商丘市委副秘书长吴金山：做好文秘工作的经济学思考

花开终有时 发表于 2014-12-18 09:00:00

文秘工作，有狭义和广义之分，狭义的是指办公室工作中文字材料的起草、把关、制作、印制、管理等相关工作；广义的文秘工作，则可涵盖办公室秘书工作的全部内涵。在网络迅猛发展的今天，给文秘工作提出更高更新更精的要求。如何运用科学理论指导工作，探索适应新时代新形势新要求的举措方法，是摆在各级党委文秘人员面前的一项重要任务。做好文秘工作，是个大课题。这里，从经济学的角度，笔者谈谈不成熟的思考，请大家批评指正。一、重视供求关系，确保有的放矢      研究政策规定。文秘工作，是党委办公室工作中最经常、最基本，也是最重要工作之一。政策与经济密切相关。最多的政策，大概就是经济政策。发布政策，是指导工作、部署公务、解决问题，达到施政目标的重要方法，从中可以看出上级工作的着力点和切入点。文秘人员一定要把上级政策悉心揣摩透，把握精髓，领会实质，既融汇贯通政策内容，又掌握解决问题的立场、观点和方法。要认真学习研究党和国家路线方针政策，深入学习习近平总书记系列重要讲话精神，对党委关于经济建设、政治建设、文化建设、社会建设、生态文明建设和党的建设的重大决策、重点工作，要滚瓜烂熟、牢记于心。文秘工作，既涉及工作全局，也涉及具体事项，政策性、政治性、规定性都很强。要牢固树立大局观念，依照政策规定，分清轻重缓急，知晓大小先后，合理安排，抓住关键，突出重点，统筹兼顾，带动一般。对于中心工作，要从计划安排、节点掌握、措施落实，乃至人力、物力保障，做到了然于胸。要早运筹，早谋划，早部署，统筹兼顾，协调各方，保证党委政策规定达到预期目的。研究领导特点。每个领导同志，都有各自不同的行为表现、风格特质和工作艺术。文秘工作人员要特别留意这一问题，对领导同志的思维方式、个性特点、行为特征和领导艺术，进行探寻研究，以便适合领导的不同“口味”、不同风格，恰如其份搞好服务。可以说，文秘工作人员，在领导身边，直接为领导工作服务，对领导同志的了解，是有便利条件的。文秘工作人员要切实加强与领导的有效沟通，建立一种可以“对接”工作的特殊方式。文秘人员要能准确把握和理解领导的意图思想和要求，即解决“听懂”的问题；要能及时向领导提供最关心的工作情况和其他信息，即解决“答复”的问题；要想领导所想，急领导所急，经常思考当前中心工作是什么、亟待解决的问题有哪些、解决问题的切入点在哪里，随时向领导反馈重大工作进展情况，即解决为领导“服务”问题。这就需要文秘工作人员，时刻注意提升自己的政治修养业务水平工作能力，真正当好参谋助手。研究市场发展。从一定意义上讲，文秘人员与领导之间，存在着一种“供求关系”。围绕领导同志的“需求”，要尽可能适应不断变化的形势局势态势，为领导同志搞好“供应”，使文秘工作劳动更有针对性。在当前市场繁荣发展的条件下，党委工作、文秘工作与现代市场经济息息相关。市场是人财物在时地空三维世界的浓缩，反映了社会存在的概貌。市场影射社会关系、社会问题、基层群众的要求状况。因此，文秘工作要研究市场状况，紧贴市场实际，摸索市场信息，倾听市场呼声，从提供政策资源、文稿作品的角度入手，研究哪些政策需要改进、调整和完善，哪些经验需要总结、推广和交流。要变单纯的部门服务为服务市场经济建设观念；变被动应付的定势思维为既完成领导交办任务又善于想问题出主意；变不求有功但求无过满足不出差错为积极进取争创业绩的高层次追求。一句话，把握市场发展上的“求”，使文秘人员给领导同志的“供”更有的放矢。二、重视成本观念，确保最佳价值优化“推进”成本。面对有限的资源，为了得到的，必须先选择放弃的。这便是经济学上成本的概念。把握成本原则，考虑投入产出，用较少的投入，换取尽可能大的价值，是从事任何一项工作必须考虑的。要做到这一点，文秘人员必须优化推进机制，科学安排，环环相扣，快捷推进，达到省时省事省力的功效。文秘工作是用智力投入换取工作成效的过程。