文稿修改演播室《老秘剪裁》——机关工作入门手册（九阳神功）
机关工作入门手册（北纬30度在文稿评改演播室的讲稿小集）
对刚从事文秘工作的新人来说，由于对工作环境、领导习惯以及工作程序等缺乏认识，难免会在办文、办事、办会时出现一些小的纰漏。为了帮助大家尽快融入组织，进入角色，打开局面,特结合自身工作实际的一些心得体会，撰写此文以示提醒，不足之处欢迎各位秘友批评指正。 一、领受任务 （一）切忌不懂装懂。领导安排工作任务时，一般会把工作人员叫到跟前面授机宜，这就为我们领受任务提供了良好的条件，因为领导就在跟前，不明白的地方可以立即作出请示。多数情况下，新人脸皮薄、怕说错话，在领导跟前蹑手蹑脚，即使对交办的事情模棱两可也会当场点头，等出了门去做的时候就要犯难了。因此，建议各位新同事，以后面对领导不要太过“羞涩”，该提问的时候就要发扬“不耻下问”的精神，一定要把自己的任务、完成时间、工作要求和完成标准等搞清楚，只有任务明确才会更有指向，做起来也会轻松很多。（二）切忌好大喜功。介绍一个小实验，某科研机构在对100名实验对象进行“一分钟鼓掌数量评估”。首先，登记实验对象预计自己一分钟内鼓掌的数量，然后大家以一分钟为限开始鼓掌得出实际鼓掌数，结果通过两组数字对比得出一个具有普遍性的结论：大多数人往往会高估自己的实际能力。在刚开始工作的一段时间里，我工作积极性很高，于是不论是谁安排的任务，有人管没人管的事自己都主动承担，渐渐地各种老秘网材料，各类事务好像少了我就不行似得，搞得整天筋疲力竭，工作效率也低下，身心疲惫。我讲这个故事的目的是，提醒大家在保持工作积极性的同时要注意正确评价自己的工作能力，不要好大喜功，该说不的时候要勇于说不。这不是挑轻怕重，更不是偷懒，因为一个人的精力毕竟是有限的，只有集中精力，投入时间，才能更好的保质保量的完成任务。
（三）切忌马虎敷衍。秘书工作的三服务原则，决定了我们工作的从属性，说直白点就是，领导让干什么就干什么，工作需要我们干什么，我们就要去怎么干什么。所以，在实际工作之中，不论个人愿意如何，不管是晚上熬夜，还是牺牲周末节假日，一旦任务在身，还是趁早着手，高标准完成任务的好。因为现在领导的水平都很高，不要指望能够应付过去，一旦领导不满意，返工费事不说，也会破坏你在领导心目之中的形象。逃避不一定躲得过，面对不一定最辛苦。无论摆在你面前的困难多么大，只要你开始行动，一步一个脚印的来就一定能够战胜它，在完成任务的过程也是对自己的一次磨练吧！ 二、 会议通知
（一）会议通知前要搞清楚哪些事？会议通知是机关工作最平常、最繁杂的事项，也是让个人熟悉适应工作环境融入组织的良好开端。新人真正接触到实际工作可能就是从通知会议开始的，做好会议通知事关个人形象，一定要谨慎细心。在会议正式通知前，一定要熟知会议概况，主要包括时间、地点、主题（研究解决的事项）、议程（会议按照什么程序或者步骤进行）、出席领导、参会范围以及对参会单位的要求，因为被通知单位很有可能会反问你很多问题，如果你答不上来，或者遇到问题就问领导，只能给人留下不操心、不细致的印象。 （二）如何做好会议通知？ 会议通知主要分为电话通知和文字通知。电话通知会议的基本要求是做到礼貌、简洁、准确，切忌啰嗦、拖拉及情况不清。常规情况，您好，我是XX单位，有个会议通知请记录。明天上午8:30在市政府X楼会议室召开2014年重点项目交办会；出席会议的市领导有：xxx；请你单位分管领导参加，并准备书面汇报材料30份，做好汇报准备；8:20以前入场完毕。通知结束后，一定要询问被通知单位接电话同志的姓名，便于跟踪询问（这是新手容易忽视的地方）。