网友提问：
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现在是文山会海的时代，会议特多，当秘书的经常疲于应付，不知有什么好办法，做好会议筹备和组织工作？
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老秘回答：
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会议管理是门大学问，需要实践中多积累和总结。这里有前辈们归纳的会议管理101招，希望对你有所启发。
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●使会议开得卓有成效
; l% J- ] J! q; w6 h! S开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开，并且要开得简短有效。
1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。
2.如果某个问题不开会也能解决，就不要开会。
3.要认真考虑，是甚么使会议成功，反之又是甚么使会议不成功。
; c8 s8 K$ r3 I( J3 c4.要考虑：如果不开这个常规会议又会怎么样。
' ]* Z4 J- o* C5.请记住，上级主管参加会议会抑制讨论。
6.在工作场所以外的地方举行会议，大家都会觉得轻松。
) q: A: A3 i9 J9 n( n0 h7.要熟悉正式会议的各种程序规则。
! X* |0 P* _4 e, ~8 b8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。
' H0 j8 M# u% U. ~( C& ^9.开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点。
10.信息要加以选择，避免过多。
11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。
) S4 X* p4 }2 O {' y12.通过限制网上会议时间使会议完善。
13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。
14.仔细考虑你要召开的会议的类型。
15.会议要尽可能小，以免分散注意力。
) X+ _+ d. n7 U$ y9 f, r9 K3 n16.在容易看见的位置上放一个表或钟，以便掌握时间。
. ^* C) l& t1 l/ m' r% c1 C17.凡辅助文件均应与议程一并发出。
/ w; I6 r q* E! d18.会前先拉几个盟友。
0 c1 `# `; z( c+ }19.开会前必须确信一定能达到会议目的。
20.只要有人偏离会议方向，立即提醒他们注意议程。
●会议准备
为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议，并确认他们能作出正确的决定。
( w6 Q4 I% ^/ s( i- R21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。
22.决定开会时间前要先考虑交通时间。
23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。
9 }3 m5 I2 ~4 T" N5 ~24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。
25.要避免在低效能时间开会，如午餐刚结束后。
26.任何议程变动都必须通知主持人。
27.议程要尽可能短小简单。
28.尽量将议程限制于一页纸上。
29.最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。
; K; I# j- b. r9 q, M1 _30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。
- _8 F1 Y$ u0 G# l4 `( z" k- M31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。
32.必须将电话转移出会场。
33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。
34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。
35.要找个确保没有干扰的会场。
$ R, `; k7 D8 L. ]0 Q36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。
37.使用圆桌可使会议定调为非正式。
9 X/ D+ C2 ~; V" {38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。
. c1 R) A1 S. a3 p# g+ }1 t3 W+ Q. y39.座位之间应有一臂长的间隔。
' Q/ l9 B% n* g) ^( ~9 }40.不能让与会者受太阳直接曝晒。
; o# d1 p- D! z* x5 f. i G3 G% C41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。
42.不要用很舒服的椅子，以防与会者打瞌睡。
6 g" e Z x; Y% C* G& ~1 Z43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。
8 O& i: V/ q2 p9 L44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。
45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。
46.会前不要喝太多酒，酒很难提高工作效率。
●出席会议
一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备，积极发言，使每次会议都有成效。
47.会前拟出自己的发言稿。
48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。
7 o6 T6 k4 U4 x! F5 h# R3 d4 I49.要保持积极的脸部表情和音调。
* n: b+ n+ i& c50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。
51.开始发言前先作深呼吸。
! O) B1 R% h, f0 ?1 Z52.既然一个意见是你自己的意见，你就应该信心十足地讲述。
- Z4 C$ G) ` z. `% E c3 D53.不要打断别人发言，而应让他们畅所欲言。
54.要用不同的词汇讲述相同的意思，使之更生动有趣。
0 O9 ~, e% D* [% v5 I- {5 Q$ |55.谈判时要识别任何有一致性的地方。
56.为使每次会议成功，你要尽到个人责任。
3 V# [# G# M* `7 G57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。
2 x& |8 a. y0 O) H2 d58.即使你要否决某项动议，也要尽量找出至少一处共同点。
+ I' O" k5 G- W7 K# t5 \* }3 u59.作为一名主席，要确信你能听得进各种观点。
60.必须按照议程顺序作会议记录。
/ ~- A2 f7 s7 p p: O# [61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。
62.根据会上所做笔记，会后立即写出会议记录。
63.会议记录写完后，还要使句子简短中肯。
●主持会议
每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议，最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行，成功结束。
: Y( \1 H8 B4 c& D64.要公开提问，鼓励每位与会者说出自己的观点。
. x, q C1 e' j: F: l65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。
" c! w: A* y) E6 K, ?3 ?6 y66.尽量于会前认识新来者。
67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。
+ ~) v! E+ U1 T, A( k, s6 n68.将会议安排在午餐之前，这样就较容易按时结束。
69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。
2 y, t; ^ ^0 G* y0 N. W+ e7 a6 v* @70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。
71.要制止支流辩论和私下交谈。
& b# F, ?! r/ L* H$ Y/ ?72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因，以此消弭愤怒。
( _* u% e6 c1 U( i- T73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。
) p$ c$ b e1 S! X74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。
75.如果有人必须在你之后发言，应注意他们是否不耐烦。
/ G1 R" W9 n( e/ \76.可挑选出某些人，向他们提一些直接的问题，以引起辩论。
77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。
9 C: v3 j& z4 R" P+ x: L78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。
* c- W4 N+ W7 J% i: Q: Y. v79.必须清楚每次会议的规则。
9 Y% @: y1 c6 f7 p7 l80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方，从而孤立捣乱份子。
81.要改变会议气氛，须先改变议题。
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