要抓住文秘工作及其具体任务的突破口、关节点和主要矛盾，规范程序，简化环节，创造环境，科学筹划，促使工作井然有序、有条不紊、科学推进。文秘工作是各级党委工作的重要组成部分。文秘人员要把做好文稿服务作为根本，经常反思草拟的文稿，是否准确反映领导意图、是否达到上级要求，存在哪些薄弱环节，还要如何改进。培养一个 “笔杆子”，是很不容易的。文秘工作是文秘人员综合素质的反映。文稿写好了，认知能力一定错不了。在起草文稿过程中，文秘人员把工作作为学习、积累和提升的过程，努力把思想、观点、内容和形式体现到文稿里，想到写到。优化“完善”成本。从目前情况看，寻求文秘工作规律，搞好分析核算，改进工作方法，加强预见性，坚持用少的劳动，获取比较效益，是节约成本的重要元素。这里，主要是指完成文秘工作任务时，最大限度减少人力、物力、财力消耗，积极主动地把握规律，抓住实质性东西，力求“一针见血”，事半功倍。应该承认，党委办公室履行职能方面还存在“四多四少”现象：注重办理具体事务多，抓大事、谋全局、当参谋少；紧跟工作参谋多，超前谋划少；被动完成任务多，创造性开展工作少；一般性预案多，有深度的建议精品少。怎样优化？要充分发挥职能作用，关键是参谋到位。要紧紧围绕党委中心工作，抓住各个时期党委和领导关注的重点亮点、工作的难点热点，搞好全程服务。要发挥主观能动性，想在先，跑在前，谋领导之未谋，做领导之未做，为领导之未为，适应领导需要，努力让领导满意。如此，工作聚焦了，就可以在被动中求主动，在服务中当参谋，切实节约工作消耗。认准是正确的，就坚持下去！优化“验查”成本。在完成文秘任务过程中，对目标的实施、操作进行督查，通过“验查”评价，把好的经验、做法固定下来，使之科学化系统化。这是为做好以后工作提供借鉴，节约时间，减少成本。党委办公室的地位和作用，可以用“枢纽、参谋、助手、窗口”八个字概括。所谓枢纽，是因为具有承上启下、连接左右的功能，负有传达贯彻上级指示、组织实施党委部署、办理文件会务、组织重要活动职责，是党委工作运转的依托；所谓参谋，是因为负有向党委提供全面、丰富、准确信息职责，在党委决策体系中处在重要环节；所谓助手，是因为党委决策的实施，协调工作关系、利益关系，许多具体工作需要办公室办理，承担着推动落实的职责；所谓窗口，是因为直接代表党委行使职权，直接联结着党委与社会各个方面。这四项工作做得怎么样，参谋水平高不高，直接关系到党委的决策水平。文秘人员要紧紧围绕这“八个字”，强化研究，强化突破，强化服务。三、重视创新意识，确保工作推进更新观念。观念改变世界，行动改造世界。当前，全球经济一体化，信息网络化，新生事物，应接不暇，扑面而来。当今世界的较量，与其说是经济实力的对决，倒不如说是思想观念的PK。在这样的环境中,仍沿用旧观念旧方式工作，无异于刻舟求剑。思想落后，观念陈旧，怎么能超前工作？所以，党委办公室从事文秘工作的同志，必须把更新观念当成紧迫任务，适应新要求，用新观念新思维新方式，思考和处理每项工作。要坚决破除因循守旧、墨守陈规、循规蹈矩的思维定式，进一步解放思想，更新观念，与时俱进，推陈出新，大胆探索推动党委办公室工作整体上水平的途径。要以积极态度认知新生事物，诸如新知识、新科技、新理论、新现象，掌握新规律，研究新情况，接受新挑战，解决新问题。要敢为人先，突破禁区，敢于涉险滩，敢啃硬骨头，不断改进工作，使之发展、完善和提高。拥有先进观念的人，才是力量无边的人！开放开明。开放性，是新时期文秘工作的突出特点。伴随着经济社会的快速发展和市场经济的不断深入，各个地方、各个单位，都在整体工作、单项工作方面探索了经验，趟出了路子，总结了典型。文秘工作，从表面上看，只是背背、记记、抄抄、写写。其实，这是一项非常复杂的脑力与体力相结合的综合性劳动。“躲进小楼成一统，管他春夏与秋冬”的做法，早已不适应文秘工作了。要坚决摒弃文秘工作只是为党委机关和领导服务、办好领导交办的事就行了的想法，要放到党委部署工作、决策事情的大背景下来思考、来运筹。