（一）“公文”是“公务文书”的简称。
按照中共中央办公厅1996年5月3日印发的《中国共产党机关公文处理条例》和国务院办公室2001年1月发布的《国家行政机关公文处理办法》的规定，党政机关公文的概念应是：党和政府机关在处理公务和行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经济的重要工具。
8 ?2 W, R T/ ^0 }* c# l! i（二）文种：公文的种类简称文种。按照《条例》和《办法》规定
党委机关：（14种）决议、指示、决定、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、函、会议纪要、条例、规定
政府机关：（13种）命令（令）、议案、决定、意见、通知、通报、公告、通告、报告、请示、批复、函、会议纪要
$ ~% f5 J5 \) A( h! t, a' N% h- {党政机关公文相同有9种，不同的有9种。下面介绍一下这18种公文的应用范围：
决议：适用于经会议讨论通过的重要决策事项
2 q0 l; f6 h" R" F: ]' F/ \决定：适用于对重要事项作出决策和安排
指示：是党的领导机关对下级机关布置工作任务，阐明开展工作的指导原则和要求而使用的公文体式。它具有较强的政策性、规定性、指导性、针对性和时间性等特点。
) z. U9 B- ^" ?2 h意见：适用于对重要问题提出见解和处理方法
/ }+ A' ]# B% Z通知：适用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项，任免和聘用干部等。
" u1 I6 B& M$ k8 `( B" V& X5 m通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况
6 `( X; J0 l! x: n6 K公报：适用于公开发布重要决定或者重大事件。
请示：适用于向上级机关请求指示、批准。（请示后上级必须有批复或者有领导签署具体意见。
& }7 u, x/ b, l' B报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见和建议，答复上级机关的询问。
+ G% u: v( S3 J6 @: U* w0 _( a* E* ]批复：适用于答复下级机关的请示事项。
) e3 P# U* E. d9 N" w% j* F/ R+ o& L n条例：适用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员的行为的规章制度。
% T6 E3 b5 p. A P规定：适用于对特定范围内的工作和事务，制定具有约束力的行为规范
函：适用于不相隶属机关之间的商洽工作、询问和答复问题或向无隶属关系的有关主管部门请示批准等。
会议纪要：适用于记载会议主要精神和议定事项。
; a& I7 J D. b命令（令）：适用于依照有关法律规定发布行政法规和规章，宣布施行重大强制性行政措施，任免奖惩有关人员，撤销下级机关不适当的决定等
- E% e( j8 R( a! K议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人大提出的审议事项。
) J% F! b& Y, C( K; q% S# t! m公告：适用于向国内外宣布重要事项或法定事项。
7 V/ k. w; r0 _) O3 C通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项，通告是单位广泛使用的公文。
# h9 k% c& C9 B二、公文文书的分类：
在公文处理的实践中，为了适应实际工作的需要，通常对公务文书从其来源、行文方向、特点和作用、机密程度和阅读范围、文种使用范围等方面进行分类，以求准确地认识和使用不同类型的公文，达到公文处理的规范化。
0 _: o: T) q. u+ u/ Z% M2 g按行文方向：上行文、平行文、下行文
按特点和作用：法规性公文、报请性公文、知照性公文、指挥性公文、记录性公文
/ s b- ~, V- W! K按机密程度和阅读范围： 秘密公文、普通公文
按文种使用范围：通用公文、专用公文
名词解释：
1、上行文：是指向所属上级机关报送的公文，比如请示、报告等都属于上行文。
2、平行文：是指同级机关或不相隶属机关之间来往的公文，如议案、通知、函等。
8 I0 y8 F8 W, U/ _: I5 T* _3、下行文：是指向所属下级机关发送的公文，如命令（令）、指示、决定、公告、通告、通知、通报、会议纪要等。
行文方向是由行文关系决定的。行文关系指机关之间文件的授受关系，它受制于机关的组织系统与职权范围。按行文方向分类，在公文处理上的至关重要的。对上级机关不能用指示、决定、批复等下行文，对下级机关不能使用请示、报告等上行文，对同级机关或不相隶属机关不能使用上、下行文；否则会混淆了组织机构之间的关系。
三、公文的结构和格式
) ?( r X( b. F$ _! ] [《国家行政机关公文处理办法》规定：公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发机关和时间等组成。
我们一般把公文分成三个部分：文头、正文、结尾
" n# K3 b) ?; ~ W（一）文头部分
1、文件版头（简称版头）：一般由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成，如“中共宜都市委办公室文件”；也有机关名称加文种组成，如“中共宜都市委办公室（通知）”等。版头应用套红大字印在文件首页上端居中。
2、发文字号（简称文号）：文号由机关代字、年份、号组成，其顺序为机关代字居前，年份居中并加中括号，序号居后。如“鄂发［2005］2号”属于多个单位联合发文的编主办机关文号。（发文字号用3号仿宋体并居中排放）
