史上最全公文写作技巧（根据最新党政公文格式要求编写）
公文写作知识汇总
目录公文写作基础知识 2公文概念 2公文分类 2常用的公文种类 3公文结构 4公文格式 6公文写作与处理 81、写作基础知识 82、公文的特点和种类 83、政府系统的通用公文文种 94、党政机关的通用公文文体 105、公文文体与结构常识 116、公文格式排版规定 117、公文的稿本 118、公文写作的基本要求 129、行文规则 1210、公文写作的语言运用 1211、各种文种的撰写 1312、公文处理的基本原则 1313、收文处理的一般过程 1314、发文处理程序与方法 1415、公文销毁的方式和范围 15公文写作技术规范 16第一专题 公文写作基本要求 16第二专题 行文规则 16第三专题 文稿书写规范 16第四专题 公文写作的一般步骤 16第五专题 公文的语言特点 17第六专题 公文词语的选择 17第七专题 公文中特殊事物和概念的表达要求 18第八专题 公文修辞 18第九专题 公文专用词语 18第十专题 公文语言表达的简化 18第十一专题 公文中避免歧义的一般方法 18常用行政公文写作技巧 20一、报告 20二、请示 20三、意见 23四、批复 24五、决定 25六、议案 27七、通报 29八、通告 30九、通知 31十、会议纪要 33十一、函 35十二、简报 36
公文写作基础知识公文概念公文是用于公务活动的一种应用文书，是统治阶级管理国家，处理政务时用来颁布法律、法规、规章、传达政策法令、请示和答复问题、汇报情况、联系工作、制定计划以及记载政务活动的重要工具。公文出自法定的机关单位，具有处理公务的合法效用。公文分类（1）公文的分类方法各种机关有各自不同的职责范围，并依法形成了各自使用的公文种类。高级领导部门与基层单位，行政机关与业务机关，地方政府机关与军事、外交、经济、科技部门，它们所使用的公文除了共同种类之外，还各有不同的侧重种类，各式各样，差异很大，这就带来公文分类学的复杂性，即从不同角度，有不同的分类法。
1）从文体的来源和使用范围分，公文可分为对外文件、收来文件、内部文件三种。2）从行文关系上分，可分为上行文、平行文、下行文三种。3）从文件的机密性分，可分为机密文件、内部文件、公布文件三种。4）从文件的性质、作用分，可分为法规文件、行政文件、党内文件三种。5）从文件的使用范围分，可分为通用文件、专用文件等。（2）党和国家机关通用公文的种类国务院办公厅曾发布的《国家行政机关公文处理办法》，经过多年的实践，修订后的《办法》从1994年1月1日起施行。把公文种类调整为十二类十三种，删去“指令”、“决议”、“布告”三个文种，将“议案”作为一个新文种列入主要公文种类。即：命令（令），议案，决定，指示，公告，通告，通知，通报，报告，请示，批复，函，会议纪要。此外，中共中央办公厅于1989年4月25日发布的《中国共产党各级领导机关文件处理条例（试行）》中，正式文件的种类里还列有公报、条例、规定三个文种。这样，现在常用的公文种类总共有十六种。1）命令（令）；2）议案；3）决定；4）指示；5）公告；6）通告；7）通知；8）通报；9）报告；10）请示；11）批复；12）函；13）会议纪要；14）公报；15）条例；16）规定。还有一些文种虽不在国务院办公厅正式规定之内，实际上应用也很广泛，同样可能具有公文的性质，或在一定条件下具有公文的性质。如某些章程、办法、计划、协议书、电报、记录、简报、调查研究、首长讲话稿等。常用的公文种类一、决议。经会议讨论通过的重要决策事项，用“决议”。二、决定。对重要事项或重大行动作出安排，用“决定”。三、公告。向内外宣布重要事项或者法定事项，用“公告”。四、通告。在一定范围内公布应当遵守或周知的事项，用“通告”。五、通知。发布规章和行政措施，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，要求下级机关办理和需要周知或共同执行的事项，任免和聘用干部，用“通知”。六、通报。表扬先进，批评错误，传达重要精神、交流重要情况，用“通报”。七、报告。向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”。八、请示。向上级机关请求指示、批准，用“请示”。九、批复。答复下级机关的请示事项，用“批复”。十、条例。用于制定规范工作、活动和行为的规章制度，用“条例”。十一、规定。用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范，用“规定”。十二、意见。对某一重要问题提出设想、建议和安排，用“意见”。十三、函。不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等，用“函”。十四、会议纪要。记载、传达会议议定事项和主要精神，用“会议纪要”。