休息日、节假日通知会议，除了按照上述要求外，在正式通知之前，还要的表示歉意。大型会议的通知，一般采取分组分层次通知的办法，党委口的党委办负责，政府口的政府办负责，其他的企事业单位由活动组织方负责，这样做的好处是能够节省时间，提高工作效率，分组通知后，一定要有人负责汇总反馈情况。领导的通知，规格较高的领导由党委办负责通知，局级领导可以直接通知（一般通知其单位办公室由办公室负责），如果情况特殊需要直接通知领导本人的可以打电话通知，领导没有接电话可以发信息通知。 （三）其他需要注意的问题。一是掌握好会议通知的时机。刚上班的同志积极性很高，接到任务往往会马上行动，但是，在实际工作中，会议信息变更的情况很多，因此要根据实际情况，掌握好会议通知的时机，既不能过早，也不能过完，影响会议的组织。二是会议临时变动要及时更正。在日常工作中经常会遇到会议时间、地点变动的情况，这个时候作为办公室工作人员一定不要嫌麻烦，要抱着负责的态度，及时将会议变更信息及时反馈通知对象。三是做好反馈情况收集。反馈信息关系到会议组织的效果，一定要收集好会议反馈情况，并及时报告领导，以便把最新的指示精神传达给参会单位。
三、会务服务
（一）会场布置。会场布置是会务服务的基础工作，重点要把握以下几个方面：一是会标的制作。会标的制作一般不需要我们操太多的心，一定要把会议名称搞准以后，及时发给宾馆的商务中心或广告文印室。但切记不能过分的信赖他们，毕竟他们只是负责干活，不负责把关。会标直接面对参会单位，事关对外宣传的形象问题，所以一定要细心检查，看看字有没有漏，字的笔画有没有漏，因为宾馆采用打印的办法制作会标、横幅很可能漏掉一个点或者一横，那出了丑，还是会议组织者的责任。二是座位示意图的制作。规模较小的会议一般不专门制作会议座位示意图，但对于一些大型会议，为了维持良好会议秩序，不仅需要制作座位示意图，甚至还要求摆座位牌，对号入座，这就给我们的会务服务工作造成了一些困难。其难点在于参会人员信息的反馈和座次的安排问题。因为参会人员信息反馈往往变动性很大，所以在编排作为示意图时，要掌握好时机，一般要等大部分信息确定后再开始编排，避免做无用功，回过头来还要重新安排。对于变动的信息要及时作出调整，除了一些级别很高的领导要坚持原则外，其他人员不必太较真，保障前排就坐即可。三是座位牌的制作和摆放。座位牌的摆放是按照会议座位示意图进行，关键部位是主席台及前排就坐人员，一定要做到信息准确，不能含糊不清，因为领导座次安排是政治问题，触犯不得。还要特别注意核对单位名称、个人名字有没有错别字或漏字的情况，发现以后要及时更改纠正，以免出现不必要的错误，造成不必要的麻烦。四是会议材料发放。为了提高效率，一般提前要把会议材料，发放到位。在此要注意材料的发放顺序问题，一般按照会议议程安排，最后讨论的放在最下面，依次向上，第一个应该是本次会议的主要议程。如果材料是由多个部门提供的，要及时联系，做好对接，避免出现纰漏。五是引导牌必不可少。会场内一切布置就绪，出门的时候千万别忘了看看会议引导牌是否安置到位，位置是否明显。因为在同一时间，同一地点的不同会议室很可能会开很多会议，会议引导牌的作用就是避免参会人员走错会议室。 （二）会议接待签到。会议时间临近，参会人员陆续进场，这个时候，我们就要站在会议签到台附近，做好会议接待服务工作。一是做好领导的迎接，引导至贵宾休息室；二是帮助参会人员找到自己的座位；三是引导与会人员有序签到；四是会议正式开始前，要将到会情况及时报告领导，对于没有按时到会的人员要根据之前的反馈信息进行催促，并把领导引导到指定位置，开始开会。 （三）会议秩序维持。一切准备完成以后，会议按照既定流程进行，这期间作为会议组织者，我们一方面要做好会议记录（在会议记录篇已经有了叙述），另一方面就要留心维持好会议秩序。要礼貌的提醒参会人员遵守会议纪律，对参会人员的需求要及时满足（找个笔，找个稿纸是常有的事，因此要提前准备），对于起身走动的人员要及时上去询问，做好引导，确保会议有序进行。 （四）会后善后工作。会议结束以后，要等领导、参会人员全部走完后，再行离开，同时还要注意把没有带走的一些文件材料进行统一收集，对一些遗漏的在会场的物品要统一收集联系失主。对一些安排就餐的会议，要引导领导、参会人员到指定的餐厅就餐，一切工作收尾完毕，再考虑个人。 （五）需要注意的问题。一是做好加班准备。会务服务工作交叉、繁杂，环环相扣，往往不到最后有些信息是很难确定的。因此，加班是常有的事。如果有大型会议要召开，最好提前给家人请假，如果有应酬也要放弃。二是提前进入会场。一般提前半小时为宜，一方面便于处理一些没有对接好的问题，另一方面可以对会场进行再检查，有足够的时间查漏补缺。三是时刻随机应变。会议现场有时候会出现一些意想不到的情况，对于临时出现的情况，要随机应变，做好应对，避免手忙脚乱，造成负面影响。
四、会议笔记 （ 一）充分认识做好会议笔记的重要性。很多初入秘坛的新手会为写材料时没有素材或写出的稿子空洞无物过不了关、交不上作业而苦恼。其实，写材料没有那么难，只要平日功夫下到了，做到胸有成竹，自然就可以下笔如有神，做好会议笔记就是我们积累素材的重要方法之一。首先，做好会议笔记是我们领会领导意图的有效途径。秘书工作是领导工作的补充和完善，其特殊的性质和特点决定了秘书工作人员必须紧随领导思路。在日常工作之中，我们获取领导意图的方法固然很多，但是往往领导在会议上的讲话或即兴讲话能够更加真实、全面的反映出领导意图，这就要求我们善于把握时机，迅速的把领导的思路、观点，记录下来，进一步消化吸收，丰富完善到今后的工作当中。其次，做好会议笔记为完成工作任务提供了重要依据。会议是推进工作的重要方法，一般领导都会要求在会后形成会议纪要，下发各相关部门遵照执行。作为秘书工作人员来讲，不论领导强调不强调都要有这个思想准备，如果马虎大意，轻率敷衍，不认真记录，等到领导任务下达的时候就只有受煎熬的份了。再次，做好会议笔记是提高文字写作能力的必由之路。刚刚踏上工作岗位，对单位业务情况不熟悉，通过会议记录笔记的能够尽快的熟悉工作内容，掌握上下左右的情况，为写好材料奠定坚实的基础。 （二）做好会议笔记的几个方法。做好会议笔记对于我们顺利完成工作任务，具有重要意义，在此推荐几个做会议笔记的方法：一要尽量记全面。会议名称、会议时间、会议地点、出席领导、参加人员等各个方面都要认真记录下来，一方面可以备查，另一方面可以为写信息，写简报收集素材。会议领导讲话是笔记的重点，大多数情况下，领导的讲话稿都是由资深大秘精心撰写，反复修改形成的，结构严谨，内容丰富，本身就具有范文的作用，要十分注意讲稿框架结构设计，研究作者思路，最好能够把讲稿收集过来，结合工作慢慢研究。二要尽量记准确。会议上领导着重强调的事项，对某项工作的分工是我们推动工作的依据，一定要记清楚，记准确。由于有些地方各职能单位职权的交叉，加上一些才工作的同志对约定俗成的惯例不了解，很容易出现混淆，给工作造成不必要的麻烦。三要尽量记系统。对于一些工作会议，有时候会有多个主题，有些领导不按规定议程，发言过程中会涉及很多问题，在记录时候要尽量把每个问题分开，不要稀里糊涂一锅粥。