4 b& G" s$ n4 a' O! U9 `3、秘密等级（简称密级）：密级是根据公文机密程度所确定的等级，现行的公文有绝密、机密、秘密三级，保密程度依次递减。密级标注在版头左上方醒目处。（密级用3号黑体字左齐）
: I: r8 Q& R; y4、紧急程度：是根据送达和办理的时间限度而确定的。现行的公文分“特急、急件”两种，标注在版头左上方如同时属密件，应在密件下方排列。（用3号黑体字左齐）
5、签发人：是指核准和签署行政公文的机关领导，一般由正职或委托的分管副职领导人实施。凡上行文，如请示报告等，都应在文号下一行右标注：签发人：某某某。（用3号仿宋体字并右齐）
（二）正文部分
( v) ?$ T6 a, A6 N9 R Q! ?9 i1、标题：完整的标题应由发文机关、事由、文种三部分组成。比如《市委办公室市政府办公室关于进一步规范党政机关组织外出学习参观考察的通知》。这里“市委办公室市政府办公室”是发文机关，“关于进一步规范党政机关组织外出学习参观考察”是事由，“通知”是文种。标题的事由部分习惯由介词“关于”和表达公文主要内容的词组组成介词词组，作为公文种类的定语。事由应当准确简练，概括出公文的主要内容。
* K: K& _2 R+ R+ Q7 P公文标题一般不加书名号，如果是批转性公文，就要对转原件的标题加书名号。如“中共宜都市委关于转发《宜都市人大常委会2004年工作要点》的通知”。
7 N) U. r+ j( y( k* G, n公文制作的过程中，在没有明确规定的时候一般都遵循“约定俗成”的原则。比如说：在联合发文的时候，标题的发文机关一行排列，并使用规范性简称。如“市委办公室 市政府办公室”、“中共王家畈乡党委 王家畈乡人民政府”、“镇委办公室 镇政府办公室”等等规范性简称。
6 h, v- _6 ~% E+ x; v; M2 `4 y（标题要求用2号标宋、小标宋或中宋）
2、主送机关：是行文的主要对象，与抄报和抄送共同构成受文机关。主送机关是公文递送的对象，也是发文机关要求接受和处理、承办这份公文的机关。准确确定主送机关是行政公文发出后得到及时办理的关键，因此要根据公文内容和单位的隶属关系及职权范围来确定。如：“各乡、镇、街道办事处、市直各单位”。
（主送机关用3号仿宋体）
3、正文：是公文的核心部分，基本内容要在这一部分表述，从总体上说，正文由开头、主体、结语三个环节构成。开头一般是交代发文的根据、目的和原因，说明文件的重要性。主体部分是交代公文事项和要求的部分，要求是具体明确、层次分明、突出重点、注意内在的逻辑性。结语部分往往因内容的不同或各地方关系的不同而有所差异。有习惯用语式，如“特此通知”、“特此公告”。有提出要求式，如“请遵照执行”、“妥否，请批示”、“当否，请指示”等。（正文用3号仿宋体，正文一级标题用3号黑体字，二级标题用3号楷体，三级标题用3号宋体）
注意四点：一是正文中的数字用阿拉伯数字。二是计量单位的标注要符合国家标准和国际惯例（比如：吨、公斤等）。三是在正文中引用其它公文时应先引标题，后用括号标注发文字号。四是正文中小标题序号和字体如下：
一级标题用中文一加顿号： 一、 3号黑体
二级标题用中文一加括号： （一） 3号楷体
8 z! U, B& F( \7 o$ Z& k三级标题用阿拉伯数字1加顿号： 1、 3号宋体
四级标题用阿拉伯数字1加括号： （1） 不变体，同正文
, B; w; ?% r1 T- }4、附件：附件是随文而发的文件、材料，一般对正文起补充、说明和印证作用；也有的附件实质上就是正件，而正文则是批示意见、发布说明、所做按语。附件因正文需要而设，如有附件必须在正文换页之后，版记之前，并且在正文之后，落款之前必须标注“附：。。。。。。”（附件标题用2号黑体，正文一般用3号仿宋体，如有特殊情况了可用其它字号字体）
5、发文机关：即落款、署名，是公文的法定作者，一般以机关全称或规范化简称写在文尾的右下侧。
# {, J* g; G3 F% \* q. W党委和政府发文机关落款不同，党委文件发文机关必须标注，政府机关的文件如果标题有发文机关的，落款可以省略。（发文机关用3号仿宋体）
8 l! X. J( o7 z6、发文时间：就是落款日期，应以领导人签发或会议通过的时间为准，如果是联合行文，以领导最后签发日期为准。
1 W+ _# T+ [# K+ t/ D党委用阿拉伯数字标注（2008年6月20日），政府用中文数字标注（二OO八年六月二十日）（成文日期用3号仿宋体）
) O( A; s4 }9 Q) `( k# h" E6 X7、印章：公文印章除会议纪要以外，一般要加盖发文机关印章。联合上报的非法规性文件，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，联合发文机关都应加盖印章。印章应盖在年月日上方中间，要求上不压正文，下要“骑年盖月”。
印章的使用，党委和政府也有不同。党委部门的下行文如是铅印或胶印的可以不用印（包括党委政府联合行文，上行文要用印）。凡是政府部门印发文件都必须用印。
（三）版记部分
, w0 b( W* E* S5 Q* s% M1、主题词：主题词是说明公文内容核心的，要用能说明问题的、起关键作用的规范化名词或名词性词组来表述，供制作索引和计算机检索使用；上报的文件，应当按照《公文主题词表》内的词和词组标注主题词。（格式应为：主题词三个字用3号黑体并加注冒号，主题词内容用3号宋体）
2、抄送（抄报）机关：是指所发公文所涉及的机关、单位，其中有的是需要协助办理的，有的是需要了解、知晓公文内容的，有的是为了备案的。抄送与抄报的区别在于：抄送用于平级和不相隶属的机关，抄报用于上级机关和其领导人。抄送和抄报应既要防止漏抄漏报，又要防止乱抄乱报。位置在主题词以下，印发版记之上两条黑线中间的区域，抄报在上，抄送居下。（字号用4号仿宋体）
w0 i# p( [& @! C3 @3、印制版记：是指对印制文件单位、时间及份数的说明。印制单位左齐，印制时间后加“印发”（上行文加“印”）字样后右齐、用黑线隔开后加印制份
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