当好秘书的点滴体会
领导对秘书工作不满意，甚至更换秘书的现象屡见不鲜。究其原因，除领导对秘书要求严格外，与秘书自身素质不过关、工作不得要领、未付出足够艰辛劳动等不无关系。通过实践，笔者认为当好秘书需处理好与领导的关系，并着力“四个提高、一个增强”。一、 处理好与领导的关系除因人而异、针对特点把握与领导的关系需经验积累外，要处好与领导的关系关键在有效的服务。而决定有效服务的因素主要有才干、品德和性格。其中，才干和品德为综合素养。1、才干素养才干包括政治水平和文化水平。政治水平指马列主义理论修养，对现行政策理解和把握的能力。文化水平指基础知识、文字能力等。学识、文化功底，是秘书的必须条件。自古以来，秘书注重知识积累。唐代的虞世南，“精思不懈，至累旬不栉”，以至于唐太宗称：“世南于我犹一体，拾遗补缺，无一日忘之”。毛泽东的秘书田家英，初中一年级母亡辍学，以“走遍天下路，读尽世上书”的誓言，靠勤奋和勇于实践，从普通小店员成就一位有名的学者。才干是秘书的基本功。2、品德素养是更重要的因素秘书人员的职业道德，首先，在政治上与党中央保持高度一致，即坚持四项基本原则，坚持执行党的路线、方针和政策。这是做秘书最要谨记的一条。1949年，毛泽东的秘书陈伯达，在随毛泽东出访苏联期间，因斯大林对自己的问话而忘乎所以；几年后，陈伯达又在毛泽东和刘少奇之间进行投机，为此受到毛泽东的严厉批评。其次，秘书人员还应有高尚的品德。如，热爱事业、安心工作、为事业献身，严守本份、严守纪律、严守机密，具备按领导意图办事和谦虚待人的精神。邓颖超同志认为，秘书的高尚可贵之处，恰恰在他的献身精神、埋头苦干精神、热爱事业的精神、不计报酬待遇的精神。第三，参谋而不自以为是。当参谋且坚决按上级指示办事。第四，顾全大局而不介入矛盾，不介入领导私人间或工作中的分歧和矛盾。第五，公正而不搬弄是非。3、好的性格是否具有好的性格是秘书工作的重要门槛。北宋仁宗状历年间，欧阳修（仁枢密副使、参知政事）等欲推荐一位叫石介的人当谏官。时任参知政事的范仲淹反对说，石介此人性格怪异，不晓事理，若让他当了谏官，难以办到的事会强要上边采纳；如不按他的意见办，就会怒而撩起衣襟，揣断门槛而去。性格不好在秘书岗位会很被动。三国祢衡，很有才能，很会写文章，但性格怪僻、傲慢无羁。先后服务并骂过曹操、刘表、黄祖，最终因性格原因死于黄祖手下。作为秘书，性格上最好做到，一是谦虚而不傲上凌下。对上尊重，对下谦虚。二是性格不要急躁，不要自以为正确，甚至同领导人顶撞、争吵。三是挨批评要不急不怨。秘书挨批评很正常，如果有一段时间没挨批评就是事实上的表扬。二、 提高参谋服务水平秘书之职，要在参谋。参谋工作表现在，一是对领导思想具有充实完善的作用。秘书工作的新思想、新观点、新认识，通过参谋工作与领导思想融为一体，就会对领导者的思想有所帮助。二是对领导决策具有辅助取舍作用。三是对领导工作具有提醒、警策作用。参谋之道，精在谋略。谋略溶于起草的文稿、选送的信息、设想的预案、提出的建议中。谋略的优劣在于解决问题的针对性、分析问题的全面性、观点的科学性、措施的可行性、出台的适宜性等。参谋要得法，一是要重调查、善分析。“要审大小而图之，衡彼几而施之，酌缓急而布之”。水无常形，物无恒势，斗转星移，时过境迁，必须用发展的眼光，对立统一的观点，看待形势，分析问题。笔者就军队科技成果转化等展开过深入调研，撰写过有关文章，并作为周强省长2007年考察信息产业的三大参考材料之一。