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如果文件上出现审批人姓名，审批人在自己姓名上划圈即代表签字；如果文件只出现审批人所在单位名称或职务统称（如：办公厅、人教司、署领导、司领导等），审批人应当在单位或职务上划圈并在近旁签字。
直接签发：签发人批示“发”、“同意”、“速发”等，签字并注明年月日。（如不同意发文，可批示“不发”、“缓发”、“修改后重报”等，签字并注明年月日。）
公文中表示征请、询问对有关问题的意见的词语。主要用于上行文的结尾和平行文的结尾。常见的征询用语有“当否、可否、妥否、是否可行、是否妥当、是否同意、如有不当、如无不当、如有不妥、如果不行、如果可行、意见如何”等。
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2．如果是工作流程组合，可按照流程顺序排列。例：“××局长并×副审计长”；“×主任并×副审计长、审计长”。
3．如果是多个对象承办事项，须明确主办人。例：“××负责（或牵头），××、××会同（或配合）办理”。
此外，审批公文应使用符合档案规范的书写工具。
二、几种常见情况的批示用语。
非常感谢，留存待用。
×××同志政治上成熟、政策理论水平高、领导经验丰富，组织协调和驾驭全局能力强、作风民主务实、公道正派、清正廉洁，在干部群众中威信高。: L: h& ~) q/ a& x( h8 N
×××同志政治上成熟,党性原则、大局观念强，自觉同党中央保持高度一致，对事关改革发展稳定的重大原则问题，立场坚定，旗帜鲜明。政策理论水平高，注意从政治上、全局上思考和把握问题，善于抓大事、谋长远。领导经验丰富，熟悉××和××工作。担任过××××和××××的一把手，组织协调和驾驭全局能力强，决策果断，推动工作力度大。思维敏捷，思路清晰，有开拓创新精神。坚持党的民主集中制原则，能够听取不同意见，善于团结同志一道工作。事业心、责任感强，作风深入扎实，重视调查研究，关心群众生活。公道正派，敢于坚持原则，自我要求严格，在干部群众中威信高。
×××同志政治上强，有较高的思想政策水平；熟悉××和××工作，宏观决策能力比较强，领导经验丰富，组织领导和驾驭全局能力强；注重抓班子、带队伍，坚持民主集中制原则，讲究领导艺术和工作方法；作风深入务实，关心群众；处事稳重，公道正派，善于团结人，要求自己严格。
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×××同志政治上强，注重学习，有较高的思想理论水平；思想解放，视野开阔，改革开放意识和开拓创新精神强；组织领导和协调能力强，工作有魄力，敢抓敢管，雷厉风行；作风务实，工作投入，带头讲实话、办实事；坚持原则，不回避矛盾，公道正派，对自己要求比较严格。/ `! q4 T4 H( L, xW! t
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×××同志政治坚定，党性观念强；较长时间在×××担任领导职务，经历多岗位锻炼，领导经验丰富，组织领导和综合协调能力强；工作思路清晰，重点突出，有改革创新精神；事业心和责任感强，工作认真负责；善于学习，知识面比较宽；顾全大局，自觉服从组织安排；为人正派，处事稳重，待人谦和，团结同志，关心群众生活，对自己要求比较严格。! j* z: f3 l; P: n) L" u. s
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×××同志自觉同党中央保持高度一致，坚决贯彻中央的方针政策和××的决定，政治坚定，党性强，有大局观念；认真学习并努力实践邓小平理论和“三个代表”重要思想，有较高的思想政策水平。×××同志熟悉××工作。善于学习，勤于思考，知识面宽，注意把中央的路线方针政策同××的实际结合起来，创造性地开展工作；×××同志组织领导和协调能力较强。坚持民主集中制原则，注意听取不同意见，讲究工作方法，善于团结同志，调动班子成员的工作积极性，发挥了班子的整体作用。×××同志思想解放，思路清晰，不骄不躁，虑事周全，有开拓进取精神；工作热情高，干劲大，敢抓敢管，敢于负责；作风深入扎实，注意调查研究，关心群众生活。为人正派，谦虚谨慎，平易近人，尊重老同志，生活俭朴，对自己要求严格，在干部群众中威信较高。
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××××同志政治上强，有大局观念。认真学习并努力实践邓小平理论和“三个代表”重要思想，具有较高的政策理论水平。政治敏锐性和政治鉴别力强，思维敏捷，开拓创新意识强。×××同志领导工作经验丰富，处事果断，驾驭全局和处理复杂问题的能力较强。善于团结同志，注意调动干部的积极性。作风民主，注意广泛听取意见。×××同志事业心、责任感强，敢抓敢管，敢于负责，工作务实，作风深入。坚持执政为民，联系群众。他为人正派，谦虚谨慎，平易近人，尊重老同志，生活俭朴。对自己要求严格，在干部群众中威信高。2 q7 }- ]* q5 i8 k
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×××同志政治上坚定，政治意识、大局意识和责任意识强，有比较丰富的领导工作经验，组织领导能力和宏观决策能力较强，工作思路清晰，注意抓重点、带全局。他抓班子、带队伍能力强，重视领导班子思想政治建设和执政能力建设，贯彻执行民主集中制原则，重大问题坚持集体研究决定，注意调动各方面积极性。×××同志有较高的理论政策水平，改革创新意识强。对中央关于××××工作的各项方针政策领会较深，并结合实际认真贯彻执行。×××同志事业心、责任感强，工作务实，重视和关心群众工作、生活中遇到的实际问题和困难。待人热情，平易近人，严格要求自己。
件上出现审批人姓名，审批人在自己姓名上划圈即代表签字；如果文件只出现审批人所在单位名称或职务统称（如：办公厅、人教司、署领导、司领导等），审批人应当在单位或职务上划圈并在近旁签字。
（三）批示应该注明年月日。
（四）批语对象是上级的，一般称职务