公文结构 公文体式的结构包括：发文机关、发文号、秘密等级、紧急程度、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄报、抄送机关、印发机关等项。（1）文头部分1）发文机关。发文机关名称或规范化简称加文件种类构成文件头，用套红大字居中印在公文首页上部，以示庄重。2）发文号。包括机关代字、年份、序号。如“国发［199×］×号”用黑体字标注于版头下方居中或左下方，下边用一红线与正文区分，有的线中带有五星。3）秘密等级。公文内容涉及国家机密的，应根据机密程度，在公文头的左角或右角，也可在正标题的左上方标明“绝密”、“机密”、“秘密”字样。4）紧急程度。公文内容紧急，在时间上要求紧急递送的，应根据紧急程度在正文标题左上角注明“急”、“紧急”、“特急”、“限时送达”字样。5）签发人。上报公文应当在发文号右侧标注“签发人”，“签发人”后面标明签发人姓名。（2）行文部分1）标题。根据字数可占几行，要排列正中，位于发文字号下方，字体比文件头的字体小些，比正文的字体大些。通常由发文机关名称、公文的事由和文种组成。2）主送机关。是公文的致发对象，应标注在标题之下，正文之上靠左，并顶格书写，其后用冒号。标注主送机关，要写明其全称、规范性简称或同类型机关的统称，其名称之前不能标出“主送”字样。3）正文。是公文的主体和核心内容。字体不能太小，字距行距要清晰。要求一文一事，文字准确、简炼、逻辑清楚，标点正确。4）附件。是附属于公文正文之后的文字材料，是公文的重要组成部分。如有附件，应在正文之后、成文时间之前注明附件顺序和名称。（3）文尾部分1）印章。是公文制发机关对公文生效负责的凭证，除会议纪要和有特定版头的普发性公文外，都应当加盖发文机关印章。2）成文时间。是公文生效的日期。成文日期应标注在公文“落款”即发文机关署名的下面，如无落款，可直接写在正文右下方，必须以汉字标注。3）附注。是用以对文内某些内容事项进行解释说明的格式项目。标注在公文生效标识域以下，主题词检索标识域以上。4）主题词。是用以确切表达公文主旨的规范化名词或名词性词组。主题词必须准确、有惯次性，不能与标题混为一谈。它的位置在文件尾部横线之上，即抄送机关之上，由左向右排列，词与词之间要空一格，不能用标点符号。5）抄报抄送机关。抄报抄送机关是受文的机关单位。标注在文件尾部的横线之下，分列两段，抄报机关在上，名称要使用全称或规范性简称。6）印发机关。指发文机关的办理部门。应在抄报抄送栏之下设印发机关栏，要标明公文印发机关或部门的全称及印发时间。这里的印发时间与成文时间不一样，应晚于成文时间。
公文格式第一条 公文一般由眉首，正文、文尾三部分组成。第二条 公文眉首包括发文机关、发文字号、签发人、紧急程度、机密等级等内容，一般用横线与正文部分隔开。一、发文机关(公文版头)用醒目、整齐、庄重字体套红印刷，置于眉首上部，居中。二、发文字号由发文机关代字、年份和顺序号组成，置于发文机关之下、横线之上，居中。三、向上级报送的重要文件，要标注签发人，置于发文字号的同行右端。四、紧急文件分“急件”、“特急件”两种，标于眉首右上角。五、秘密文件应准确标明“绝密”、“机密”、“秘密”，标于眉首右上角。第三条 正文部分一般包括标题、主送机关、内容、附件、落款、附注等。一、标题置于眉首之下，主送机关之上，居中。标题一般包括发文机关名称、事由和公文种类，要准确简要地概括公文的主要内容，除发布和批转上级规章性文件外，标题一般，不加书名号，也不用其它标点符号。二、“公告”“通告”“条例”“规定”“决议”“决定”等公文可不标明主送机关，其它公文应标明主送机关。主送机关一般置于正文内容之上、左端顶格。“决议”“决定”若标明主送机关也可置于文稿尾抄送栏。三、正文内容的结构层次序数依次为“一、”“(一)”“1.”“(1)”。规章和规范性文件，按有关规定，用章、节、条、款、项标明层次。四、附件名称标于内容之后，成文日期之前。附件一般与主件合订发送，不能合订的应在附件首页左上角注明文件发文字号，与主件同时发送。五、文件落款，指正文末尾的发文机关名称、印章和成文日期。成文日期以领导签发日期为准。六、公文除会议纪要外，应当加盖公章。加盖印章的公文一般不再另署发文机关名称。文尾部分，包括主题词、抄送栏、印发机关栏、印发日期、份数等项。第四条 主题词。置于横线之上左端，按主题词表规定标引，词目间间隔一个汉字距离。第五条 抄送栏。在主题词横线之下。抄送单位可使用规范化的简称。第六条 印发机关及日期栏。在抄送栏下用横线与抄送栏隔开，左端署印发机关全称，右端署印发日期。第七条 文件份数。标于印发机关及日期栏横线之下，居右。第八条 公文文字从左至右横写，横排。公文用纸为A4型，并用统一印制的红头公文纸印刷，左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。
