老秘谈公文写作提纲与文稿怎么修改
在公文写作中，我们要注意提纲的拟定、文稿初步完成后的仔细修改。对此，我们这节着重介绍：公文提纲的拟写、拟写公文文稿应注意的问题、公文文稿的修改，以及公文写作常见的几个形式与段落、层次安排。第一，公文提纲的拟写：
拟写公文写作提纲是在明确公文内容的基础上，理顺思路，安排公文整体布局形式的过程。在一般情况下，公文的写作目的、公文主旨以及主要内容等，都要在提纲中显示出来。提纲的内容有：
(1)公文的标题。公文的标题要准确概括该篇公文的主要内容。
(2)公文的组成部分。为了维护公文的权威性与有效性，公文的各个组成部分必须完整。除去必须具备的基本组成部分外，还应根据每篇公文的特殊需要正确选取其他组成部分。
(3)安排正文各层次的主要内容和合理安排正文的表述顺序。公文正文的次序得当，逻辑性强，可使公文内容紧凑有序，纲目清楚，前后衔接紧密，方便阅读与理解。在安排表述顺序时，要照顾不同公文文种的特点，根据其反映信息的角度与方式以及信息容量的大小而采用不同的排列形式。
(4)安排层次、段落之间的衔接与转换。公文正文的各层次、各段落之间的衔接与转换要妥善安排，使之相互联接，前后贯通，转折过渡自然，结构严密完整。安排时要根据正文内容和表述方法发生变换，在上下文之间使用关联词，或惯用的承转词组或者句子、句段。
(5)安排好公文的开头与结尾。应当根据行文的实际情况，妥善安排好开头及结尾。要特别注意其必要性，切忌无端“戴帽”和“穿靴”。
公文写作提纲没有什么固定模式，但公文写作提纲有粗细之分。粗一点的提纲，只需写出标题和各层次的主要内容，所用语句也不一定是起草后文稿中的语句，只是“撮辞以举要”。有些内容简单的公文在下笔之前有个腹稿即可。细点的公文写作提纲，应该把大小标题、各层次的主要内容及各层内部的段旨，所用的材料，尽可能详细地开列出来。这样的提纲不只是分条列项，而近乎文章的形式。
拟定公文写作提纲可理顺写作思路，使公文的构造初步定局，动笔写作时胸中有数，避免丢三落四，前后重复，主次不合理等结构上的问题，也有助于在写作过程中把握写作的意图和目的。公文写作提纲还可以用来征求机关（单位）领导人对公文写作的意见。重要公文的写作提纲拟定以后，要请机关（单位）负责人阅示，以便让领导人对公文写作提出更为具体的意见和指示。有的公文在起草前还要专门安排一次会议，由执笔起草人直接汇报写作提纲，领导班子成员或有关人员集体讨论，提出修改或写作的具体意见。
第二，拟写公文文稿应注意的问题：
要按照所列提纲顺序，开宗明义、紧扣主题、拟写正文。写作中注意两点：
(1)要观点鲜明，用材得当。也就是说要用观点来统率材料，使材料来为观点服务。运用材料要能说明问题，做到材料与观点统一。
在写作当中，要注意明确观点，用语不能含糊不清，模棱两可，词不达意，似是而非。如果观点不明，令人不知所云。有些文件，只讲观点没有实际材料，就会使人感到抽象空洞、缺乏依据，不易信服。而只罗列材料没有鲜明的观点，则会使人弄不清要说明什么问题，不了解发文的意图，特别是情况汇报、工作汇报介绍。
(2)要语句简练，交代清楚。拟写文件既要尽量节省用字、缩短篇幅、简洁通顺，又要注意交代的问题清楚明了。
第三，公文文稿的修改：
修改公文文稿是起草者对文稿所做的加工和润饰。修改的范围主要包括：深化主旨、审查内容、调整结构、语序、句群，修正语句和标点符号，增删格式项目。公文修改主要从以下七个方面着手：
一看标题。看标题的事由概括得是否准确，文种使用是否正确。在文种方面常见的错误是相近文种混用，应予特别注意。
二看主旨。公文主旨的要求是正确、深刻、有针对性。在公文主旨方面常见的问题是：看问题不切合实际，或者失之肤浅。主旨的修改是一件大事，除了本着一文一事的基本原则外，必要时还应与机关领导人、相关同志共同讨论，如果原来主旨根本不符合要求，要推倒重立新旨。
