办公室会务工作 "三步曲"
<p> 会务工作是秘书人员工作的一项重要内容，也是向领导和干部群众展示秘书人员工作成果的一个最直接的窗口。会务工作繁冗琐碎，细节繁多，稍不注意就会出现难于弥补的错误，造成不良影响。如何保持会务工作万无一失，切实把这项工作做实做好做出特色，笔者认为关键是要把握好会前筹备、会中服务、会后工作"三步曲"。</p><p> <b>一、会前筹备举轻若重</b></p><p> 会前筹备工作是会务工作的基础性工作，也是会议取得成功的前提。它包括会前协调、会议通知、会场布置、材料发放等。秘书人员一定要有认真负责的精神，举轻若重，不仅要统筹考虑会议的整体进程，更要缜密考虑会议的某些关键环节，还要设想可能出现的问题。</p><p> 会前协调缜密细致。一个综合性的大型会议需要准备的工作很多，涉及到方方面面。接到任务后，秘书人员要根据领导要求迅速拟定会务工作方案，主要包括以下内容:会议名称、时间、议程、参会范围和人数，领导讲话和文件的起草，宣传报道、食宿安排、安全保卫等。方案报送主要领导审阅后，要立即召集相关单位分管负贵人召开协调会，对照方案做到"三个明确":明确任务、明确责任、明确完成时限。确保各司其职，备尽其责，按时完成各项任务。</p><p> 会议通知认真负责。通知的内容主要包括会议名称、内容、时间、地点以及联系人姓名和电话等。会议通知可采用书面通知或电话通知。通知过程中关键要把握三点：一要及时，使参会人员有充裕时间做好准备;二要准确，防止重发、错发、漏发。在电话通知中要注意语言的使用，避免出现“明天"、"后天"等字眼，要用某月某日，必要时说明星期几，以免产生歧义;三要负责，会前要对通知情况进行反馈统计，并及时将情况向主要领导报告。</p><p> 会场布置和谐规范。会场布置涉及主席台、附属性设施(照明、通风、卫生、录音、录像等)、装饰性设施(会标、会徽、旗帜、花卉等)不同的会议，有不同的布置形式，关键是要服从会议内容，即要体现和谐协调，又要体现庄重规范。一是主席台设置合理。主席台要面向代表席，与代表席距离不宜太远，座位视人数而定，座牌排放整齐，前后左右成线。二是附属设施齐全。这类工作平时虽由会场服务人员负责，但秘书人员要勤检细查，特别是要搞好录像、录音、灯光、话筒的调试，确保不出任何纰漏。三是装饰性设施搭配和谐。会标鲜亮醒目，会徽居中端正，旗帜摆放有序，花卉搭配协调。</p><p> 材料发放准确无误。要根据会议安排，及时印发材料。大型会议材料较多时要将材料装袋分发，可以在会前通知各单位派人领取材料，也可以在会场签到处一并发放。不论采取何种办法，一定要做到"三不"：即不错一字，不漏一份，不掉一人。对摆放在主席台上的材料，要从头到尾对顺序、页码进行全面的检查，确保不出差错。</p><p> <b> 二、会中服务优质高效</b></p><p> 会议期间是会务工作最活跃的阶段，也是严格考验秘书人员工作能力的阶段。会议开始后，秘书人员的中心任务是掌握会议动态，通过精心组织和良好的服务，协助领导便会议按预定方案进行，遇到问题及时补台。</p><p> 一要及时清点参会人数。目前，我们基层召开会议一般采用簿式签到法。这种方法虽便于保存，但由于参会人员在某一段时间集中进场时，往往会出现漏签的情况，要对参会人员到会情况了如指掌，就需要秘书人员做到"两个清楚"，即清楚每个地方或单位的参会人员，清楚每个地方或单位的座位序号。站在会场后面一看，就能立即知道何单位何人没到会，便于及时联系。</p><p> 二要认真维持会场秩序。会场秩序包括会场外秩序和会场内秩序。会认召开时，要在会议室门口安排专人值班，防止无关人员进入会场，禁止大声喧哗，保持会场安静，必要时可请公安部门协助搞好会场的警卫。同时还要认真负责地维持好会场内的纪律。要做到语言温和有礼，态度严肃认真，行动不愠不火、不卑不亢。</p><p>**** Hidden Message *****</p><p></p> 会场布置和谐规范。会场布置涉及主席台、附属性设施(照明、通风、卫生、录音、录像等)、装饰性设施(会标、会徽、旗帜、花卉等)不同的会议，有不同的布置形式，关键是要服从会议内容，即要体现和谐协调，又要体现庄重规范。