在新形势下，从事文秘工作的同志，要切实树立开放意识，对外，要虚心学习同行甚至外单位工作的先进经验；对内，要克服单位之间、行业之间“鸡犬之声相闻，老死不相往来”的做法，坚持走出去、请进来、沉下去，加强联系，交流经验，取长补短，互相提高，促进工作。要充分发挥桥梁纽带作用，既及时与上级党委、政府沟通，了解“上情”，又随时与基层、部门取得联系，及时通报阶段工作动态，传达“上情”，随时向领导汇报“下情”，为确保党委正确决策、政令畅通提供更为满意的服务。创新创造。在坚持和发扬好传统的同时，要根据新的形势，不断探索文秘工作新思路新办法新经验。只有不断创新，才能发扬传统、总结经验、永葆活力。做好一件事情，可概括为三句话：“做什么”、“怎么做”和“做到什么程度”。党委和领导同志重点思考“做什么”和“做到什么程度”；文秘工作人员着力考虑“怎么做”的事。这就给了文秘人员探索、研究和创新的空间。如果不去探索，不去思考，不去创新，文秘人员就不可能得到很好锻炼，党的事业就不可能有希望。文秘工作人员要找准着力点、结合点和突破点，，更好发挥主观能动性和创造性，在思想理念、工作举措、方式方法、对策建议上，该想的想，该做的做，该闯的闯，该试的试。错了不要紧，领导指出来，改正就是了。文秘工作还要利用电脑、互联网、e-mail，利用internet打造自己的网站，利用多媒体文字、声音、图片，努力探索现代化办公的新路子，做一个信息时代的先行者。四、重视战略战术，确保重点突破“一线工作法”。就是到一线去，一杆子插到底的方法。这是最经济的方法。对调查研究、办文办会，可以实行“一线工作法”。面对复杂多变的形势，面对党委工作的创新，面对基层群众的诉求，必须把做好本职工作、业务工作、服务工作，作为第一要事，用超前服务创造业绩。调查研究、调研成果、对策建议，要言之有物，不能纸上谈兵，缺乏操作性。办文办会，要加强审核、层层把关，从文件拟写、印制、发放，从会议筹备、会场布置，都不能有丝毫马虎，连头发丝细的问题都不能出。百姓是天，人民至上。在农业社会，人是植物；在工业社会，人是动物；在信息社会，人是人物。文秘工作人员必须强化宗旨意识，牢固树立“工作无小事”、“服务无条件的理念，努力从群众最希望的事情做起，从群众最关心的热点问题抓起，从群众最不满意的地方改起，在为群众排忧解难中增进彼此感情。文秘人员的道德基因里，要流淌着为党负责、为国尽忠、为人民服务的血液！“交叉工作法”。对信息服务、综合协调、后勤接待、技术服务工作，可以实行“交叉法”。关于信息服务，实行矩阵式管理，既纵向深入，又横向拓展，广泛收集信息，挖掘精品信息，加强综合研判，完善反馈机制，确保实现增量提质。关于综合协调，随时保持同上级党委、政府办公室的联系，及时了解上级动态和要求，做到上情下达、下情上传、沟通左右，认真研究出现的新情况新问题，使党委工作“左右逢源”，政令畅通。关于后勤管理，后勤表面上是人与物的关系，实质上是人与人的关系，多一点制度约束，多一点人情关怀，多一点文化氛围，认真落实中央八项规定和相关实施细则，贯彻执行规定，严格落实制度，努力降低成本，坚决反对“四风”，既保障机关高效运转，又打造节约型低碳型机关。技术服务，要坚持用现代先进文化成果武装办公室，改善办公基础条件，实现由“人员服务”向“技术服务”转变，为各级党委快速有效运转添砖加瓦。“立体工作法”。就是打组合拳，对急难险重任务、对重大紧急事件、对督促检查、机要保密四项日常工作，可以实行“立体工作法”。从工作一启动，就同上级的工作安排部署同步规划、同步安排、同步推进。关于急难险重任务，要组建强有力的班子，合署办公，协同研究，全力攻坚，以尽快的速度解决好。关于重大紧急事件，要弄清来由，研究对策，协调上上下下力量，集聚方方面面智慧，积极稳妥予以化解。关于督促检查，要明确目标，细化任务，采取多种形式，督那些关乎全局的大事，督那些久拖不决的难事，督那些突发性强的急事，努力推动党委工作和决策落实。