公文标题用二号宋体字，内容用三号仿宋体。
公文写作与处理1、写作基础知识主题是文章的统帅和纲领，是文章的核心；主题源于材料，主题不能先行，必须从实际出发，从材料中引出主题。实用文体主题的表现表式主要有：①直接阐述；②单一集中；③以意役法；④片言居要；⑤善用标题。文章结构安排的环节主要包括：选择角度；设置线索；安排层次；划分段落；设计开头与结尾；处理过渡和照应等。文章的结构应达到严谨（严密精细，无懈可击）、自然（顺理成章，开阖自如）、完整（匀称饱满，首尾圆合）、统一（和谐一致，通篇一贯，决不相互抵触，自相矛盾）文章常用的表达方法有叙述、描写、议论、说明，其中议论的方法又可具体分为：①例证法；②喻证法；③类比法；④对比法；⑤反驳法；⑥归谬法。语言运用的基本要求：合体、得体，准确、顺达，简洁、明快，生动、有力。2、公文的特点和种类公文，也称公务文件，是在社会活动中直接形成和使用的具有规范体式和法定效用的信息记录，其区别于图书、情报、资料等事物的个性点主要有：①由法定作者制发；②具有法定的现实执行效用；③具有规范的体式；④履行法定的程序。根据不同的标准，公文可从不同角度进行如下分类：（1）根据形成和作用的公务活动领域，公文可分为通用公文和专用公文两类。（2）根据内容涉及国家秘密的程度，公文可分为对外公开、限国内公开、内部使用、秘密、机密、绝密六类（3）根据行文方向，公文可分为上行文、下行文、平行文三类。（4）根据内容的性质，公文可分为规范性、领导指导性、公布性、陈述呈请性、商洽性、证明性公文。（5）根据处理时限的要求，公文可分为平件、急件、特急件三类。（6）根据来源，在一个机关内部可将公文分为收文、发文两类。
3、政府系统的通用公文文种（1）规范性文件条例。用于对某一方面的行政工作作全面、系统的规定，国务院各部门和地方人民政府的规章不得称“条例”。规定。用于对某一方面的行政工作作部分的规定。办法。用于对某一项行政工作作比较具体的规定。（2）领导指导性文件命令（令）。用于依照有关法律规定发布行政法规和规章；宣布旅行重大强制性行政措施；奖惩有关人员；撤销下级机关不适当的决定。决定。用于对重要事项或重大行动作出安排。指示。用于对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则。批复。用于答复下级机关的请示事项。通知。用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部。通报。用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。（3）公布性文件公告。用于向国内外宣布重要事项或法定事项。通告。用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。（4）陈述呈请性文件议案。用于各级人民政府按法律程序向同级人民代表大会或其常务委员会提请审议事项。请示。用于向上级机关请求指示、批准。报告。用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。调查报告。用于反映调查研究的成果，揭示事物的真相与规律。（5）商洽性文件函。用于不相隶属机关之间商洽工答、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准等。（6）会议文件会议纪要。用于记载和传达会议情况和议定事项。4、党政机关的通用公文文体（1）规范性文件条例。用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度。规定。用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。（2）领导指导性文件决议。用于经会议讨论通过的重要决策事项。决定。用于对重要事项作出决策和安排。指示。用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。意见。对于重要问题提出见解和处理办法。通知。用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项。通报。用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。批复。用于答复下级机关的请示。（3）公布性文件公报。用于公开发布重要决定或者重大事件。 （4）陈述呈请情文件报告。用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。请示。用于向上级机关请求指示、批准。（5）商洽性工作函。用于机关之间的商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。 （6）会议文件会议纪要。用于记载会议主要精神和议定事项。