古代领导者使用秘书的一个重要原因，就是要秘书协助处理文书方面的事务。我们知道，在纸张没有流行以前，公文一般是较少和较为精简的，因为社会生产力还不允许产生大量的“文章化”的公文，就是当时的文史类文章，其篇章也多是很短的。及至进入封建社会的上升时期以后，随着封建王朝的政权巩固的需要，领导人的政务活动日益增多，各级政权机构的文书也越来越多，而且文书处理的专业性也越来越强，已非一般官员所能处理，从而逐渐产生了中枢的翰林型秘书，并出现了领导身边的专门办文的机构。现代社会由于各种各样的机构、单位数量激增，办文的要求更为严格与规范，这就使得办理文书成为机关单位的一项经常性与基础性的工作。
办理文书的职能又可分为四个既有关联、又有区别的系列工作：
（1）起草撰写公文和其他公务应用文书，诸如计划、总结、讲话稿、祝贺类、悼挽类等等，其常用文种可以多达一、两百种。（2）文书办理工作，包括收文与发文两大系列，党和国家机关公文处理都各有详细的条例规范。（3）档案工作。国家于1988年颁布了《档案法》，秘书部门通常负责文书的立卷归档，秘书工作中也常常需要利用档案。（4）信息工作。早期的信息工作形式主要是各种简报、内参，近十余年来迅速发展为秘书部门的一项重头工作，已经不能完全用办文来概括了，但其工作环节仍与办文的秘书处室关系密切。我国中高级党政领导机关秘书部门（办公厅、室）下设的秘书处、科，实际上就是办理文书事务的处室。& q% k4 I( {! t# N' F7 u0 C
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