楼小荣：秘书工作“五字诀”

办公室业务 发表于 2013-10-29 20:02:39

国家重点实验室是国家科技创新体系的重要组成部分，是国家组织高水平基础研究和应用基础研究、开展学术交流的重要基地，是优秀科学家聚集和培训的摇篮，同时还是国家科技创新的示范窗口。如何在对内工作中推动实验室运转，在对外工作中展示实验室建设层次，对实验室秘书是很大的考验。本文拟结合笔者工作实践，从“稳、严、快、新、活”五字诀谈谈对此岗位的工作体会。<?xml:namespace prefix = o ns = "urn:schemas-microsoft-com:office:office" /><o:p></o:p>
一、稳：明确定位，稳妥处事<o:p></o:p>
（一）稳定。即能扎实于本职工作。国家重点实验室秘书是实验室事务性工作的联系人，也是工作开展的基础，往往头绪很多，这需要强烈的事业心和责任感，在工作上不计较个人得失，乐于奉献，任劳任怨。如果片面地认为，秘书职务地位低，工作任务繁重，每天都在做一些繁琐的事情，没有什么前途，在工作中消极应付，抱着这样心态工作，工作效率和效果可想而知。作为国家重点实验室的秘书，应该充分认识到工作的基础性和重要性，牢固树立服务意识，才能更好地立足国家重点实验室大平台，为各课题组服务。没有热忱，就不会有进步。明确定位，从容从事秘书工作，坚守一颗淡泊的心，拥有一份淡然的美，是一种心态，一种涵养，也是一种境界。<o:p></o:p>
（二）稳妥。即要能稳妥处理各项工作。秘书有两个基本的身份。一个是为领导服务，当好参谋和助手。在国家重点实验室管理中，实验室领导除了管理实验室工作之外，更多的时间要投入到课题研究中，在实验室具体管理中，很多实质性的工作需要秘书去落实、督促和完成。秘书一方面要将了解到的各种情况及时反馈给领导，便于领导第一时间了解情况，了解动态，掌握实验室工作进展。另外一个是为课题组服务，做好支撑和服务工作。这就要求秘书能稳妥地处理常规事物，要紧密围绕课题组的工作展开，要及时准确的把相关任务、要求传达给各课题组，同时也要及时收集各课题组的呼声和需求，传达给实验室领导，为各课题组的科研工作提供方便。尤其是在接待对外合作交流的时候，实事求是、一丝不苟、耐心细致的办事作风是非常重要的。<o:p></o:p>
二、严：坚持原则，严格把关<o:p></o:p>
（一）制度严。严格的制度是国家重点实验室各项活动有条不紊开展的可靠保证。新药研究国家重点实验室自1990年成立以来，经20余年的运行，实验室行政管理、经费和仪器使用规章制度逐步完善。这些制度的制定过程征集了各相关部门的意见和建议，在确定后严格根据制度办事，不偏不倚，对推动实验室的工作进程有极大的帮助。<o:p></o:p>
（二）审核严。国家重点实验室秘书在成果初步审查、经费执行管理、仪器使用规范等各项工作中，都扮演着审核者的角色。例如论文，上级主管部门对成果的基本界定是：必须要有所在国家重点实验室的署名。这就要求秘书在各年度论文收集的时候，逐篇审查，一篇不漏，一篇不错。在经费执行管理中，同样要求秘书严格按照科技部下发文件规定，严格审核，国库专项经费只能在允许范围和比例中支出。而在仪器使用规范上，从采购、使用到管理，都需要秘书参与，并严格把关。<o:p></o:p>
（三）作风严。在社会生产力高速发展的今天，要求国家重点实验室秘书具备科学严谨、扎实可靠的工作作风，实事求是的态度，严格按照客观规律做事的习惯，理论联系实际，用于开拓进取，密切联系所在各部门领导和同事，真诚地开展服务和合作。<o:p></o:p>
三、快：敏捷思辨，效率当先<o:p></o:p>