5、公文文体与结构常识应用文体区别于其他文体的特殊属性主要有直接应用性、全面真实性、结构格式的规范性。公文属于特殊应用文，其区别于一般应用文的特殊性特征表现为：被强制性规定采用白话文形式；兼用议论、说明、叙述三种基本表达方法。公文的基本组成部分有：标题、正文、作者、日期、印章或签署、主题词。公文的其他组成部分有文头、发文字号、签发人、保密等级、紧急程度、主送机关、附件及其标记、抄送机关、注释、印发说明等。印章或签署均为证实公文作者合法性、真实性及公文效力的标志。6、公文格式排版规定保密等级：“绝密”“机密”“秘密”标注后，加“★”，必要时加期限（如机密★5年），3号或4号黑体。紧急程度：“急”或“特急”，在保密等级下一行，字号字体同保密等级。发文字号：位于文头下方，居中；如有签发人，居左，两者排一行，3号或4号仿宋字。签发人：发文字号右侧，空一格，字号字体同发文字号。标题：标题由作事、事由、文种组成（可省），字数一般不超过50字；除出现法规、规章的标题外，不用书名号；具体形式有齐肩形、正梯形、倒梯形、除号形，公文如经会议讨论通过或批准的，应加题注，即用圆括号居中附件：附件应标明标题、件数、份数。在正文以下日期以上，排出附件号。注释：注释排在日期下方，用4号或小4号仿宋体。7、公文的稿本（1）草稿。不具备正式公文效用，常有“讨论稿”“征求意见稿”“送审稿”“草稿”“初稿”“二稿”“三稿”等稿本标记。（2）定稿。具备正式公文效用，是制作公文正本的标准依据。有法定的生效标志（签发等）。（3）正本。正本是格式正规并有印章或签署等表明真实性、权威性、有效性的标。（4）试行本。在试验期间具有正式公文的法定效力。（5）暂行本。在规定的暂行时间内具有正式公文的法定效用。（6）副本。正本复份（与正本同时印刷）在外形上与正本没有区别，具有相同的法律效用；作为复印件的公文副本（如抄本、复印件）不具备公文的法定效用，需加注“副本”字样标记。（7）修订本。可以标题结尾处标作：“（修订本）”，也可在标题下做题注，在圆括号内注明“某年某月修订”。8、公文写作的基本要求合“法”、求实、合体、简明、严谨、准确、规范、完整、清晰、耐久。9、行文规则可以采用越级行文方式的情况：一是由于情况特殊紧急，如逐级上报下达会延误时机造成重大损失；二是经多次请示直接上级机关而问题长期未予解决；三是有上级机关交办并指定直接越级上报的具体事项；四是出现需要直接询问、答复或联系不涉及被越过的机关职权范围的具体事项；五是需要检举、控告直接上级机关等。行政机关不能迳向党的组织发布指令性公文，一般也不得以行政机关名义迳向党的组织报告工作或请求指示或批准。10、公文写作的语言运用公文语言的特点：庄重、准确、朴实、精练、严谨、规范。公文中需用历史年号时，要先标出公历年份，再注历史年号并加圆括号，如1912年（民国元年）。数量表示时，表示增加时用倍数或分数，表示减少时只能用分数。11、各种文种的撰写（1）规范性公文。规范性公文一般包括文件标题、发布或通过或批准的日期、章题、正文；规范性公文的标题由事由（问题）、文种两部分构成；正文中开始部分的制定目的是规范性公文的核心内容与指导性“纲领”。（2）决定。标题由发文机关、事由、文种组成。（3）决议。其性质、功用与决定没有大的差别，特点在于必须经过会议讨论通过或批准。（4）通知。标题由发文机关、事由、文种组成。（5）通报。标题由发文机关、表彰或批评的对象与事实性质（情况）以及文种（通报）。（6）批复。标题写明发文机关、事由、文种，必要时也可在标题中标明“同意”“批准”与否的态度。（7）通告。标题由发文机关、事由、文种构成，有时可省略事由或只标注文种。（8）请示。标题由发文机关名称、事由与文种构成。（9）函。依格式正规、郑重的程度，函有公函、便函之分；依行文主动与否，函又可分为发函、复函。格式正规、郑得、涉及相对重要问题的是公函；相对灵活（略去标题、发文字号等）并涉及一般具体事项的是便函。12、公文处理的基本原则（1）法制原则。指处理方法手段、程序手续、行为准则与方法规化、制度化。（2）实事求是原则；（3）全面技师原则；（4）时效原则；（5）集中统一原则；（6）党政分工原则；（7）保密原则；（8）简化原则13、收文处理的一般过程（1）公文的收受与分流签收。指履行规定的确认、清点、核对、检查、签注手续后，收到公文。登记形式有薄式、卡片式、联单式外收文登记。由外收发人员在完成签收工作后，对收文情况做简要记载。启封。外收文登记完成后，统一交由内收发人员，统一启封或径送有关领导亲启。内收文登记。由内收发人员对收文情况做详细记载。分办。有关人员将公文分送有关领导、有关部门工作人员阅知办理。摘编。文件管理人员对部分准备投入办理过程的重要文件编写文摘、提要、综述、汇集有关数据资料。（2）办理收文拟办。由部门负责人或有关具体工作人员提出处置意见，供有关领导审核定夺。批办。机关领导者或部门负责人提出处置意见。