请示与批复等“对出”文种的写作

应用写作 发表于 2018-12-22 23:34:44

“行文时间”这一概念，对应用文的写作至关重要。根据工作发生与相关公文写作之间的时态关系，我们可以把应用文划分为事前行文的应用文、事中行文的应用文和事后行文的应用文三大部类，分别实现应用文的科学预测、中期控制和评估总结的管理功能。事前写作的应用文和事后写作的应用文，往往都有互相对应的文种存在或出现，诸如行政公文中的请示与批复、事务文书中的计划与总结、经济文书中的招标书与投标书、科技文书中的开题报告与结题报告、法律文书中的起诉状与答辩状、礼仪文书中的欢迎词与答谢词等。笔者把这种现象，称之为应用文的“文种对出”。要了解应用文“文种对出”的特点，充分发挥其在写作中的重要辅助作用，就必须弄清“对出”文种之间的相互关系及作用。一、 “对出”文种，在写作前互为参照，可准确定位构思方向由于“对出”的应用文在行文时间上分别是事前和事后，所以就自然形成了一种前后对比的关系。对比，包括对照和比较，对于应用写作非常重要，它不仅是一种直观有效的表达方式、表达方法，而且还是一种简便常用的构思方式、构思方法，即产生纵式结构模式和前后对比的表达方式。纵式结构，是作者按照事物发生、发展的先后顺序或演变过程来安排材料、叙述事件、揭示规律的行文结构。对比，包括前后对比、正反对比、类似对比。它是文章写作的重要技法，更是应用文写作中不可替代的一种表达方式。三种对比形式以前后对比最为基础、最为主要。没有前后对比，就不可能引发和产生正反对比、类似对比。而前后对比，往往是由应用文行文时间，即事前行文或事后行文造就的。在应用文正文中，前后对比的布局方式通常是：开头使用对比式导语，主体通过对比显示主旨，结尾用对比表达结论。而对比式导语、对比式主旨、对比式结论，都是应用文“对出”的文种之间行文时间对照和比较的结果。“对出”文种在写作上相互关联，互为参照，从而准确定位构思的大致方向。（一）事前写作的应用文，是事后应用文写作的前提和出发点“对出”文种的这一特点，在行政公文中的请示与批复的写作中体现得最为明显。大家知道，当下级机关或单位，在管理权限受到限制或办理公务适用政策不明的情况下，就会选用“请示”这一文种，向上级机关发出要求指示或要求批准的请求。而上级机关接到下级机关单位的“请求”后，必须经过研究，拿出意见或建议，最后选用“批复”这一文种给予答复。很显然，如果没有下级机关或单位上呈了“请示”这一前提，那么，就绝不会有上级机关出师无名的任何“批复”。而上级机关的“批复”，必须要针对下级机关或单位事前行文的“请示”的内容来展开，其写作要从“请示”出发。事务文书中的计划与总结的写作，也具有“对出”文种这一特点。任何机关、团体、企事业单位及其部门或个人，其重要工作或活动的起点，都是制定计划，而工作和活动结束后，往往要进行总结。作为事前行文的计划有三个要素：目标、措施及步骤。计划的“目标”是个人或机关、团体、企事业单位及其部门，在未来一定时间内要进行的活动或完成的工作，即“做什么”。而计划的“措施及步骤”，是保证“目标”按时、保质完成或实现的手段及展开环节，其内容要明确写出 “怎么做”和“什么时候做”。至于人们按照计划去行动或工作，最后完成得如何，那就得通过总结去评判了。而总结的写作，是对前一阶段人们已经完成的工作进行回顾、检查、分析、评判，其分析研究的依据是事前制定的计划。总结的写作者，要从计划文本出发，针对计划来回顾，要把计划完成的结果与计划的目标进行对照检查，比较两者的区别，并分析其差异产生的原因，最后得出“做得怎么样”的评价和判断。由此可见，计划的写作，不仅制定了指导人们行动的指南，而且还为总结写作的构思提供了依据。显然，“文种对出”背景下的事前应用文，是事后应用文写作的前提和出发点。（二）事后写作的应用文，是事前应用文写作的归宿和落脚点马克思主义哲学揭示和强调了作为社会实践主体的人的主观能动性。应用文是人的社会实践的产物和成果，是人的主观能动性的最典型的反映和体现。人们根据任何事物之间都具有相互联系、互相依存、彼此作用、相反相成关系的辩证原理，发现并利用事前应用文与事后应用文的关系，通过事前行文、事中行文和事后行文，实现对工作的科学预测、中期控制和评估总结，形成了互相依存、对立统一的写作活动系统。基于此原理，我们发现，不仅事前行文的应用文是事后应用文写作的前提和出发点，与此同时，事后应用文的内容，也是事前应用文写作的归宿和落脚点。上述结论，在计划和总结这一对应用文的写作中表现得最为明显。计划中的“目标及其完成情况”是总结写作的参照物，而总结写作，不仅可以评估计划的完成效果，也可以评估其内容写作的恰当与否，反馈出计划写作指导实践的实际效果，其内容成为计划写作的归宿和落脚点。再如经济文书中的招标书与投标书的写作。