老秘日记4月15日 “多此一举”让秘书忙而不乱
不知不觉间，老秘网论坛“写作教程”和精华区的“公文写作”版块已经积累了近2000篇的文章，本想多谈点关于写作方面的心得，但与那些牛文相比，总有班门弄斧之感，写不出什么新东西。这周考虑转变个方向，主要谈谈秘书工作中应当注意的一些细节问题，奉送给新手朋友，欢迎老秘们拾遗补漏，批评指正。桌面随手清。不知大家有没发现，一些搞综合文字的办公桌上经常堆满了各式各样的报刊、文件、资料、草稿、书籍、电脑、电话、通讯录等等，不一而足。桌子小的堆成小山式的，桌子大的同样感觉不够用，想提笔写点东西，老半天才清出一点位置。可能好多资料都是数月前随手放在桌面上的，当时认为有点用，但从未翻阅，也从未整理。有的领导喜欢反复改材料，秘书完成一次文稿写作任务，桌上就堆积了一叠领导的修改稿。本想有空时再对领导的修改之处学习领会下，实际上也是想想而已，最终成为废纸杂物。这里不是在说大家，其实很长一段时间老秘自己就是这么散慢的，难得有一点闲暇，抓紧上上老秘网，聊聊天，拿有心思整理桌面？！直到有一次，机关在搞文明科室创建，领导在大会上把我的办公桌当成典型案例来批斗，让我无地自容，才痛下决心将自己的办公桌好好清理一翻。再后来，与一位做事非常有条理的前辈同一办公室，为了不与他清清爽爽的办公桌形成鲜明对比，我也学习着每天下班前花上几分钟时间，把桌面整理下。除与正在或即将办理的事项有关的材料外，其他的该移的移，该整的整，该丢的丢。习惯成自然后，每日一到办公室看到看到整整齐齐的办公桌，顿时心情大好，自信倍增。各位秘友，要不你也试试？
资料随手整。搞文字材料的朋友资料多是必然的，也是必须的，写好文章的第一步就是积累嘛。收集资料的目的在于查阅使用。资料的足够丰富很重要，但用时能够“一翻便知，一找就到”更重要。之前我的一位领导平时习惯将看到的一些认为有用的上级文件、部门材料，甚至新闻报道，一份一份交给我留存备用，让我好生感激。有一次，领导突然找我要几天前交给我的一份其他部门的调研报告，记得当时我正忙着赶一个稿子，所以只是随手一放，却不记得归到哪个文件夹了。领导在一旁边等着，我找得满头大汗，心里更是着急紧张，追悔莫及，乱了方寸，后面才发现夹到一份报纸里了，真是失败啊。所以，对有用的老秘网资料要及时做好归档存放，方便查找。特别是对一些数据报表，更要有专门一个文件盒收集。写材料少不了要用数据说话，有时还要引用好几年来的数据，比如领导的三五年述职报告，党代会工作报告，某项工作的近来情况综述等等。如果你都收集全了，无论是同比增长，还是年均递增，抑或每季度环比增长，你都能很快给出数据，不用到处求人了。如果能够更用心些，将数据逐月逐季输入电子表格，那更是一目了然了。另外，特别提醒对一些有密级的文件，更要妥善保管，失密泄密的责任不是我们小秘书可以担得起的，虽然到了基层没啥秘密可言。
备忘随手记。**** Hidden Message *****。
今天先说这些，如果大家感觉还有点用的话，我们明天继续。在此，感谢近日问候小儿病情的“TY雪儿、一笑”等网友，以及昨天在QQ群199789809里陪小儿聊天的朱老师等朋友。刚刚孩子抗议：老爸除了会写文章，什么也不会。看来今后真得多花点时间陪陪孩子了。
通知：老秘网QQ一群已满，应网友要求，老秘网500人QQ二群今日开放，群号14260122，欲加从速。申请加入者请先投稿一篇，谢谢合作！ 本次话题虽小，但切中要害，值得深思。
作为秘书，一项基本素质就是“日事日清”。也就是说当天的事要当天完成，因为很难说明天会迎来什么新的工作，积压成堆，滋养惰性。“日事日清”，首先培养的是一种态度，办事讲效率、不拖拉，久而久之，会成为一种习惯，今日事今日毕，眼里容不得沙子，看不得懒惰，看不得杂乱，形成雷厉风行、干事果断的风格。要成为优秀的秘书，还要记住一条“日清日高”，就是说从每天做完的事里，有所收获，有所提高。这样久而久之，量变成质变，会让人脱颖而出、卓尔不群。这些道理其实很简单，小事处理得好，才有更充分的时间处理大事，“天下大事必作于细，天下难事必作于易”。看似不经意的小事，却是反映个人水准的重要标尺。把一些“懒得去做”的小事做了，这样的人才会被人尊重，在明白人眼里才有前途。小事举轻若重，大事举重若轻，方为处世之道，前提是从小事开始。 老秘说得很实在，这些细节问题我们确实要注意，桌面干净整洁，不但看起来舒服，工作也方便，心情都要舒畅些，还可以给别人留下一个爱整洁，做事有条理的好印象，使得别人更加信任你。 我有一个专门的文件夹，标记为任务完成情况。第一页纸是一张空白的A4纸，领导布置一项任务就记下一项任务，和任务一起来的通知，夹到后面，任务完成好了就划掉，一年来差不多要用掉10张A4纸。第二页纸是单位所有在职和内退人员名单，第三页纸是农口系统所有单位从事综合工作人员名单，这样下通知就方便了。
其实只要对自己的工作有一份责任心，这些习惯会自然形成。 惭愧。。刚整理了下办公桌，还有上个月几个材料的修改稿，还有当时觉得用得着的杂志、报纸。。。居然还有1月份经济工作会的主持词！提高效率、增强条理从整理办公桌做起啊！ “随手”并不代表“随心”。我觉得桌面与资料的整理，更像是一种思绪的整理，在整理的过程中，能知道哪些工作了结了，哪些工作还没开始，而摆放的位置与次序，正是工作轻得缓急之分。人总是有惰性的，就看能否坚持“多此一举”了，反正我是没做到。 有个建议，对一些好的材料范文，楼主能不能同时附上框架结构等点评，好在哪，大家也可在后跟帖互动，这样大家进步会更快的。不然，全靠自己悟，确实曲折啊 我的习惯是随身带一本小本本（就是那种可以折叠巴掌大的），随时记录下领导交办的工作，然后下班的路上随手翻翻是否完成，是否还缺点什么；早上上班也翻翻；在办公室的电脑旁边用贴纸把通知和文字材料要求等粘起来，随时提醒随时更新，确保不出错。。当然，，桌面整洁还有待加强。。我是礼拜五下午三点习惯性不想干活，那就整理桌面吧。。一般在4点半以后上级总会下发一堆工作，整理好，，哦也，下班。。。。 有时候写完材料不舍得丢掉相应的资料就摆在桌子上，确实需要整理一下 好经验，值得我学习。 我感觉作为秘书就重要的一点是接到任务就立即着手准备，不要认为交稿时间还早，懒懒散散，结果把事情堆成山，到交稿的时候就手忙脚乱，通宵加班 虽是小事，却很实在 经常要多看几遍.