四要尽量边记边整理。间隔时间短，印象深刻，归纳整理起来更容易。另外，有些会议上领导表态棱模两可，有些问题没有搞清楚，要及时请示领导，免得事后推诿扯皮。 （三）认真做好会议笔记的准备工作。工欲善其事必先利其器，要做好会议笔记需做好以下几个方面准备：一个好态度。记得才上班时候，自己也是很不愿意去会场，主要认为自己什么也不知道，去了以后也不知所措，硬是被领导生拉硬拽着去会场旁听。后来渐渐发现，原来我崇拜的那些大作并非是大秘们苦思冥想的结果，而是会议上面大家共同议定的内容。随着对工作情况的熟悉，现在不仅主动参会，有时候还能提出一两条有建设性的意见建议。因此，奉劝各位才上班的朋友，一定要端庄态度，不怕辛劳，多参加会议。一个好武器。钢枪大炮是军人的装备，笔墨就是我们文人的武器。参加会议一定要随身携带一支笔，并且要检查墨水是否充足，虽然这是件微不足道的事，可是因此出漏子并不少，试想领导正在慷慨陈词，你的笔突然没水了，错过了记录时机，是何等尴尬和焦急。一个好本子。钢笔是我们的武器，那么笔记本就是我们的战场。工作笔记和生活日记要分开，因为工作中，很多时候同事会借阅你的笔记，以免个人隐私泄露，谈恋爱的心情还是另找个本子记录吧。另外笔记本不要经常更换，以便备查，也可采用一个方面的工作一个本子的办法进行区分。一个好座位。刚踏入工作岗位，千万不要因为受到会议组织者的冷落或者轻视而沮丧，安静的选择一个临近领导的位置的坐下来，沉下心去学习、磨练，你怎么知道不久的将来你不会坐上领导的位置呢？一个录音笔。有时候领导讲话内容非常丰富，记录不过来就要依靠高科技设备了，手机、录音笔都是很好的工具。个人比较喜欢用录音笔，方便携带，专业设备，当然这要根据个人细化而定了。
五、文稿起草 一个单位工作形象的好坏要通过文字来反映，一个机关工作质量的高低要通过文字来体现，一名工作人员能力的强弱也要通过文字来展示。因此，文字材料既是形象，又是质量，更是能力。公文写作本身蕴含的内容极其丰富，恐怕不是三言两语就能讲明白的，在此只介绍一些公文写作的基础知识：一要做好准备。俗话说“巧妇难为无米之炊”，只有准备充分，起草公文才能奋笔疾书，一气呵成，反之就只能不知从何处入手，“十步九回头”，写了撕、撕了写，别别扭扭，很难写出“高屋建瓴，势如破竹”的公文来。那么，起草公文需要做好哪些准备呢？一要提高个人的思想修养和学识储备。一方面，正确的世界观、政治观、道德观、艺术观、美学观、历史观、伦理观、文化观对作者的文风、作品的质量至关重要。古人说：“志高者意必远”。写作者树立了正确远大的理想， 写作时才能正确地 “言志”，做到文意深远。另一方面，“读书破万卷，下笔如有神”，作者只有博览群书，对各方面的知识才能融会贯通、运用自如。同时，公文写作要求的学识既要博，也要专，假如写党建方面的材料，没有政党理论作基础，没有领会党的创新理论，那是写不出好材料的；写队伍建设方面的材料，没有科学管理理论作基础也是写不出好高质量材料的。所以，平时我们要强化自己的思想境界修养，要增进自己多方面的文化科学和业务理论知识的素养。二要领会掌握领导意图和语言风格。所谓“领导意图”，就是领导对撰写某一公文的目的和打算。如果在起草公文前，不了解领导意图，只能是自作主张，瞎写一气。所以，在公文写作前，必须把领导意图搞清楚。对领导意图了解领会得越具体越好，越透彻越好，越深入越好。当然，有时领导对领导意图不可能谈得那么具体、那么透彻，这要靠公文写作人员平时对近期领导关注问题的掌握程度了，要靠充分发挥主观能动性了。有了领导意图，写作就有了“尚方宝剑”，就知道写些什么了。