关于机要保密，在建密、用密、保密、解密整个过程中，要制定严格的规章制度，落实科学的防范措施，运用高科技手段和设备，确保党和国家秘密万无一失。在实施“立体工作法”过程中，要树立“激情就是灵魂”、“态度就是竞争力”、“今天再晚也是早、明天再早也是晚”的理念，把问题想在前、工作做在前、事务协调在前，遇事不退缩、不推诿，不轻易上交矛盾，凝聚协调一致的工作合力。 五、重视系统思维，确保整体效能形成总体合力。系统学理论的实质，就是一体运行、系统协作、携手攻坚。文秘工作的每项工作，都可以说是一个完整的协作项目。比如，一份公文，从起草到发出，需要调研分析、起草初稿、修改删添、打字校对、印制传递等环节，不是哪一个人能办得了的。一个环节，出了差错，都直接影响着工作效率。有哲人说过，如果想走得快，就一个人走；如果想走得远，就大家一起走。文秘工作环环相扣，哪一个环节出了事，整个链条就会断裂，整体工作就要受到影响。必须运用系统论原理，千方百计提高整体功能。任何合力的作用大于分力之和。作为一个团队，在办公室内部，要搞好密切合作，打破处（科）室界限，联手作业，合作共事，根据各自优势，依靠大家智慧，优化人员配置，圆满完成各项工作任务。作为牵头协调单位，要搞好部门之间的协作，协助党委统揽全局、协调各方，确保各单位干事业一条心、抓工作一盘棋、谋发展一股劲。作为下属机关，要搞好与上级之间的报告制度，无缝对接，实现上下之间的同频共振。提升个人能力。能力的提高，关键在学习。既学有字之书，又学无字之书。从事文秘工作的同志，知识面一定要宽。在知识结构上，要做到“十”型知识结构，就是一“横”一“竖”，“横”是指知识面，“竖”是指知识的深度。人都有思维，但不是都有思想。思维是人的本能，思想是在知识积累的前提下，对客观问题和事物的系统总结和深化。世上最优秀的人是善于学习的人，最优秀的团队是勤于学习的团队。所以，必须善于学习，更新知识，优化结构，锻造智力，提升素能。要善学习，也要勤思考。学而不思则罔，思而不学则殆。只有通过不断学习--思考、思考--感悟、感悟--提升，才能不断改造自我、完善自我、优化自我。在办公室内部，要巧妙搭配，实行优化组合，文秘班子中，有的是快手，写作速度快，善于应急；有的是“高手”，文字功底深，善于延伸思路，填充内容；有的是“能手”，主意多而快，善于理出思路，拎取观点，谋篇布局，“锦上添花”；各“手”秘书人员之间，要见贤思齐，学人之长，补己之短。善于借用外力。党委办公室是总揽全局、协调各方的指挥部，是面向社会的重要窗口。对于上下级和其它兄弟单位来说，这里是文件总汇、信息总汇、协调总汇、工作总汇，处于联络上下左右，沟通四面八方的地位。文秘人员要在职能范围内，捆绑力量，整合调度，发挥各级四大班子办公室和各直属单位的整体功能。对于党委安排的文件材料起草任务，文秘人员要发挥总汇、协调、指导作用，借助有关部门力量，让其提供基础材料，然后再梳理、规整、把关。对于接收处理上级和兄弟单位的来文来函，接待上级领导的视察，处理各种公务往来，接待群众来访，需要部门介入的，都要邀请相关部门的同志参与其中。同时，党委与外界的联系、外界与党委的联系，都要先经过党委办公室，文秘人员要及时经这些情况和信息，通过自己努力，为保障整个工作推进。自己又好又快可以完成，就自己来；需要其他人员、单位参与的，就要借助外力一起来！六、重视时间管理，确保工作效率综合使用时间。马克思有句名言：一切的节约，归根结底都是时间的节约。当今时代，时间就是知识，时间就是财富，时间就是效益。文秘工作人员，要把时间观念贯穿到工作生活的各个方面，把搞好文秘工作与科学用好时间紧密结合，掌控时间，挖潜时间，节约时间，提高效率。文秘工作人员要忙闲适宜，闲时抓紧学习，积蓄力量，积累知识，为忙时工作打下基础；忙时集中精力，聚焦任务，合力打好攻坚战。对于常规性工作，要制订用时计划，改变传统工作方式，抛弃慢慢腾腾的习惯，注重时间效益，树立“马上就办”观念，雷厉风行，加快节奏，加大力度。