有效沟通是提升办公室管理工作的“法宝”

办公室业务 发表于 2013-10-2 21:00:01

办公室工作以服务领导、服务机关、服务员工为宗旨，起着承上启下、综合协调、参谋辅助、督察督办和服务保障的作用。因此，改进工作方式，转变工作作风，发挥沟通效用，增进相互理解，提升办公管理效能显得十分重要。为此，本人结合办公室工作的实践和体会，谈几点认识。<o:p></o:p>一 、沟通提升管理<o:p></o:p>有效的沟通能让管理者与员工融为一体，使人际关系融洽和谐，激发人的工作动力，提高个人的工作绩效。从这种意义上讲：现代企业管理基础就是沟通。办公室的日常事务工作，要善于在日常工作中观察沟通、分析思考，使沟通成为促进办公室管理的润滑剂。没有沟通，就没有管理。沟通可以增进了解、融洽关系、消除矛盾、减少隔阂、降低内耗，是提升企业正常运转的助推器。办公室工作的服务与协调职能充分体现了沟通在管理中的有效性。<o:p></o:p>首先，办公室工作要紧紧抓住单位的工作中心，围绕本单位工作重点，充分发挥办公室全员的主观能动性。鼓励大家积极、主动地反映情况，发表意见，达到工作协调、管理有序、效率提高的目的。同时，有效地沟通可提高办公室工作的预见性，特别是可及时捕捉到工作中尚未被人们注意的倾向性、苗头性的问题，这样才能超前安排工作，做到以变应变，以不变应多变，使工作忙中有序，在被动中求主动，发挥办公室服务工作的主动性。<o:p></o:p>其次，办公室工作的组织和协调职能，决定了处理好办公室内部与外部关系的重要性。办公室既要协调各个不同岗位职能的工作，又要协调办公室与其他部门的关系，进而充分发挥各方面主观能动性和个人的聪明才智，以有效地形成合力，积极地、创造性地开展工作。因为办公室处于联系上下、沟通左右、协调各方的地位，决定了它在组织和协调时，就要从提升管理效能出发，多角度协调工作，求同存异，把各部门、各单位的积极性，引导到确保企业工作任务完成上来，形成统一、协调、有效的工作机制，从而达到提升管理的目的。<o:p></o:p>二、沟通彰显价值<o:p></o:p>沟通管理是创造和提升企业精神和企业文化，完成企业管理根本目标的主要方式和工具，只有良好的管理沟通才能打通人们的才智与心灵之门，激励、挖掘人的潜能，更好地为企业创造价值。著名组织管理学家巴纳德认为“沟通是把一个组织中的成员联系在一起，以实现共同目标的手段”。有资料表明，企业管理者70%的时间用在沟通上，诸如开会、谈话、作报告、招待、拜访、约见等是最常见的沟通方式；另外企业中70%的问题是由于沟通障碍引起的，无论是工作效率低，还是执行力差，归根结底都与沟通有关。这 “两个70%的例证”再次表明了管理沟通的重要性和实用性。<o:p></o:p>一要“全方位”沟通。首先，办公室人员要有较强的政治意识、责任意识和服务意识，以较高的政策理论素养和业务工作能力为领导出谋划策。其次，办公室人员要站在全局的高度，把注意力集中在那些牵动全局、涉及长远的大事上，放在情况复杂、矛盾突出的热点、难点问题上，既要了解面上的总体工作，又要了解近期的重点工作；既要了解上级领导的工作意见和要求，还要了解本单位的实际情况和干部员工的意见和建议。要善于增强集体合力，树立团队协作精神和服务意识，善于对上加强沟通联系，对内加强沟通管理，对外搞好沟通协调，对下做好沟通服务。惟其如此，方能使办公室工作做到顺畅、有效。<o:p></o:p>二要“全天候”沟通。对于员工反映的问题和各管理部门需要协调解决的事情一定要及时沟通，做到件件有交代，项项有落实；对职责以外没有部门抓的工作或暂时职责不明的工作，办公室首先要义不容辞地承担起来，然后再沟通上下左右，协调内外各方，做到工作不留空档，以保证各项工作的全面推进。<o:p></o:p>三要“全过程”沟通。对任何一件经办或承办的工作，都要严谨细致，一丝不苟，来不得半点敷衍和虚假。为此，就要做到时时刻刻、事事处处沟通。做到既不让领导安排的工作和员工急需的事情在手中延误，又不使领导和员工产生误解，使管理沟通创造效益，沟通服务彰显价值。<o:p></o:p>三、沟通提高效率<o:p></o:p>沟通服务是办公室工作的最重要手段之一，是提高工作效率的有效途径。加强沟通意识和提高沟通服务水平，建立有效的沟通管理和无障碍的服务沟通渠道，确保时时有服务，处处有沟通，对提升工作效率有着积极的作用。<o:p></o:p>首先，加强内部沟通。要通过随时随地、随人随事和即时通信等形式，宣贯管理理念，反馈工作动态，跟踪督察结果。<o:p></o:p>其次，加强外部沟通。要通过学习和交流，把兄弟单位优秀的管理经验和好的工作方法，应用在办公室管理工作之中，全面加强基础管理，提高员工素质，保证各项工作持续、有效、快速、协调发展。<o:p></o:p>再次，就是要通过“服务沟通和服务督察”来加强沟通。通过服务沟通，全力传播信任文化，推行服务文化；体现依靠员工、相信员工、服务员工、帮助员工的人性化理念，创新管理方式和方法，提升队伍凝聚力，以督导、督查和督办为手段，强化办公室工作的执行力，全面提升办公室工作效能。（作者：中石油兰州石化公司动力厂刘凤鸣）

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