（一）反应快。国家重点实验室的各项工作，依循科技部、财政部的指导精神开展，因此对于国家颁发文件精神的领会很重要，这往往是各项具体工作的指南和灯塔，同时蕴含着领导、上级对某些重大、敏感事情的意图。秘书反应要快，否则很可能无法及时结合本实验室实际，因地制宜的提出建议和决策来，容易坐失良机，这种教训是不胜枚举的。<o:p></o:p>
（二）办事快。国家重点实验室往往涉及依托单位各个部门，以及所属各个课题组，具体事项的传达和沟通要快，否则一步慢步步慢。以其中的会议联络为例。会议是秘书管理、协助决策的有效方式之一，在国家重点实验室秘书的工作中占有了相当大的比重，并且对秘书部门工作的成败起着举足轻重的作用。会议工作要快，可以从四个方面着手：一是发放会议通知要快。二是承办过程要快要顺。三是会议记录要快，可以同时调动电脑现场敲打记录、录音笔记录。四是督查会议决定落实情况要迅速。<o:p></o:p>
四、新：敢于创新，开拓进取<o:p></o:p>
［hide］（一）运用新技能。国家重点实验室管理工作日趋网络化，大部分办公室工作，都可以通过高科技的手段来优化操作、提高工作效率，国家重点实验室秘书应该不断学习，学习新技能，要学会现代化管理观点，现代管理方法，提高自身综合素质，跟上时代步伐。<o:p></o:p>
（二）使用新媒介。在科学技术快速发展的今天，要积极利用先进的信息技术来推动实验室管理工作。临时性的、紧急性的通知，可以运用OA、QQ群、MSN系统、微信、飞信等手段及时通知和公告。这样非常方便快捷。在秘书岗位上，要做好服务，一切以人为本，用谦虚谨慎的态度让人感受到你的真诚，用微笑服务，这样才能更好地开展工作，推进工作的进程。<o:p></o:p>
（三）提出新见解。国家重点实验室秘书岗位，是具有多重身份的人。作为国家重点实验室的（下转第37页）（上接第35页）秘书，在工作中勤思考，多请教，熟悉国家重点实验室总体目标和中心工作后，仔细研究知识结构和内在规律，要尽可能延伸视野，力争向前探索，要善于发现新的问题，提出新的见解，在贯彻领导意图上，在向领导提出讨论议题的同时，也要善于拿出突破性的建设性方案，为领导正确决策提供必要的参考。［/hide］<o:p></o:p>
五、活：统筹有措，事半功倍<o:p></o:p>
（一）时间管理要灵活。国家重点实验室事务琐碎，需要良好的时间管理能力。首先要制定细化到每日的工作时间表，每天早上在最短的时间内开始高效工作。其次要对工作按重要、优先等次序的排序，最重要又紧急的工作应该投入效率最高的时间。高效的工作笔记可以帮助完成此项工作。其次还要纠正个人办公习惯，学会运用办公室节省时间的窍门，能更高效地开展工作，提高办事效率。例如集中一天中前两个小时的黄金时间处理手头的工作，集中处理的时候尽量做到一次性完成。例如立刻回复重要的邮件，将不重要的删除，待回复的邮件做提醒标志。例如在前一天下班的时候列出第二天的工作清单，以便第二天一早就可以投入工作中。例如精简文件、细化标记，国家重点实验室的工作和其他行政办公室的工作比较相似，需要处理大量的公文，上报的公文经常会出现同一题材相关内容上报不同部门的情况，这就需要我们对文件进行细化标志，事后可以在最短的时间进行辨别。<o:p></o:p>
（二）信息沟通要灵活。重点实验室秘书要具有反应敏捷的头脑，善于摄取获得成功的闪光点和契机，而且还应有迅疾行动的能耐。在信息沟通、上情下达的时候，要注意方式方法和表达方式，例如紧急重要的事项最好通过面谈或电话直接和当事人沟通，而需要反复推敲和斟酌的事项，不妨在整理好基础材料之后，通过邮件的形式发给当事人，给对方充分的考虑时间和参考材料。（作者：上海药物研究所新药研究国家重点实验室楼小荣）<o:p></o:p>

老猫发表于 2013-11-1 07:16:52

一字千金，五个字值好多钱啊，呵呵

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