对于非常规性工作，要有灵活应变能力，做到三巧：巧筹划、巧运时、巧用人。巧筹划，即工作上分清轻重缓急，把重点放在抓大事急事上；巧运时，就是合理的运筹时间，既保证按时完成任务，又做到忙而不乱；巧用兵，就是运用分权，分责等办法，调动大家的积极性。这样，工作再重、再急、再难，也能克服盲目性，增强主动性，富于创造性，扎扎实实推进。**** Hidden Message *****推行目标管理。经济学上一个最重要的原理，就是任何伟大的计划、构想、任务，都要靠落实来实现。著名管理学专家德鲁克认为，有效的目标，绝不是美好的愿望，必须转化为积极的工作。目标是行动的承诺。文秘人员在领导身边工作，同外界联系广，部门之间协调多，搞好标准化管理，大有作为。要以办文零毛病、办事零差错、办会零失误为追求，以领导满意、部门满意、员工满意为标准，以目标管理落实责任为措施，按照工作性质、繁简程度，合理界定职能，科学设置任务，建立责任目标，人人有任务，人人有责任，各司其职，各负其责，做到细化、量化、具体化。对一项工作，谁主管、谁分管、谁是具体责任人，都有什么权力，承担什么责任，都要条分缕析、清楚明白，真正做到目标、权利、责任相统一，以此激发文秘工作人员学的志气、干的士气、超的勇气。要在定岗定员定责、实行目标管理的的同时，推进责任制和责任追究制，从秘书长、主任到一般同志，都要权责一致、权力相当、奖惩合一，解决“缺位”、“越位”和“不到位”问题，确保各项决策部署的贯彻落实。健全长效机制。真正的好办法，不单单在静态中打破框框，更要在动态中完善机制。这也是经济学的一个要求。制度化、规范化、程序化和科学化，是保证党委办公室工作高效运转的关键。其中，制度化是基础。当前，大家反映强烈的公文倒流、文山会海、多头请示问题，都是因为没有完善的制度，或者制度落实不力造成的。要建立健全制度长效机制，使文秘工作有章可循。健全“分工明确、责任具体”的责任机制。事务越多，越要厘清分工，明晰责任，才能事明责定、提高效能。健全“流程简明、规范有序”的运转机制。工作流程简明、推进规范有序，才能快捷高效、执行有力。健全“量化具体、评价科学”的绩效制度。绩效考核制度，是保障工作的有效措施。要科学运用考核结果，极大地激发创造创业热情。健全“改进作风、树好正气”的作风机制。要大力倡导想干事、会干事、能干事、不出事的理念，切实让好的作风，扎粗壮之根、开绚丽之花、结璀璨之果！（作者系中共商丘市委副秘书长、市委办公室主任吴金山）

小虫嗡嗡 发表于 2014-12-18 11:46:01

角度新颖，观点独到，阐述调理，好文章。

小虫嗡嗡 发表于 2014-12-18 11:48:28

角度新颖，观点独到，阐述调理，好文章。

老猫发表于 2014-12-21 12:22:31

换个角度看问题、作文章，新意就出来了。

2941777013 发表于 2014-12-21 13:50:03

层次分明‘、条理清楚、观点独到，学而不思则罔

余之舰 发表于 2014-12-21 17:20:44

扎粗壮之根、开绚丽之花、结璀璨之果！

修德储能 发表于 2014-12-21 17:54:53

要大力倡导想干事、会干事、能干事、不出事的理念，切实让好的作风，扎粗壮之根、开绚丽之花、结璀璨之果！

flq8225000 发表于 2014-12-22 00:30:48

思维宽广，立意新颖，视角独特，是办公室文秘的行事宝典。

寒冰幽影 发表于 2014-12-22 00:59:33

感觉很不错的样子值得一读认真思考学习了

beijiguang 发表于 2014-12-22 09:02:58

内容很实在的一篇文章，从中可以体会到文稿写作方法。

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商丘市委副秘书长吴金山：做好文秘工作的经济学思考