚，虽然看似平谈，实际上寓意深远，虽然朴实无华，实际上意味深长。
四、公文语言要以“深刻”为美。公文不仅描述事物的表面现象，更重要的是揭示事物的本质，更好的为领导决策和决策的贯彻落实服务。必须以深邃的思想内蕴，找准问题的要害，抓住事物的本质，突出重点，兼顾全局；因事论理，做到有感而发；把握规律，做到鞭辟入里；阐述深刻，做到以点带面。力求站在改革发展稳定的前沿，抓住小康社会和和谐社会的关键，把握工作大局，想领导之所想，参领导之所需，谋领导之所求；力求融入对现实问题的理性思考，做到思想深刻，分析深入，从现象看到本质，从个别窥见一斑；力求发现和总结事物的规律性、哲理性，及时准确指导、推动各方面的工作。
五、公文语言要以“新颖”为美。创新是我们事业兴旺发达的不竭动力，是研究新情况、解决新问题的关键所在。我们在公文的语言运用上也要坚持创新。与时俱进，要讲新话，特别是敢于讲老祖宗没有说过的话。这就要求我们下功夫向人民群众学习语言，从外国语言中吸收所需要的成份，从古人语言中获取有生命价值的东西，提高语言的驾驭能力和表达能力。用语言的“新”反映发现问题的新方法，分析问题的新思路，解决问题的新对策，振聋发聩，引发受众的浓厚兴趣，增强公文的吸引力和影响力，增强公文的感染力和说服力，以适应新形势新任务的需要。
六、公文语言要以“精炼”为美。公文不是长篇大论的文章，也不是情节曲折的小说，它的表现形式决定了语言要精短、词句要精当。唐代诗人杜甫说过：“为人性僻耽佳句，语不惊人死不休。”鲁迅先生讲：“写完后至少看两遍，竭力将可有可无的字、句、段删去，毫不可惜，宁可将写小说的材料缩成速写，决不将速写的材料拉成小说。”我们在撰写公文时也应如此，只要将问题的成因和解决的办法阐述清楚、深刻即可，宁可少些，也要好些，做到文约而事丰，言简意赅，起画龙点睛作用，十分精炼而不累赘，详约明断，忌讳拖泥带水。古代文艺理论家刘勰认为公文应“随事立体，贵采精要”。由此可见，公文的文字的繁简没有定规，应该各随其宜，做到简而不陋，繁而不芜，言尽意止，崇简摒繁，短小精悍，才能以高度的概括，准确的表述、简练的记叙和精辟的论说，将公文锤炼成“一字入公文，九牛拔不出”的精品。
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