高效准确的制作公文
Word符号说明：【】中的内容为菜单栏中的选项；『』中的内容为对话框中的选项。一、在1999年12月27日最新发布的《国家行政机关公文格式》中，明确规定公文用纸标准为：纸型：A4（210mm×297mm）天头：37mm±1mm订口：28mm±1mm版心：156mm×225mm正文用3号仿宋字体。每页22行，每行28字符现在我们就一次性快速设定好以上全部设置。1．点击菜单栏中【工具】选择【选项】，弹出【选项】对话框。2．在【选项】对话框中选择『常规』，在下面会有度量单位的选项，选择“毫米”。3．点击菜单栏中【文件】选择【页面设置】，弹出【页面设置】对话框。4．在【页面设置】对话框中选择『页边距』，会有上下左右四个选项。分别设置为37mm；35mm；28mm；26mm。5．在【页面设置】对话框中选择『纸型』，可以选择不同的纸型，根据国标选择210×297mm的A4纸。6. 在【页面设置】对话框中选择『文档网格』，首先点击下方的『字体设置』按钮。弹出【字体】对话框。7．在【字体】对话框中，可以设定字体为“仿宋”，字号为“三号”。点击『确定』按钮，返回【页面设置】中的『文档网格』。8. 在【页面设置】对话框中选择『文档网格』，选择“指定行网格和字符网格”之后，可以指定每行28字符，每页22行。二、在1999年12月27日最新发布的《国家行政机关公文格式》中，会遇到许多在同一行中出现左边元素左对齐、右边元素右对齐的情况，而且还有些地方规定左边空一字符、右边空一字符。例如：公文眉首部分的公文份数序号要求在公文左上第一行，而秘密等级和保密期限要求在公文右上第一行，这时就需要巧妙地利用Word中制表位的功能。1．首先在公文第一行输入公文份数序号以及秘密等级和保密期限。2. 确保光标在第一行，点击菜单栏中【格式】选择【制表位】，弹出【制表位】对话框。3．在【制表位】对话框中，“制表位位置”处输入28，对齐方式选择右对齐，点击设置后确定。这时会在标尺上出现一个28字符右对齐的制表位。4. 将光标定位在秘密等级和保密期限之前，用键盘上的Tab（制表）键添加一个制表符，这时会发现，秘密等级和保密期限会在第28字符处右对齐。由于在前面我们定义过每行28个字符，所以这样就符合国标中规定的秘密等级和保密期限在右上第一行的规定了。5．同样，在制作符合国标的版记部分中的印发机关和印发日期的时候，也要用到制表位。国标中规定，印发机关在最后一行左侧，前空一字符，印发日期在最后一行右侧，后空一字符。首先输入印发机关和印发日期。用Tab（制表）键添加的制表符。6．确保光标在最后一行，点击菜单栏中【格式】选择【制表位】，弹出【制表位】对话框。分别设置1字符处左对齐的制表位，以及27字符处的右对齐的制表位。7．分别在印发机关和印发日期之前添加制表符。三、在公文制作当中，时常会遇到输入特定符号的情况。如发文字号的括号使用的是国标规定的六角形括号；在秘密等级和保密期限之间要插入五角星分隔等等。一般的符号输入，可以通过菜单栏【插入】中【符号】来调出【符号】对话框进行插入。然而，每次输入符号都要调出【符号】对话框是很浪费时间的。在网上使用过聊天工具的人都知道只要输入“：”＋“）”就会出现“效”的符号。实际上我们在Word中也能实现这样的功能。而且还能自己定制自己的符号快捷键，这就是“自动更正”。1．在公文当中插入常用的符号，选中符号后点击菜单栏【工具】中的【自动更正】选项。这时，在【自动更正】对话框中“替换为”处会显示处常用的符号。2.接着在“替换”处输入自己定义的快捷方式，如一个代号。在例子中是用“（”＋“*”＋“）”来替换常用符号“★”3．点击添加后，激活此项自动更正。这时在公文中输入“（”＋“*”＋“）”就会得到“★”。而且，这项自动更正并不是仅仅作用于一个文档，在任何一个文档当中都可以使用这项快捷方式。