让参谋作用体现在办公室工作全过程

福建老秘 发表于 2009-3-17 19:39:25

让参谋作用体现在办公室工作全过程
 黄炳福






 众所周知，秘书工作有“三服务”的要求，首要的就是为领导服务，而为领导服务的重要内容之一就是当好参谋助手。领导工作主要包括决策、管理和协调，围绕这三大职能，笔者谈一谈秘书工作者如何让参谋助手作用体现在办公室工作全过程。<o:p></o:p>
 一、如何为领导决策服务<o:p></o:p>
 决策一般分成三个阶段：决策前、决策中和决策后。决策前主要是准确分析判断形势，提出决策课题，围绕决策课题调查研究、了解情况、掌握信息，为决策提供充足、可靠的依据；决策中主要是调整思想方式、方法，发扬民主，集思广益，在民主的基础上实行正确的集中；决策后主要是查办、督办，信息反馈，总结推广经验或及时修正决策。<o:p></o:p>
 决策前，我们要善于观察形势，发现机遇和问题。爱因斯坦说过：“发现问题比解决问题更重要。”举个例子，针对我市人均GDP超过1万美元的发展现状，究竟应如何科学分析判断形势？盲目乐观是不行的，苏州市人均1万美元的GDP主要靠外向型经济创造，这是以圈了230万亩耕地，接纳了650万外来劳动力为代价的，如按照去年的用地速度，再过一二十年苏州就无地可用了，这就要求我们必须研究新的经济增长点，否则将无法支撑苏州新的发展。由此可见，秘书工作者一定要学会分析判断形势，因为所有的领导工作都是从分析判断形势延展开来的。当形势有利时，就要抓住机遇，乘势而上，使整个工作迈上新台阶；当发现存在问题的时候，就要趋利避害，减少损失。<o:p></o:p>
 有了对形势的科学判断，接下来就要调查研究、掌握情况，为科学决策提供可靠的依据。调查研究服务决策到底要了解哪些信息、掌握什么情况呢？以分析经济形势为例，对宏观经济形势我们一般要掌握15个要素，比如将我市和上海、深圳在宏观经济发展上进行比较，我们就应该收集15个要素，即人口、面积、行政、速度、效益、后劲、结构、布局、水平、政策、价格、利率、资本、能源、物流。宏观经济形势的分析就是这15个要素的加减乘除、排列组合，加上政策依据以及典型案例等。作为秘书工作者，我们平时就要做有心人，随时随地做资料的积累，对有用、可靠及有针对性的信息进行分类保存，以备需要时选用，这就是决策前要做的事情。<o:p></o:p>
 决策中，要充分发扬民主，集思广益。实行正确的集中，通常有八条原则：1.民主集中制，讨论的议题要提前告知，不搞临时动议；2.“一把手”末位发言制；3.权利平均原则，书记也是一票；4.实行“三不主义”原则，即不抓辫子、不戴帽子、不打棍子，让大家放胆讲；5.重要记录经本人认可签字制度；6.重大问题实行票决制；7.“一把手”负责制；8.组织上一旦作出决定，个人要服从组织，下级要服从上级，少数要服从多数。决策过程中还要随着形势的变化，不断调整思想方法，做到解放思想，实事求是，与时俱进。<o:p></o:p>
 决策后主要是做好查办、督办工作并搞好信息反馈，着力总结推广经验，及时修正决策，解决实际问题。<o:p></o:p>
 二、如何为领导管理服务<o:p></o:p>
 要为领导管理服好务，首先要了解什么是管理。如果说决策是研究要不要干，管理就是研究怎么干，由谁来干，是贯彻落实的问题，是对决策的执行。笔者认为，管理的第一层次应该是优化结构，一要优化生产力要素的组合，即人、财、物的组合；二要调整好生产关系，即优化责、权、利的组合；三要关注上层建筑的政策、法律，做到情、理、法的兼顾。管理的第二层次是做到宽严适度，刚柔相济。要想不走“一管就死，一死就放，一放就活，一活就乱”的老路，必须做到激励机制和制约机制的辩证统一。<o:p></o:p>
 现代管理研究的两大问题，一是如何办正确的事，二是如何正确地办事。第一个问题是研究办事、管理的目的性，如果说实践是检验真理的唯一标准，那么目的应该是检验实践的标准。所以，秘书工作者应该充分了解领导意图，了解事情为什么要这么办。第二个问题重在研究如何办事。要权衡利弊得失，分清轻重缓急，排出主次先后，这就要求秘书工作者充分掌握工作流程，有重点、有主次地开展工作。值得一提的是，现代管理还包括公共危机的应对处理，主要是对突发事件的预防、现场处置和善后处置，这都需要秘书工作者系统地掌握处理流程。<o:p></o:p>
