加强工程项目档案管理的有效途径

办公室业务 发表于 2014-6-25 13:38:14

当前，工程项目档案管理工作问题丛生，难以为企业提供准确有效的信息资源，对企业长远发展不利，所以要加强工程项目档案管理。所存在的问题主要有：一是档案人员素质偏低。在工程建设企业中，普遍缺少专职档案管理人员，涉及工程项目的相关资料也由不同部门的人员保管。极个别企业设有专职档案管理人员，但是整体素质偏低，对档案管理的重视度不高，缺乏对相关档案业务知识的掌握，在档案资料的收集、整理、归档方面既不规范，又不成体系。这就导致在工程项目后期，相关资料容易缺失，从而给企业带来损失。二是档案管理意识淡薄。长期以来，工程建设企业把目标放在直接经济效益上，而忽视了如档案管理之类的重要信息管理工作，档案管理部门甚至一度成为企业边缘部门，这就是典型的档案管理意识淡薄问题。三是档案管理技术薄弱。随着信息化技术的发展，设计、施工图纸都是通过计算机终端完成，除了必要的纸质档案管理，对电子档案的管理要求也相应有所提高。但是，当前许多企业在工程项目档案管理方式仍是手工操作为主，简单运用office 软件为辅，这样的管理方式在对相关数据的检索、浏览、分析上就显得捉襟见肘，效率低下，缺乏专业性、技术性。<o:p></o:p>一、工程项目档案管理的重要性<o:p></o:p>（一）工程项目档案是工程项目的有机组成部分。工程项目档案贯穿工程项目始终，是工程项目的有机组成部分，主要体现在施工前、施工中、工程竣工3 个阶段。1. 施工前形成的档案资料主要有2 个方面，一个是工程立项文件，它真实记录了工程项目决策、审批、确立过程，是项目预算编制及招投标的依据。另一个是在项目预算、概要设计、招投标过程中形成的文件资料，是项目勘测和设计的依据。2. 在施工中又会产生建筑材料送检的检查报告等文件。3. 工程竣工后，在验收过程中会形成一系列验收文件，作为对工程实质考核的依据。<o:p></o:p>（二）工程项目档案管理是质量控制的重要环节。工程项目档案管理作为工程项目的一个动态过程，它的目的是详细记录工程建设全过程，确保信息资源的及时跟进，控制工程质量。总的来说，工程项目档案管理通过对人员、机械、材料、环境及工艺5 个方面对质量进行控制。因为在工程项目档案的收集编制范围内，详细记录了工作人员是否通过专业培训持证上岗、工程建设机械是否符合建设需求、建筑材料是否合格、施工与竣工通过影像所反映的场地环境变化、施工日志所反映的各项工艺等。只有做好这些档案资料的管理，才能有效控制质量。<o:p></o:p>（三）工程项目档案是工程项目质量的直接反映。随着量化分析和精细化管理的推动，工程项目质量在适用性、安全性、经济性、耐久性、可靠性等方面都有了一系列的精确评价体系。而工程项目档案的详细记录，就是全面评价工程质量的最好依据。比如，在工程竣工后，对隐蔽工程的评价，就必须依靠该隐蔽工程掩盖前的图纸、照片、录像及现场记录等档案资料。<o:p></o:p>二、加强工程项目档案管理的有效途径<o:p></o:p>（一）加强档案管理人员岗位技能培训。由于工程项目的特殊性，所涉及的档案管理范围比较广泛，而档案管理人员又多缺乏系统的档案工作业务技能，这就需要加强档案管理人员的岗位技能培训。在实际情况中，可以定期组织档案管理人员加强学习档案存储知识、档案管理知识、工程基础知识等理论知识，并根据学习情况，组织参加档案管理职称考试，实现持证上岗；针对工程项目档案的制成材料、整编要求、移交时间、竣工档案验收等内容集中组织内部业务培训或者外训。<o:p></o:p>（二）建立健全工程项目档案管理制度。档案管理工作的加强，关键还是要落实到制度上。在《档案法》《建设工程质量监督管理条例》等法规条例的基础上，建立健全相关档案管理制度。<o:p></o:p>1. 档案管理登记制度。工程项目档案是项目竣工后运行、管理、维修等工作的关键性依据，要及时掌握重点工程项目档案的工作情况，提高档案的利用率，档案管理部门要做好档案管理登记工作，通过登记明细，及时回访档案利用情况，得到有效的信息反馈。2. 档案资料整理、归档制度。档案整理、归档要按照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）执行，项目文件的收集、整理、归档和移交要与项目准备、施工和竣工同步进行，在项目完成后根据合同协议要求向项目建设单位档案管理部门移交项目文件。3. 各部门档案管理职责制度。档案管理工作不仅是档案管理部门的工作，还是各个部门的职责。各个部门要根据自身部门所涉及的工程内容，登记和报送相关项目文件，参加相关档案验收及工程竣工验收。业主单位更要做好重点工程项目文件材料的形成、整理、归档和保管工作。<o:p></o:p>（三）提高工程项目档案管理信息化水平。工程项目档案的管理应该依靠提高信息化水平来提高档案管理效率。档案管理室除了配备计算机外，还要配备打印机、扫描仪等设备，引进先进的档案管理软件，从而保证档案管理软件系统的安全。<o:p></o:p>（四）进入施工现场增强档案真实性。现代档案管理工作不再是大门不出、二门不迈的闭门工作，相反，更应该是走进施工现场，切实了解档案真实性的工作。这就要求我们的档案管理人员在整理归档档案时，要深入到施工现场，把自己放在专业技术人员的位置上，对档案所涉及到的工程项目进行现场调查分析，有了充足的了解后再进行档案编制工作。<o:p></o:p>工程项目档案的管理，是对档案的合理利用，是企业收集信息资源的重要工作。只有进一步加强对工程档案的管理，采取科学有效的途径，才能使档案价值得到体现，为企业发展提供决策信息。（作者：广州市建筑科学研究院有限公司佘莉)

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