当前基层公文处理存在的几个突出问题
当前基层党委、政府公文处理中存在的突出问题可以归结为四个宇：多、乱、差、慢。1．所谓“多”，也可以说“滥”，发文过多过滥，不该发的也发，有些可以用电话或协调会解决的问题，也非要发文，在下发的公文中，有不少是“长空文”， 拿会议讲话来说，一份讲稿，字数少则一万，多则两、三万，甚至更长，活象一本杂志、图书。至于六、七页的“简报”，十几页的“典型材料”，二十多页的“工作计划”，四、五十页的“工作总结”，就更是屡见不鲜了。这么长的公文，没有多少实际内容，不外是套话、空话、废话。有些公文是“升格文”，本来该主管局委下发的文件、解决的问题，非让上级党委和政府发文。还有一些“接力文”，上边发过下边接着发，层层抄，层层转。另有一些“季节文”，即到了某一个季节，就按上一年的老办法，再发一个与上年雷同的文件，也没提出多少新要求、新观点、新方法。由于以上原因，致使文山越堆越高，牵涉领导精力越来越大，也给基层增加了工作量，使他们左右为难、无所适从。
2．所谓“乱”，就是办文程序乱，文种使用乱。办文程序乱，就是不按正路走。一是文稿倒流。需要报请党委、政府发文的文稿，不先送党委、政府两个办公室把关审核，而是直接送领导，由领导再转办公室，办公室审核后，还要报领导签发。处于被动服从地位的办公室或秘书部门一旦形成这样的办文程序，就导致了一些公文质量不高，漏洞百出，不能充分体现出机关制文的意图，也人为地给领导增加麻烦。二是越级呈报。各局委上报公文或文稿不经过局委办公室把关审核，局委领导审阅批准，而由业务股室或二级机构直接送上级党委、政府领导或两个办公室。
文种使用乱，一是自造文种，二是乱用文种。自造文种的表现：如申请、方案、办法、细则、规则，这些文体不是公文处理《办法》、《条例》规定的文种，不能直接使用。确需使用时，必须用批转、转发、印发的形式行文。新近发布的《办法》、《条例》分别规定了略有区别的14个和13个文种，不属于这些文种之列的都属于自选文种，都应避免或慎重使用。乱用文种有以下表现：请示、报告、函不分，有请求批准的事项该用“请示”，却要用“报告”，或自造一个“请示报告”，不相隶属或平行单位之间有事相求，只能用函，也用成了“请示”。还有一些“越权文”、“求情文”。党委、政府各职能部门向没有隶属关系的部门或乡镇党委、政府下发指示性文件，都属于越权的文件。确需行文时，必须经党委、政府授权批准，并在文中写明，已经党委或政府“批准”、“同意”。“求情文”就是一些乡镇或部门因有求于某县(区、市)直部门，不该写请示的写请示，不该写报告的写报告。没有直接隶属关系的单位或部门之间既不能下指示性文件，也不应使用“请示”、“报告”行文，只能用”函”。确有请示、报告事项时，可向上级党委或政府写请示、报告，抄送给有关部门。
3．所谓“差”，就是公文内在质量差，外观标识也差。具体表现在以下方面：
（1）行文格式不规范，残缺不全。有的没日期，有的没印章，有的没有印制版记，有的公文字号的编写不符合要求，有的公文标题不准确、不规范．有的标题印刷时移行不科学，移断词或词组。特别是转发文的标题不规范的很多，有的是病句，有的繁琐冗长，有些上报的公文没标明签发人，有的后面有附件而不注明附件或注的位置不对，有的该抄送的不抄送，或者写成“送至”、“报”、“发至”。表现出极强的随意性。
（2）文内的标号使用不规范，四级层次顺序号使用混乱，同级小标题的标号不统一，格式也不统一。还有的“一是”、“二是”用得很乱。
（3）数字使用不规范，年、月、日数字，这儿用汉字，那儿用阿拉伯数字。两个公文处理法规规定，公文内除几个特殊情况（如结构层次序数、词组、惯用语、缩略语、行政公文中的成文时间等）外，一般都要用阿拉伯数字，并规定必须使用法定计量单位。
（4）观点不明确，逻辑混乱，结构杂乱无章，几个层次相互重复、包含。有的观点陈旧，甚至与有关法规政策撞车抵触。
（5）文句不通，公文用语不规范。有的语句摸棱两可，产生歧义，怎样理解都行。错别字随处可见，标点符号使用不当，打印不整洁，校对不认真，装订不整齐，纸张长短不齐，不象文件样子，缺少文件的庄重严肃性。
（6）情况不准确，数字不真实。有的数字不成逻辑关系，经不起推敲、核实。有的程度词使用过于夸张，把“一部分”说成”大多数”，把“略有提高或增长”说成“大幅度增长”，致使公文承载的内容与实际情况不符。
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