文秘整理材料的感受和体会之——提高篇
历经一个周期的艰苦磨练，恭喜你进入整理材料的第二阶段。这一阶段，显著的特征就是看谁的材料都不如自己。因为经过一年的整理材料，你接触的了这一年中不同阶段，不同类别的政府公文，无论是报告、讲话、文件、经验材料、调研报告，还是领导个人的述职报告和一切私人性的材料。该接触的基本都接触到了，该写的都写了，甚至写了N遍了，掌握了政府公文的整理方法和窍门，心理开始觉得，原来材料没啥难滴。翻过别人的材料一看，不就那么回事吗，我不也这么写的吗，我看他写的还不如我呢？这就好比你开车刚刚熟练，一上道的速度肯定比新手和老手快得多，这可是个危险期。此刻，我忠心奉劝有此心理的仁兄义妹，一定保持戒骄戒躁的心理状态，虚心学习，不断提高文字综合能力，奠定你在文字方面的主导地位，木秀于林（先不管风吹不吹）。言归正传，就文字材料本身，想提高，得从哪些方面入手，暂且谈谈粗浅体会。立题高远，力求一个“新”字。文章的标题就是文章的眼睛。就材料而言，最吸引人的，能够体现材料新颖于别人，莫过于标题了。有经验的秘书都知道，当一篇文字材料拿到手里，不管是领导还是秘书，首先翻阅的就是文章的大小标题。这个标题，实际上就是整篇材料的“招牌”，必须立足实际，着眼高远，准确无误，新颖超前。本人在整理材料时，最注重的就是标题的研究。
文章的一级标题大致可以分为三类：一是政府工作报告、述职报告等类别的固定标题；二是“在XX会议上的讲话”模式的简洁标题；三是以经验材料为代表的观点性标题，如“延伸领域，拓宽渠道，全面提升招商引资水平”。还有一种带副标题的标题，多数用于通讯报道，多数属记者发稿模式，机关接触不算多。
文章的二级标题，也就是每个部分的大标题，视材料类别可以分为一句话的，两句话的，一段话的。这个标题的长短，视领导个人喜好而选择。从我服务领导的习惯看，总结类的用一句话，部署或者说明工作类的用两句话。我看的老秘网资料里，多数基本都是如此。三级标题同二级标题。四级标题属于基础的文字概括，我基本都用一句话标题，长了会有沉重感，这一点老秘们应多有体会。
在拟定标题时，我觉得，要注重四个性：一是政治性。政府机关的文字材料是为政治服务的，必须紧随政治走向，围绕大政方针。二是实践性。机关的文字材料基本都是总结、部署、说明工作的，必须有实践操作性。如果脱离工作实际，再有理论高度民主，也是一些大官话，大套话，空喊大口号。三是概括性。标题一定是下面内容的高度提练和概括。如果标题盖不住内容，文不对题，那就有点所问非所答的味道了，文章是不可能高质量。四是新颖性。很多领导都不喜欢陈词滥调，所以标题尽量不要太大众化。比如“加强领导”这个词，基本上讲话类文章最后一个题都是这个，何不妨换成“建立完善覆盖各级组织的领导体系”，表述的都适宜个意思。建议多动脑，常创新。五是统一性。就是并列关系的标题，尽量统一格式，统一语言，显得文章整齐划一，干净利落。杰出代表作是党的十六大报告前面的总结部分。我习惯的标题形式就是“以XX为标志，XX有新提升；以XX为标志，XX实现新跨越；以XX为标志，XX取得新进展”，或者“强势推进招商引资和项目建设，拉动经济加快发展；强势推进工业经济高速高效运行，加快工业兴市步伐；强势推进现代农业发展，建设社会主义新农村”这一类的标题，领导比较认可。但是这类标题最大的弊病是有局限性，并且跟对联一样，比较难弄，理论研讨性文章尽量不要这样列题。
把握好两个关系：一是上级标题与下级标题之间的包含关系；二是同级标题之间的并列关系。之所以提这个简单的逻辑关系问题，是因为这个问题太常见了。很多材料看起来没有个数、混乱不清，就是因为打破了这个关系。本应包含关系的标题，都拉出来单列题，根本不是一个辈份上的事非拿出来一起说，这文章不乱都怪。这个情况，多看基层报上来的材料，感触一定很深。
结构严谨，力求一个“稳”字。文章的结构就是文章的骨架。一篇好的公文，在结构上如同鼎一样，文章各部门互为犄角之势，不管抽掉哪部分，或者弱化哪部分，文章就会失重，不协调。要保证文章四平八稳，要适度把握四个方面。一是内容要全。整理材料之前，要把材料所涉及的内容全部拉出来，不要怕多，这是文章是否丰满的最基本保证。这里唠叨两句，很多新秘书常常为文章篇幅小，达不到要求字数所烦恼。其实这就是文章内容含量小的根本体现。试想，文章要说二十件事和要说五件事的字数含量能一样吗？所以不要在字上做文章，要多在事上下功夫。内容是否全面也是验证你对工作了解是否深入全面的标准，这是在反映你的工作能力而不是文字能力。二要条理要清。换言之，就是对材料涉及内容归纳得一定要准确，位置摆放一定要合理。这就需要对已经列出的文章内容进行合并同类项。从政府的公文的一般性规律看，多数是三部分结构。不过十七大以后，很多地方的材料结构都是多部分的了。文章要列出几个部分，定下来以后，就要把你拉出的这些事分门别类的装进去。装的合理与否，这就看你的分析能力和角度调整问题了。总而言之一句话，文章的条理，必须清晰、流畅，要让别人看了知道你在说什么，而不是把事情杂乱无章的堆砌在那里，给别人云里雾里的感觉。三是逻辑要清。就是你所表述内容的前后顺序要符合逻辑关系，先说什么事，再说什么事，这要千万把握好。千万不要一件事，前面说，中间说，后面还说，让领导不知道你到底用这件事说明什么问题。如果这件事涉及多个领域，记得一定调整好角度说。
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忙乱之余，信笔乱言，不知所云。请秘书朋友们辩证理解，理性分析。有机会再和大家一起探讨整理材料体会之升华篇，如果让自己从文字材料当中升华出来，真正把材料作为进步的阶梯。 这篇文章看过以后，收获很多，一些问题茅塞顿开。十分感谢。 看过以后，收获很多，一些问题茅塞顿开。十分感谢。 谈的是深层次问题，值得一读 写的很好，风趣幽默，可读性强，学习了！ 很实用啊 现在就是二级标题不知道要怎么弄个 现在心里有点数了多谢了 受益匪浅！！！！！！！ 整理材料确实很重要！！！ 学习中。。。。 读后茅塞顿开，很实用。