三看材料。材料必须根据主旨的需求来选取。修改时主要看材料是否精当、典型、真实、充分。公文材料需要修改的情况有：要更换材料，即改用那些能说明本质问题的典型材料；删繁就简，即把叙述过多的不必写的过程及该概述而用详述的材料全部删去；增添材料，即对事情过程叙述不完整，该说的没说，事实不能全面说明问题的部分，有事实但无理论或政策依据的部分，或有理论但事实不足的部分，这些情况都要添增。而对在写作过程中，没有认真核实材料而用的假材料，或写错的数字、时间等内容要进行全面修改，做到修改能去伪求真。
四看结构。结构是为公文主旨服务的。结构有问题，必然影响主旨的表述。修改时主要看层次安排是否符合逻辑，是否符合文种的结构特点，过渡照应是否周全、严密。
五看语言。主要是修改不准确的词句，同时删去多余的词句。公文的语言提倡准确、简洁、庄重、朴实、得体；公文的语言反对假话、空话、套话、废话。
六看标点。正确使用标点能把意思、语气表达清楚。这虽然是小方面的问题，但从这些方面能看出一个人的素养。
七看公文的数据项目。公文的数据项目是组成一篇规范性公文的文面格式要求，它体现了公文的严肃性、庄重性。每篇公文所需的数据项目缺少或多余，都会损害公文的执行效用。修改时主要看公文的基本数据项目是否具备，还要看根据该篇公文的特殊需要，应选取的其他数据选取了没有，是否选对。
文章不厌百回改。写文章根本不能落笔便成，通过修改则“瑕可以瑜，瓦砾可以为珠玉”。公文是党和国家机关发布和传达方针、政策，依法行政和进行公务活动的工具，为了保证公文的质量、发挥公文的工具性功能，在公文写作过程中一定要重视公文的修改。公文修改后还要誊抄印制，然后提交主管领导人和综合办公部门核稿，最后经领导人签发同意就转化为定稿。至此，一篇公文写作就此结束。
第四，公文写作常见的开头形式：
开头是公文结构的重要组成部分，是全篇内容的高度概括和主旨思想的集中反映，是行文的“先锋”。它既要囊括正文的全部内容和主要观点，又要概括得简明扼要、精练明确。一般而言，撰写公文的开头应开门见山，起句立意，简洁精炼，富于概括力，切忌无端“戴帽”，空洞乏味。具体来讲，主要有以下几种形式：
(1)根据式——即开头交代行文的根据，以保证发文的法定权威性，一般多用“根据”、“遵照”、“按照”等作为语言标志。用来作为行文根据的，通常是党和国家的某项方针政策、法令法规；上级的文件指示精神；某会的决定以及本单位的实际情况等。例如《××市商业局关于实行经营责任制的决定》开头：
“根据市委商业改革会议的精神和我局试点的经验，局党委决定……”
(2)目的式——即在开头交代行文的目的或意图，开宗明义，以便受文机关明确发文机关的意图，一般常用“为”、“为了”等介词标引。如《××市人民政府关于查禁赌博的通告》开头：“为了保卫现代化建设顺利进行，根据国家有关法令，特通告如下。”
(3)原因式——即在开头讲明制发文件的缘由，以揭示行文的必然性和合理性，还可昭示行文的必要性与重要性。一般用“由于”、“鉴于”等介词标引。
如《中共中央关于关心人民群众文化生活的指示》，开头为：“随着国民经济情况的逐步好转，在人民群众物质生活相应提高的同时，广大群众对文化生活也提出了要求。……”
(4)引文式——即指开头先引用文件或领导讲话中的某些句子作为引言或点明主旨。例如《中共××省委、省人民政府关于印发全省教育工作会议纪要的通知》开头：“现将《全省教育工作会议纪要》印发给你们，望结合本地区、本部门的实际情况，认真研究贯彻执行。”
(5)时间式——即开篇点明某事、某情况的时间，可写具体时间，也可用“最近”、“近来”等模糊度稍大的时间副词，还可用“……之后”句式开头。如《x×区人民政府关于贯彻饮食卫生现场会决定的报告》开头：“九月二十日，市政府召开饮食卫生现场会，通报了我老秘网区x×饭店出卖臭肉包子的情况后，引起区政府的高度重视……”