 三、如何为协调服务<o:p></o:p>
 中央对协调有八个字的要求，即“总揽全局，协调各方”。这句话包含三个问题，即什么是全局，如何总揽，怎么协调各方。我的理解，凡关系到我们执政党领导、统治地位巩固的问题就是全局问题。可以讲，从中央到基层，有三件大事是共同的，一要稳定，二要发展，三要文明。这是我们各级领导永恒的工作主题。将这三件大事牢记在心，也就做到了全局在胸。<o:p></o:p>
 “协调各方”又该如何做到呢？领导的协调大致分为两大类，即事前协调和事后协调。<o:p></o:p>
 事前协调，也可以称为工作协调，其基本要求是理顺关系、明确职责、政通人和。工作协调也可分两大类：一类是事务性协调。各级办公厅（室）的事务主要是“三办”，即办文、办事、办会。不管办什么事，都要明确由哪些单位主办、哪些单位协办、各负责人及其职责、办理的时间、用多少人、花多少钱、向谁请示汇报等。特别要注意的是，请示报告只能向一个领导，不能多头请示；下达指令要逐级下达，不能越级下达。另外一类是职务性协调，一是协调运作四套班子；二是协调在职和离退休同志之间的关系；三是常委内部的协调运作；四是协调前后任书记的关系；五是协调上下左右的关系；六是协调地方政府和军队的关系；七是协调与民主党派的关系；八是协调与垂直部门之间的关系；九是协调办公室和其他部门的关系；十是协调秘书长和副秘书长及正、副主任之间的关系。处理好这些关系，都要有处世待人的原则，不能厚此薄彼、随心所欲。<o:p></o:p>
 事后协调，主要是指矛盾纠纷协调，应把握三个要点：一是要把矛盾双方的来龙去脉、前因后果理清楚；二是要在理清矛盾的基础上，依法办事，按照法律、政策或是有关规定办事，注意保护弱者；三是要廉洁奉公，否则就不能做到公正协调。<o:p></o:p>
 四、正确的工作态度是为领导提供优质服务的前提<o:p></o:p>
 笔者认为，作为秘书工作者，一要心正，二要口紧，三要善文，四要聪明，五要勤奋，六要认真，七要健康，八要端正。在这八点中，尤以心正为贵：<o:p></o:p>
 第一，要以一颗责任心对待领导交办的各项工作。例如做信访工作，要珍惜领导的信任和委托，凡是举报副处级以上干部经济作风问题的信件要交给领导；凡是跨国集团、世界500强公司代理人写来的信件要交给领导；凡是比较好的合理化建议和批评意见也要交给领导；凡是领导亲戚、好友、同学的来信一定要第一时间交给领导。其余的可代为处理。<o:p></o:p>
 第二，要以一颗公心对待领导之间的矛盾。领导之间出现矛盾，秘书不要参与进去，更不应煽风点火、帮倒忙，应对事不对人，多做些劝解双方、缓和矛盾的工作，不要激化矛盾。<o:p></o:p>
 第三，要以一颗平常心对待领导的喜怒哀乐，做到宠辱不惊。领导有时会对秘书发脾气，要“有则改之，无则加勉”，多检查自己的不妥之处，有时还要主动承担责任。<o:p></o:p>
 第四，要以一颗诚心对待领导的私人事情。秘书为领导做些私事是难免的，这也代表了领导的信任，要做到守口如瓶。我感觉，要做好一个秘书就一定要做到谦虚谨慎、掌握分寸、守口如瓶。<o:p></o:p>
 第五，要以一颗上进心对待自己。要提高自己的业务水平，一要勤于学习，掌握秘书工作者应知应会应能的基本功，在知识面和视野上要努力缩小与领导的距离，这样有助于更好地完成领导交办的任务；二要勇于实践，特别是在文稿写作上，要勤写多写，研究领导修改的地方，多积累，勤耕耘，做到厚积薄发；三要善于总结，要经常回顾哪些事情领导不满意，为什么没办好。要分析原因，找出问题的所在，只有勤于总结才会有所提高。
 
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 （作者系江苏苏州市委副书记、市人大常委会副主任）<o:p></o:p>
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