承办。有关工作人员按意见具体处置公文所针对的事务和问题。注办。由承办人签注公文承办情况，以备忘待查。（3）组织传阅与催办查办组织传阅。使公文有工作人员中的有效传阅活动。催办。由公文处理管理机构或承办人对公文承办过程实施的催促检查。查办。由公文处理管理机构或其他专门组织对重要公文实际执行情况进行的核查协办工作。（4）处置办毕公文包括：阅卷归档、清退、暂存、销毁。14、发文处理程序与方法（1）文稿形成拟稿。撰拟公文文稿。会商。当公文内容涉及其他有关同级或不相隶属机关或部门的职权范围，需征得其同意和协助。核稿。文稿在送交有关领导签发或会议通过前，由专人进行全面核查。签发。指由机关领导人或被授以专门权限的部门负责人对文稿终审核准之后，批注正式定稿。按签发人身份、地位及工作程序的不同，签发分为正签、代签、核签、会签等数种。（2）公文的制作注发。定稿形成后，批注缮写印发要求的活动，以使签发意见进一步具体化、技术化。缮印。制作供对外发出的公文。用印或签署。在印毕的公文上盖发文机关公章，或请有关领导签名。（3）公文的对外传递分装。按规定具体拣配和封装公文。发出。将分装完毕的公文以适当的方式发给受文者。（4）处置办毕公文包括：阅卷归档、暂存、销毁。15、公文销毁的方式和范围销毁的主要方式有：焚毁、重新制成纸浆、粉碎、清洗消磁（磁盘、磁鼓、磁带）。以各种方式销毁公文均应履行如下程序手续：由文书部门组织对公文进行鉴定；确认应销毁后逐文逐件核定造册；呈请本机关或上级机关有关领导审定批准；获准后再行销毁。任何个人均不得私自销毁公文。
公文写作技术规范
第一专题 公文写作基本要求公文是一种特殊的文章，写作过程中除了要遵行一般的写作通则之外，还需要遵循一些特殊的规律，公文写作基本要求就是对这些规律的反映。其内容是：合“法”、求实、合体、简明、严谨、准确、规范、完整、清晰、耐久。第二专题 行文规则行文规则是关于正确有效传递文件的规定，也是撰拟公文的指导依据。遵守行文规则具有重要意义。行文规则的主要内容包括：根据机关间的工作关系准确行文；选择适宜的行文方式，一般不越级行文；正确选择主送、抄送机关；明确发文权限，不越权行文；坚持“党政文件分开”；联合行文时，作者应为“同级”；行文前需就有关问题协商一致；严格控制文件数量，简化行文手续。
第三专题 文稿书写规范文稿书写规范主要涉及：文稿用纸要求；图文区的规定；稿纸的使用；书写格式要求；字体与各种计量单位的使用；标点符号使用；外文字母书写；公文中的数字表示；序号表示；标注格式设计、排版、印刷注意事项的要求；文稿的修改；页码的标注；注释的处理；公式的处理；文中的表格的编排。
第四专题 公文写作的一般步骤（一）公文写作前的准备1、明确行文目的和要求。2、确立公文主题。3、选定公文文种。4、占有材料。5、确定具体表达方式。（二）撰拟文稿1、安排好结构，一是确定总体的构成；二是确定正文的具体构成，解决好各 组成部分的编排次序，安排各层次、段落间的衔接与转换，处理好开头和结 尾。2、拟出写作提纲。3、正式撰拟文稿。（三）审核修改文稿的审核修正要认真严肃反复进行，要按规定的程序进行。
第五专题 公文的语言特点公文语言的主要特点是：庄重、准确、朴实、精炼、严谨、规范。这些特点具体体现在公文词语、公文语句、公文表达、公文修辞中。
第六专题 公文词语的选择 在选择词语的过程中应注意： 认真辨析词语的确切含义，使词语的意义符合客观实际；注意分辨词语的感情色彩，以正确表达作者的立场观点；注意词语声音和语调对语义的影响，以提高表达效果；注意词语间的正确搭配，遵循语言法则；注意公文具体使用场合对词语风格的要求，维护公文的严肃性及强制执行性；注意针对公文具体收受对象的特点选词，以“有的放矢”便于理解和执行；注意根据公文中所涉及的人和事物的特殊性质选词，以获得更加鲜明直接的表达效果；注意根据上下文的需要选词，以维护公文的完整有效性；注意根据文种的不同特点选词，以保证语言得体而有力；注意词语的规范性，以提高公文沟通的效果，扩展沟通的范围。
第七专题 公文中特殊事物和概念的表达要求在对公文中所涉及的事物和概念进行表达的过程中，除了必须遵循一般的语法规则、逻辑规则之外，还必须遵循一些特殊要求。其中特别需要注意：时间的表达；空间的表达；职务、姓名的表达；数量的表达；范围的表达；程度的表达；语气、神态的表达。
第八专题 公文修辞公文修辞在其所追求的效果方面，重准确鲜明、质朴平匀、精练顺达，反对含糊暖昧、繁冗堆砌、轻浮造作，重内在美而不只求形式美；在修辞手法方面，以消极修辞手法为主，以积极修辞手法为辅，重在选词炼句及章法方面下功夫，审慎使用修辞格。
第九专题 公文专用词语由于表意和表现特殊色彩的需要，公文中有一些出现频率较高的词语。这些词语词形确定，词义精确特定，用途稳定专门，并为从事公文工作的人们所熟悉，它们就是公文专用词语。正确地使用公文专用词语可使写者顺手，读者便当，保证表意精当得体，理解精确周严，可提高制发和处理公文的质量与效率。
