公文写作（处理）中常见的错误及有关要求
这里谈的一些内容，有的列出了具体错误，有的只对容易出错的地方讲了规范性要求，凡不符合规范性要求的，都是错误。（一）认识错误
仅以本人在机关所闻，就有以下几种情况（由于可以理解的原因，请允许我只用某些同志的话<基本上是原话>列出，不作阐述）：
1.“只要没错，就没关系嘛。”
2.“错也错不到哪里去嘛。”
3.“他们（指办公室）要看（指核稿），就给他们看吧。”
4.“这个（指印发的大会材料中的原则性错误），人家一看就知道是没校对出来的印刷错误嘛。”
5.“这么麻烦（指办公室反复核出问题过不了关），搞得我好烦。”
6.“先送××领导（主要领导）签，是因为他是我们的分管领导嘛。”
7.“（现在不符合要求），我们是先送办公室改了以后再回去搞好呢。”
8.“差就差一点嘛，反正办公室要核稿的。”
9.“耍笔杆子的人，就喜欢钻牛角尖。”
10.“都是这样不负责，我们何苦要这么认真，没有政治错误就算了，让领导把关去吧。”（这是我们核稿者面对众多的异议和粗制滥造的文稿心烦时发的感慨、讲的气话，其实从来没有这样做过。）
（二）特殊错误
1.将经办公室核过的文稿（一般是改动较大的）拿掉，重新打印，送领导去签发（可能是不好意思或怕领导认为自己不认真）。这种做法既破坏了公文的原貌，又没尊重别人的劳动。从起草人拟制，到领导签发，整个办文过程的原始资料，都必须完整地保存以备核查。如果送领导签发之前改动较大，难以辨认，可以重新打印，但原稿必须附在其后。这样，既便于领导对比判断时参阅，又符合档案保存的要求，也尊重了别人的劳动。
2.领导签发后再作改动。文件一经领导签发，就是定稿，原则上是不能改动的。除修改个别明显属于领导签发时的笔误外，如特殊情况需要改动，必须报经签发人同意。
3.先阅文的主要领导已签明确意见，后阅文的分管领导意见不同（为所分管的部门说话）并要求其非分管部门执行。这种事情虽然不妥，但我们不再探讨。我们倒应当注意另外一个问题，那就是给领导阅文，一定要注意做到：凡收到有需要办理事项的公文和需要签发的公文时，先送有关分管领导阅签，再送主要领导阅示，除非有关分管领导不在家。这样做，可以避免领导意见的不一致。因为主要领导最后阅文，他既可以吸收、完善前面阅文领导的意见，也可以修正甚至改变前面阅文领导的意见，他所作的批示，是结论性的意见，是本单位（系统）应当执行的意见，不存在意见不一的问题。当然，呈送知照性公文，则可以先送主要领导阅再送其他领导阅或以领导方便为原则，哪位领导在家，哪位领导方便，就先送那位领导阅。
4.现在的文件（内容是工作而不是其它诸于落实政策、补发工资等），安排过去的工作。在实际工作中，我们遇到两个这样出自同一单位的文件。
5.你谱你的曲，我唱我的歌。2002年3月1日，省计生委向各市、州计生委，机关各处室，各直属单位发出了《关于印发<湖南省计划生育委员会公文格式细则>的通知》（湘计生发〔2002〕16号），规定从2002年4月1日起执行该细则。但是一些单位、一些人根本就没看，甚至不知道丢到哪里去了。不按规定办，完全凭自己的“经验”、“理解”、“悟性”去做，什么都符合他的意志，就是不符合规范要求。
（三）文种错误
如向同级机关和不相隶属机关行文，使用的不是“函”，而是“请示”、“报告”，甚至使用“请示报告”。有的处室（单位）起草的给省计委、省财政厅、长沙市人民政府的文件，就是这样的。他们认为这些机关权力大，你要求他，不用“请示”、“报告”不恭敬，办不成事，这是不对的。我在核稿时曾经针对这种情况开过玩笑，我说照这样，“主送机关”要不要改成“××厅父亲”呢？甚至有的还不是文种使用错误的问题，而是根本上就不是文种。如《××工作要点》、《××办法》、《××规划》、《××制度》等等。处理这种不是文种的文稿的办法是加一个关于印发这个文稿的通知。
（四）格式错误
