“堵”“疏”结合，让“死档案”活起来
【摘要】本文结合自身工作实际，以笔者所在单位的档案利用统计数据为例，分析“死档案”借阅利用率低的具体原因。并针对其产生的原因，结合实际，提出四条改进措施：加强档案宣传，完善归档制度，改进服务方式，扩大开放范围。【关键词】死档案；规范；制度；服务；开放档案 档案部门，馆藏丰富，档案门类众多。即使是普通的档案机构，馆藏数量都是以万为计数单位。用浩如烟海来形容档案馆藏，是毫不夸张的。但在如此丰富的档案馆藏面前，笔者想问一句，馆藏的档案都实现它的利用价值了吗？《档案工作基本术语》对档案及其价值的定义是：“档案是国家部门，社会组织或个人在社会活动中形成的有价值的各种历史文献。档案价值则是档案对社会的有用性。”档案来源于社会，则必须服务于社会。对社会的有用性往往是通过档案的借阅利用来体现。没有利用，何谈价值。仅以笔者所在单位档案馆的借阅利用调查数据为例：2003-2012 年十年中，档案借阅数量仅占馆藏总量的41%。这就意味着59%的档案，在这十年内没有得到使用。它们一直在档案盒内，等待有人来发掘其价值，却无人问津。这类档案被冠上了一个灰色的称谓——“死档案”。这个“死”字，非常贴切的描述了这类档案的存在现状。一、“死档案”产生的原因如何让“死档案”活起来，实现其基本利用价值呢？首先需要寻找“死档案”产生的具体原因，从根本上杜绝其继续产生。结合工作实际，笔者认为原因大致为以下两个方面：（一）档案意识淡薄，归档不规范以笔者所在单位为例，虽然档案工作已经在各个部门开展多年，但工作人员的档案意识依然淡薄，认为档案工作就只是档案部门和兼职档案员的工作。一个工作项目结束后，如果没有领导及部门兼职档案员的强制要求，工作人员往往不会产生自觉归档的想法。而实际上，档案的真正来源却是这些普通的工作人员。加上档案借阅利用往往需要领导审批签字，为了省时省力，文档材料经常会以个人自我保管的形式存在。自我保管的文件材料，在整理和归档方面缺乏系统性和规范性，未参与该项工作的其它工作人员靠猜测很难判断该材料的具体名称和实际用途。当此工作人员调岗或者离职时，该工作人员保管的纸质档案便会成为一堆难以处理的“包袱”。而有些部门往往会不加整理，将这些材料一股脑的直接塞给档案馆。而这些纸质材料中，总是会有部分文档材料，缺乏时间、地点、具体事件名称等具体要素。档案部门由于没有参与相关工作，对文档的信息量掌握不足，在著录时，很难全面的著录某一文件材料的名称，甚至会出现错误著录。这样“以讹传讹”形成的档案，经常会出现检索困难。借阅人员检索的关键词和档案实际著录的题名常常会出现较大偏差，导致某些本来很有价值的档案成为难以借阅的“死档案”。（二）利用者对档案馆藏不了解部分工作人员对档案的概念仍然局限于红头文件，误以为档案馆只是红头文件的查阅地。由于档案部门自身宣传力度不够，且档案检索工作一般只能在档案馆内进行，档案利用者并不知晓自己所需的档案，能够在档案馆内查到。以笔者所在单位档案馆的借阅利用调查数据为例，2003-2012 年十年中，红头文件借阅数量占档案借阅总数的档案的68%。剩下的32%中，有20%是某部门工作人员借阅自己部门归档的档案。这就充分说明，借阅人员对档案馆藏所知不多，更谈不上借阅利用。二、“堵”“疏”结合，让“死档案”活起来认识到了“死档案”产生的原因，那如何让其“活”起来呢？笔者浅以为，要采取的措施一是要“堵”，二是要“疏”。（一）堵住“死档案”的产生源头堵住“死档案”产生的源头，档案部门需加强档案宣传，提升员工档案意识。完善档案制度，约束和规范归档行为。1.加强档案法规的宣传力度，宣传方式力求灵活多样。法律法规的作用是约束和规范。规范归档行为，无疑要先从宣传做起。要先知法，才能懂法。在加强宣传力度的同时，也要注重宣传方式，力求灵活多样。不能一味采用说教式的宣传方法，枯燥的条例解说无疑让人望而生畏，不但达不到教育的目的，反而让人生厌。档案宣传应采取更亲民的方式，将制度解读巧妙融合到具体案例中。案例的选取要注重典型且贴近日常生活，让人深刻感受到档案在日常生活中的发挥的重要作用。案例鲜活生动，通俗易懂，才能使人印象深刻。比如：通过发挥人事、财会等档案的举证作用，保障职工的薪金和享用假期的合法权益；通过查找证照类档案使单位顺利通过年检，保障单位正常运行；经济类合同避免单位遭受巨额经济损失。这些案例都明示了档案与日常生活的重要关联，使人读之可亲，促使大家自愿学法、懂法和守法。2.建立和健全档案制度。有法可依，是规范档案行为的基本保证。国家制定了各类详尽的法律法规，对各类档案行为进行约束。但各单位档案发展情况各有不相同，代表共性的法律法规很难适用于所有的档案行为。因此，档案部门需要在法律法规的基础上，结合实际，制定出从收集、归档、移交、整理、保管和借阅等一系列完善的档案制度，真正做到有法可依。（二）疏通“死档案”的利用渠道疏通“死档案”利用渠道的根本方法是提高档案服务质量。档案部门需要改变服务观念，化被动为主动，迎合单位发展需求，开放档案。1.改变服务观念，化被动为主动。目前，档案服务主要体现在档案借阅利用方面。借阅者提出借阅要求，档案部门查找档案满足其要求。这种“等客上门”的服务方式滞后且被动。单位各项工作会因发展而不断变化，档案需求也是如此。若档案部门因循守旧，档案服务跟不上利用需求，档案工作就会处于比较被动的局面。因此，档案部门需要改变服务观念，积极加强业务学习，提高档案管理水平，主动了解单位发展动态，及时调整档案服务方向，提供多样的档案服务，化被动为主动，才能适应不断变化的发展需求。2.开放档案，提高档案借阅率。开放档案就是将一般可以公开和保密期限满的档案，解除“禁闭“，向社会开放，允许档案用户在履行简便的手续后，即可通过一定的方式，进行开发利用。与常规的借阅利用方式相比，开放档案简化了档案借阅程序。通过档案宣传和培训，借阅人员能自主查找所需档案。同时，通过浏览开放档案目录，借阅人员能从宏观层面了解档案馆藏结构。全新的“自助”式利用方式能提高借阅者利用兴趣，从而提高档案借阅率。作者：王颖
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