(6)事情式——即开篇简明扼要地介绍事件或情况，给人以清晰印象。如民政部《关于增加选举工作干部编制名额的请示》开头：“经中央批准，今年县、乡两级选举的日常工作由民政部门负责。但是在确定民政部门人员编制时，没有选举工作这项任务。为了做好这项工作，需要给民政部门增加必要的编制……”
上述诸种开头方式，仅就常见情况略作罗列，其实，开头方式远不止于此。
究竟应采取何种方式，应根据内容表达的需要而定，关键是要注意能确实地突出全文主旨，并紧紧地抓住读者。
第五，公文写作常见的结尾形式：
从内容上讲，结尾是对全文的总括；从形式上说，它是行文的收束。公文的结尾应简明概括，意尽言止，力摒“弦外之音”，胡乱“穿靴”。一般来讲，主要有以下七种：
(1)总结式——即对全文的主要内容和基本思想作出进一步的概括和归纳，以加深人们的认识，明确行文意图。如毛泽东同志的《湖南农民运动考察报告》
在讲完十四件大事之后，作一段总述：“总上十四件事，都是农民在农会领导下做出来的，就其基本的精神说来，就其革命意义说来，请读者想一想，那一件不好”。接着揭露和批驳了蒋介石和国民党反动派对农民运动的恐惧和攻击，起到了总结作用。
(2)展望式——即用充满激情和希望的笔调，对未来作美好的憧憬，从而激励人们为实现文中所提目标不懈地努力，奋力拼搏。如《××市公安局关于盗窃倒卖工业用铜案件的调查报告》，其结尾是：“我们认为，只要认真做好了这些工作，盗窃倒卖工业用铜的犯罪活动是完全可以制止住的。”对正在发展蔓延中的事态或问题的前景和发展方向作出预测，便于上级机关做出针对性的指示。
(3)号召式——即在正文部分阐述今后一定时期内的工作任务或奋斗目标后，号召人们为实现这一任务或目标而积极进取。如毛泽东同志的《新民主主义论》结尾：“新中国站在每个人民的面前，我们应该迎接它。新中国航船的桅顶已经冒出地平线了，我们应该拍掌欢迎它。举起你的双手吧，新中国是我们的！！”语句铿锵有力，读来令人振奋，倍受鼓舞。
(4)警告式——为使文中规定事宜得以顺利实施，对有可能违反这一规定的人事先提出告诫，行文时即可用警告式结尾。如《陕甘宁边区政府、第八路军后方留守处布告》，结尾是：“右列四条，全边区军民人等一律遵照，不得违背，倘有不法之徒，胆敢阴谋捣乱，本府本处言出法随，勿谓言之不预。切切。此布。”用语坚定有力，不容置疑，具有极其强大的震慑和警策作用。
(5)指令式——即对正文中所阐述的主要措施、意见或办法，提出明确而又具体的贯彻落实意见。如《××省公安厅关于2010年上半年民警违法乱纪情况的报告》，在正文叙述了六种违法乱纪行为和四种违法乱纪案件上升的主要原因后，结尾写道：“根据上述情况，我们拟定选其典型事件连续通报，联系实际对民警加强法纪政策教育，加强政治思想工作。”
(6)要求式——指上级机关向下级机关行文发布指示，同时要求下级机关将落实、执行情况在特定时间内反馈回去，抑或征求下级机关对文件的意见或建议。如《中共中央关于西藏工作方针的指示》结尾：“你们对此意见如何，望考虑电告。”
(7)自然式——即随着正文结束自然而然地收尾，意尽言止，干净利落。
除上列几种情形之外，有些文种的结尾常用一些具有固定格式的习惯用语，如请示用“妥否，请批示”、“当否，请回复”；批复用“特此批复”；通知用“特此通知”等等，具有简洁、凝练、庄重的特点。
第六，公文写作中的层次安排：
公文作者在构思过程中，为了更好地表达主旨，动笔前总要考虑先写什么，后写什么，共分几部分内容来写等等，将其反映到文字上即是行文的层次。具体地讲，层次是指文章各部分内容表达的先后顺序，是客观事物发展的阶段性和人的思维发展过程在文章中的反映。它体现着作者对全局和局部、总“纲”和细“目”所作的总的布局安排。
层次的结构方式较为灵活，没有固定不变的模式。尽管如此，也并非毫无规律可循，特别是公文，其层次的安排方式通常表现出一些规律性的特征。归纳起来，主要有：