同样的道理，还可以使用一些特定的缩写来输入大段的文字。例如在“替换”处输入“铁通网运部”，在“替换为”处输入“铁道通信信息有限责任公司网络运营部”。这样就能用输入5个字的时间得到公司全称，以提高工作效率。四、在公文写作中，经常会遇到大量的固定用语。有些固定用语，例如称谓、问候语、结束语等，在Word当中已经总结归纳到自动图文集里了。只要通过点击菜单栏【插入】中【自动图文集】，就可以直接在光标所在点插入Word里自带的固定用语。当然，在公文写作的时候，大量使用的固定用语可能不是这些Word自带的。例如经常进行公文往来的机关的名称。上面介绍过利用特定简称替换全称的方法，但是当需要简称和全称同时出现在公文当中时，利用自动更正就会出现混乱。这时就需要定义自己的自动图文集。1．首先，输入常用的公文特定语，例如主送机关的名称。2.选中希望重复使用的文字，点击菜单栏【插入】中【自动图文集】，选择“新建”。弹出“创建自动图文集”的对话框，并且文字已经存在。点击“确定”完成操作3．这时，在【插入】效【自动图文集】效【正文】中可以找到新添加的固定用语。“自动图文集”，顾名思义，不但可以添加常用的特定文字，同时也可以添加需要重复利用的特定图片。步骤同上，选中需要添加的图片，点击菜单栏【插入】中【自动图文集】，选择“新建”。弹出“创建自动图文集”的对话框，并且输入图片的文字名称。点击“确定”完成操作。这时，在【插入】效【自动图文集】效【正文】中就可以插入需要的图片了。五、在公文的写作中，允许使用符合标准的编号形式。编号形式是一种高效明了的表达方式，通过编号可以明确公文的条理性，使阅读者一目了然轻松获取需要传达的信息。但是，国标中针对编号的使用有着一些详细的规定。第一级别编号为“一．”前空两字符，回行顶头。第二级别编号为“（一）”前空两字符，回行顶头。第一级别编号为“1．”前空两字符，回行顶头。第一级别编号为“（1）．”前空两字符，回行顶头。1．点击菜单栏【格式】中【项目符号和编号】，调出项目“项目符号和编号”对话框选择『多级符号』。2．在『多级符号』中点击“自定义”，调出自定义多级符号对话框，选择“高级”。3．按照国标确定4个级别的格式。首先选中级别“1”，选择编号样式为“一，二，三…”，起始编号为“1”，在编号格式处输入“．”编号位置为“左对齐”，对齐位置为“2字符”，文字位置为“0”，高级选项中的编号之后为“不特别标注”。4．依次指定级别2、3、4的格式，注意编号样式的选择，以及编号格式处输入的符号。5．使用时确保光标在需要编号的内容处，点击菜单栏【格式】中【项目符号和编号】，调出项目“项目符号和编号”对话框选择『多级符号』，选择定义好的多级符号。6．这时，光标所在段落会采用定义好的编号格式。当回车时，下一段落自动采用目前编号格式。如图示25所示。如需要变为下一等级编号，可直接用键盘上Tab键调整。如需要变为上一等级编号，可用Shift键＋Tab键调整。六、公文写作中，经常会有需要更改的情况发生。例如，在一篇公文中由于习惯问题使用了“中国”字样，但是在代表国家机关的正式公文中应该使用“中华人民共和国”的字样。这时就需要快速并且准确的把公文中的“中国”字样修改为“中华人民共和国”字样。例如，需要把文档中“中国”修改为“中华人民共和国”字样。如果一页一页的检查势必要消耗大量的人力和时间。如果利用Word中替换的功能就能快速准确的完成这项工作。1．点击菜单栏【编辑】中【替换】调出【查找和替换】对话框，选择替换。2．在查找内容处输入“中国”，替换为处输入“中华人民共和国”，点击全部替换。Word会自动搜索正文内容将“中国”字样修改为“中华人民共和国”字样。并告知修改目标数量，点击“确定”完成工作。
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