二是要加强组织领导。以良好的组织形式，广开言路，集思广益，运用集体智慧，提高整体效果。三是要学会谋略比较。遇事多思，多备方案。利有大小，害有轻重，“两利相交从其重，两害相交趁其轻，利害相交取其利”。设计和比较方案，多做定性定量分析。“多算胜，少算不胜”。四是要掌握参谋时机。不忘得先机之利，“见而不决，人将先发；发而不繁，人将先收；难得者时，易失者机，迅而行之，速哉！”。三、 提高应对挫折的能力没有河床的冲刷，便没有钻石的璀璨；没有挫折的考验，就没有不屈的人格。巴尔扎克说：“挫折和不幸，是天才的进身之阶；信徒的洗礼之水；能人的无价之宝；弱者的无底深渊。”特别是适度挫折具有一定的积极意义，驱走惰性，促使人奋进。首先，挫折帮助成长。德国天文学家开普勒，在母腹中仅呆了7个月，因患天花变成麻子，少年时失去读书机会，经历过多病、良师去世、妻子去世等一连串打击，但仍未停下天文研究，终于在59岁时发现了三大定律，成为“天空的立法者”。其次，挫折增强意志力。有人将轻度挫折比作“精神补品”。当然，挫折也有负面效应。人遇到挫折时感到缺乏安全感，使人难以安下心来，工作生活受到影响。如何进行调适呢？一是遇到挫折进行冷静分析，找出受挫原因，采取有效补救措施。二是善于正确认识前进目标，在前进中调整自己的目标。如曹禺三次投考北京医学院都名落孙山，随后转向搞戏剧，取得巨大成就。三是善于化压力为动力。“自古英雄多磨难，从来纨绔少伟男”。最出色的工作往往在逆境中作出，失败最终可能造就成功。秘书应对挫折除注意调适外，还要着重培养两种精神。一要有淡泊名利、甘做绿叶、默默无闻、甘当人梯的奉献精神，二要发扬埋头苦干无私奉献、甘于寂寞乐于清贫、刻苦学习永不言止、敢为人先开拓创新、忍耐自制敢于负责、忘我工作荣辱不惊、当好参谋敢于直言、实事求是敢讲真话、海纳百川广听谏言的精神。四、 增强工作的主动性秘书工作以领导为抽心，围绕抽心同步运行，开展辅助性工作。辅助性决定了被动性。秘书被动体现：一是工作性质被动。秘书工作是为领导工作服务的，秘书工作的变化总是随着领导工作的变化而变化，而且领导工作的发展变化直接影响和制约着秘书工作从内容到形式的发展变化。二是工作时空被动。不同时期、不同地方、不同领导对秘书和秘书工作的要求也是不同的。同时，秘书角色职能赋予了秘书工作的主动性。一是秘书不是领导，贴近领导。二是领导没有权力，隐含权力，并借助这种隐含权力推动和开展工作。三是秘书不在其位，辅助其政。为此，秘书不要一味地迎合领导，或停留在听命令的低层服务，这样会丧失主动性。要在保证不偏向、不走样，不缺位、不越位的前提下，积极主动、创造性地为领导服务。近期，笔者负责编印40万字的《湖南省信息化和产业发展文件资料汇编》，《汇编》集中反映了省委省政府对产业工作的高度重视，体现了领导发展产业的战略性思维，以及全力以赴抓工作、一心一意谋发展的务实作风，同时是指导全行业推进工作的重要参考文献。这么重要的书，从纸质文件扫描，电子文件整理，编排成书，直至送印刷，仅花了几天时间。其间，既要负责统筹协调，组织各处室校核；又要负责统一风格，按照既规范又美观的要求，对目录和文件进行排版。时间短、任务紧，将在外军令有所不受，只有充分发挥主观能动性，大胆决策，尽快如质地完成交办任务。为更好地发挥主观能动性，做好四项基础工作。一是争取同领导一样了解和掌握全局性工作。二是争取同领导一样了解一个时期的中心工作，能够分清轻重缓急，主动排除干扰中心工作的事情。