“语言风格”就是领导讲话风格和习惯。如果不了解领导的语言风格，讲话稿写的再好，与领导行不成共同语言，领导也不会欣赏。这就要求我们经常参加会议，感受气氛，通过多种途径掌握领导的语言风格，才能达到良好成效。三要学习时事政治和文件资料。深刻领会中央和上级党委指示精神。中央和上级党委指示精神，是各级党政组织工作的指南。掌握了这个指南，工作就能沿着正确方向前进；离开了这个指南，就会迷失方向，甚至会走到斜路上去。公文写作人员，只有深刻领会中央和上级党委指示精神，才能在公文里正确体现中央和上级党委指示精神，才能保证中央和上级党委指示精神在当地的贯彻和落实。还有对业务工作方面的文件也要熟悉，掌握其历史发展沿革，掌握最新的政策规定，所以，在起草公文前，我们必须通过学习，把近期中央和上级党委指示精神领会深透，把准当前时代的脉搏，平时加强业务知识的积累，这是非常重要的，这时写好公文的基础。四要了解当地实际和具体工作。各级党委的任务，就是要做好中央和上级党委指示精神与当地实际结合的文章。只有了解当地实际情况和具体业务工作，才能做好上下结合这篇文章，才能有针对性地提出问题、分析问题和解决问题。要了解当地实际，就要多翻阅一些资料，经常深入下去，搞些调查研究，事物是不断发展变化的，现代化建设日新日异，新情况、新问题、新事物层出不穷，这就需要我们经常地了解当地实际，把握新鲜事物，只有吃透上情，了解下情，否则，就容易犯“照抄、照搬、 照传”的毛病，就容易发生“言之无物，空话连篇”的弊端。这是公文写作的大忌。五要统筹兼顾和科学组织。在遇到写大材料或者是在上级领导来去匆匆，一人准备汇报材料来不及的时候，就需要多人合作，共同完成。经验的做法就是采取“统—分—统”的组织写作方法，即：统一研究写作提纲，分头去写，最后一人统稿。这种方法注意的问题有三：一是根据各自的特长，科学分工。参加的人员有的对政治工作比较熟悉；有的对队伍管理工作比较熟悉；有的对后勤工作比较熟悉；有的对督查工作比较熟悉，等等，各有特点，要注意发挥他们特长，谁熟悉哪方面的，就写哪一部分，分工负责。二是拟稿人要按提纲去写， 如有大的变动，需征得主笔同意，以免走题；对一些细节问题，可以灵活掌握。 三是主笔统稿时要把好“四关”，即：“政治关”，看看是否符合中央和上级党委的指示精神，是否符合党的路线、方针、政策；“实际关” ，看看是否符合当地实际情况；“结构关”，看看结构是否合理、清楚，有无重复的地方，前后风格是否一致；“文字关”，看看文字表述是否准确，言简意赅。该调整的调整，该删减的删减，该补充的补充。最后，送领导审查、定稿。 六、协作配合**** Hidden Message *****
以前忽视了学习与总结 现在加紧学习 从机关工作入门教程开始 查找自己工作中的不足 以前忽视了学习与总结 现在加紧学习 从机关工作入门教程开始 查找自己工作中的不足 要努力查找自己工作中的不足 最怕开会了，有些单位领导还没来，打电话关机，打办公室没人接。 开会写材料真的好烦，看来还是自己的心不定 主笔统稿时要把好“四关”，即：“政治关”，看看是否符合中央和上级党委的指示精神，是否符合党的路线、方针、政策；“ {:4_102:}{:4_103:}{:4_105:}{:4_106:}{:4_108:} 得主笔同意，以免走题；对一些细节问题，可以灵活掌握。 三是主笔统稿时要把好“四关”，即：“政治关”，看看是否符合中央和上级党委的指示精神，是否符合党的路线、方针、政策；“实际关” ，看看是否符合当地 要努力查找自己工作中的不足