(1)并列式。
即将全文内容划分成若干层次，每一层次之间是并列关系。综合性的报告、总结、计划等文体常用此法。例如刘少奇同志于1943年3月写的《六年华北华中工作经验的报告》一文，其层次安排即采用了并列式结构。
全文共分为两大部分：一是抗战准备时期与抗战初期华北工作的经验；二是抗战初期与发展时期华中工作的经验。每一部分又分别分作两个时期，每一时期都是既写情况又写经验教训。这样，两大部分之间在内容安排上构成并列关系，每一部分所述的内容项目又构成并列关系。这种层次安排方式，每一层次都具有相对独立性，但各层次之间又有必然的联系，都同时为表现全文主旨服务。应当注意的是，采用这种层次安排方式，严禁各行其是，互不相关。
(2)递进式。
即按事物自身的内在联系和逻辑发展顺序来安排层次，由浅入深，由表及里，层层深入，各层之间为层层递进的纵深关系。请示、报告、总结、计划、会议纪要等文体常用此法。例如有一篇《××市××区人民政府办公会议纪要》，其在层次的安排上按会议进程的先后顺序依次写明了三项决定事项：
一是×××同志传达了市加快发展奶牛、改善牛奶供应会议精神和本区集体发展奶牛的安排；二是×××同志传达了市人防工作会议精神；三是×××同志汇报了本区人防工作情况以及下一年工作安排。全文依会议的时间顺序以及决议事项的先后顺序来结构层次，有条不紊，清晰明确。
(3)连贯式。
即指按事情发展的经过和时间的先后顺序安排层次，各层之间浑然贯通，联成一体。重大事故的调查报告、重点工程及重要经济技术活动的情况报告、专题性的调查报告、表彰或批评性的通报等文种常用此法。例如××市纪委筹备组《关于处理分房建房中违纪事件的通报》，全文总共包括三层：一是列举出当前党员、干部中非法占地建房等严重不正之风的种种表现；二是这种不正之风带来的危害；三是对党员、干部提出的要求。从结构布局上看，全文层次清楚，观点明确，前后贯通，气韵流畅。
(4)总分式。
即先总说，后分说；或先分说，后总说，使行文析理人微，眉清目楚。工作总结、综合性报告等文种常用此法。例如毛泽东同志的《关于打退第二次反共高潮的总结》一文，先总述第二次反共高潮被打退之后国际国内的新形势以及在新形势下研究打退反共高潮经验教训的必要性。然后，分八个问题讲述经验教训，由总到分，相互映衬，珠联璧合。
第七，公文写作中的段落设置：
段落又称自然段，是构成文章的基本单位。划分段落是作者写作思路发展的一个步骤，它能清楚地表现行文的层次结构。分段主要是便于层次表达。
公文写作划分段落的基本原则是：
(1)单一性。即指每一段只能说明一个中心意思；同时，一个意思要在一段内集中讲完，做到意向清晰，段旨明确，使人一目了然。
(2)完整性。即每一段落要完整地表达一个意思，而不要将一个问题分在两段表述；同时，各段之间要相互贯通，内在联系紧密，符合逻辑顺序。
(3)明确性。即指段旨应明确、突出，一般是起句立意，用扼要语句将该段主旨加以概括和提炼，置于段首，而后再进行阐述。这样，既醒目，又鲜明。
划分段落的方法一般有三种：一是按事物的单一性和完整性原则分段。段落较多的大型公文多用此法。二是按事情条项进行分段，即分条标项。三是篇段合一，即全段为一篇。
第八，公文写作常见的过渡形式：
过渡是指层次、段落之间的衔接与转换。由于一篇公文总是由一层一层意思、一段一段内容编织、缀连而成，由这层意思向另一层意思转换，由这段内容向另一段内容发展，中间往往需要过渡。“过渡”运用恰当，会使全文脉络贯通，气韵流动，文势自然顺畅，从而起到一种承上启下、穿针引线的作用，使全篇内容组织严密，浑然一体。否则，会使行文思路跳宕，给人以散乱隔断之感，读来枯燥乏味。
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