三是理解、完善、落实领导的工作思路、领导的意图。四是积累和储存有关工作资料。这样，工作中才能与领导有一致的认识，才有共同的情感和语言，商量工作时，补充和修正的意见，才能提到点子上。五、 提高人际交往能力秘书想要在工作中达到挥洒自如的境界，必须具备良好的人际交往能力。人际关系的亲疏好坏，会产生或为助力、或为阻力的不同效应。秘书若要发挥自己的最大潜力，顺利开展工作，必须建立良好的人际关系。反之，秘书本领再大，能力再强，如果人际关系恶劣也会制约其施展才能。秘书主要有两大交际任务。一是通过人际交往协调，实现上下达情、左右疏通。现实工作中，上下级领导不论是在看问题的观点上，还是解决问题的战略战术上，都会存在一些程度不同的差异。这些差异的存在是客观的，可以理解的。但是通过缩小差异、找出差异的结合点，与秘书的日常沟通协调，开展必要的人际交往有密切关系。只有当秘书与上下级领导都不存在差异，秘书才能去做协调上下级的差异的工作，缩小或化解上下级差异，取得认识上的一致性。秘书在下达的时候，要站在上级的角度，把上情不漏地讲得清清楚楚；在上报的时候，要站在下级角度，把下情不贪地说得明明白白。二是为领导挡好驾。挡驾对象指专为找领导而上门的同志，秘书人员对来者都要热情接待，给予关照协助。挡驾的重点放在办事上，办事是以理、以法为准，将来者要办的事情弄清楚，然后进行归类，属于哪个部门管的就归哪里去办。挡驾工作是代表领导机关进行的，应该注意机关的良好形象，克服那种“门难进、脸难看、话难听、事难办”的作风。六、 提高事务性工作的效率首先明确事务性工作的主要特点。一是多样琐碎性。二是随机突发性。三是领导指派性。四是保密性。以上几个特点往往又是相互交织在一起的。其次，谈一下自己处理事务的体会。一是宏观上采取计算机芯片（CPU）处理任务的方法，即流水线处理法，作为总揽事务性工作全局的方法。为提高整体事务的处理效率，将当天所面临的所有事件根据经验分成若干段，在某时刻只需专注于其中某一件事情的某一段任务；进入另一时刻，则接着处理另外一件事情剩余部分的某一段任务。如此轮番地处理各事件的各段任务，直到把所有任务陆续处理完毕。在处理过程中，遇到紧急情况，先保存原事件处理任务的状态，转入优先处理突发事件。这样既确保所有事件均在处理中，又能根据轻重缓急情况，优先安排紧急任务。对大文稿服务采取特殊处理方法。由于工作任务重，为免受打扰，将起草领导讲话、整理大会精神等工作，带回家利用晚上或周末的整块时间处理。而将新闻通稿、公文处理等小块文字材料，与其他事务性工作一道，穿插于事务性工作之间，采取流水线方式处理。二是微观上的具体事务处理方法。采取电脑速记法做好厅务会和党组会记录。这样既有效减少了整理会务精神、形成会议纪要的时间，又提高了会议记录的质量。采用优秀编程工具开发名片管理系统、专家库随机抽取系统等，大大提高分类查询、提取信息的时间，有效减少花在联络上的时间，确保作为全厅信息枢纽中心的通信快速畅通。只要秘书在平时工作中多积累、善总结，遇事沉着冷静、胆大心细，就能不断提高处理事务性工作的艺术，履行好秘书职责。总之，做好秘书工作不可能一蹴而就，“为之，则难者亦易矣；不为，则易者亦难矣”。咬定目标，积极探索，总结经验，持之以恒，就一定能把工作做好！也希望笔者的浅显体会能对各位秘书有所裨益。
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