依照具体用途的不同，公文专用词语可被划分成多种，其中比较常见的有：称谓词语、领叙词语、追叙词语、补叙词、承转词语、祈请词语、商洽词语、受事词语、感盼词语、令知词语、告诫词语、见解词语、判定词语、时态词语、目的词语、报送词语、颁行词语、核查词语、结尾词语等。
第十专题 公文语言表达的简化简化公文语言表达的方法主要是： 取消、压缩、替代、合并。
第十一专题 公文中避免歧义的一般方法歧义是指语句有两歧或多歧意义，可同时形成两种或多种解释的一种语言现象。在文件中，歧义是一种非常有害的语病，它将使作者与受文者对文件内容无法建立一致的理解，无法实现沟通目的。因此，必须避免歧义的出现。
歧义的出现是有规律的。
消除歧义的主要途径是语言变换；禁止滥用省略；在语句中增加必要的限定修饰成分；禁用夸张、拟人、反语、双关等修辞格；语调一般不附加语义，必须附加时用标点符号作为辅助表达方式，保证语句含义单一明确；以上下文提供尽可能充分的语言环境。
常用行政公文写作技巧
一、报告（一）适用情况——适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。（二）种类按内容分——综合性报告、专题性报告按定时与否分——定时性报告、随时性报告按适用情况分——汇报工作的报告、反映情况的报告、答复询问的报告、报送材料的报告（三）结构及写法１.标题：发文机关+发文事由+文种——《铁道部关于193次旅客快车发生重大颠覆事故的报告》发文事由+文种——《关于××河水质污染治理情况的报告》２.主送机关３.正文：报告原由（有时可以省略）报告事项（这一部份是报告的主要内容）报告结语（“特此报告”或“以上报告，请审阅。”）４.生效标记：成文日期+印章（四）写作要求1.内容真实准确2.汇报及时迅速3.不夹带请示事项二、请示（一）适用情况——请示适用于向上级机关请求指示、批准。（二）种类——请求指示的请示（求示性请示）、请求批准的请示（求准性请示）（三）结构及写法１.标题：发文机关+发文事由+文种：——《××省人民政府关于增拨防汛抢险救灾用油的请示》发文事由+文种————《关于购买小轿车的请示》２.主送机关：一般系上一级领导机关或上一级主管部门３.正文：请示原由——请求指示的原因或请示批准的理由请示事项——请求对什么作出指示或请求批准什么请示结语——“请予指示”、“请予审批”、“妥否，请批复。”、“以上内容如无不妥，请批准。”４.生效标记：成文日期+印章５.附注：请示应当在附注处注明联系人的姓名和电话[例文××市统计局关于拨款修复车库的请示××市人民政府：我局原有160m2砖瓦结构车库（平房），因年久失修于今年雨季突然倒塌，急需修复。经测算，共需资金40万元。因我局除行政拨款外无另外资金来源，故请能予临时拨款修复车库，以解决车辆越冬之急需。请予审批附件：1.车库维修图纸2.车库维修预算表（××市统计局印）二○○五年八月二十八日（联系人：×××，联系电话：××××××××）［改错］关于提高山区小学教师待遇的请示报告地区教委、青山县政府：我老秘网县地处高山，生活比较恼火，中小学教师工资待遇偏低，影响了教师队伍的稳定和教师工作的积极性。为解决此问题，我们已于二00五年一月正式决定对我老秘网县中小学教师实行了生活补贴（小学教师每人每月二十元，中学教师每人每月三十元）。你们的意见如何？请及时告诉我们。另外，为推动中小学体育活动的开展，拟每年初举行一次“青山县中小学体育节”活动。当否？请一并批示。（青山县教育委员会办公室印）2005年3月28日
经修改如下：关于对全县中小学教师实行生活补贴的请示青山县人民政府：我老秘网县地处高寒山区，生活条件艰苦，中小学教师待遇低，影响了教师工作的积极性和教师队伍的稳定。为解决教师的实际困难，我委拟从2005年5月起对全县中小学教师实行生活补贴（小学教师每人每月20元，中学教师每人每月30元）。增加的经费由我委自行解决。妥否，请批复。（青山县教育委员会印）二〇〇五年三月二十八日 （联系人：×××联系电话：××××××××）关于重建税务所办公楼的请示报告××地区国税局、城建局、国士局、物资局：我局所属城关区、东城区、南郊区三个税务所，因受灾被洪水冲毁，现决定重建三个区税务所办公楼三幢，建筑面积八佰平方米，共需资金八十万元，扩增土地八亩，钢材××吨，水泥××吨。特此报告××县国税局2005年8月16日经修改如下：关于解决重建城关区等3幢税务办公楼经费的请示××地区国税局：我局所属城关区、东城区、南郊区3个税务所，在7月28日特大洪峰到来时被洪水冲毁，因转移及时，幸无人员伤亡。为使员工能正常办公，拟重建该3个区税务所办公楼各1幢，建筑面积各800平方米，共需资金80万元。