招标书，是指招标人在工程兴建、业务经营、商品交易前，发出的将招标的主要事项和要求公告于众，邀请潜在的投标商进行投标，利用投标者之间的竞争实现优选买主、廉价购货等目的的经济文书。投标书，是投标人根据招标人的招标条件和要求，向招标人递交的参加投标，提出申请承办招标的主要事项并提供备选方案的应用文书。招标书向人们发出“邀约”，而投标书写作则意在“应约”。招标书，是招标人通过招标，吸引竞争者加入并成为投标者的一种文书，它具有相当的竞争性，能激发强烈的竞争意识，能够引发竞争的程序，以期选择最佳的人选，最佳的方案和最佳的效益。投标书是依据招标书的要求有针对性地制作的，可以看作是投标方对自己实力的肯定，对招标方委托的郑重承诺。这两种经济文书的写作，前后呼应，彼此关照，没有“邀”就没有“应”，“应邀”完成，此项工作即结束。可见，招标书写作是投标书写作的前提和出发点，投标书写作，则使招标书写作目的有了归宿。二、“对出”文种，在写作中互为依靠，共同支撑内容应用文的内容包括材料和主旨，材料是外在的、客观存在的、具体的，主旨是内在的、主客观统一的、抽象的。应用文中的“对出”文种，彼此都不是孤立存在的，它们先后行文，孪生共存的密切关系，不仅表现在写作前互为参照，准确定位构思方向上，而且也表现在写作中互为依靠，共同支撑内容方面：即所用材料的分享和所示主旨的照应上。（一）事前应用文写作，可参照事后应用文完善事前行文的应用文，都要求具有科学预测性。这种科学预测性，不是人们的主观猜测，一定要有客观根据，即已经存在的事实前提或理论基础。而理论依据，又往往来自于事后的应用文写作，是人们在事后应用文写作中，通过回顾、分析、研究总结出来的。例如科技文书中的开题报告与结题报告的写作。开题报告一般都要交代本课题研究背景，即本课题的国内外研究现状，诸如已取得的研究成果、目前的研究水平、研究中存在的问题、本课题的研究目的及内容等。而结题报告写作则必须交待自己研究了什么、取得了哪些成果、和前人相比有哪些超越等。可见开题报告的内容，都是事后的结题报告写作需要关照并回答的内容。所以，撰写开题报告，必须充分了解同一课题前一阶段研究的结题报告的写作内容，在此基础上或提高、或完善，或超越，亦或是批判。 “知彼”“知己”，才能写出做之有益、行之有效的开题报告。再如法律文书中的起诉状与答辩状的写作。起诉状，其主旨是请求事项，也就是诉讼活动中的原告通过法院向侵权的被告提出的民事赔偿要求。法律要求诉讼活动的原告要用自己举证的事实来支持自己要求。因此，原告在撰写起诉状时，就应推测被告答辩状中列举的事实和理由，并以此为参照，研判案件事实的矛盾焦点，从而更加准确地提出自己的请求事项，说明自己的理由。只有充分研究对方的思路，合理推测被告答辩状的内容，有针对性地把自己的起诉状写得周密、严谨、完善、无懈可击，才有可能打赢官司，维护自己的权益。而答辩状的写作也是如此，必须以起诉状的内容为参照，有针对性地进行写作。（二）事后应用文写作，可根据事前应用文展开事务文书中总结的写作，就要依据与它“对出”的事前行文的计划的内容来展开。总结的写作，一般采用总分总式结构，第一部分是导语，即全文的内容提要，要交代研究对象——也就是前一阶段主体已经完成了的工作及其评价，这恰恰是与事前行文的计划中规定了的目标有关，两者如果同一，那么总结的结论，就是评价主体已经全面地完成了的工作；如果主体已经完成了的工作超过计划中规定了的目标，那么总结的结论，就应该是评价主体超额完成了计划中规定了的目标；还有一种情况，就是主体只完成了计划中的部分工作目标，那么总结的结论，就是评价主体没有全部完成计划目标。总结的写作，不仅仅是导语的写作要依据计划的目标来交代研究对象及其评价，而且主体部分在展开导语、交代主要做法时，也要依据计划的措施及步骤来写作，结尾呼应导语，自然也要依据计划目标的完成情况来肯定成绩、指出不足，以明确今后努力的方向。再如礼仪文书中的欢迎词与答谢词的写作。在礼仪场合，主办方热情洋溢地致欢迎词，内容不外乎：一表示对来宾方的到来的欢迎；二阐释特定场合（主要是举办活动）的意义，三表达进一步交往或合作的良好愿望或祝福。答谢词的写作，一个最大的特点就是对应性，当礼仪活动即将结束之时，来宾方为表示对东道主热情款待的感谢，要发表答谢词。答谢词写作时，表达谢意的情感基调、与东道主加强合作及友好往来的意愿等内容，都要依据欢迎词的内容来展开。总之，事前行文的应用文和事后行文的应用文，往往会出现互相对应的一对文种，这种应用文“文种对出”的特点，值得我们注意和重视。应用文“文种对出”的特点，对其写作具有写作前互为参照、准确定位构思，写作中互为依靠、共同支撑内容的重要的辅助作用。这种重要的辅助作用，对于我们写好应用文,不无帮助。 　 （作者：孙百臣来源: 应用写作杂志社 作者单位：渤海大学金融与商贸学院）

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