如标题标识、分层标识、附件标识、成文日期标识、页码标识、版记标识、字体、符号、排版等方面的错误。
标题：标题应在红色反线下空2行用2号小标宋体字分一行或多行居中排布；回行时要做到词意完整，排列对称，间距恰当。但经常可以看到标题排列不美观、回行断开了词意的文稿。
分层：公文结构层次序数，第一层为“一、”，一般用3号黑体标识；第二层为“（一）”，一般用3号楷体标识；第三层为“1.”，一般用3号宋体标识；第四层为“（1）”，一般用3号仿宋体加粗标识。
附件：公文的附件是正文内容的组成部分，与公文正文一样具有同等效力。附件的序号和名称前后标识应一致。一般情况下，附件应同正文一起编页码、一起装订。特殊情况附件同正文不一起编页码、不一起装订的，应在附件左上角第1行顶格标识所属公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。
成文日期：是指领导最后签发的日期，而不是起草文稿的日期，也不是印发文件的日期（但三者有时是一致的）。要用汉字将年、月、日标全；“零”写为“○”；单一机关行文，成文日期右空4字，两个单位联合行文，应将成文日期拉开，左右各空7字，三个以上单位联合行文，成文日期右空2字。提请注意的是，这个“○”，要从“符号”里去选，而且要选对。
页码：用4号半角白体阿拉伯数码标识，数码左右各放一条4号一字线，单面码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页（包括印有版记的那一面）不标识页码。
版记：版记应置于公文最后一面（封四），版记的最后一个要素置于最后一行。也就是说，版记是公文最末尾的部分。按规定公文实行双面印刷，因此，版记是不能置于单页的（即使该页有很多的空白也不行）。公文主体之后的空白容不下版记的位置，需另起一页标识版记，此时版记要放在最后一面，即使前一面完全空白也没有关系。版记中抄送机关之间用逗号，回行时与第一个抄送机关对齐，在最后一个抄送机关后标句号。不再使用“抄报”式样。
字体：公文各要素的标识，用什么字体、用几号字，都有明确的要求，凡使用不当的，都是错误。字体一般使用小标宋体或宋体（发文机关标识、文件标题、正文中第三层标题、主题词词目）、黑体（秘密等级、保密期限、紧急程度、正文中第一层标题、“主题词”）、楷体（编者按的内容、签发人的姓名、文章的作者及标识其下的日期等主标题与正文<或主送机关>之间的内容、正文中第二层标题）、仿宋体（发文字号、“签发人”、 主送机关、正文、“附件”及其内容、成文日期、附注、版记中除“主题词”及词目以外的内容）。字号一般使用2号（主标题）、3号（秘密等级、保密期限、紧急程度、发文字号、“签发人”及其姓名、主送机关、正文、附件及其内容、成文日期、附注、版记中的内容）、4号（页码,表格中的有些字）、5号（表格中的有些字）。
符号：除标点符号外，公文中容易标错的符号主要是将发文字号中的六角括号“〔 〕”，标识为“[ ]”。
排版：主要要求是每面排22行，每行排28个字；版心内容左右都要对齐。有几个特殊的要求空字（格）的地方请注意：上行文中，发文字号左空一字;签发人姓名右空一字。所有公文，成文日期，单一机关行文，右空4字，两个单位联合行文，应将成文日期拉开，左右各空7字，三个以上单位联合行文，右空2字；“抄送”左空一字；抄送单位回行时右空一字；印发机关左空一字；印发日期右空一字；单页码右空一字；双页码左空一字。
（五）数字使用不规范
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符号：除标点符号外，公文中容易标错的符号主要是将发文字号中的六角括号“〔 〕”，标识为“[ ]”。 ( m
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