请予核拨附件：税务办公楼经费预算表（××县国税局印）二○○五年八月十六日（联系人：××联系电话：××××××××）三、意见（一）适用情况——适用于对重要问题提出见解和处理办法（二）种类：按行文方向分——上行意见、平行意见、下行意见按作用分——建议性意见、指导性意见（三）结构及写法１.标题：“发文机关+发文事由+文种”、“发文事由+文种”《国务院关于进一步做好退耕还林还草试点工作的若干意见》２.主送机关：上行或平行的“意见”——其主送机关一般只写一个下行“意见”——可一一写明，亦可泛称３.正文：①开头——说明发文缘由——情况、问题、依据、目的、意义等②主体——分成若干小点写，每一点概括一个小标题（或段旨句）——分述目标任务、实施要求、措施办法或建议事项、见解看法③结尾——呈转性意见：“以上意见如无不妥，请批转……执行”呈报性意见：“以上意见供领导决策参考”，“以上意见供参考”指导性意见：“以上意见，请结合实际情况贯彻执行”４.生效标记：成文日期+印章（四）写作要求１.针对性要强２.观点要鲜明３.理由要充分４.操作性要强５.语言有分寸四、批复（一）适用情况——适用于答复下级机关的请示事项（二）种类——解答问题的批复、批准事项的批复（三）结构及写法１.标题:发文机关＋发文事由＋文种——《国务院关于丹东市设立边境经济合作区的批复》发文机关＋发文事由＋受文机关＋文种发文机关＋表态用语＋发文事由＋受文机关＋文种受文机关:批复的受文机关只能是请示机关２.正文：批复的依据——批复的起因和根据；批复意见——对请示事项作出的具体回答和指示；批复结语——一般为“此复”、“特此批复”、或“专此批复”（亦可省略）３.生效标记：成文日期+印章[例文国务院关于同意重庆市撤销长寿县设立重庆市长寿区的批复重庆市人民政府：你市《关于撤销长寿县设立长寿区的请示》（渝府文〔2001〕27号）收悉。同意撤销长寿县，设立重庆市长寿区，以原长寿县的行政区域为长寿区的行政区域。区人民政府驻凤城镇。长寿区的各类机构均要按照“精减、效能”的原则设置，所需经费和人员编制由你市自行解决。（国务院印章）二○○一年十二月二十五日××地区国税局
关于解决重建城关区等3幢税务办公楼经费的批复××县国税局：你局《关于解决重建城关区等3幢税务办公楼经费的请示》（×国税〔2005〕36号）收悉。经研究，同意拨款80万元用于重建3幢税务办公楼，你们务必专款专用，保证重建办公楼的质量，并且使员工于今年年底前能正常办公。此复（××地区国税局）二○○五年八月十八日（四）写作要求1．一请示一批复；2．观点鲜明，意见明确，语气肯定；3．要有针对性。五、决定（一）适用情况:——决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。（二）种类１.部署性决定２.知照性决定３.奖惩性决定４.更改性决定（三）结构及写法１.标题：“发文机关+发文事由+文种”《国务院关于表彰全国劳动模范和先进工作者的决定》主送机关：发文机关的下级机关２.正文：决定缘由——说明作出决定的目的、意义及根据决定事项——阐明决定的具体内容和措施篇段合一式——内容简单、文字不多的决定常用此法条款式——内容较多的决定常用分类式——就是把决定的事项分为若干类别来写（在每一类别中还可以分若干小类）条类结合式——就是用类别和条款相结合的写法写作决定的事项决定结尾——发出号召或提出希望（或省略）３.落款：成文日期+印章国务院关于2000年度国家科学技术奖励的决定各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：为全面贯彻党的十五大关于“要建立一整套有利于人才培养和使用的激励机制”的精神，推动科教兴国战略的实施，奖励为发展我国科学技术事业，促进我国国民经济和社会进步做出突出贡献的科学技术人员，根据《国家科学技术奖励条例》的规定，国家科学技术奖励委员会严格评审和科技部审核，报请国家主席江泽民签署，授予吴文俊、袁隆平2000年度国家最高科学技术奖；经国务院批准，同时授予“统一描述平衡与非平衡体系的格林函数理论研究”等15项成果国家自然科学二等奖，授予……等23项成果国家技术发明二等奖，授予……等2项成果国家科学技术进步奖一等奖，授予……等228项成果国家科学技术进步奖二等奖，授予美国科学家潘诺夫斯基和印度科学家库西中华人民共和国国际科学技术合作奖。全国科技工作者要向全体获奖者学习，刻苦钻研、勤奋工作、勇于创新，加强基础研究和应用研究，发展高技术，促进科技成果产业化，全面提高我国科技创新能力和科学技术水平，为推动我国经济结构调整和现代化建设不断提供强大的技术支持。（国务院印）二○○一年五月二十九日（四）决定的写作要求１.要有政策或法律的依据２.要符合客观实际３.观点明确，表达准确（五）辨析“表彰性决定”与“表彰性命令”、“表彰性通报”的区别：１.级别不同；２.表彰对象不同；３.着重点不同六、议案（一）适用情况：——适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。