写好会议纪要应注意把握的几个问题
大凡举办会议，都必须做好会议记录和纪要，以资查考和对照贯彻落实。但在实践过程中，有的同志对纪要的整理工作不甚了然，不是把纪要写成繁琐的“会议记录”，就是把纪要写成简单的“会议要目”，很难处理好“记录”与“纪要”的关系。所整理的纪要要么是“水分”太大，内容太杂，“眉毛胡子一把抓”；要么是照搬照套会议记录，缺乏重点，无法体现会议内涵；要么是简单行事，点到为止，内容干巴肤浅，达不到纪要条理性、约束性、指导性和可操作等特点要求。根据笔者多年的文字工作实践，要把纪要整理得相对得体，合乎规范，就必须在记录、整理时注意把握好以下几个问题。一、做好事前准备。通常情况下，举办或召开一次会议，都会涉及会议的组织筹备事宜，包括会议主题的确定、议题的收集、议程的安排及相关背景材料的准备等等。有时候这些负责会议记录或整理纪要者自身会全程或部分参与，有时候则有专门人员分工。但无论是何种情况，主笔者都要尽可能地在事前多了解掌握相关情况，根据会议确定的议题，备齐有关背景资料，掌握会议将要研究的主要问题，以便记录、整理时心中有数、查找方便。
二、忠于会议原意。记录是纪要之基，是起草纪要的蓝本和依据，因此完整、准确、清晰是其基本要求。不管是会议记录还是会议纪要，首先都必须忠实地记下会议的整个原貌，包括时间、地点、参加对象、会议议题和议程、与会者的讲话内容要点、会议总结或议定的事项等等；尤其是要认真领会并忠实记录好主要领导的讲话原意，不可随意偏废。对于每一个参加会议人员的姓名职务，都要认真落实清楚，原本标记。有时候参加会议的对象较多、内容较广、议程也较分散，记录时就要注意分门别类地按所定议题予以记录清楚。对一些不明事项，则应在会后及时予以核实，以免产生贻误或遗漏。
三、把握会议要点。纪要的精髓在于“要”，准确把握会议的要点是整理纪要的关键。要掌握会议的要点，关键在于能抓住与会人员达成的共识和议定的事项，也就是要特别注意围绕主题，从与会者的发言中提炼出会议的观点、主张和结论。具体要做到“四善于”：一是善于区分出讨论性意见和表态性、结论性意见的差别；二是善于抓住主管领导、重点部门或某些权威人士发言的实质；三是善于领会和把握会议主持人的总结性发言；四是善于统合大多数与会者形成共识的意见。可以说，把握了以上四点，就等于把握了纪要的基本框架。
四、确定纪要形式。整理纪要绝不是把会议记录简单地再抄一遍，而是对会议记录进行综合归纳的再加工、细化和提炼的过程，必须集中精力，趁热打铁，精雕细刻；既不能把会议涉及的全部情况都事无巨细地全写上，又不能断章取义或以偏概全，只写某个人的意见，而必须围绕会议宗旨及主要成果来整理、加工、概括。根据纪要的特点，其正文的写法通常有四种，即综述式、分类式、条款式和摘编式。具体视会议内容而定。如果会议只有一项议题（如专题性会议），则可采用“综述式”，即把会议研究讨论的主要问题、与会人员的统一认识和看法、会议决定的事项等综合在一起，用概述的方法进行阐述和说明。如果会议规模较大或议题在两个及以上（如常务会、办公会等），通常用“分类式”或“条款式”。分类式即把会议的主要内容依其内在联系归纳成几个方面，然后逐层逐段地将会议涉及的问题分别予以阐述明白，可以分条撰写或加用小标题。如果会议涉及的事项比较多且相对具体，则小标题下还可以把决定的事项分列成若干条，并逐条说明，即条款式。至于一般较重要的座谈会、学术研讨会等会议，整理纪要时则多使用“摘编式”，即将与会者在会上的重要发言，以摘编摘录的形式在纪要中体现出来。当然以上所述只是“大略”，具体应视会议内容的多寡和实际情况而定。
五、加工处理文字。**** Hidden Message *****
纪要十分讲究表述层次，先写什么，后写什么要非常明确，通常这种层次是用一些约定俗成的专用语言来表达的，如常用的规范语言有“会议听取了”、“会议认为”、“会议指出”、“会议要求”、“会议强调”、“会议议定”等。它与其他法定公文的显著区别在于：一是文末不落款，二是不署日期，三是不缮印。同时使用统一规定的版式，不能以“红头文件”代替。这些，都是需要在实际工作中加以注意的。（作者：福建省松溪县人力资源和社会保障局范作惠 ）
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