一是主席台设置合理。主席台要面向代表席，与代表席距离不宜太远，座位视人数而定，座牌排放整齐，前后左右成线。二是附属设施齐全。这类工作平时虽由会场服务人员负责，但秘书人员要勤检细查，特别是要搞好录像、录音、灯光、话筒的调试，确保不出任何纰漏。三是装饰性设施搭配和谐。会标鲜亮醒目，会徽居中端正，旗帜摆放有序，花卉搭配协调。 间是会务工作最活跃的阶段，也是严格考验秘书人员工作能力的阶段。会议开始后，秘书人员的中心任务是掌握会议动态，通过精心组织和良好的服务，协助领导便会议按预定方案进行，遇到问题及时补台。 一要及时清点参会人数。目前，我们基层召开会议一般采用簿式签到法。这种方法虽便于保存，但由于参会人员在某一段时间集中进场时，往往会出现漏签的情况，要对参会人员到会情况了如指掌，就需要秘书人员做到"两个清楚"，即清楚每个地方或单位的参会人员，清楚每 ，就能立即知道何单位何人没到会，便于及时联系。 二要认真维持会场秩序。会场秩序包括会场外秩序和会场内秩序。会认召开时，要在会议室门口安排专人值班，防止无关人员进入会场，禁止大声喧哗，保持会场安静，必要时可请公安部门协助搞好会场的警卫。同时还要认真负责地维持好会场内的纪律。要做到语言温和有礼，态度严肃认真，行动不愠不火、不卑不亢。 办文、办会、办事，是办公室工作的三大任务，办公室工作虽然杂、细，没有业务科室的专业性那么强，但是想要办好，也是需要花功夫去仔细研究的。就像办会，表面上看起来就是简简单单的开会，实则有许多的环节需要文秘人员进行妥善处理，会前的筹备、会中的服务、会后的总结，只有不断地从办会中摸索经验，悟出体会，才能成为合格的文秘工作者 会务工作是秘书人员工作的一项重要内容，也是向领导和干部群众展示秘书人员工作成果的一个最直接的窗口。会务工作繁冗琐碎，细节繁多，稍不注意就会出现难于弥补的错误，造成不良影响。如何保持会务工作万无一失，切实把这项工作做实做好做出特色，笔者认为关键是要把握好会前筹备、会中服务、会后工作"三步曲"。 会务工作是秘书人员工作的一项重要内容，也是向领导和干部群众展示秘书人员工作成果的一个最直接的窗口。会务工作繁冗琐碎，细节繁多，稍不注意就会出现难于弥补的错误，造成不良影响。如何保持会务工作万无一失，切实把这项工作做实做好做出特色，笔者认为关键是要把握好会前筹备、会中服务、会后工作"三步曲"。 会务工作是秘书人员工作的一项重要内容，也是向领导和干部群众展示秘书人员工作成果的一个最直接的窗口。会务工作繁冗琐碎，细节繁多，稍不注意就会出现难于弥补的错误，造成不良影响。如何保持会务工作万无一失，切实把这项工作做实做好做出特色，笔者认为关键是要把握好会前筹备、会中服务、会后工作"三步曲"。 材料发放准确无误。要根据会议安排，及时印发材料。大型会议材料较多时要将材料装袋分发，可以在会前通知各单位派人领取材料，也可以在会场签到处一并发放。不论采取何种办法，一定要做到"三不"：即不错一字，不漏一份，不掉一人。对摆放在主席台上的材料，要从头到尾对顺序、页码进行全面的检查，确保不出差错。 材料发放准确无误。要根据会议安排，及时印发材料。大型会议材料较多时要将材料装袋分发，可以在会前通知各单位派人领取材料，也可以在会场签到处一并发放。不论采取何种办法，一定要做到"三不"：即不错一字，不漏一份，不掉一人。对摆放在主席台上的材料，要从头到尾对顺序、页码进行全面的检查，确保不出差错。 二要认真维持会场秩序。会场秩序包括会场外秩序和会场内秩序。会认召开时，要在会议室门口安排专人值班，防止无关人员进入会场，禁止大声喧哗，保持会场安静，必要时可请公安部门协助搞好会场的警卫。同时还要认真负责地维持好会场内的纪律。要做到语言温和有礼，态度严肃认真，行动不愠不火、不卑不亢。 三部曲简单中透露着严谨 做人做事做官又“十悟” 要做到语言温和有礼，态度严肃认真，行动不愠不火、不卑不亢。三部曲简单中透露着严谨 办文、办会、办事，是办公室工作的三大任务 关键是要把握好会前筹备、会中服务、会后工作"三步曲"。