（二）种类１.立法性议案——法规性议案《国务院关于提请审议<中华人民共和国对外贸易法（修订草案）>的议案》２.决定性议案——重大事项议案《国务院关于提请审议设立重庆直辖市的议案》３.任免性议案——《国务院关于提请审议黄镇东等同志任免的议案》（三）结构及写法１.标题——“发文机关+发文事由+文种”——《国务院关于提请审议<中华人民共和国税收征收管理法（草案）>的议案》２.主送机关——审理议案的同级人民代表大会或其常委会。有时还要注明“届”“次”３.正文——原由——提请审议批准事项的理由和依据事项——提出要求审议的具体事项结尾——（或）补充说明情况+祈请用语（或）直接提出请求——“请予审议”或“现提请审议”４.落款——签署————由政府机关首脑签署（职务+姓名）
成文日期——领导人签发提请审议的具体日期国务院关于提请审议《中华人民共和国对外贸易法（修订草案）》的议案全国人民代表大会常务委员会：为了适应我国加入入世界贸易组织（WTO）的形势的需要，履行我国加入世界贸易组织的有关承诺，充分运用WTO规则依法保护我国产业和市场，同时，根据我国对外贸易工作的需要，国务院有关部门在总结经验、认真调查研究、广泛听取多方意见的基础上，拟订了《中华人民共和国对外贸易法（修订草案）》。修订草案已经国务院常务会议讨论通过，现提请审议。国务院总理温家宝二○○三年十二月二日国务院关于提请审议设立重庆直辖市的议案全国人民代表大会：重庆市是我国西南地区和长江上游最大的经济中心城市。1983年国务院决定将重庆列入全国首批经济体制改革试点城市和计划单列城市，赋予省级经济管理权限。为了充分发挥重庆市作为特大经济中心城市的作用，进一步推动川东地区以至西南地区和长江上游地区的经济和社会发展，并且有利于三峡工程建设和库区移民的统一规划、安排、管理，同时解决四川省由于人口过多和所辖行政区域过大，不便管理的问题，国务院经过认真研究、反复论证，拟将四川省的万县市、涪陵市和黔江地区所辖行政区域列入重庆市，设立重庆直辖市，总面积8.2万平方公里，总人口3002万人。重庆直辖市设立后，由国务院依据宪法和有关法律的规定，其管辖的行政区域的建制和划分作相应的调整。设立重庆直辖市是为了加快中西部地区经济和社会发展所采取的一项重要举措。国务院于1996年12月20日提请全国人大常委会审议。八届全国人大常委会第二十四次会议审议后，决定提请第八届全国人民代表大会第五次会议审议，现将设立重庆直辖市的议案送上，请予审议。国务院总理李总理一九九七年二月十八日（四）写作要求１.写作前充分调查研究——深入了解情况问题——熟悉现行法规政策２.议案事实准确，引据合理，建议具体，措施有力３.一文一事４.语言精练、庄重七、通报（一）适用范围1、表彰先进2、批评错误3、传达重要精神或情况（二）特点1、典型性2、时效性3、教育性（三）分类1、表彰性通报2、批评性通报3、情况通报（四）写作方法总的要求：事实典型可靠，时机适合，态度严谨，用语准确。1、标题发文机关+发文事由+文种发文事由+文种文种2、正文“六要素”：人物、时间、地点、事由、原因、后果或影响。（1）事迹（或错误）的发生经过；（2）分析评议：意义影响或根源教训（3）表彰或处理决定（4）希望和要求（情况通报：情况、分析评论、希望要求）3、落款八、通告（一）适用范围：在一定范围内公布应当遵守和周知事项（二）特点1、公开性2、告知性3、强制性4、广泛性5、专业性（三）种类1、告知性通告《中国人民银行关于发行新版人民币50元劵和5角劵的通告》2、规定性通告《重庆市人民政府关于控制烟花爆竹销售燃放的通告》（四）写作方法1、标题三要素齐全；省略发文机关；只标文种2、正文（1）通告原由（2）通告事项（3）结语3、落款（五）写作要求1、依法发布2、要求明确具体3、语言通俗易懂九、通知（一）适用范围1、批转下级机关的公文2、转发上级机关和不相隶属机关的公文3、发布规章4、发布要求下级机关办理和有关单位周知或共同执行的事项5、任免和聘用干部（二）特点1、时效性2、执行性3、知照性4、指示性（三）种类1、规定性通知2、会议通知3、印发类通知4、批转、转发通知（四）写作要求1、针对性强2、理由充分3、内容具体（五）规定类通知的内容要素1、根据和目的2、通知事项3、执行要求（六）会议通知的内容要素1、会议时间、地点2、会议名称3、参会人员4、会议内容、目的5、应作准备和其他事项按所供材料作文：重庆市人民政府拟于今年7月18日—21日在渝州宾馆召开区、县（市）长工作会议，专题研究并部署创建卫生文明城市活动。请按公文的要求，替市政府拟写一份会议通知。（600字左右）参考例文：重庆市人民政府关于召开全市区、县（自治县、市）长工作会议的通知各区、县（自治县、市）人民政府：
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